​​⛔ Как помочь команде выйти из тупика?

У каждого scrum-мастера и agile-коуча хотя бы раз в жизни появляется команда, которая не видит путей для дальнейшего улучшения. В такой ситуации ретроспективы превращаются в мучительную пытку, а оправдывать их необходимость становится всё труднее и труднее.

Что же делать агенту изменений в такой ситуации? Как помочь команде открыть новые горизонты? Ведь именно мы призваны помогать организации и её сотрудникам встать на путь постоянного совершенствования (continuous improvement). К счастью, у меня как раз есть один рабочий рецепт.

🪄 Создаём пространство для инноваций с TRIZ

В случае с зашедшей в тупик командой отправной точкой для такого взгляда может быть одна из возможных вариаций освобождающей структуры TRIZ. Она заставляет группу взглянуть на знакомую проблему под новым углом. А регулярная ретроспектива как нельзя подходит для такого обсуждения!

Из каких же шагов она состоит?

🦹‍♂️ Для начала мы предлагаем команде примерять на себя роль суперзлодеев. Дайте им время, чтобы обдумать и записать ответы на вопрос:

«Что мы можем начать делать уже завтра, чтобы стать самой неэффективной командой на свете?».

Попросите разместить стикеры в колонку один под другим и дайте группе время на изучение и уточнение вариантов. Этот этап представляет собой фазу обратного мозгового штурма, поэтому не стоит ограничивать фантазию участников.

🧲 Прежде чем перейти к следующему этапу, мы добавляем на доску ещё одну колонку. После этого спрашиваем команду:

«Положа руку на сердце, что из этих вещей мы уже делаем как команда?»

Предложите участникам обсудить и передвинуть подходящие стикеры в новую колонку. Во избежание недопониманий можно сверяться по каждому стикеру, используя consensus check.

💡 После этого можно переходить к обсуждению решений выявленных проблем. Лично я люблю подходить к этому этапу творчески и часто предлагаю следующий вопрос:

«Какие из этих проблем мы можем решить, не вводя новых правил? Как?»

Такой вопрос помогает команде посмотреть на возможные улучшения своих процессов, договорённостей и взаимодействия сквозь призму Lean. То есть решить проблемы не путём добавления новых правил, а устраняя уже имеющиеся процессы, которые не приносят пользы.

Так, одна из моих команд решила убрать обязательный апрув от владельца сервиса на этапе code review. Данное требование сильно замедляло скорость разработки при сомнительной пользе: «владелец» являлся постоянным членом другой команды и не был погружён в контекст решаемых проблем.

🚦 Важные сигналы

Неспособность команды идентифицировать возможные улучшения даже в таком формате служит для нас важным сигналом. Это может не просто говорить о достижении плато в командной динамике, но и служить косвенным признаком приближения серьёзного кризиса. Подобная ситуация может потребовать других мер, таких как перезапуск команды или смена состава.

Проведение же подобной ретроспективы в новой команде (как на фото) может принести обратный эффект. Ворох вскрывшихся проблем и противоречий, часть из которых не может быть решена на данном этапе развития команды, только демотивирует участников.

Поэтому будьте осторожны — не повторяйте моей ошибки. И не говорите потом, что я не предупреждал! 😉

Денис 💚

#освобождающие_структуры #ретро_четверг

​​😮 Успеть ретро за 45 минут!

Знаю, что во многих компаниях не принято выделять больше 40–50 минут на встречи. Возможно ли провести полноценную ретроспективу за 45 минут?

Настя, одна из участниц нашего тренинга, задалась этим же вопросом и попросила о помощи:

«Ох, мне предстоит в четверг две ретры и две во вторник. У меня вообще только 30–45 минут 😶‍🌫️ максимум на каждую. Может, подскажете какой-нибудь вариант короткой ретры…»

Я предложила ей провести ретро по этому экспресс-формату. Читайте ниже, что у неё получилось.

#ретро_четверг

1️⃣ Открытие и сбор контекста — 7–10 минут
Пусть каждый оценит по шкале от 1 до 10 прошедший спринт, где 10 — идеальный спринт, а 1 — худший.

Далее попросите молча записать на стикере, чего не хватило в этом спринте, чтобы оценить его на 10 из 10. Опросите пару человек: кто оценил высоко, низко и средне, чтобы обрисовать на всю группу контекст спринта. Не слишком затягивайте этот этап.

2️⃣ Сбор идей — 3–5 минут
В формате молчаливого мозгового штурма соберите идеи в две колонки:

— stop — что нам стоит прекратить делать;
— start — что нам стоит начать делать.

