#капитаночевидность #мойопыт #лайфхак #совещания #мысливслух
Как сделать совещание полезным.
Я думаю у многих слово "совещание" вызывает отторжение и так и хочется поднять глаза к небу и взмолиться: "опять... За что... нееееееет!" И так далее. Долгое время среди моих коллег ходила шутка: "Низкая самооценка? Тебя никто не слушает? Ты руководитель? Собери совещание!"
Есть встречи, есть переговоры, к ним почему то люди готовятся, а есть совещания, к ним почему-то не готовятся.
Если говорить про аналитика, то ему приходится много говорить с заказчиком, фиксировать информацию, что говорят вокруг, кто что обещал и вцелом быть в потоке несвязанной информации.
У меня годами выработался подход к обсуждениям. Я пишу всё! От руки, в большой тетради. "Контора пишет!" Да!) Но я всё таки делаю конспект и фиксирую самое важное.✍
Во-первых, я не доверяю своей памяти, могу нюансы не уловить или сделать акцент на то, что меня впечатлило, а не то, что говорил заказчик. Так работает мозг. Впечатление запоминаем.
Во вторых, не нужно судорожно вспоминать, а что же было? И можно восстановить разговор и хронологию.
Можно писать аудиозапись, но она требует намного больше времени для разбора, нежели конспект от руки.
Печатать я так быстро не могу, и не всегда когда печатаю запоминаю, а вот механическая память работает на отлично.
Вернёмся к совещанию.
Зачем оно нужно?
1. Принять решение. Очень часто совместное, когда несколько участников и они не могут договориться. Очная ставка помогает.
2. Синхронизация в информации, в общем понимание.
3. Потому что хочется пообщаться. Ох... Ну либо команда ещё не научилась работать командой, поэтому нужно общаться много.
Мы все прекрасно знаем про непродуктивность совещаний. А вот про то как их сделать полезным событием не всегда получается.
Я собрала свои мысли и мысли коллег на тему как сделать совещание полезным, чтобы быстро собраться, поговорить и разбежаться с решением.
1. Если встреча с заказчиком, я пишу список открытых вопросов 📑 и отправляю его заранее (так сказать повестка дня или что любят называть английский термином agenda). Количество пунктов стараюсь писать по правилу Миллера "7 плюс минус 2". Принцип работы кратковременной памяти, потому что посмотрим правде в глаза, agenda мало кто читает внимательно. Обычно это за 5 минут, на кухне, наливая кофе. Так что кратковременная память))
Бывает получается 13 пунктов, наверное потому что это моё любимое число))) но откровенно это много!
2. Соблюдение времени начала, окончания, и времени обсуждения.⏱ Это сложно! Но можно! Иногда есть ведущий совещания, который говорит - "время!" И если не обсудили вопрос, его переносят, значит плохо он описан, не проработан. Опять посмотрим на физиологию, человек может быть в концепции внимания 1 час, точнее 45 минут дальше нужен перерыв. Так что нет смысла сидеть часами, но это к сожалению мало кто помнит.
3. Если нам нужно принять решение, то нашему заказчику нужно предоставить варианты решений.💁♀ И начать с самого удобного вам))) первое сказанное хорошо запоминается, не искала подтверждение этой информации, но это часто так, первый пункт и последний пункт, человек воспринимает ярче.
4. Ведущий!👨⚖Много конечно зависит от ведущего, потому что он может задать темп, четкость, собрать всех, снизить накал страстей, а они бывают. И вцелом провести переговоры или урегулировать конфликтную ситуации оставаясь в рамках, соблюдая тайминг, экологию общения, чтобы говорили вежливо и не перебивая, и только четко по agenda. Да, это искусство.
5. Решение это хорошо, но без ответственных, плана действий, открытых вопросов, сроков, ресурсов ничего не сдвинется. Так что по каждому решению стоит зафиксировать, как поступать дальше.
6. Секретарь совещания.👩💻 Обычно это аналитик, потому что ему потом с этим работать, но иногда бывает, что это помощник руководителя или ещё кто-то, кто фиксирует информацию, принятые решения и дальнейшие договоренности.
