Цифровой этикет
22.9K subscribers
194 photos
3 videos
5 files
261 links
Канал о том, как общаться экологично в цифровом мире:
- эффективные инструменты
- новые нормы коммуникации
- сложные ситуации

Автор - Ольга Лукинова, эксперт и тренер по цифровым коммуникациям.

Сайт: http://digitaletiquette.ru/
Для связи: @looking_over
Download Telegram
Вытаскиваю очень интересный и важный вопрос из комментариев. Очень хочется обсудить:

«Можно ли считать этичным (и при каких условиях) использование GPT-подобных генеративных нейросетей при написании письма?
Иногда довольно тяжело самому найти подходящую формулировку, но эти инструменты прекрасно справляются.

Соответственно здесь может быть несколько вариантов:
1. Никакой проблемы в использовании нет, если внимательно прочитать и отредактировать, где нужно, текст
2. Можно использовать только чтобы подсмотреть некоторые фразы, само письмо лучше писать самостоятельно.
3. Нельзя использовать ни в какой форме, это неуважение к собеседнику.

Недавно была нашумевшая новость о письме с соболезнованиями после стрельбы с погибшими в одном из университетов, написанном при помощи ChatGPT.
А какое мнение у нас на этот счёт?»
Недавно мы говорили здесь про использование уменьшительных имен в переписке. А сегодня в канале про межкультурные коммуникации Крис Роппельт рассказала про то, как устроены сокращенные имена в английском языке и международном общении. Полезно знать, чтобы не попасть впросак ⬇️
В нежно любимом мной канале “Цифровой этикет” завязалась интересная дискуссия о том, можно ли в прекрасной России будущего называть своих коллег уменьшительно-ласкательными именами.

Не могу не прокомментировать это со своей межкультурной колокольни 😜

В России у многих имен есть уменьшительно-ласкательные варианты, которые мы уверенно используем в разных контекстах. Например, мы тонко чувствуем разницу между Марией, Машей, Машенькой и Машуней.

Но если поместить нас в иностранную среду, становится сложнее. Во-первых, появляется языковой барьер, а во-вторых, прочувствовать нюансы контекста оказывается не так просто.

Перед вами список заблуждений, которые я наблюдала у своих русскоговорящих клиентов в переписке с иностранцами.

😀 Слово dear в начале письма буквально означает “дорогой”

Скорее всего, в России вы не обратитесь к новым клиентам как “Дорогой Павел”. Это может привести к выводу, что и в письме к иностранцу нужно подобрать какой-то менее интимный синоним. Возникает творчество в стиле ‘Esteemed Daniel’ и ‘Highly respected Donna’. На самом деле, dear — это общепринятое, вежливое и совершенно нейтральное слово, которое применимо даже к незнакомому человеку. Смело используйте и не пугайтесь!

😀 Можно менять имя адресата на его короткую версию

Например, Samuel легко заменить коротким Sam. На самом деле, пока вам не дали разрешение использовать короткую форму имени, не стоит этого делать. Во-первых, это фамильярно, а во-вторых, есть множество неочевидных имен, в которых можно ошибиться и неправильно подобрать альтернативную форму.

😀 Когда коллега предлагает называть себя коротким именем (например, Johny вместо John), — это примерно то же самое, как называть Ивана Ванечкой

Для нашего уха это может звучать слишком мило, но в реальности это, скорее, похоже на предложение Ивана называть его Ваней.

😀 От любого иностранного имени можно образовать уменьшительно-ласкательную форму

В русском языке это почти всегда правда. Это просто особенность словообразования. Но для многих культур и языков это не так. Есть масса имен, у которых нет альтернативных вариантов. Если хотите сделать диалог более расслабленным, лучше не пытаться коверкать имя, а сфокусироваться на неформальных приветствиях/обращениях. Например, ‘Hi’ вместо ‘Hello’, или ‘my friend/dear (очень неформально!)’ вместо ‘Jacob’.

Не забывайте, что, начиная со второго письма, вы можете предложить обращаться к вам по менее формальной версии вашего имени. А также будьте готовы, что вам это тоже могут предложить, даже какие-то сугубо официальные лица.

