🔴 مديريت محدوده پروژه چيست؟

▪️#مديريت_محدوده_پروژه فرآيندي براي اطمينان از اين است که يک پروژه شامل تمام کارهاي مرتبط و مناسب براي رسيدن به اهداف پروژه مي شود.

▪️در واقع #هدف اوليه مديريت محدوده پروژه کنترل کردن اين است که چه چيزي در محدوده قرار مي گيرد و چه چيزي قرار نمي گيرد.

▪️تکنيک هاي مديريت پروژه به مديران پروژه و ناظران امکان مي دهد که دقيقاً مقدار کاري که براي تکميل يک #پروژه مورد نياز است را به آن کار اختصاص دهند.

🔴 محدوده پروژه چيست؟

▪️#محدوده_پروژه در واقع کاري است که براي تحويل يک پروژه، سرويس يا نتيجه با ويژگي ها و نقش هاي مشخص بايد انجام شود.

▪️محدوده به مجموعه اي از #محصولات، سرويس ها يا نتايج قابل تحويل با ويژگي هاي خاص اطلاق مي شود.

🔴 مراحل مدیریت محدوده پروژه

مديريت محدوده پروژه از سه مرحله زير تشکيل مي شود:

1⃣ #برنامه_ريزی

به فرآيند تعريف يک نماي کلي به علاوه کارهايي که براي دستيابي به محصولات #قابل_تحويل بايد انجام شود، برنامه ريزي گفته مي شود.

2⃣ #کنترل

به فرآيند #مستندسازي، رديابي و تمرکز کردن بر موانع محدوده و هم چنين تأييد يا رد تغييرات از طريق کنترل و نظارت بر اين فرآيندها کنترل ناميده مي شود.

3⃣ #خاتمه_دادن

به #فرآيند_رسيدگي به تحويلات پروژه، خاتمه دادن مي گويند. تخمين نتايج پروژه نسبت به برنامه اصلي از کارکردهاي اوليه اين مرحله مي باشد.

🔴 تعاریف

▪️فرض کنيد هدف از انجام يک پروژه تحويل يک محصول در نظر گرفته مي شود. اگر محدوده پروژه و #محصول به طور مناسب تعريف نشوند، رسيدن به اهداف مورد نظر پروژه غيرممکن مي شود.

▪️دو اصطلاح که وسيع ترين استفاده را در مقوله #مديريت پروژه دارند، محدوده پروژه و محدوده محصول هستند. در ادامه تعاريف کوتاهي از اين ۲ مفهوم ارائه مي کنيم.

1⃣ محدوده محصول

#محدوده_پروژه را مي توان به عنوان ويژگي يا خصوصيات يک پروژه صرفنظر از طراحي، عملکرد يا قسمت هاي مختلف آن تعريف کرد. نکته مهم اين است که محدوده محصول، به محصول واقعي و ملموسي اشاره دارد که در نهايت توليد مي شود.

2⃣ محدوده پروژه

برعکس مقوله #محدوده_محصول، محدوده پروژه بر گام هاي مختلفي که بايد براي تحويل محصول برداشته شود تمرکز مي کند. محدوده پروژه مي تواند شامل کارهايي مانند خطوط مونتاژ، آموزش کارکنان، زنجيره هاي تأمين و تختصيص پرسنل باشد.

🔴 فرآیندهای اصلی مدیریت پروژه

۶ فرآيند اصلي «مديريت محدوده پروژه» به شرح زير مي باشند؛

1⃣ برنامه ريزی مديريت محدوده

کارکرد برنامه مديريت محدوده، شرح دادن محدوده پروژه است. هم چنين در مورد نحوه تعريف بيشتر، #اعتبارسنجي و کنترل بيشتر محدوده پروژه در طول چرخه عمر پروژه مستند سازي مي کند.

2⃣ جمع آوری نيازمندی ها

در اين مرحله #ذينفعان پروژه بايد فرآيندهاي تخصيص و مستند سازي را انجام دهند تا فعاليت هاي پروژه را برآورده کنند.

3⃣ تعريف محدوده

اين مرحله شامل ارائه يک تعريف مفصل از پروژه و محصول است. بنابراين وقتي ليست نيازمندي ها را تهيه مي کنيد، بايد تمامي نيازهاي مختلف پروژه و #محصولات يا سرويس ها را تعريف کنيد.

4⃣ ايجاد ساختار شکست کار

به وجود آوردن ساختار #شکست_کار با استفاده از تکنيکي به نام تکنيک تجزيه يا شکست انجام مي شود. اين تکنيک به منظور رسيدن به نتايج بهتر و بر اساس تقسيم بندي کارهاي قابل تحويل پروژه به اجزاي کوچک تر و قابل کنترل تر انجام مي شود.

5⃣ تأييد محدوده

اين مرحله بخشي از #فرآيند_نظارت و کنترل پروژه است که شامل بررسي موارد تحويل کالا به مشتري يا حامي مالي است تا اطمينان حاصل شود که کار به طرز مطلوب انجام شده است و مورد قبول مشتري يا حامي مالي قرار مي گيرد.

6⃣ کنترل محدوده

#کنترل_محدوده آخرين فرآيند در مديريت محدوده پروژه محسوب مي شود. اين مرحله نيز بخشي از پروسه کنترل و نظارت پروژه مي باشد.