3️⃣ Этап взаимопонимания — 10–20 минут
Попросите молча прочитать идеи друг друга. А потом предложите задать друг другу вопросы про самые непонятные стикеры.

После прояснения сгруппируйте одинаковые идеи (не похожие, а те, которые именно об одном и том же).

4️⃣ Выбор идей — 10 минут
Пусть каждый точками отметит самые перспективные идеи.

Возьмите по одной идее из stop и start, которые набрали больше всех точек. Проверьте с помощью consensus check, что команда согласна выбрать именно эти идеи, и зафиксируйте по ним план действий.

5️⃣ Закрытие
Соберите фидбэк c помощью шкалы. Попросите людей оценить впечатления от ретро по шкале от 1 до 10.


❗️ Важные фишки, которые помогут уложиться в 45 минут:

🤝 заранее договоритесь с командой, что вы проведёте встречу

Объясните, что для того, чтобы встреча прошла эффективно, вы будете двигаться по заготовленному плану, будете управлять дискуссией, давать конкретные задания, а при необходимости — сворачивать обсуждения. Такая легализация действий фасилитатора поможет избежать излишнего саботажа, на который совсем нет времени.

📋 установите в начале встречи правила, которые будут ускорять группу

Пример таких правил:
— включённые камеры и микрофоны;
— высказывание по руке;
— парковка для сторонних вопросов.

Настя провела ретро в таком экспресс-формате в четырёх разных командах и поделилась своим положительным отзывом (см. скриншот ниже). Можете смело использовать этот формат! 💛

Мне как тренеру было особенно радостно от того, что ей удалось провести 4 ретро в экспериментальном формате сразу после обучения!🤩

Легко помогать с подготовкой фасилитаторам, которые прошли наш тренинг. Ведь мы говорим на одном языке, они на лету схватывают, как проводить те или иные активности, потому что уже практиковали их на тренинге.😌

❓ Есть ли у вас подобные экспресс-форматы ретроспектив на 30–45 минут?

Оксана 💜

​​🫣Команда избегает обсуждения проблем — что делать?

Знаете ли вы команды, у которых всегда всё хорошо на ретро, но вы подозреваете, что они просто избегают обсуждения проблем? Или вам кажется, что в команде небезопасно их обсуждать. Что с этим делать, как подступиться к такой ситуации? Это частый запрос к нам от скрам-мастеров и тимлидов. Сегодня хочу рассказать вам о технике, которая помогает вскрывать такие проблемы.

Формат называется «Слон в Комнате» — с намеком на такие проблемы, которые ОЧЕВИДНО ЕСТЬ В КОМНАТЕ🐘🐘🐘, их сложно игнорировать, но при этом явно и вслух о них никто не говорит.

🧑‍💻Подготовка

Для этой активности вам понадобится 4 карточки с изображениями слона, ботинка, солнца и луны (см. картинку). Их можно заготовить в Miro или загрузить в mentimeter для анонимного голосования.

🧑‍🏫Как провести?

Расскажите участникам концепцию слона в комнате и предложите им устроить короткую анонимную диагностику состояния команды. Представьте им карточки и объясните значение каждой из них:

🐘Слон — «В команде есть важная проблема, о которой никто не говорит»;

🥾Ботинок — «Мои чувства были задеты хотя бы раз в прошедшем спринте, и я не говорил(а) об этом»;

🌞Солнце — «Всё прекрасно»;

🌚Луна – «Нейтральная карта, не хочу делиться, или другие карты не отражают мою реальность».

Теперь организуйте анонимное голосование за карточки. Каждый участник выбирает одну карточку, которая максимально отражает текущую реальность для него.

Покажите результаты голосования команде. Что делать дальше, зависит от вашего контекста⬇️

❓Как и когда использовать?

🐣Если команда находится на этапе формирования и пока не проявляет высокий уровень осознанности и самоорганизации, можно использовать эту технику как пре-диагностику накануне ретро. Если будут выявлены проблемы с психологической безопасностью и доверием (хотя бы один слон или пара ботинок), предложите посвятить следующую ретроспективу вопросам доверия (например, возьмите формат This guy/that guy, заполните Team Canvas или организуйте Обмен Ожиданиями).

🦸Если вы опытный и адаптивный фасилитатор, можно провести технику сразу на этапе открытия ретроспективы, и отстроить следующие шаги ретро от её результатов. Например, сразу развернуть ее в тему доверия или предложить простой формат, например, Keep/Stop/Start (который, на самом деле, может вскрыть проблемы после такого открытия).

👑Для более зрелой команды предлагаю использовать технику также в начале ретро, но дать команде самой решить, как быть с результатами. Для этого можно задать вопросы: «Что вы видите?», «Как вам такой результат?», «Чему стоит посвятить сегодняшнее ретро, исходя из этой картины?».

❓Как провести очно?
Если вы проводите технику очно, распечатайте несколько наборов карточек (на непрозрачной бумаге) — по одному на каждого участника. Для голосования участник выбирает одну карточку из своей колоды и кладёт в центр изображением вниз. Перемешайте их сразу после сбора, соберите оставшиеся сразу в общую колоду и тоже перетасуйте.

❓Что важно?

📍Анонимность здесь действительно критична! Постарайтесь обеспечить ее по максимуму. Используйте анонимное голосование в Miro, Zoom или Mentimeter. Организуйте действительно безопасное пространство, где никто не сможет подглядеть чужой выбор. Не пытайтесь выяснить, кто выбрал какую карту, и пресекайте попытки других это выяснить.

📍Не ожидайте мгновенного решения проблем. Может случиться так, что результаты голосования не приведут к мгновенным обсуждениям и вскрытию проблемы. Но сам факт того, что команда получит такое отражение реальности, может запустить в ней адаптационные процессы.

#ретро_четверг #активности_на_доверие

👀 Поделитесь в комментариях, какие вы знаете способы для вскрытия слонов в комнате? Использовали ли эту технику и если да, то как зашло?

Женя💙

​​🔄 Ретро «Карта экоцикла»

#ретро_четверг

Этот формат я подсмотрела в #освобождающие_структуры и с удовольствием использую тогда, когда или я, или моя команда/гильдия зашли в тупик от нехватки энергии, расфокуса и большой загруженности. Его можно использовать для анализа не только в командах, но и в линейных подразделениях, профессиональных сообществах и даже для персонального ретро.

🚪Открытие: 10 минут

Попросите участников отметить свой уровень на двух батарейках 🔋: «Энергия» и «Загруженность».
Пусть участники прокомментируют свою оценку, поделятся своим состоянием с остальными.

📝 Сбор информации: 20 минут

1️⃣ Попросите каждого самостоятельно написать на стикерах все те дела, задачи, проекты, которые сейчас есть у участника в работе и отнимают его энергию и ресурс.
Пусть участники пишут не только рабочие активности, но и те личные (обучение, ремонт, переезд, ребёнок-первоклассник и прочее), которые также отнимают у них энергию и которыми они готовы поделиться с остальными. Объедините одинаковые карточки.

2️⃣ Попросите рядом на стикерах написать те активности, которые хотелось бы или необходимо начать, но на них не хватает сил и энергии.

3️⃣ Попросите разместить все активности, которые участникам хотелось бы начать, в поле экоцикла 🌱 «Зарождение», а остальные распределить по следующим полям:

🪴 «Активная фаза» — проекты и дела, которые недавно запустились, по ним есть много работы, основной профит от них ещё впереди;
🌾 «Кризис» — проекты и дела, ключевая работа по которым уже проведена, основной профит получен, активность начинает наскучивать и раздражать и живёт скорее в режиме поддержки;
🍂 «Уничтожение для высвобождения энергии» — проекты и дела, которые находятся в стадии завершения или отказа от них. По ним больше ничего не нужно будет делать, скоро они перестанут отнимать энергию.

🧠 Анализ и генерация: 65 минут (~ 15 минут на каждую фазу)

1️⃣ Попросите изучить получившуюся картинку и ответить на вопросы:

— Есть ли у нас проекты/дела в стадии уничтожения? А кризиса? А в активной фазе?
— Насколько их много? Какое у них соотношение?
— А как много проектов и дел у нас находится в стадии зарождения?

2️⃣ Предложите подумать, какие из задач и дел со стадии «Уничтожение» можно ускорить.

Какие можно безболезненно завершить сейчас? Есть ли среди них такие, которые уже логично завершились, но мы почему-то продолжаем пинать дохлую лошадь? Сколько ресурсов и энергии они могут освободить?

Не забывайте делать краткие заметки обсуждения.

3️⃣ Обсудите, какие из задач и дел из стадии «Кризис» пора перемещать на стадию «Уничтожение».

Когда они там окажутся? Как мы можем это ускорить? Что нам нужно сделать для этого?

4️⃣ Проанализируйте дела и задачи активной фазы.

Насколько их много? Насколько сейчас участникам посильна такая нагрузка? Как задачи и дела распределены между участниками? Можно ли как-то помочь друг другу? Когда эти активности могут переместиться в следующую фазу?

5️⃣ Проанализируйте фазу «Зарождение».

Есть ли в ней что-то, от чего можно отказаться ещё на старте? Какие вещи с этой стадии должны первыми оказаться в активной фазе? Сколько их должно быть, чтобы это было посильно? Как их лучше распределить, чтобы никто не перегрелся от нагрузки?

☑️ Принятие решения: 15 минут

Тщательно проанализируйте ваши заметки и заполните экшен-план вместе.

Что из этого вы можете зафиксировать как решение? Что нужно сделать, чтобы эти решения воплотились в жизнь? Когда? Кто это сделает?

🏁 Закрытие: 10 минут

Попросите участников ещё раз внимательно посмотреть на получившийся экоцикл и поделиться в одном кратком предложении, какой главный инсайт они вынесли из увиденного.

Повторять экоцикл имеет смысл раз в несколько месяцев, добавив анализ изменений: как было раньше и как сейчас? Чему мы научились с прошлого раза? Какие изменения нам помогли?

Я раз в квартал я провожу эту активность для себя, анализируя свою нагрузку, — это помогает мне лучше увидеть всё то, что я делаю, и понять, от чего я могу экологично отказаться. Надеюсь, эта техника поможет и вам!

Наташа👩‍🎤

​​👹 Упражнение «Антикоманда» 👹
Как организовать откровенный разговор в команде?

Недавно мне написала моя бывшая коллега Саша Некрасова — мы вместе работали в компании Semrush.

🤘🏻 Сейчас Саша — главный редактор в онлайн-медиа PressAff и почитывает наш канал. Она поделилась со мной офигенным приёмом, который применила на ретроспективе своей команды.
С её разрешения делюсь с вами 😎

В Сашиной команде назрела потребность поговорить откровенно — без замалчивания и обтекаемых формулировок.
Но как это сделать?

🧑🏼 Идея пришла, когда я смотрела «Тед Лассо»: он там в какой-то момент перевоплощается в Леда Тассо и ведёт себя как м*дак. Но потом развоплощается и ему ничего, что он делал и говорил до этого, не вменяют в вину.

Саша предложила команде по примеру Теда Лассо поменять первые буквы своих имени и фамилии и начать рубить правду-матку, смелые идеи и предложения по работе команды.

👱🏼 Я предложила: надевай тёмные очки — теперь ты не Степан Коршунов, а Ктепан Соршунов. Он дерзкий и прямолинейный, рубит правду-матку и не переживает, что заденет чьи-то чувства. Пока ты — он, можешь говорить открыто!

Все члены команды превратились в свои дерзкие альтер эго и так провели ретроспективу. Получилось суперпродуктивно!

🧑🏼 Ребята — даже те, которые обычно отмалчиваются, — раскрывались и предлагали крутые идеи!

Мы в команде Co-Actors в восторге от этой техники и планируем провести её на офсайте команды в июле. Предлагаем вам тоже попробовать в своих командах!

P. S. Цель этой техники — обсудить то, что сейчас замалчивается, и простимулировать креативное мышление, а не устроить обмен оскорблениями.
Если в вашей команде и без того токсичная культура, вам стоит использовать её с осторожностью.

#ретро_четверг

Баша Саптизманская 💛

​​Ретро по ОРИП 🎯

Привет!
На связи Наташа👩‍🎤, и сегодня я поделюсь с вами форматом ретро из группового коучинга.
Раньше, в этом посте, я уже рассказывала о методе сфокусированной беседы ОРИП, который помогает людям договариваться. Сегодня мы разберём, как его можно использовать в ретроспективе.

Открытие: 10 минут

📝 Попросите каждого участника написать на стикере самое яркое воспоминание за спринт.
🎨 Пусть все подумают, какой цвет у них ассоциируется с этим событием, и перекрасят свой стикер.
💬 Предложите участникам в парах обсудить, что же это за событие и почему у него именно такой цвет?

Объективный уровень (собираем факты): 10 минут

❓Вопрос: «Что происходило в этом спринте?»

💭 Попросите команду вспомнить и выписать все важные события, которые происходили за спринт. Это могут быть встречи, задачи, внезапные ситуации и любые другие штуки, которые как-то повлияли на команду.

Рефлекторный уровень (эмоции и быстрые ассоциации на факты): 10 минут

❓ Вопрос: «Какие из этих событий радовали вас, а какие огорчали?»

😝 Попросите команду подумать, какие эмоции у её участников вызывали те или иные события. Какие из этих эмоций негативные, а какие позитивные?
🎨 Попросите окрасить события, вызывающие негативные эмоции, в красный цвет 🔴, а позитивные — в зелёный 🟢.
Если кто-то из участников не согласен с цветом, он может скопировать стикер и перекрасить его в противоположный цвет.

Интерпретативный уровень (мнения об увиденных фактах и прочувствованных эмоциях): 20 минут

❓Вопрос: «Какие из этих областей требуют нашего особого внимания?»

🙋‍♂️ Проведите голосование за самые важные для обсуждения темы.
Если вы хотите немного сузить выбор, можно попросить голосовать только за те события, которые окрашены негативно (если вы хотите сделать упор на разрешении проблем) или позитивно (если вы хотите усилить и без того сильные стороны команды).
✅ Возьмите в работу два-три самых заголосованных пункта.

❓Вопрос: «Почему это важно для нас?»

🗣 Попросите команду привести примеры и аргументы, почему именно эти вещи требуют нашего решения. Запишите несколько мнений рядом с темой.

Уровень принятия решения (шаги и действия): 30 минут

❓Вопрос: «Что именно нам нужно сделать, чтобы решить эту проблему или усилить этот позитивный эффект?»

📝 Предложите участникам команды в группах составить план: что нужно сделать, чтобы решить какую-то проблему или усилить позитивный эффект.
Дайте группам самим выбрать, какую из заголосованных тем они возьмут в обсуждение. Пользуйтесь для плана классической схемой «Что? Кто? Когда?».
👍 Поделитесь результатами в общей группе и сверьтесь, что все принимают эти планы.

Завершение: 10 минут

Попросите группу записать на стикерах ответы на четыре вопроса:
1️⃣ Что мне больше всего запомнилось на ретро?
2️⃣ В каком настроении я ухожу?
3️⃣ Что было для меня самым ценным?
4️⃣ Что я бы хотел делать на ретро иначе?

Хотите потренироваться в использовании ОРИП? Приходите на интенсив «Как помочь команде принять решение за 4 шага» 🗓 4 июля 🔥
Записывайтесь и прокачайтесь в одной из самых крутых техник группового коучинга!

Конечно среда, но #ретро_четверг 😁

Наташа 💫

​​🌟 Разрушаем мифы о ретроспективах! 🌟

Сегодня я хочу поделиться с вами несколькими распространёнными мифами о ретроспективах и развеять их в пух и прах 🌪

1️⃣ Миф: Ретроспектива — это не работа, а болтовня!

Правда: Ретроспективы помогают команде улучшить свою работу, выявить проблемы и найти решения. Это не просто времяпрепровождение, а инвестиция в качество будущей деятельности! По нашему опыту, команды, которые проводят регулярные ретро, допускают меньше ошибок, оперативнее справляются со сложными ситуациями и дольше работают вместе без конфликтов и увольнений.

2️⃣ Миф: Ретроспектива — это встреча по обсуждению прошедшего спринта/проекта/этапа работы

Правда: Успех команды зависит от многих вещей, поэтому, кроме прошедшего периода, на ретро можно обсуждать мотивацию, светлое будущее, договариваться о стандартах качества и ролях в команде, давать обратную связь друг другу, бороться с перегрузом и многое другое. Ищите разные форматы в канале по #ретро_четверг.

3️⃣ Миф: Ретроспективы — это встреча по разбору полётов

Правда: Обсуждение ошибок конкретных людей на ретроспективе не является ретроспективой. На ретро мы рассматриваем все ошибки и сложности как КОМАНДНУЮ задачу и, вместо того чтобы искать виноватых, думаем всей командой, как изменить наш процесс и коммуникацию, чтобы таких инцидентов больше не случалось.

4️⃣ Миф: Ретроспективы подходят только для scrum- и IT-команд

Правда: Ретроспективы могут быть полезны в любом командном контексте, будь то работа над развитием йога-студии, студенческий проект или написание софта для подводных лодок. Там, где люди ежедневно трудятся как команда, ретроспектива является ценнейшим инструментом!

5️⃣ Миф: Ретроспектива может превратиться в кидание говном 💩

Правда: Переход на личности и взаимные обвинения совершенно не помогают командной работе. Если в вашей команде напряжённая атмосфера, выберите такой формат ретроспективы и правила встречи, которые создадут безопасную атмосферу и не дадут людям возможности перессориться.

Какие ещё мифы и аргументы против ретро слышали вы?

Саша 💛