Нашли себя в этом списке? Расскажите в комментариях, какие у вас были сложности с выбором обращения к иностранцу в переписке!
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Правило 109. Откройте доступ к файлу, которым хотите поделиться

Мои студенты в университете каждую неделю сдают домашние работы в гуглдоках. Но обычно проверить я могу только половину из присланных работ. Почему? Потому что другая половина приходит с закрытым доступом. Я запрашиваю разрешение на просмотр файла, студент получает его на почту, открывает доступ, мне приходит уведомление. И только после этого я могу посмотреть файл. Процесс может затянуться на несколько часов или даже дней. Так происходит каждую неделю.

К сожалению, так бывает не только со студентами, но и со всеми, кто работает с облачными файлами. Время теряют все: и отправитель, и получатель. Поэтому заведите привычку: прежде чем отправлять ссылку на файл, открывайте к нему доступ.
Оказывается, 76% миллениалов испытывает дискомфорт от телефонных разговоров. В опросе, который я проводила в канале «Digital благополучие» эти данные подтвердились: только 25% ответивших не испытывает никакой тревоги и сложностей при телефонном общении.

Эта телефонная тревога даже имеет название - телефонофобия (или телефобия). Я решила исследовать эту тему, собрала более сотни историй, узнала мнение психологов, записала советы и лайфхаки о том, как сделать общение по телефону более комфортным. В итоге получился, кажется, очень мощный лонгрид: http://digitaletiquette.ru/telephobia.

В этом материале:
▫️более сотни историй людей, для которых разговор по телефону - это  вызов
▫️ мнения психологов
▫️ тест на поределение телефонофобии
▫️ 3 стратегии борьбы с телефонофобией
▫️ 18 советов и лайхаков, как легче совершать звонки

В лонгриде много полезного, но самое ценное - это истории людей, которые справляются или уже справились с этой проблемой.

Я очень надеюсь, что кому-то будет полезно узнать, что вы не одиноки в своем страхе.

Читать лонгрид
Правило 110. Перечитывайте сообщения перед отправкой

Лучшая привычка, которую можно завести в диджитале, - такая автоматическая последовательность действий:

написать - прочитать - отправить

Во-первых, это позволит замечать и исправлять ошибки и опечатки. Грамотный текст всегда выглядит аккуратнее и профессиональнее, чем текст с ошибками.

Во-вторых, это позволит услышать интонации, которые вы, возможно, и не вкладывали в текст, но они сами просачиваются. Например, вопрос «Когда будет отчет?» может прозвучать грубо. Если была цель надавить на собеседника, то цель достигнута, но если никакого давления не нужно, то, возможно, лучше смягчить фразу, например, так: «Скажи, пожалуйста, когда будет отчет?». Если не перечитывать, то грубую интонацию можно и не заметить.

В-третьих, перечитывание избавляет нас от импульсивных необдуманных ответов. «Сам готовь свой отчет. Спасибо, что спросил. Через час как раз пришлю».
«Ой, извини, твое сообщение затерялось!». Случалось ли вам говорить эту фразу, хотя на самом деле вы просто не ответили на письмо вовремя? Только давайте честно, тут все анонимно.
Anonymous Poll
55%
Было дело
18%
Никогда так не говорю
27%
Говорю, только если письмо действительно затерялось
На моих лекциях по цифровому этикету самое банальное и очевидное правило, на которое все обычно кивают: «Да-да, понятно-понятно», - это правило про кнопки «ответить» и «ответить всем».

Вроде бы все очевидно. Если хотите, чтобы ответ увидел только автор стартового письма - нажимайте «ответить». Если хотите, чтобы ваше письмо увидели все, кто был в копии в стартовом письме, нажимайте «ответить всем». Очень понятно.

Но каждый раз когда кто-то из коллег пишет письмо «Завтра состоится мероприятие…», я точно знаю, что теперь надо ждать десяток писем от людей, которые нажимают «ответить всем»: «Буду», «Приду», «Не смогу», «Спасибо», «А вот я хочу еще спросить…». Никому из тридцати адресатов, кроме автора стартового письма, не нужно знать, кто придет, а кто нет и по какой причине. Но выбора у нас нет 😅

И бывает обратная ситуация: в копии всего несколько человек и нужно всем вместе что-то решить. Но адресаты упорно отправляют ответы только одному адресату. Опять же - из-за того, что нажимают на первую попавшуюся кнопку «ответить» вместо «ответить всем».