Продолжение--->
Как сделать совещание полезным.
Я думаю у многих слово "совещание" вызывает отторжение и так и хочется поднять глаза к небу и взмолиться: "опять... За что... нееееееет!" И так далее. Долгое время среди моих коллег ходила шутка: "Низкая самооценка? Тебя никто не слушает? Ты руководитель? Собери совещание!"
Есть встречи, есть переговоры, к ним почему то люди готовятся, а есть совещания, к ним почему-то не готовятся.
Если говорить про аналитика, то ему приходится много говорить с заказчиком, фиксировать информацию, что говорят вокруг, кто что обещал и вцелом быть в потоке несвязанной информации.
У меня годами выработался подход к обсуждениям. Я пишу всё! От руки, в большой тетради. "Контора пишет!" Да!) Но я всё таки делаю конспект и фиксирую самое важное.✍
Во-первых, я не доверяю своей памяти, могу нюансы не уловить или сделать акцент на то, что меня впечатлило, а не то, что говорил заказчик. Так работает мозг. Впечатление запоминаем.
Во вторых, не нужно судорожно вспоминать, а что же было? И можно восстановить разговор и хронологию.
Можно писать аудиозапись, но она требует намного больше времени для разбора, нежели конспект от руки.
Печатать я так быстро не могу, и не всегда когда печатаю запоминаю, а вот механическая память работает на отлично.
Вернёмся к совещанию.
Зачем оно нужно?
1. Принять решение. Очень часто совместное, когда несколько участников и они не могут договориться. Очная ставка помогает.
2. Синхронизация в информации, в общем понимание.
3. Потому что хочется пообщаться. Ох... Ну либо команда ещё не научилась работать командой, поэтому нужно общаться много.
Мы все прекрасно знаем про непродуктивность совещаний. А вот про то как их сделать полезным событием не всегда получается.
Я собрала свои мысли и мысли коллег на тему как сделать совещание полезным, чтобы быстро собраться, поговорить и разбежаться с решением.
1. Если встреча с заказчиком, я пишу список открытых вопросов 📑 и отправляю его заранее (так сказать повестка дня или что любят называть английский термином agenda). Количество пунктов стараюсь писать по правилу Миллера "7 плюс минус 2". Принцип работы кратковременной памяти, потому что посмотрим правде в глаза, agenda мало кто читает внимательно. Обычно это за 5 минут, на кухне, наливая кофе. Так что кратковременная память))
Бывает получается 13 пунктов, наверное потому что это моё любимое число))) но откровенно это много!
2. Соблюдение времени начала, окончания, и времени обсуждения.⏱ Это сложно! Но можно! Иногда есть ведущий совещания, который говорит - "время!" И если не обсудили вопрос, его переносят, значит плохо он описан, не проработан. Опять посмотрим на физиологию, человек может быть в концепции внимания 1 час, точнее 45 минут дальше нужен перерыв. Так что нет смысла сидеть часами, но это к сожалению мало кто помнит.
3. Если нам нужно принять решение, то нашему заказчику нужно предоставить варианты решений.💁♀ И начать с самого удобного вам))) первое сказанное хорошо запоминается, не искала подтверждение этой информации, но это часто так, первый пункт и последний пункт, человек воспринимает ярче.
4. Ведущий!👨⚖Много конечно зависит от ведущего, потому что он может задать темп, четкость, собрать всех, снизить накал страстей, а они бывают. И вцелом провести переговоры или урегулировать конфликтную ситуации оставаясь в рамках, соблюдая тайминг, экологию общения, чтобы говорили вежливо и не перебивая, и только четко по agenda. Да, это искусство.
5. Решение это хорошо, но без ответственных, плана действий, открытых вопросов, сроков, ресурсов ничего не сдвинется. Так что по каждому решению стоит зафиксировать, как поступать дальше.
6. Секретарь совещания.👩💻 Обычно это аналитик, потому что ему потом с этим работать, но иногда бывает, что это помощник руководителя или ещё кто-то, кто фиксирует информацию, принятые решения и дальнейшие договоренности.
Продолжение--->