🧐 Почему часть задач постоянно откладывается?

Раскрываем главное преступление века)

[здесь предыстория]

Сначала я подумала, что Валера (мой муж) просто делает задачи не из списка того, что мы запланировали. То есть в плане на неделю один список, а закрывается по факту другой.

➡️ Решили проверить это: на протяжении недели он записывал всё, что делал, в трекере в Notion. И автоматически подсчитывался объем задач и сколько времени он потратил на них.

Кстати, это супер полезное упражнение для руководителей — рекомендую! Узнаете, чем вы на самом деле занимаетесь и сколько работаете 😉 (здесь можно скачать трекер и попробовать).

Так вот оказалось, что главная причина — неправильная оценка времени на задачи. То есть мы планировали на день большие и сложные задачи, а оценивали их как средние по сложности. В итоге просто не хватало рабочего времени, чтобы всё успеть.

Поэтому если ваши задачи часто переносятся, не спешите обвинять себя в прокрастинации. Сначала посмотрите, сколько задач в часах вы реально запланировали на день 🙏

Это техника простая, но очень важная.

Завтра поделюсь с вами еще секретами, как я планирую задачи, не пропустите)

#планирование

Моя система планирования → раскрываю все секреты

Как и обещала, делюсь своими любимыми техниками планирования, которые помогают мне эффективно закрывать задачи ⚡️

В этих техниках нет ничего сверхъестественного, зато они действительно работают и дают отличный результат при долгосрочном применении.

1️⃣ Планирование на неделю
Главный шаг, который я никогда не пропускаю. Он помогает определить, какой скоп задач я буду выполнять на этой неделе и фокусироваться на них, вместо того чтобы делать всё подряд. А бонусом снизить тревожность из-за большого количества накопившихся задач, ведь на неделе занимаемся только тем, что запланировали.

2️⃣ Ежедневный чек и актуализация задач
Важно не просто запланировать задачи, но и регулярно работать с ними в трекере — проставлять статус и актуализировать дедлайны. Если этого не делать, то через какое-то время вы поймете, что планировали одно, а делаете другое.

Я захожу в трекер примерно где-то 20 раз в день 😀 Почему так много? Актуализирую статусы, ставлю новые задачи, отслеживаю дедлайны. И иногда грустно вздыхаю, когда вижу задачи, которые делать совсем не хочется, а надо)

3️⃣ Тайм-блокинг
Разбиваю день на блоки для разных типов задач, чтобы снизить количество переключений и максимально сфокусироваться. Уже писала про эту технику подробно, почитать можно здесь.

4️⃣ Оценка времени задач
Моя любимая техника ❤️, которую я, кажется, никогда не устану рекламировать) Возвращаюсь к ней периодами, когда чувствую большую загрузку и появляется ощущение, что "надо делать всё сразу и сейчас”. Она помогает "спуститься на землю" и понять, что действительно можно успеть сделать сегодня, а что придется отложить. Больше о технике — здесь.

5️⃣ Декомпозиция задач
Если задача слишком большая и я не успеваю её выполнить за день, разбиваю на подзадачи и распределяю их по дням.

Обычно декомпозирую все задачи с оценкой от 2-х часов. Если в процессе выясняется, что задача требует больше времени, чем я предполагала, отмечаю часть задачи выполненной и планирую новую на другой день.

6️⃣ Приоритеты
Приоритеты всегда помогают определить, какие задачи выполнять первыми. При планировании недели я ориентируюсь на цели месяца. На каждый день также расставляю приоритеты, спрашивая себя: “Какая задача принесет мне сегодня наибольшую пользу?” С этой задачи и начинаю.

7️⃣ Календарь
Классный инструмент, который отлично работает в связке с задачами. Использую для встреч, консультаций, тренировок, личных дел и работы. Если чувствую, что теряю фокус, планирую задачи по часам — календарь подтягивает их автоматом из Notion.

Ну и главное в моей системе — это гибкость. Если в моменте чувствую, что какая-то техника перестает работать для меня, меняю ее легко на другую, вместо того чтобы ругать себя за непродуктивность.

Как вам моя система планирования? Буду рада вашей реакциям и обратной связи, что возьмете себе. Все-таки поделилась самым личным для меня ☺️

Какие сервисы нужны для планирования

Вчера рассказала о техниках планирования, которые я использую. Но техники сами по себе не всегда работают, если вы используете неудобные сервисы для управления задачами и временем 🧐

Поэтому сегодня хочу сделать сводку, какие сервисы действительно нужны для комфортного планирования:

1️⃣ Трекер задач
Я приверженец диджитал-инструментов, поэтому всегда использовала приложения для работы с задачами. До перехода в Notion юзала Todoist, OneNote, Jira (для рабочих задач), Trello и Asana. У каждого из них есть свои плюсы и минусы, но что точно, на мой взгляд, должно быть в трекере — простой доступ со всех устройств в любой момент.

По этой причине мне никогда не подходили ежедневники — ну неудобно же таскать их всегда с собой) Подробнее о том, как выбрать правильный трекер задач, писала здесь.

2️⃣ Календарь
Без календаря мне сложно представить свою жизнь — в нём у меня практически всё, даже задачи. Если для вас это слишком, то как минимум рекомендую планировать в календаре встречи, личные события и перерывы между работой. На последнее всегда не хватает времени, поэтому для меня мастхэв)

По приложениям — раньше пользовалась Google-календарь, пока не перешла в Notion календарь. Функционал такой же, плюс есть интересные фишки для работы (например, можно показать окошки для встречи клиентам или команде). Небольшой обзор Notion календаря делала здесь.

3️⃣ Заметки
Только недавно я поняла, что кроме задач на самом деле нужно отдельное пространство для заметок. Вот здесь уже могут пригодиться блокнот и ручка)

Раньше я пользовалась встроенными заметками на телефоне и Word для написания текстов. Сейчас у меня в Notion есть отдельная страничка для заметок — туда я сохраняю всё, что приходит на ум, а раз в неделю разбираю, чтобы не накапливалось.

Что бы вы ещё добавили к этому списку? Делитесь своими любимыми инструментами в комментариях!

Будет интересно узнать, какие сервисы помогают вам оставаться продуктивными 😍

Загадка для вас — что за инструмент который очень похож на Notion, но работает без ВПН?😀

Конечно, же, это buildin.ai

Записала честный и подробный обзор этого сервиса, в котором вы узнаете:

💫Плюсы и минусы приложения
💫Чем оно похоже и отличается от Notion
💫Как пользоваться основными функциями
💫Как создать базу задач и настроить фильтрацию

Смотреть на YouTube и VK.видео

Поддержать меня лайками здесь)

🔥Перенесла в buildin мой главный шаблон для команд — онлайн-офис.

Это пока первая версия, потому что не все функции buildin ещё доступны, но основной функционал полностью сохранён. Поэтому можно ставить задачи, назначать исполнителей, вести проекты и клиентов, рассчитывать платежи и даже создавать собственную базу знаний.

Для всех текущих клиентов, кто уже приобрел онлайн-офис в Notion, доступ к шаблону предоставляется автоматически.

➡️ Если хотите организовать работу своей команды эффективно, записывайтесь на экскурсию — покажу, как шаблон работает в buildin, и отвечу на все вопросы.

🗓30 сентября выступлю с бесплатным вебинаром в клубе Нежные и Независимые с темой «Без хаоса: 3 шага к полному инфопорядку с Notion».

Что будет на вебинаре:
💫Расскажу про свою систему инфопорядка и как я использую Notion
💫Узнаете, как легко избавиться от информационного хаоса и навсегда забыть про потерянные задачи и документы
💫Систематизируйте всё, от заметок до рецептов, и сделаете свою работу чёткой и организованной
💫Научитесь быстро и структурно сохранять любую информацию из браузера и телефона в Notion, чтобы она всегда была под рукой
💫Получите вдохновение и идеи для создания собственного уникального пространства.

Готовы навести порядок в информации и освободить своё время?

Жду вас 30 сентября в 19:00 мск. Обязательно сохраните себе в календарь, чтобы не пропустить!

Буду рада пообщаться с вами и ответить на все вопросы ☺️

Знаете это чувство, когда кажется, что вокруг тебя полный беспорядок? 🤯

Вроде бы и задачи ведешь, и галерею раз в неделю разбираешь, а всё равно иногда тратишь полдня, чтобы вспомнить, куда сохранил нужную заметку, файл или ссылку на тот самый полезный сайт.

Раньше я сталкивалась с этим постоянно. Информация хранилась в разных местах: что-то в заметках в телефоне, что-то в галерее, что-то в Инстаграм, а что-то вообще в закладках браузера. Поиск нужного отнимал кучу времени и энергии 🥺. Порой казалось, что я тону в информационном хаосе.

Но в какой-то момент я поняла, что больше не могу позволить себе сливать столько времени на поиск и распределение информации. Я выстроила свою систему инфопорядка. Не сразу, конечно, но теперь у меня всегда всё под рукой: задачи, заметки, файлы, ссылки и проекты.

И знаете что? Это просто невероятное ощущение, когда всё лежит на своих местах, и больше не нужно ломать голову, куда же мне сохранить интересную книгу, чтобы потом не забыть. Система работает.

▶️Сегодня в 19:00 мск на бесплатном вебинаре расскажу, как сделать то же самое с помощью Notion. Присоединяйтесь, если тоже хотите освободиться от информационного хаоса и систематизировать свои дела.

Не пропустите, будет много пользы!

🔷 Кому точно нужно быть на вебинаре сегодня?

👉 Если ваши заметки, задачи и файлы хранятся в разных местах, и поиск нужного всегда превращается в квест.
👉 Если вы часто забываете, куда сохранили важные ссылки или идеи, а потом тратите кучу времени на их восстановление.
👉 Если в телефоне, галерее и браузере царит хаос, и у вас уже накопилось слишком много информации, которую нужно систематизировать.
👉 Если хотите наконец-то освободить голову от лишнего и работать продуктивно.

Уже через 2 часа на вебинаре покажу, как легко навести инфопорядок с помощью Notion.

Ну и конечно отвечу на все ваши вопросы. Это отличная возможность поспрашивать меня всё, что вы давно хотели узнать про Notion&buildin.

Ссылку для подключения оставляю здесь.

Эфир прошел офигенно 🔥

Спасибо всем, кто подключился и активно участвовал! Запись скину сюда чуть позже.

⚡️Ловите запись эфира «Без хаоса: 3 шага к инфопорядку с Notion».

На эфире поговорили о том, как с помощью Notion избавиться от хаоса, систематизировать задачи, заметки и ссылки, чтобы всегда иметь всё под рукой.

🔥Эфир получился очень вдохновляющим, так что обязательно посмотрите запись, если хотите навести порядок в своей жизни и освободить время для действительно важных дел.

〰️〰️

Хотите узнать больше про Notion? Начните отсюда. А если переходите на buildin — обязательно посмотрите мой обзор.

Заказать разработку своего пространства в Notion или консультацию здесь.

Вчера делилась, как создать инфопорядок с помощью Notion, а сегодня хочу поговорить о том, как навести порядок внутри самого Notion.

Часто бывает так ➡️ создаешь страницы и базы данных без четкого плана, и в итоге — хаос там, где изначально должна была быть структура.

Если вы уже активно используете Notion и замечаете беспорядок в своих страницах, вот что можно сделать прямо сейчас:

1️⃣ Структурируйте свое пространство

Удалите ненужные страницы и дубли, организуйте страницы по папкам и разделам. Важные страницы добавьте в избранное. Используйте иконки и обложки для визуального порядка и для более удобной навигации.

2️⃣ Создайте домашнюю страницу для быстрого доступа к важному

Разместите на ней все ключевые страницы и продумайте, какие разделы вам могут понадобиться чаще — разместите их сверху. Например, задачи, бэклог идей, заметки.

3️⃣ Создайте шаблоны для часто используемых страниц

Если у вас есть повторяющиеся процессы, автоматизируйте их с помощью шаблонов. Настроийте их по умолчанию для каждой базы данных.

Чтобы, например, при создании нового проекта на странице всегда появлялась следующая информация для заполнения: цель проекта, участники, период, этапы, задачи. Это поможет сократить время на рутину и повторяющиеся действия.

Эти простые шаги помогут упорядочить ваше пространство и сделать его визуально более «чистым».

Как у вас с организацией страниц в Notion?

👍 — слежу за порядком в своем пространстве
😢 — всё хаотично, нет единой структуры

⚪️ Как упростить свою работу в Notion?
Использовать быстрые клавиши.

Честно, запомнила их не сразу, зато теперь работать в Notion стало намного удобнее.

Каким набором чаще всего пользуюсь я (первый вариант для макбуков, второй для винды):

📌 Навигация и создание страниц
• Cmd + N или Ctrl + N — создать новую страницу
• Cmd + P или Ctrl + P — быстрый поиск по пространству
• Cmd + Click или Ctrl + Click — открыть страницу в новом окне

📌 Работа с текстом блоками
• Cmd + B или Ctrl + B — выделить текст жирным
• Cmd + Shift + M или Ctrl + Shift + M — добавить комментарий
• Cmd + D или Ctrl + D — дублировать страницу или блок
• Cmd + K или Ctrl + K — создать ссылку на страницу
• [] + Space — создать чек-лист
• > — создать раскрывающийся список
# – создать заголовок первого уровня
## – создать заголовок второго уровня
### – создать заголовок третьего уровня

Эти комбинации, которые я использую чаще всего и которые помогают мне быстрее выполнять задачи в Notion. Попробуйте их задействовать в работе, и вы заметите, насколько это удобно.

Пишите в комментариях, если у вас есть свои любимые сочетания горячих клавиш в Notion) Дополним список.

и 🔥 — если было полезно

#notion #ноушен #инструкции

Уход Notion как-то подтолкнул меня к осознанию, что многим командам нужен не готовый шаблон, а разработка пространства под их уникальные запросы, и не обязательно в этом приложении.

Этим я и занялась активно в сентябре, а буквально через неделю после того, как я решила открыть такую услугу, упали первые заявки от клиентов на индивидуальную разработку пространств для команд.

Магия мыслей, не иначе❤️ 

Вы верите, что мысли притягивают всё в нашей жизни?

P.s. на октябрь новых клиентов на разработку рабочих пространств уже не возьму, все окошки забиты. Запись на ноябрь — здесь.

А ещё я стала частью программы наставничества в Women in tech Russia в направлении Project Management. Похоже осень будет горячей)

Месяц назад подала заявку и уже почти забыла о ней. А тут выяснилось, что я прошла отбор и теперь буду работать с менти.

У меня уже был опыт наставничества менеджеров и начинающих руководителей, и каждый раз это невероятно интересно! Когда ты обучаешь и помогаешь другим, не только они растут, но и ты сам развиваешься как профессионал.

И отдельно хочу отметить комьюнити Women in Tech — там столько талантливых людей, что очень хочется с каждым из них законнектиться ❤️