В общем, рекомендации такие:
1. Перед отправкой ответа подумать секунду, на какую кнопку нажать.
2. Если вы отправляете письмо нескольким адресатам и ответ каждого участника нужно знать всем, то напишите об этом: «Коллеги, пожалуйста, отправляйте свой ответ всем, чтобы мы вместе могли вести обсуждение».
3. Если вы отправляете письмо множеству адресатов и их ответы не нужно друг другу знать, то поставьте всех в «скрытую копию». Тогда даже при большом желании адресаты не смогут «ответить всем» и создать в почте получателей апокалипсис.
Я очень много преподаю и сама учусь, поэтому стараюсь следить за тем, что происходит в сфере образования, много читаю про цифровое образование и образовательные технологии, особенно в сфере образования для взрослых.

Вся эта информация очень удобно аккумулируется каналом «Образование, которое мы заслужили». Его ведет заведующий кафедрой Института образования НИУ ВШЭ и ex-директор по развитию Skypro Миша Свердлов.

В канале можно найти авторские материалы, новости, разборы и дайджесты:
▪️ Как VR-технологии и метавселенные меняют обучение сотрудников
▪️ Что такое встроенное образование и почему оно захватывает мир
▪️ Как 2022 год изменил рынок образования в России
▪️ Как онлайн-школы закупают рекламу у блогеров

Моя рекомендация для тех, кто интересуется образованием: @ru_education
Правило 111. Перечислите прикрепляемые файлы 📎

Вам приходит письмо: «Отправляю вам документы по проекту». А в приложении куча файлов: «Презентация_1.pptx», «КП_final.pdf», «Презентация_2.pdf», «new_смета_финал.xls» «О проекте.doc».

С чего начать изучать? Где главная информация? Пришло пять файлов, а сколько их на самом деле должно быть? Не потерялось ли чего-то важного?


Чтобы не создавать лишнего хаоса и неудобств, при отправке файлов нужно сделать два простых шага:

1. Назвать файлы понятно, убрать из названий лишнюю информацию:
- «Презентация_1.pptx» => «Краткая презентация о проекте Радуга.pptx»
- «new_смета_финал.xls» => «Смета проект Радуга на 03.04.23.xls»

Как проверить, насколько название информативно и удобно? Представьте, что человек скачал файл на компьютер и забыл. Сможет ли он через несколько дней среди других файлов опознать ваш и понять, не открывая, что находится внутри файла?


2. Перечислить, какие файлы вы прикрепляете, и пояснить, что в них находится:
«Отправляю вам 5 файлов:
1) Подробная презентация о проекте Радуга.pptx - здесь вся информация в одном месте: и смета, и описание, и КП»
2) Краткая презентация о проекте Радуга.pptx - здесь краткий рассказ о проекте, без финансовых вопросов.
3)……


Такой подход показывает заботу о получателе и умение четко структурировать информацию.
Что лучше сделать в ответ на сообщение «Привет! Наберу?»?
Anonymous Poll
13%
Перезвонить
87%
Написать «Давай» и дождаться звонка
Очень важный вопрос от подписчика. А вас цифровой этикет делает несчастными?
За последние 10 лет я провела, кажется, не меньше тысячи лекций, тренингов и мастер-классов. Но все они были закрытыми: попасть на них могли либо сотрудники корпораций, либо студенты, либо посетители закрытых мероприятий. То есть открытых курсов у меня никогда не было.

А сейчас, кажется, пришло время. Вместе с лекторием «Прямая речь» (это лучший просветительский проект в России) мы проведем очный курс про цифровые коммуникации.

С 15 по 18 мая каждый вечер мы будем очно встречаться в лектории на Патриарших и по несколько часов обсуждать и отрабатывать самые важные навыки в современном цифровом общении:

1. как писать сложные письма (когда надо попросить, отказать, покритиковать, отреагировать на критику)
2. как формировать свою цифровую репутацию и идеальный цифровой образ, который поможет и в карьере, и в личной жизни
3. как очистить свое информационное пространство от лишнего, вернуть себе власть над гаджетами, нормализировать цифровое потребление (зашел в интернет на 5 минут, очнулся через 2 часа - и вот это вот все)
4. как организовать работу и коммуникацию в командах, которые не сидят в одной комнате за соседними столами (как наладить эффективную удаленную работу, как автоматизировать процессы, как сократить стресс и напряжение от дистанционного формата).

Здесь подробное описание курса. По промокоду etiquette15 будет скидка 15%

Это мой первый курс про цифровые коммуникации не за закрытыми дверями. И что очень важно - очный, с практикой и живыми обсуждениями. Я буду очень рада увидеть кого-то из вас на этом курсе.
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Недавно я ехала на поезде из Нижнего Новгорода в Москву. Я обожаю дневные поезда, потому что можно почитать, ни на что не отвлекаясь.

Но в этот раз в вагоне ехала семья с тремя детьми, которые кричали, визжали, хохотали, обзывались, стояли на ушах - в общем, получали удовольствие от поездки, как могли.

В кресле за мной сидел мужчина, который не разделял этой радости жизни, поэтому включил на ноутбуке баскетбол и начал смотреть игру почти на полной громкости, чтобы заглушить крики детей.

Я знаю, что чужие дети - существа слабо управляемые. Поэтому половину дороги терпела. А потом вдруг внезапно все одновременно заснули (снотворного им что ли дали?).

Но у мужика сзади баскетболисты продолжали играть на полной громкости.

Поскольку у взрослых мужчин навыки самоконтроля обычно развиты чуть лучше, чем у пятилеток, я решилась сделать замечание: «Могли бы вы сделать потише или выключить звук?».

В ответ я получила порцию яда: «А давайте вы сначала детей успокоите, а потом уже от меня будете что-то требовать?!». Кажется, от собственной громкости пассажир даже не заметил, что дети уже молчат. Мои объяснения он грубо прервал: «До свидания!».

А потом, представляете, достал наушники и стал смотреть свой баскетбол в наушниках!

В общем, с тех пор я размышляю, как понять, можно ли и нужно ли делать замечание? Как сделать его так, чтобы тебя услышали? Как достойно принять, если замечание делают тебе?
Правило 112. Если пишете человеку впервые, назовите точку последнего контакта (даже если это «читаю ваш блог»)

— Привет! А где ты толстовку покупал? пишет незнакомый человек в социальной сети.
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат? пишет в мессенджер незнакомый номер.
— Добрый день! Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора, — приходит на почту от незнакомого сотрудника компании, с которой намечается контракт.

Конечно, можно догадаться, что первый человек читает вас в соцсетях, второму вас кто-то порекомендовал, а третьему коллега передал ваши контакты, чтобы заключить договор. Для отправителя это очевидно. Но для получателя это сообщение как снег на голову, взявшийся из ниоткуда.

Это может показаться нарушением личных границ, хамством, спамом или даже мошенничеством. Виной тому - информационная асимметрия: у одного человека информации значительно больше, чем у другого. Чтобы это поправить, достаточно в сообщение добавить контекст или последнюю точку контакта:

— Привет! Давно подписана на твой блог. В последней сторис у тебя была крутая толстовка. Скажи, пожалуйста, где ты ее покупал?
— Здравствуйте! Меня зовут Иван Иванов из компании «Иванов и Ко». Мы познакомились с вами на конференции по маркетингу в прошлые выходные. У нас открыта вакансия. Рассматриваете ли вы сейчас трудоустройство в штат?
— Добрый день! Меня зовут Полина, я из компании «…». Андрей Петров передал, что мы заключаем с вами контракт на проведение… Я буду заниматься оформлением документов. Пришлите, пожалуйста, ваши данные для заключения договора.


Информационная симметрия восстановлена. Теперь шансов на ответ гораздо больше.
Куда подевалось время?

Проходит день, вечером чувствуешь себя измотанно, но понимаешь, что, кажется, сегодня опять не сделано все, что было запланировано.

Начинаешь оглядываться назад. А там: пара часов ушла на письма, часа 2-3 на зум-совещания. Сколько-то - на поиск нужных вкладок в браузере и нужного файла на компьютере. Потом снова письма, потом еще созвон. А вот и рабочий день закончился. Время ушло как вода сквозь пальцы, а усталость в конце дня такая, что силы остаются только на то, чтобы бездумно листать ленту и, может быть, выложить пару картинок в соцсеть.

Это замкнутый круг, в котором мы тратим силы и время. Вырваться из него не так просто, но я думаю, что вот такие действия могут помочь:

1. Разработать регламент для проведения быстрых и успешных совещаний
2. Составить шаблоны для самых частых и сложных писем
3. Организовать удобные системы цифрового хранения, которые сократят время на поиск нужного
4. Перестроить работу команды в пользу асинхронной коммуникации
5. Настроить систему фильтров для всей входящей информации
6. Выработать систему мониторинга и контроля собственного цифрового потребления
7. Сформировать план присутствия в социальных сетях, который позволит достигать собственных целей

Это первые шаги, которые позволят значительно изменить цифровой опыт и вернуть себе силы и время, украденные гаджетами.

Все эти шаги мы будем разбирать на курсе «Цифровые коммуникации и цифровой этикет» в лектории «Прямая речь». Курс очный, будет идти по вечерам с 15 по 18 мая.

До 5 мая действует промокод etiquette15, который дает скидку 15%.

Я жду с нетерпением этого курса ❤️
На одном мастер-классе мы разбирали сопроводительное письмо к резюме. И меня спросили: а нужно ли в сопроводительном письме сообщать какие-то факты о себе, если они все описаны в прикрепленном резюме? Вроде как, только время тратим.

Мне кажется, что при отправке письма нужно использовать принцип воронки продаж, о котором знают все маркетологи. Воронка продаж наглядно показывает, что вывеску вашего магазина увидит, скажем, тысяча человек, внутрь зайдет только сто, до примерочной дойдет десять, а на кассе окажутся единицы. То есть на каждом этапе кто-то будет срезаться.

Точно так же и с письмом:
- не все получившие письмо его откроют,
- не все открывшие прочитают письмо полностью,
- и уж тем более: не все скачают вложение.

Наша задача при составлении письма - сократить потери на каждом этапе и сделать так, чтобы человек получил максимум ценной информации, даже если не перейдет на следующий этап.

Поэтому в теме письма мы напишем не «отклик на вакансию», «предложение» или «резюме», а «резюме на должность главного редактора». Это повысит вероятность, что письмо откроют.

А в сопроводительном письме сообщим о себе самое важное. Если мы ничего не скажем о себе в сопроводительном письме, то у получателя будет меньше причин открывать резюме (то есть он не перейдет на следующий этап нашей воронки). И кроме того, мы лишаем себя возможности сообщить что-то важное тому, кто не откроет вложение. Благодаря сопроводительному тексту рекрутер хотя бы запомнит, что вы знаете три языка и имеете нужный опыт работы, и сможет в нужный момент вернуться к вашему письму.

Как мне кажется, принцип воронки очень полезно использовать и в любых других письмах.
Написала в канале Digital благополучие про эксперимент, который провели ученые: дали добровольцам послушать выступления на конференции. При этом часть испытуемых слушала выступления с хорошим звуком, а для другой части слушателей качество звука специально ухудшили (добавили эхо и уменьшили четкость). А потом попросили испытуемых оценить содержание выступлений и профессионализм спикеров.

И оказалось, что по каждому параметру выступления с плохим звуком оценивались ниже: и спикер казался глупее, и выступление казалось хуже, и исследование показалось менее важным. И все из-за звука!

Мне кажется, что из этого эксперимента можно извлечь три полезных совета:

1. На зум-встречах и онлайн-выступлениях сделать максимум для лучшего звука (использовать микрофон и наушники, выбрать самое тихое помещение, не шуршать и не клацать по клавиатуре во время разговора).

2. Если со звуком беда (например, соседи врубили дрель или, скажем, любимый пес решил устроить концерт), то лучше сразу предупредить собеседников и не делать вид что все в порядке. Теперь вы для собеседника не источник неприятностей, а такой же пострадавший, союзник. Это поможет уменьшить раздражение.

3. Избегать предвзятости в оценках говорящего. Если вам не нравится собеседник, возможно, вам просто не нравится его барахлящий микрофон.
«Ольга, разберите, пожалуйста, спорный вопрос. Часть знакомых, говорят, что им странно видеть в начале переписки обращение с восклицательным знаком, вроде: "Добрый день, Полина!" Им кажется, будто человек пишет на эмоциях, а они не уместны. Хотя, вроде, это простые правила русского языка - использовать "!" при обращении».

Что ж, давайте выясним ⬇️
Кажется ли вам неуместным и избыточно эмоциональным восклицательный знак в конце приветствия? Например, в таком предложении: «Здравствуйте, Полина!»
Anonymous Poll
21%
Кажется слишком эмоциональным
79%
Кажется нейтральным и уместным