✍ مدیریت زمان و اولویت بندی کارها به شیوه ماتریس آیزنهاور

🔴 مدیریت زمان دقیقا به چه معنی است؟

آیا #مدیریت_زمان به معنی تراکم کاری بیش از حد یا بیداری و تلاش بیش از حد است؟ آیا انجام فعالیت های پشت سر هم نشان ازمدیریت صحیح کارهای روزانه است؟ اگر پاسخ مثبت است باید بگوییم که لزوما همه کارهای ما مهم نیستند و ممکن است درمیان این تراکم کارهای با الویت بالایی به فراموشی سپرده شود.

🔴 شیوه الویت بندی به روش ماتریس ایزنهاور

▪یکی از ابزارهایی که این روزها خیلی بر سر زبان ها افتاده #ماتریس_آیزنهاور می باشد. ماتریسی که بر دو محور اهمیت و فوریت حرکت می کند. در این ماتریکس تسک ها به تفکیک ضروت از لحاظ زمان و ضرورت از لحاظ الویت استراتژیک مورد بحث قرار می گیرند.

▪بر اساس این ماتریس قبل از قرار دادن هر تسکی در فعالیت های روزانه باید آنها را از لحاظ اهمیت و فوریت بررسی کنیم. الویت اول این که میزان #اهمیت_کار را مشخص کنیم:

▪ابتدا باید به هدف اصلی #زندگی یا کسب و کارمان به عنوان یک سنگ محک نگاه کنیم. به طبع فعالیت ها و کارهایی که ما را به هدف اصلی نزدیک تر می کنند و پشت گوش انداختن آنها مشکلات مهمی را برای ما ایجاد می کنند.

▪نکته ایی که حائز اهمیت است این است که همانطور که #اهداف همه افراد یک موضوع نیست پس قاعدتا هدف های مهم و ارزشهای هر شخصی ممکن است برای خودش بالاترین هدف باشد ولی از نگاه دیگری ارزش بالایی محسوب نشود

🔴 قید زمان و فوریت برای تسک ها

در این مرحله باید بررسی کنیم که این کار از لحاظ زمانی چقدر دارای الویت است. آیا نیاز است که همین حالا به آن رسیدگی کنیم؟ اگر الان به آن رسیدگی نکنیم چه مشکلاتی برای ما به وجود می آورد؟ چقدر باید به آن توجه کنم؟ آیا می توانم آن را به زمان دیگری محول کنم؟ اگر به زمان دیگری محول شود ریسک آن چقدر است؟ آیا از زمانی که با به تعویق انداختن این کار عایدم شده میتوانم کاری انجام دهم که مرا به هدفم نزدیک تر کند؟ بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ی زیر تخصیص داد:

1⃣ کارهای با اهمیت زیاد
2⃣ کارهای با اهمیت کم
3⃣ کارهای فوری
4⃣ کارهای با فوریت کمتر

🔴 مدیریت زمان و الویت بندی کارها به شیوه ماتریس آیزنهاور

و اما بعد از تقسیم بندی کارها طبق جدول ماتریکس اهمیت و فوریت کارها را تقسیم بندی کنید و طبق توضیحات پایین به آنها جامع عمل بپوشانید:

1⃣ کارهای مهم و فوری

بیشترین الویت ممکن برای این کارها است. شما باید از تمامی جهات اهتمام به خرج دهید و این کارها را با الویت بالا انجام دهید. در ضمن باید تلاش کنید که کارهای مهم و دارای فوریت بسیار کم شوند چرا که موقعی در فیلد مهم و فوری قرار می گیرند که قبلا کار برنامه ریزی شده ایی روی آنها صورت نگرفته و از برنامه عقب افتاده اند که به این مرز رسیده اند. با کارهایی مثل رعایت انضباط شخصی، تحلیل از آینده و تخمین و برآورد صحیح از برنامه ها به این مهم دست خواهید یافت.

2⃣ کارهای مهم غیر فوری

کارهای مهم غیر فوری کارهایی هستند که واقعا در چهارچوب #هدف ما قرار دارند و ارزشی واقعی به ما منتقل می کنند اما نبود این ارزش ها در همین لحظه هیچ آسیبی به ما نمی رساند ولی بر اساس پیش بینی هایی که کرده ایم باید در یک مدت زمان معین به آنها برسیم، چنانچه زمان مشخص به آنها نرسیم آن موقع برای ما خطر ساز می شوند.

✅ مثلاً ورزش را اگر همین الان انجام ندهیم مشکلی برای ما پیش نمی آید. اما می دانیم که باید آن را در برنامه های مهم و غیرفوری خود قرار دهیم و به تدریج و منظم به آن بپردازیم تا مثلا در سنین پیری با انواع مریضی ها دست و پنجه نرم نکنیم. هر برنامه مهمی که به تدریج بر اساس #برنامه_ریزی قابل انجام باشد در این فیلد قرار میگیرد.

3⃣ کارهای غیر مهم اما فوری

این کارها را یا باید به شخص دیگری بسپارید یا برای #زمان_بندی آنها مجدد فکر کنید. ممکن است تشخیص دهید حضور در یک جلسه خیلی مهم نیست ولی آن جلسه حتماً باید تشکیل شود. بنابراین می توانید بجای حضور شخصی یکی از کارشناسان مورد اعتماد خود را به جلسه بفرستید. همچنین می توانید بصورت آگاهانه آنها را به تعویق بیندازید. با عقب انداختن این کارها فرصت بیشتری برای انجام کارهای مهم و با فوریت بالا یا مهم و فوریت کمتر دارید.

4⃣ کارهای غیر مهم و غیر فوری

از حضور زیاد در #فضای_مجازی، پیگیری اخباری که هیچ وقت ربطی به شما پیدا نخواهند کرد، وقت گذاشتن برای رسانه های زرد فقط چند مثال از کارهای غیر مهم و غیر فوری هستند. بی شک هر فردی در زندگی شخصی خود مثال های زیادی از این نوع کارها می تواند بزند. اگر واقعا بر این باورید که رسیدن به هدف مهمترین کار شما است عملا باید تا جایی که امکان دارد کارهای غیر مهم و غیر فوری خود را حذف کنید.

#مدل_مفهومی
#مدل_مدیریت
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ تکنیک های مدیریت زمان و افزایش بهره وری

1⃣ تکنیک پومودورو

#فن_پومودورو یا #تکنیک_پومودورو (به ایتالیایی: Tecnica del pomodoro ) یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو چیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است.

2⃣ قورباغه ات را قورت بده

#قورباغه_ات_را_قورت_بده به ما می‌گوید که در زندگی هر انسانی، حداقل یک قورباغه وجود دارد که بزرگ‌ترین و مهم‌ترین کاری است که آن انسان باید انجام دهد؛ کاری که اگر همین الان فکری به حالش نکنیم، به احتمال زیاد، دیگر انجام نخواهد شد. نویسندۀ کتاب می‌گوید «اگر قرار است دو تا قورباغه را بخوری، اول آن‌یکی که زشت‌تر است را انتخاب کن!

3⃣ ماتریس آیزنهاور

#ماتریس_آیزنهاور به ماتریس فعالیت‌های ضروری و مهم گفته می‌شود. این ماتریس ابزاریست که به شما در الویت‌بندی و تعیین کارها و فعالیت‌ها براساس ضرورت و اهمیت آن کمک می‌کند و به راحتی پی می‌برید چه کارهایی را می‌توانید واگذار کنید و یا اصلا انجام ندهید.

4⃣ قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو)

#اصل_پارتو یا همان قانون ۸۰ ۲۰ بیان می‌کند که ۸۰ درصد نتایج فقط از ۲۰ درصد تلاش‌های شما می‌آید. قانون پارتو متعلق به ویلفردو پارتو است که در اوایل دهه ۱۹۰۰ متوجه شد که ۸۰ درصد زمین‌های ایتالیا را تنها ۲۰ درصد مردمان ایتالیایی تصاحب کرده‌اند. در کسب‌وکار نیز، ۸۰ درصد سود شما از ۲۰ درصد فروش‌تان حاصل می‌شود.

5⃣ روش ABC

#هزینه_یابی_بر_مبنای_فعالیت (Activity-Based Costing System) یا به اختصار ABC یک روش هزینه یابی است که هزینه‌های سربار و غیر مستقیم را به محصولات و خدمات مرتبط اختصاص می‌دهد.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ ماتریس آیزن هاور

✅ #ماتریس_آیزنهاور یکی از تکنیک های کارآمد برای مدیریت زمان است؛ ماتریس آیزنهاور که به آن ماتریس فوری – مهم هم گفته می شود به افراد در جهت دسته بندی و اولویت بندی کارها بر اساس اهمیت و فوریت کمک می کند.

✅ برای استفاده از ماتریس #آیزنهاور فقط کافی است یک لیست از تمام کارهایی که در طول روز یا هفته باید انجام دهید، فراهم کنید. نحوه اولویت بندی کارها بدین صورت است:

▪کارهای مهم و فوری؛

کارهایی که اهمیت زیادی دارد و فورا باید انجام شود.

▪کارهای مهم و غیر فوری؛

انجام این کارها ضروری بوده اما برای انجام آن زمان دارید و لازم نیست که فورا و در اسرع وقت انجام شود اما برای انجام این کار باید یک برنامه ریزی زمانی داشته باشید.

▪کارهای غیرمهم و فوری؛

این کارها می توانند مانعی برای دستیابی به اهداف باشند؛ بهتر است این کارها را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید.

▪کارهای غیرمهم و غیر فوری؛

این کارها منجر به حواس پرتی و به تعویق انداختن کارهای دسته اول و دوم می شود؛ بهتر است از انجام این کارها اجتناب کنید.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar