Довольно часто различные отчёты рассылаются прямо в виде письма в Outlook. В самом тексте добавляются графики, таблицы, выводы и т.д. В таких письмах (особенно, если они отправляются регулярно) неплохо бы создать простенькую навигацию.

С помощью стилей заголовков и вставки гиперссылок можно легко создать некое подобие оглавления. С его помощью можно в один клик перемещаться в интересующую часть письма-отчёта. А для быстрого возрата к оглавлению можно предусмотреть соответстующие ссылки в нужных местах.

#O_Организация_информации

Если Вы создали сложную структуру папок и правил в почте, или подключили более 1 учетной записи, то самые нужные папки можно добавить в Избранное, чтобы ускорить доступ к ним
#O_Организация_информации

Есть несколько способов узнать, сколько весит конкретное письмо в вашей почте.

Можно дважды кликнуть на письме, тем самым открыв его, и в меню Файл увидеть нужную информацию в свойствах сообщения.

А можно изменить отображение списка писем. Для этого надо включить подробное представление. В нем есть отдельный столбец, указывающий размер каждого письма.

#O_Организация_информации

Папку поиска для непрочитанных писем можно настраивать. Например, отображать письма по тем папкам, в которые они помещаются при получении. Это удобно и позволяет сохранить привычную структуру хранения.

Ну а внутри каждой подпапки можно настроить сортировку писем по убыванию даты получения или по возрастанию. Если предпочитаете сначала отвечать на старые - ставьте по возрастанию. Если на новые - по убыванию.
#O_Организация_информации

Иногда возникает потребность изменить Важность полученного письма. Для отправляемых писем соответствующая настройка есть на ленте, а вот для полученных она скрыта чуть дальше. Надо открыть письмо, перейти в Параметры сообщения и уже там выбрать нужный вариант из списка.

А если это действие приходится делать слишком часто, то удобнее добавить на панель быстрого доступа две команды (Высокая важность и Низкая важность). Тогда изменять свойство письма можно не открывая его, а просто выделяя в списке сообщений.

#O_Организация_информации

Список писем можно отображать в двух вариантах: обычный список или с группировкой по беседам. Второй вариант предполагает, что все письма, которые являются часть цепочки "Письмо-ответ" будут собраны в одну группу. Это очень удобно, когда надо отслеживать длинные переписки и обсуждения.

Включается такой режим на вкладке Вид. Там же можно задать некоторые настройки отображения бесед (например, собирать в беседу письмо только одной папки или же из всех).

#O_Организация_информации

Когда вас начинают одолевать сообщения в какой-то беседе, которая вам не очень то и нужна, можно воспользоваться опцией Outlook и разом удалить и уже существующую беседу и все будущие письма в ней.

Выбираем нужную беседу и кликаем "Пропустить" в контекстном меню или на ленте. Все сообщения будут перемещены в "Удаленные". Туда же будут падать новые в рамках этой беседы.

Единственный нюанс - игнорирование происходит по теме беседы. Если будет создана новая с той же темой, то и она попадёт в игнор. Если такое случилось, то лучше отменить игнорирование беседы ("отжать" кнопку Пропустить) и просто попросить не ставить вас в список адресатов при новых ответах.

#O_Организация_информации

В Outlook есть удобная возможность - использование быстрых действий. Можно пользоваться встроенными вариантами, а можно создавать свои (с нужными настройками).

Представим ситуацию. Вас перевели в другой отдел, но коллеги продолжают засыпать вас письмами по старым задачам. Нужно каждому ответить, что теперь вы работаете в другом подразделении и обращаться нужно к новому специалисту.

Чтобы всякий раз не делать это вручную, можно создать быстрое действие с заранее заготовленным ответом и перемещением письма в специальную папку. При получении подобной почты, надо просто выделить сообщение и нажать заготовленное сочетание клавиш (или кликнуть на нужном варианте в списке быстрых действий).

#O_Организация_информации

В прошлом уроке показывали быстрое действие с ответом на письмо. Разумеется, есть и другие варианты.

Например, если в потоке дел прилетела какая-та задача, которую можно отложить на завтра, но про которую легко забыть, то лучше сразу пометить ее флагом "Завтра" и высокой важность. И переместить в специально отведенную папку, чтобы не висела во Входящих.

Всё это нужно лишь один раз настроить, а потом можно на любом письме/письмах применять сочетанием клавиш как быстрое действие.

#O_Организация_информации

Темы, с которыми к нам приходят входящие сообщения, можно менять. Иногда это очень полезно. Например, если автор письма выбрал не лучшую формулировку, то удобно будет поменять ее на свою. Тогда с письмом будет проще работать.

Для этого надо открыть полученное письмо, вручную сменить в нем тему и закрыть, предварительно сохранив. Новая тема будет отображена в списке писем и в области чтения. А если надо увидеть старую, то можно переключить список писем в режим "Показывать как беседы". Тогда там тема будет старая, а в области чтения - новая.

#O_Организация_информации

Если Вы активно используете папки для сортировки писем по темам и отправителям, то вам может понадобиться отдельная папка, в которой можно было бы видеть только те письма, которые еще не были прочитаны. Это удобно, потому что во вложенных папках новое письмо можно попросту не заметить.

Создать папку для отслеживания непрочитанных можно с помощью так называемой папки поиска. А чтобы она всегда была наверху списка папок, отобразите область "Избранное" и добавьте в нее папку с непрочитанными.
#O_Организация_информации

Довольно часто различные отчёты рассылаются прямо в виде письма в Outlook. В самом тексте добавляются графики, таблицы, выводы и т.д. В таких письмах (особенно, если они отправляются регулярно) неплохо бы создать простенькую навигацию.

С помощью стилей заголовков и вставки гиперссылок можно легко создать некое подобие оглавления. С его помощью можно в один клик перемещаться в интересующую часть письма-отчёта. А для быстрого возрата к оглавлению можно предусмотреть соответстующие ссылки в нужных местах.

#O_Организация_информации

Иногда возникает потребность изменить Важность полученного письма. Для отправляемых писем соответствующая настройка есть на ленте, а вот для полученных она скрыта чуть дальше. Надо открыть письмо, перейти в Парамерты сообщения и уже там выбрать нужный вариант из списка.

А если это действие приходится делать слишком часто, то удобнее добавить на панель быстрого доступа две команды (Высокая важность и Низкая важность). Тогда изменять свойство письма можно не открывая его, а просто выделяя в списке сообщений.

#O_Организация_информации

Список писем можно отображать в двух вариантах: обычный список или с группировкой по беседам. Второй вариант предполагает, что все письма, которые являются часть цепочки "Письмо-ответ" будут собраны в одну группу. Это очень удобно, когда надо отслеживать длинные переписки и обсуждения.

Включается такой режим на вкладке Вид. Там же можно задать некоторые настройки отображения бесед (например, собирать в беседу письмо только одной папки или же из всех).

#O_Организация_информации

Когда вас начинают одолевать сообщения в какой-то беседе, которая вам не очень то и нужна, можно воспользоваться опцией Outlook и разом удалить и уже существующую беседу и все будущие письма в ней.

Выбираем нужную беседу и кликаем "Пропустить" в контекстном меню или на ленте. Все сообщения будут перемещены в "Удаленные". Туда же будут падать новые в рамках этой беседы.

Единственный нюанс - игнорирование происходит по теме беседы. Если будет создана новая с той же темой, то и она попадёт в игнор. Если такое случилось, то лучше отменить игнорирование беседы ("отжать" кнопку Пропустить) и просто попросить не ставить вас в список адресатов при новых ответах.

#O_Организация_информации

Иногда возникает потребность изменить Важность полученного письма. Для отправляемых писем соответствующая настройка есть на ленте, а вот для полученных она скрыта чуть дальше. Надо открыть письмо, перейти в Парамерты сообщения и уже там выбрать нужный вариант из списка.

А если это действие приходится делать слишком часто, то удобнее добавить на панель быстрого доступа две команды (Высокая важность и Низкая важность). Тогда изменять свойство письма можно не открывая его, а просто выделяя в списке сообщений.

#O_Организация_информации

Список писем можно отображать в двух вариантах: обычный список или с группировкой по беседам. Второй вариант предполагает, что все письма, которые являются часть цепочки "Письмо-ответ" будут собраны в одну группу. Это очень удобно, когда надо отслеживать длинные переписки и обсуждения.

Включается такой режим на вкладке Вид. Там же можно задать некоторые настройки отображения бесед (например, собирать в беседу письмо только одной папки или же из всех).

#O_Организация_информации

Когда вас начинают одолевать сообщения в какой-то беседе, которая вам не очень то и нужна, можно воспользоваться опцией Outlook и разом удалить и уже существующую беседу и все будущие письма в ней.

Выбираем нужную беседу и кликаем "Пропустить" в контекстном меню или на ленте. Все сообщения будут перемещены в "Удаленные". Туда же будут падать новые в рамках этой беседы.

Единственный нюанс - игнорирование происходит по теме беседы. Если будет создана новая с той же темой, то и она попадёт в игнор. Если такое случилось, то лучше отменить игнорирование беседы ("отжать" кнопку Пропустить) и просто попросить не ставить вас в список адресатов при новых ответах.

#O_Организация_информации

Иногда возникает потребность изменить Важность полученного письма. Для отправляемых писем соответствующая настройка есть на ленте, а вот для полученных она скрыта чуть дальше. Надо открыть письмо, перейти в Парамерты сообщения и уже там выбрать нужный вариант из списка.

А если это действие приходится делать слишком часто, то удобнее добавить на панель быстрого доступа две команды (Высокая важность и Низкая важность). Тогда изменять свойство письма можно не открывая его, а просто выделяя в списке сообщений.

#O_Организация_информации