#مدیریت_پروژه
#پایگاه_جامع_مدیریار
#مديريت_محدوده_پروژه

www.modiryar.com

@modiryar

🔺استاندارد بین المللیISO 21500
🔻(مدیریت پروژه- خطوط راهنما)

✅ راهنمایی هایی را درباره مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه ارائه می‌کند که برای #عملکرد_پروژه مهم و برآن تاثیرگذار است.

✅ استاندارد بین المللیISO 21500 بر مبنای تعریف مفاهیم یازده گانه، فرآیند‌های قابل #استاندارد‌سازی ۳۸ گانه مدیریت پروژه را (صرف نظر از تحول و پشتیبانی) در پنج گروه فرآیندی و ۱۰ گروه موضوعی زیر ارائه می‌نماید:

🔴 گروه های فرآیندی شامل موارد زیر است:

1⃣ آغازین
2⃣ برنامه‌ریزی
3⃣ پیاده سازی
4⃣ کنترل
5⃣ اختتام

🔴 گروه‌های موضوعی شامل موارد زیر است؛

1⃣ یکپارچه‌سازی
2⃣ ذینفعان
3⃣ محدوده
4⃣ منابع
5⃣ زمان
6⃣ هزینه
7⃣ ریسک
8⃣ کیفیت
9⃣ تدارکات
🔟 ارتباطات

✅ در هدف #فرآیند دستاورد‌های پیاده‌سازی فرآیند توصیف شده است. شرح فرآیند شامل خطوط راهنمایی برای استقرار فرآیند بوده که قابلیت الزامی شدن را دارد.

✅ ورودی و خروجی هر فرآیند علاوه بر تبیین ارتباطات فرآیندها، می‌تواند شاخصی برای اندازه‌گیری #اثربخشی فرآیند باشد.

✅ سازمان‌های #پروژه_محور و همچنین سازمان‌هایی که بخشی از فعالیت‌های آن‌‌ها پروژه محور می‌باشد و یا دارای دفاتر مدیریت پروژه می‌باشند می‌توانند فعالیت‌های خود را بر اساس این استاندارد بین المللیISO 21500 (مدیریت پروژه- خطوط راهنما) سازماندهی نمایند.

✅ دامنه کاربرد #استاندارد بین المللیISO 21500 (مدیریت پروژه- خطوط راهنما) می‌تواند گسترده است و مخاطبان زیر را در بر گیرد:

▪️کارفرمایان و ناظران پروژه
▪️پیمانکاران پروژه
▪️دفاتر مدیریت پروژه سازمان‌ها

#ISO_21500
#مدل_مفهومی
#مدل_مدیریت
#مدیریت_پروژه
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com

@modiryar

✍ چارچوب جستون و نلیس برای استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار

✅ یکی از چارچوب‌ های اجرایی پروژه‌های BPM توسط جان جستون و #یوهان_نلیس در سال ۲۰۰۸ ارائه شده است. #جان_جستون بیش از ۳۰ سال در زمینه تجارت و IT فعال بوده است. مدیریت فرآیندهای کسب وکار، بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت پروژه بخش یا زمینه‌های تخصصی‌شان محسوب می‌شوند.

✅ #جستون مشاوربسیاری از سازمان‌ها در زمینه استراتژی و پیاده‌سازی پروژه های فرآیند محور بوده است. یوهان نلیس نیز تجربیان فراوانی در گوشه و کنار جهان به عنوان مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته است. وی متخصص تطبیق فرآیندها با استراتژی، اهداف کسب و کار و IT است.

✅ در همه پروژه‌ها فاز شروع، فاز اولیه پروژه است، جایی که یکی از واحدهای سازمانی برای بهبود کسب و کار انتخاب می‌شود، و حوزه‌های پروژه مشخص شده، پایه‌ریزی شده و در نهایت پروژه آغاز می‌گردد.

✅ از این نقطه، فازهای درک خلاقیت، توسعه و پیاده‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند تا تک تک زیر پروژه‌های پروژه را راهنمایی کرده و این اطمینان حاصل شود که تمامی زیر پروژه‌ها از یک شیوه یا چارچوب یکسان پیروی می‌کنند.

✅ در طول مراحل نهایی پروژه، تیم پروژه، باید کار خود را تا درک ارزش یا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا این اطمینان حاصل گردد که مرحله گذار از یک پروژه به عملیات عادی کسب و کار اتفاق افتاده است. این مرحله پروژه را، از حالت پروژه‌ای صرف خارج کرده و آن را به عملکردی پایدار تبدیل خواهد کرد.

✅ در طول کل پروژه باید به «عناصر حیاتی» شامل مدیریت پروژه، مدیریت تغییر افراد و رهبری مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود این عناصر حیاتی در پروژه، ریسک پروژه به صورت مشخصی افزایش خواهد یافت.

✅ هر چارچوب که توسط سازمان اتخاذ شود لازم است که به قدر کافی نسبت به ساختار سازمان انعطاف‌پذیر و جامع باشد تا هر کدام از زیر پروژه‌ها، با برنامه‌ها و شیوه‌های سازمانی مطابقت داشته باشد.

✅ چارچوب ارائه شده توسط #جستون_نلیس علاوه بر اینکه نشان می‌دهد کارها چگونه باید در هر فاز انجام شوند، ارتباط میان فازها را هم بیان می‌کند.

