مدیریار | Modiryar
✍ الگوریتم سیستم سازی کسب و کار #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ الگوریتم سیستم سازی کسب و کار
اساساً #سیستماتیک کردن کسب‌وکار عبارت است از تعیین چگونگی سیستم‌هایی که باید در این کسب‌وکار به‌عنوان مجموعه‌ای از فرایندها و یا دستور‌العمل‌های اجرایی استاندارد راه‌اندازی شوند: فرایندها در هر نوع کسب‌وکاری وجود دارند خواه به طور رسمی تعیین شده باشند و خواه به طور اتفاقی به‌صورت یک سلسله عملکردهای ورودی و خروجی.
1⃣ تعریف ارزش‌های کسب و کار
تعریف #ارزش_های_کسب_و_کار یکی از اولین و مهمترین گام‌های سیستم‌سازی کسب و کار است. منظور از ارزش‌های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون‌های اصلی هویتش است.
2⃣ تعیین اهداف کسب و کار
#اهداف_کسب_و_کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیت‌ها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت‌هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
3⃣ کشف سیستم‌های وضع موجود
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم‌ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع #سیستم_ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
4⃣ مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم‌های موجود بهتر است آنها را #مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم‌ها با یکدیگر (ورودی و خروجی‌های هر سیستم) و با موجودیت‌های خارجی نمایش داده شود.
5⃣ استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع‌یابی و ارزیابی #تامین_کنندگان است.
6⃣ مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی #فرایندها کافی است.
7⃣ تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را #بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
8⃣ استخراج فرایندهای مطلوب
در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از #سیستم_ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
9⃣ اجرا کردن سیستم‌ها و فرایندها
تدوین روش اجرایی و #دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. البته اجرای فرایندها در حالت‌های غیرمکانیزه (تدوین روش اجرایی و دستورالعمل) مشکلاتی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت. اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی میدهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی میتوانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی میافتد؟
🔟 پایش و کنترل سیستم‌ها و فرایندها
با #طراحی_شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم‌ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modirya
اساساً #سیستماتیک کردن کسب‌وکار عبارت است از تعیین چگونگی سیستم‌هایی که باید در این کسب‌وکار به‌عنوان مجموعه‌ای از فرایندها و یا دستور‌العمل‌های اجرایی استاندارد راه‌اندازی شوند: فرایندها در هر نوع کسب‌وکاری وجود دارند خواه به طور رسمی تعیین شده باشند و خواه به طور اتفاقی به‌صورت یک سلسله عملکردهای ورودی و خروجی.
1⃣ تعریف ارزش‌های کسب و کار
تعریف #ارزش_های_کسب_و_کار یکی از اولین و مهمترین گام‌های سیستم‌سازی کسب و کار است. منظور از ارزش‌های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون‌های اصلی هویتش است.
2⃣ تعیین اهداف کسب و کار
#اهداف_کسب_و_کار، اهداف استراتژیکی هستند که مدیریت شرکت برای مشخص کردن پیامدهای مورد انتظار و هدایت کارکنان تنظیم می کند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیت‌ها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت‌هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
3⃣ کشف سیستم‌های وضع موجود
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستم‌ها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع #سیستم_ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
4⃣ مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم‌های موجود بهتر است آنها را #مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم‌ها با یکدیگر (ورودی و خروجی‌های هر سیستم) و با موجودیت‌های خارجی نمایش داده شود.
5⃣ استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستم‌ها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع‌یابی و ارزیابی #تامین_کنندگان است.
6⃣ مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی #فرایندها کافی است.
7⃣ تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را #بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
8⃣ استخراج فرایندهای مطلوب
در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از #سیستم_ها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
9⃣ اجرا کردن سیستم‌ها و فرایندها
تدوین روش اجرایی و #دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. البته اجرای فرایندها در حالت‌های غیرمکانیزه (تدوین روش اجرایی و دستورالعمل) مشکلاتی را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت. اجرای فرایندها بر بستر مکانیزه و فناوری اطلاعات، به آنها ضمانت اجرایی میدهد. یعنی امکان دارد برای فرایندهایمان راهنما نوشته باشیم و از پرسنل خود بخواهیم بر اساس آن راهنما عمل کنند ولی چه تضمینی میتوانیم بدهیم که واقعاً چنین اتفاقی میافتد؟
🔟 پایش و کنترل سیستم‌ها و فرایندها
با #طراحی_شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم‌ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش می‌کنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی می‌کنیم.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modirya