🔴 چارچوب ۷FE به چهار F با گروه بندی ده مرحله ای و سه E به عنوان ضرورت اشاره دارد. چهار F به بنیان‌ها (مبانی)، یافته ها و راه حل، تحقق (اجرا) و بعد آتی یا آینده به شرح ذیل مربوط می باشد که ده مرحله را گروه بندی می کنند.

✅ بنیان‌ها (مبانی):

نوع پروژه BPM تعیین خواهد کرد که چقدر نیاز به برنامه‌ریزی جهت همسویی به راهبرد و توجه به معماری فرایند در سازمان است اما باید توجه شود اغلب پروژه‌ها از مرحله راه‌اندازی شروع می‌شوند. بنیان هر #پروژه از این سه مرحله تشکیل شده است،

✅ یافته ها و راه حل:

تجزیه و تحلیل‌های فرایندی و نتایج و یافته‌های حاصل از آن در مرحله درک انجام می‌شود که متناسب با راهکارهای مرحله ابتکار است.

✅ تحقق (اجرا):

راهکارها پیاده‌سازی شده و #توسعه می‌یابند. در این مرحله افراد (کارکنان) نیز درگیر می‌شوند.

✅ بعد آتی یا آینده:

پروژه از وضعیت پروژه به فعالیتهای متداول کسب و کار باید تبدیل شود. این کار با انجام مراحل تحقق یافتن ارزش و عملکرد پایدار صورت می‌گیرد. این دو مرحله ضامن تکرارپذیری و نهادینه سازی پروژه‌های فرایند و #بهبود_فرایند در سازمان می‌باشند.


#BPMS

#مدل_مفهومی
#مدل_مدیریت
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مثلث پروژه

✅ یکی از مهمترین وظایف مدیر پروژه شناسایی #الزامات_پروژه است. مهمترین الزامات پروژه‌ها عبارتند از:

▪گستره (Scope)
▪زمان (Time)
▪هزینه (Cost)

✅ یا به اصطلاح «مثلث STC»، «مثلث پروژه»، «مثلث مدیریت پروژه»، یا «مثلث طلایی پروژه». منظور از گستره، مجموعه عناصر تشکیل دهنده پروژه کامل شده یا مجموعه کارهایی است که باید برای تکمیل آن انجام داد.

▪به عنوان مثال اگر پروژه ساخت یک #ساختمان را در نظر بگیریم که نمای آن در طرح اولیه سنگی بوده و بعداً تبدیل به پنل آلومینیومی شود، گستره تغییر کرده است.

▪گستره یا محدوده همان مشخصات پروژه، یا هست‌ها و نیست‌های پروژه است؛ یعنی چه چیزهایی با چه مشخصاتی در پروژه هست و چه چیزهایی در پروژه نیست.

✅ عبارت رایجی برای توصیف وضعیت ایده‌آل پروژه وجود دارد:

On Time, On Spec, On Budget

▪که در اینجا منظور از Specification یا Spec (مشخصات) همان گستره است. به عبارت دیگر فرض سنتی این است که اگر پروژه‌ای طبق مشخصات، هزینه و زمان مشخص شده تکمیل شود، کاملا موفق خواهد بود. مدیر پروژه از فرآیندهای 47 گانه معرفی شده استفاده می‌کند تا مطمئن شود پروژه مطابق با محدوده، در زمان مقرر، و با بودجه یا هزینه مصوب اجرا می‌شود. الزامات STC در همه پروژه‌ها وجود دارند، اما اولیت آن‌ها در پروژه‌های مختلف یکسان نیست.

🔴 مثلث پروژه

✅ گستره

▪در بعضی از پروژه‌ها، #گستره بسیار مهم‌تر از زمان و هزینه ا‌ست. پروژه‌های حساس از این دست هستند؛ به عنوان مثال پروژه تولید یک ماهواره که به سال‌ها کار نیاز دارد اما با یک خطای کوچک ممکن است سال‌ها زحمت و هزینه به هدر رود و مثلاً ماهواره در لحظه پرتاب منفجر شود. مثال دیگری از این دست، پروژه‌هایی هستند که محصولشان با جان انسان‌ها سر و کار دارد،

▪مانند پروژه‌های حوزه صنایع تجهیزات پزشکی، تولید دارو و امثال این‌ها. نمی‌توانیم یک پروژه داروسازی داشته باشیم و دارویی را با نصف زمان و هزینه لازم تولید کنیم که تنها جان نیمی از بیماران را نجات می‌دهد! بنابراین در پروژه‌هایی که خروجی آن‌ها به گونه‌ای است که کوچک‌ترین نقصی می‌تواند فاجعه ایجاد کند، گستره اولویت بالایی دارد.

✅ زمان

▪در برخی دیگر از پروژه‌ها، #زمان مهم‌تر از گستره و هزینه است. به یاد داشته باشیم وقتی می‌گوییم یکی از این سه الزام اولویت اول است، به معنی بی‌توجهی به آن دو‌تای دیگر نیست. وقتی می‌گوییم در بعضی پروژه‌ها زمان مهم است، یعنی مهم‌ترین است. یعنی اگر جایی بین زمان با گستره و هزینه تناقض ایجاد شد، سعی می‌کنیم زمان را در اولویت قرار دهیم.

▪به عنوان مثال پروژه‌هایی که در فازهای مختلف #پارس_جنوبی انجام می‌شوند. فرض کنید طبق محاسبات این تخمین بدست آید که با اتمام یکی از این پروژه‌ها یا فازها و با شروع بهره‌برداری از آن، ظرف مدت پنج ماه کل سرمایه‌گذاری‌های انجام شده برای آن پروژه یا فاز بازگردانده خواهد شد. هر روز به تأخیر انداختن چنین پروژه‌ای، برابر است با از دست دادن میلیاردها تومان. چنین دوره بازگشت سرمایه‌ای در دنیا بی‌نظیر است. پس این یعنی در این پروژه هزینه چندان مهم نیست و برعکس، زمان بسیار مهم است.

✅ هزینه

▪و سرانجام دسته دیگری از #پروژه‌_ها نیز هستند که در آن‌ها #هزینه مهم‌تر از گستره و زمان است. این اتفاق معمولاً در بخش خصوصی می‌افتد. به عنوان مثال فرض کنید می‌خواهیم برای خودمان یک ویلا بسازیم. اگر قیمت یکی از مواد اولیه مهم به خاطر یک حادثه غیرمترقبه با افزایش مقطعی روبرو ‌شود، به راحتی پروژه را متوقف کرده و ادامه‌ آن را تا بعد از رفع تبعات آن حادثه و بازگشت قیمت به محدوده قبلی به عقب می‌اندازیم.

#مثلث_پروژه
#مدیریت_پروژه
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ ۱۲ اصل کلیدی مدیریت پروژه

✅ قبل از اینکه حتی بتوانید #پروژه را برنامه ریزی کنید و یا مهارت مدیریت پروژه را داشته باشید باید آن را توسط ذینفعان و حامیان مالی تأیید کنید. بنابراین، شما به نوعی یک فروشنده هستید.

✅ سپس باید #برنامه_ریزی کنید، بودجه بندی کنید، و همه اینها باید در محدوده آنچه تصویب شده است باشد. در مرحله بعدی، شما برای انجام آن وظایف باید تیمی را جمع کنید و باید پیشرفت آنها را کنترل کرده و گزارش آن را به مدیران پروژه دهید.

① تعهد
② ریسک
③ تعریف
④ فرهنگ
⑤ ساختار
⑥ شفافیت
⑦ موفقیت
⑧ پیشرفت
⑨ ارتباطات
⑩ مدیر پروژه
⑪ چرخه پروژه
⑫ مسئولیت پذیری

✅ نکته اصلی هر پروژه دستیابی به اهداف مشخص است. شما باید از همان ابتدا مشخص کنید که می خواهید #پروژه شما به چه نتیجه ای برسد.

✅ بعنوان مثال، اگر هدف این پروژه افزایش فروش و سود، افزایش #بهره_وری کارکنان، بهبود کیفیت محصول یا خدمات یا موارد دیگر باشد. برای موثر بودن، اهداف شما باید تا حد ممکن مشخص باشد.

✅ اما رسیدن به اهداف پروژه نیازمند قوانین و اصول است. که بدون آنها #اهداف_پروژه محقق نمی شود.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

🔴 فرآیندهای مدیریت زمان پروژه

1⃣ برنامه ریزی مدیریت زمان بندی:

این فرآیند جهت تعیین خط مشی ها، رویه ها و اسناد برای برنامه ریزی مدیریت، اجرا و کنترل #زمان_بندی یک پروژه است.

2⃣ تعریف فعالیت:

#فرآیند شناسایی و مستند سازی اقدام های خاص زمان بندی که لازم است به منظور تولید تحویل دادنی های مختلف پروژه انجام شوند.

3⃣ تعیین توالی فعالیت ها:

فرآیند شناسایی و #مستندسازی روابط بین فعالیت های یک پروژه

4⃣ برآورد منابع فعالیت ها:

فرآیند برآورد نوع و کمیت مصالح، #نیروی_انسانی، تجهیزات یا لوازم برای اجرای هر فعالیت.

5⃣ برآورد مدت زمان فعالیت ها:

فرآیند برآورد تعداد دوره های کاری لازم برای تکمیل هر #فعالیت با منابع برآورده شده.

6⃣ تهیه زمان بندی:

فرایند تحلیل توالی فعالیت ها، مدت زمان، الزامات منابع و محدودیت های زمان بندی به منظور ایجاد مدل #زمان_بندی_پروژه.

7⃣ کنترل زمان بندی:

فرآیند نظارت بر وضعیت فعالیت های #پروژه برای به روز رسانی میزان پیشرفت عملیات و مدیریت تغییرات مبنای زمان بندی، به منظور تحقق برنامه ها.


#مدیریت_پروژه
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ سندروم ایمپاستر چگونه ما را درگیر می کند؟

▪یک #فرد_موفق و با تجربه ممکن است زمانی به خودش بیاید و ببیند درگیر سندروم ایمپاستر شده است؛ متاسفانه هرچه روند موفقیت فرد بیشتر شود و بیشتر مورد تحسین و تشویق دیگران قرار بگیرد، احتمال اینکه بیشتر درگیر این سندورم شود، بالاتر می رود.

▪وقتی یک نفر با سندورم ایمپاستر درگیر شود، احساس نالایق بودن، بی کفایت بودن، متقلب بودن وجودش را فرا می گیرد. فرد دیگر خودش را باور ندارد و دائما نسبت به مهارت هایش #احساس_شک و تردید و دو دلی دارد.

🔴 انواع سندروم ایمپاستر

پنج نوع رایج #سندروم_ایمپاستر عبارت است از:

✅ کمال گرا

▪#کمال‌_گرایی یکی از رایج ‌ترین انواع سندروم ایمپاستر است. افراد کمال گرا معمولاً استانداردهای غیرممکن بالایی را برای خود تعیین می کنند که اغلب نمی توانند به آن ها دست یابند.

▪#کمال_گرایان، اگر نتوانند به هر هدفی دست پیدا کنند، در هر مهارتی برتری پیدا کنند یا هر کاری را به بهترین نحو انجام دهند، احساس بی کفایتی خواهند کرد.

▪هر اشتباه کوچک یا شکست می تواند منجر به شک و تردید به خود، نگرانی بیش از حد یا احساس بی کفایتی شود. فارغ از سطح #موفقیت، هرگز احساس رضایت نمی کنند.

✅ متخصص

▪#متخصصان بر این باورند که قبل از شروع هر کاری، باید همه چیز را بررسی کنند و در مورد اصول کلی کار مطلع باشند.

▪آن ها به طور مداوم در طول زندگی خود به دنبال گواهینامه ها، اطلاعات یا #آموزش های جدید برای بهبود شایستگی خود هستند.

▪#متخصصان ارزش فردی خود را با میزان آگاهی که دارند می سنجند و اصلا مهم نیست که چقدر در مورد یک موضوع اطلاعات دارند یا مهارت آن ها چقدر است.

▪این گروه به طور مداوم احساس ناآماده بودن، نادانی یا بی تجربه بودن می کند. مثلا فردی را در نظر بگیرید که علی رغم دانش و #مهارت_کافی برای شغل مورد نظرش درخواست نمی دهد.

✅ نابغه طبیعی

▪یک #نابغه_طبیعی بر این باور است که ارزش شخصی او با چگونگی به دست آوردن یک #مهارت در ارتباط است.

▪اگر مجبور باشند برای ارتقا و کسب یک مهارت تلاش کنند یا یک #مهارت را آسان به دست بیاورند فکر می کنند شیاد و کلاهبردارند.

▪اگر زمان انجام یک #پروژه طول بکشد یا فرد به اندازه کافی خوب نباشد، ممکن است به دلیل شرم و خجالت کار را کنار بگذارد و از ادامه کار انصراف بدهد.

✅ تک نوازنده

▪#تک_نوازنده علاقه مند به انجام کار به صورت انفرادی و مستقل است. درخواست از دیگران به منزله شکست خوردن برای این افراد است چرا که فکر می کنند به تنهایی و بدون کمک دیگران می توانند به هر چیزی دست پیدا کنند.

▪درخواست کمک از دیگران برای آن ها با چیزی جز #احساس_شرم و خجالت همراه نیست. هیچ چیز به اندازه خودمختاری و استقلال برای این افراد خوشایند نیست.

✅ ابر قهرمان

▪یک #ابرقهرمان برای اینکه خودش را به دیگران ثابت کند، بیشتر از اطرافیان کار می کند. آن ها بیش از اندازه مسئولیت پذیر هستند، و تعهدات کاری و وظایف خانوادگی زیادی را قبول می کنند و نسبت به انجام همه ی این کارها احساس نیاز دارند؛ اگر این کار را انجام ندهند حس می کنند کلاه بردارند.

▪آن ها نیاز دارند که در تمام جنبه های #زندگی_موفق شوند و همین مسئله باعث می شود، احساس استرس، اضطراب، درگیری بیش از حد در کارها، داشته باشند.

#روانشناسی_مدیریت
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ دلایل شکست پروژه

در دنیای امروزی و همکاری تیم‌ها از سرتاسر جهان و بین سازمان‌های مختلف، تسلط یافتن بر پروسه برنامه‌ریزی پروژه، اهمیت بسیار زیادی دارد. با داشتن یک برنامه کاری برای #مدیریت_پروژه مشخص، شما می‌توانید زمان و هزینه زیادی را با تنظیم پروژه‌تان به‌سوی موفقیت، صرفه‌جویی کنید. اما ابتدا بهتر است بدانید که کدام پروژه‌های کاری، با شکست مواجه خواهد شد و چطور اطمینان حاصل کنید که #پروژه شما موفقیت‌آمیز خواهد بود.

✅ عدم وضوح اهداف
▪ ٪۳۷

✅ ارتباط و تعامل ضعیف
▪ ٪۱۹

✅ تعامل ضعیف سطح مدیریت
▪ ٪۱۸

✅ مقاومت کارمندان
▪ ٪۱۴

✅ منابع مالی ناکافی
▪ ٪۸

✅ سایر دلایل
▪ ٪۴


#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ تکنیک کوه کوچک

🔺 کوه کوچک!
🔻 تاثیر کارها و اقدامات کوچک بر زندگی

✅ #قدم‌_های_کوچک ما در زندگی می‌تواند تاثیرات بسیار بزرگی برجای بگذارد. ریزکارها (یا میکرواکشن - Microaction ها) گام‌های عملی بسیاری هستند که ما برای انجام یک کار برمی‌داریم و یک کار بزرگ را به صورت قدم به قدم، انجام می‌دهیم.

✅ شکستن یک #پروژه‌ی_فردی (مثل کوهنوردی صبح زود) در گام‌های اجرایی بسیار ساده و کوتاه و قابل ِ فهم می‌تواند راه‌حل بسیار مهمی برای ایجاد عادت های جدید و خوب باشد. روشی که من امروز صبح قبل از ساعت ۰۴:۳۰ صبح انجام دادم و یک سحرخیزی عالی را تجربه کردم و تا لحظه‌ی نوشتن این کلمات (بعداز ظهر همان روز) سرشار از انرژی هستم.

✅ ایجاد یک پروژه‌ی بزرگِ ذهنی برای بالا رفتن از کوه (کوهنوری) کاری سخت یا بسیار سخت است. اما وقتی همین #پروژه‌ را به گام‌های کوچک تقسیم می‌کنیم، ضمنِ اینکه اجرایی‌تر و ممکن‌تر می‌شود از سویی لذت‌بخش‌تر شده و از انجامش حال خوبی کسب می‌کنیم.


#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ اثربخشی پروژه و ارتباط آن با رفتار سازمانی

▪#اثربخشی_پروژه بکارگیری سیستماتیک منابع، دانش‏، مهارت‏ ها، ابزارها و تکنیک‏ ها در سطوح مختلف پروژه فرد، گروه و سازمان پروژه در جهت‌ حفظ‌ مسیر پروژه‌ برای ‌دستیابی‌ به‌ یک‌ تعادل‌ اقتصادی موجه‌ بین‌ سه‌ عامل‌ زمان، هزینه‌ و کیفیت و همسو سازی با اهداف و برنامه های کلان سازمان می باشد.

▪با بررسی متغیرهای موجود در سطوح مختلف یک #پروژه می توان به این نتیجه رسید که عوامل رفتاری در یک سازمان به عوامل زیادی از بیرون و از درون سازمان ارتباط دارد و نمی توان به داشتن فقط چند معیار و شاخص بسنده کرد ولی شروع این کار مهمتر می باشد و بهبود اجرای کار مسلماٌ از برداشتن قدم اول حاصل می شود.

✅ متغیرهای رفتاری سازمانی

▪ با بررسی انجام شده می توان عوامل تاثیر گذار بر متغیرهای موجود اشاره کرد و به این نتیجه رسید که هر متغیر در سطوح مختلف (فرد، گروه، سازمان) چه تاثیری بر اثر بخشی پروژه در سه حوزه زمان، هزینه و #کیفیت دارد.

▪به عنوان مثال #فرآیندهای_سازمانی تاثیر مستقیم بر زمان و هزینه های پروژه دارد. و یا رضایت شغلی یکی از متغیر های اصلی تاثیر گذار بر سه شاخص اصلی پروژه می باشد. میتوان در یک جلمه گفت تمامی این متغیر ها بر سه شاخص اصلی پروژه یعنی زمان ، هزینه و کیفیت ارتباط مستقیم دارد.

▪در سازمان های “سبز″ که #فرآیندهای_پروژه محور را ترویج می کنند، مدیران پروژه های کامل و قاطع در تمامی سازمان جهت اجرای پروژه ها حضور دارند. در این مفهوم، “سبز″ به معنی محیطی که انگیزش افراد و تیم ها را از بین نمی برد. این محیط به افراد این اجازه را می دهد تا بصورت طبیعی کار کنند.

✅ مثال هایی از یک محیط سبز سازمانی شامل موارد زیر است:

▪همکاری بجای رقابت
▪اعتماد بین کارمندان و مدیران
▪افرادی که بصورت کامل و مداوم با دیگران ارتباط برقرار می کنند.
▪درک رایج و مشترک از اهداف که معنا و دلیل فعالیت ها را ارائه می کند.
▪یک چشم انداز به اشتراک گذاشته شده که منجر به شفافیت در تهیه دستورالعمل های کاری می شود.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مسیر یادگیری و تحول سازمانی

🔴 #مسیر_یادگیری و #تحول_سازمانی در بهره وری سازمانی مطابق نقشه راه (Road Map) شامل موارد زیر است:

✅ آموزش های اولیه و ایجاد حس نیاز به تغییر و حرکت به سمت بهبود (فاز صفر)
✅ سنجش های سازمانی (فاز سنجش)
✅ توسعه سازمانی و منابع انسانی (انجام فاز ۱ و ۲ نقشه راه)
✅ توسعه فرآیندی (اجرای فاز ۳ نقشه راه)
✅ طرح ریزی استراتژیک سازمان (اجرای فاز ۴ نقشه راه)

🔴 نقشه راه

✅ فاز صفر را می‌توان حذف کرد اما بر #اثربخشی پروژه تاثیر زیادی می‌گذارد. در صورت تصمصم بر فشرده‌سازی پروژه پیشنهاد می‌شود این فاز در قالب یک سمینار صورت پذیرد.

✅ فاز سنجش #سازمانی قابلیت دارد که همزمان‌سازی با فازهای پروژه شود اما ذات یک تجویز خوب در تشخیص خوب است. این فاز مستقلا هم قابل انجام است. اگر نیاز باشد که این پروژه به فازهایی شکسته شود پیشنهاد می‌گردد با اجرای مستقل این فاز، پروژه تعریف شود.

✅ چهار فاز اصلی اجرایی پروژه هر یک مستقلا قابلیت اجرا و پیاده‌سازی دارد. اما از آنجاییکه این فازها به هم مرتبط هستند، چنانچه سازمان در بقیه فازها فعالیتی انجام داده است نتایج آن پروژه در اختیار قرار گیرد تا یکپارچگی #مدیریت و نظام‌های مدیریت حفظ شود.

✅ چنانچه توسط سایر مشاوران فازهای مشابهی در سازمان در حال انجام است که به موضوعات مدیریت مرتبط می‌شود مانند تیم‌های نرم‌افزاری و یا مشاورین حوزه مالی و اداری لازم است آن تیم‌ها با تیم اجرای این پروژه در ارتباط قرار گیرند تا با دوباره‌کاری یا تعارض بین شیوه‌ها منافع #سازمان به خطر نیفتد.

✅ یک نقش که در قالب این #پروژه قابل انجام است و به یکپارچگی پروژهای مدیریتی و سازمانی کمک می‌کند اینست که نقش «مشاور عمومی» به این مشاور داده شود تا بر تعریف پروژه‌های دیگر، کارسپاری به سایر مشاوران و تحویل‌گیری کار از سوی کارفرما هم نظارت داشته باشد و یکپارچگی زیرسیستم‌ها حفظ شود.

✅ تقدم و تاخر بین فازهای اصلی پروژه با بررسی اولیه و نوع نیاز سازمان تعیین خواهد شد. اما اگرچه به لحاظ علمی و تیوریک فاز استراتژی مقدم بر سایر فازهاست اما معمولا بدون کار بر روی سایر فازها بلوغ اجرای فاز استراتژی وجود ندارد و لازم است ابتدا سازمان روی سازماندهی به نقطه کاربردی برسد و سپس با اجرای #استراتژی ساختار جدید، تدقیق شود.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مدل کار تیمی بروس تاکمن

✅ #مدل_بروس_تاکمن یکی از مشهورترین و مهمترین ابزارهای کمک کننده در توسعه تیم است. این مدل توسط آقای بروس تاکمن در دهه ۱۳۴۰ شمسی (۱۹۶۰ میلادی) ارائه شده است. با توجه به این که مبنای مدل توسعه تیم است، لازم است کمی در این خصوص توضیح داده شود.

✅ #مدير_پروژه حتي اگر بتواند مهارت هاي كافي را در پروژه گردآوري نمايد، بايد مطمئن شود اين اعضا مي توانند در كنار هم در راستاي اهداف حركت نمايند. بسياري از پروژه هايی که شکست می خورند در جذب افراد بسيار توانمند مشكلي نداشته اند بلكه در ايجاد كارگروهي ناموفق عمل كرده اند.

✅ اعضای گروه شما افرادی با پیش زمینه های مختلف و از بخش های متفاوت هستند و شما به عنوان مدیر پروژه باید این مجموعه متنوع را به یک #تیم_هماهنگ و کارآمد تبدیل نمایید. برای توسعه گروه باید دو هدف اصلی را مد نظر داشت:

▪#رقابت میان اعضا رشد پیدا نماید.
▪#میزان_ارتباط و تعاملات میان افراد افزایش یابد.

به این منظور باید هم #وضعیت_همکاری تیم را شناخت و هم نقش مدیر پروژه را در هر مرحله به تصویر کشید. این موضوع در مدل ۵ مرحله ای تاکمن به تصویر کشیده است.

🔴 مدل ۵ مرحله ای بروس تاکمن

1⃣ شکل گیری (Forming)

✅ این مرحله در واقع آشنایی #اعضا با یکدیگر است. در این مرحله افراد تنها تلاش می کنند توسط دیگران پذیرفته شوند لذا از تعارض و مجادله پرهیز می نمایند. نقش ها و مسئولیت ها مبهم است، توافق ضعیفی در مورد اهداف وجود دارد.

✅ در این مرحله باید قوانین و انتظارات به صورت واضح تعریف شوند. برای توسعه گروه این مرحله لازم است اما کار زیادی در آن صورت نمی پذیرد. مدیر در این مرحله نقش #هماهنگی و یکپارچگی را ایفا می نماید.


2⃣ درگیری (Storming)

✅ در این مرحله از مدل تاکمن اختلاف دیدگاه های مختلف اعضا در مورد نحوه انجام کار بازرتر می شود. افراد یکدیگر را آزمایش می کنند و در میان آنها اغلب #تعارض وجود دارد.

✅ ممکن است برخی واکنش های احساسی در این مرحله وجود داشته باشد. در این سطح اهداف روشن تر از سطح یک هستند و #آموزش_نقش مهی ایفا می کند. نقش مدیر بیشتر هدایتگری است.

3⃣ انسجام (Norming)

✅ این مرحله وقتی شکل می گیرد که اعضا از یک روش مشترک برای انجام کار استفاده می کنند. هماهنگی و همکاری جایگزین #تعارض و درک نکردن ها می شود.

✅ در این مرحله نقش ها و مسئولیت ها پذیرفته شده و تصمیمات مهم بر اساس توافق گروهی گرفته می شود و #رهبر نقش تسهیل گر و مربی گری دارد.

3⃣ استحکام (Performing)

✅ تمام #گروه_ها به این مرحله نمی رسند. در این سطح افراد یکدیگر را به خوبی می شناسند و به هم اعتماد دارند. نقش ها و مسئولیت ها مطابق با نیازها بازتعریف می شود.

✅ تاکید بر دستیابی به #اهداف_گروهی است، روابط استحکام پیدا می کند و اعضای تیم با صداقت با هم برخورد می کنند. رهبر در این مرحله نقش تفویض کننده امور را دارد و این خود تیم است که کار مدیریت را بر عهده دارد.


4⃣ اختتام (Withdrawing)

✅ این مرحله مختص پروژه هاست. در این مرحله از #مدل_تاکمن همکاری تیم خاتمه می یابد.

✅ ممکن است اعضا در این مرحله از هم جدا شوند. ممکن هم است که کار در یک #پروژه_جدید و با همان تیم یا اعضای دیگر آغاز شود.

5⃣ اختتام

✅ #تیم_های_پروژه_ای تنها برای مدت ثابتی وجود دارند، و حتی تیم های دائمی نیز ممکن است بخاطر بازسازی سازمانی منحل شوند. دغدغه شما بعنوان رهبر تیم، هم برای هدف تیم و هم برای اعضای تیم است.

✅ فروپاشی یک تیم می تواند برای تمام علاقمندان به تیم تنش زا باشد و مرحله “خاتمه” در رسیدن به هدف تیم و #اهداف_شخصی افراد مهم است.

✅ #فروپاشی_تیم می تواند برای آن دسته از اعضای تیم که کار روتین را دوست دارند یا کسانی که روابط کاری نزدیکی با اعضای دیگر تیم ایجاد کرده اند دشوار باشد، بویژه اگر نقش ها یا حتی شغل های آینده شان نامعلوم باشد.

#مدل_مفهومی
#مدل_مدیریت
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ ساختار اجرایی پروژه

✅ زمانی که حرف از #مدیریت_پروژه به میان می‌آید در ذهن‌ها تجسم به حضور یک شخص در پروژه است. این در حالی است که مدیریت پروژه متشکل از یک تیم متخصص است که راهبری آن توسط مدیر پروژه است.

✅ بسیار مهم است که به این موضوع نگاه فرآیندی داشت زیرا برای انجام کار گروهی باید تمامی حوزه‌های کاری، شرح وظایف و رویه‌های انجام کارها مشخص باشد تا پروژه به محصول نهایی خود برسد. استانداردها موجود مانند pmbok در حقیقت به دنبال همین موضوع هستند که بتوانند فرآیندهای کاری در #تیم_پروژه را استاندارد و بهینه نمایند.

✅ فرآیندهای اجرایی شامل فرآیندهایی است که برای تکمیل کارهای برنامه ریزی شده و به منظور رسیدن به شاخص‌ها و محصول نهایی پروژه تعریف می‌شوند. هدف این گروه فرآیندی، هماهنگ نمودن افراد و منابع، مدیریت انتظارات ذینفعان و همچنین یکپارچه سازی و انجام فعالیت‌های پروژه در راستای برنامه مدیریت #پروژه است.


#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ اصول و راهنمای رفتاری مدیریت پروژه

✅ موسسه PMI همواره به دنبال ارائه استانداردی جهانشمول برای تمامی پروژه ها در تمامی صنایع بوده است. به همین دلیل در PMBOK6 تلاش کرده بود که رویکرد Agile را در بخش های مختلف پوشش دهد تا بتواند به نیازهای پروژه هایی که از این رویکرد استفاده می کنند پاسخ دهد. اما بازخوردهای اخذ شده نشان دادند که این تلاش چندان موثر نبوده است و مخاطبان PMBOK6 آن را به دلیل رویکرد فرآیندی آن، بیشتر مناسب #پروژه های آبشاری می دانند.

✅ بر این اساس موسسه PMI بر سر این دو راهی قرار گرفت که یا رویکرد فرآیندی که بیشتر مناسب پروژه های آبشاری است و در عین حال حالت تجویزی نیز دارد را حفظ کند یا آنکه آن را کنار بگذارد. که در نهایت موسسه PMI تصمیم سخت را گرفت و #رویکرد_فرآیندی و تجویزی خود را کنار گذاشت.

✅ موسسه PMI تصمیم گرفت که PMBOK 7 را به شکلی تدوین کند که کمتر حالت تجویزی داشته باشد و راهنمایی کلی تر باشد که برای همه پروژه ها و همه صنایع قابل استفاده باشد. برای رسیدن به این هدف PMBOK 7, 12 اصل برای #مدیریت_پروژه و 8 حوزه عملکردی پروژه را تعریف کرده است، این 12 اصل و 8 حوزه عملکردی آنقدر کلی و کلان هستند که برای همه پروژه ها با هر رویکرد تحویلی (آبشاری، چابک و ترکیبی) و همه صنایع قابل استفاده هستند.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ هرم مدیریت پروژه

✅ #مدیریت_پروژه تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص را مدیریت پروژه می‌گویند. به بیان دیگر مدیریت پروژه به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است.

✅ #پروژه‌_ها برای تحقق یک هدف به وجود می‌آیند. از آنجا که به طور معمول نیاز به هماهنگی میان تعدادی از اعضای سازمان، گاهی اعضای بخش‌های مختلف، دارند، پیچیده هستند. پروژه‌ها برای دستیابی به یک هدف انجام می‌شوند و از این رو، موقت هستند. آن‌ها فقط تا زمانی که اهداف مورد نظرشان حاصل شود، وجود دارند.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar