مدیریار | Modiryar
✍ سه گام برای ایجاد سیستم شاخص کلیدی ریسک (KRI) #مدیریت_ریسک #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ سه گام برای ایجاد سیستم شاخص کلیدی ریسک (KRI)
گفتیم که یک روش ساده برای ایجاد و توسعه شاخص کلیدی ریسک (KRI) این است که آن‌ها را براساس شاخص کلیدی #عملکرد (KPI) تنظیم کنید و بعد از آن یک روند مناسب برای گزارش دهی به افراد ذی نفع ایجاد کنید. در اینجا یک روند سه مرحله‌ای ساده برای ایجاد این سیستم را بیان می‌کنیم:
✅ ریسک های خود را انتخاب کنید
ابتدا این نکته را یادآوری کنیم که، شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) قرار است در مورد رویدادهای احتمالی #ریسک که می‌توانند اهداف سازمانی را تهدید کنند هشدار دهند، به این معنی که قبل از تعیین شاخص کلیدی ریسک (KRI)، لازم است اهداف و اولویت‌های سازمان و ریسک‌های اصلی تاثیر گذار بر اهداف را بشناسید و بر روی ریسک‌های با اولویت بالا، به خصوص آن‌هایی که دارای تاثیر، سرعت وقوع بالا، یا قدرت کنترل پایین هستند تمرکز کنید.
✅ مثال:
▪تصور کنید که ما در واحد ERM (مدیریت ریسک سازمانی) یک #سازمان کار می‌کنیم و مدیران سازمان یک تصمیم جدید استراتژیک برای تولید نوعی ابزار گرفته‌اند و هدف آن‌ها تولید ۱ میلیون واحد از این ابزار تا پایان سال است. در فرایند برنامه ریزی برای رسیدن به این هدف، مدیریت به این نتیجه رسیده است که نیروی کار موجود می‌تواند ۵۰۰۰ ابزار را در یک شیفت ۶ ساعته تولید کند و طبق این استراتژی با تامین کنندگان و فروشندگان مناسب برای ارتقای ماشین آلات تولید، خرید مواد اولیه و ارسال محصولات ساخته شده برای توزیع در فروشگاه‌ها، قراردادهای لازم را منعقد کرده است.
▪از این داده های کلیدی برای #توسعه_شاخص_کلیدی_عملکرد (KPI) استفاده می‌شود. با گذشت زمان، مدیران اجرایی این شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) را بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند در مسیر درست قرار دارند. ده ها ریسک خاص وجود دارد که می تواند باعث کُند شدن روند تولید شود، اما ما روی ریسک‌های سطح بالا تمرکز خواهیم کرد. در اینجا ریسک هایی مورد توجه ماست که بتواند سرعت تولید را پایین بیاورد و باعث شود مهلت تعیین شده برای تولید را از دست بدهیم.
✅ شاخص کلیدی ریسک (KRI) خود را ایجاد کنید
▪هنگامی که ریسک هایی را که می خواهید برای آن #سیستم هشدار زودهنگام ایجاد کنید شناسایی کردید، آماده ایجاد شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) هستید.
▪#شاخص_های_کلیدی_عملکردی (KPI) که سازمان برای خود طراحی کرده است برای ایجاد شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) خود استفاده کنید. این موضوع مزایای مختلفی دارد:
▪زمان و منابع لازم برای #جمع_آوری_اطلاعات بسیار کاهش می یابد و بوروکراسی های اداری نیز با ادغام با سایر حوزه های سازمان به حداقل می رسد.
✅ هنگام ایجاد #شاخص_های_کلیدی_ریسک (KRIs) ، اطمینان حاصل کنید که داده ها مشخصات زیر را داشته باشند:
▪وابستگی:
باید یک همبستگی مستقیم با ریسک وجود داشته باشد.
▪قابلیت اندازه گیری:
برای موثر بودن به عنوان یک شاخص هشدار سریع، شاخص کلیدی ریسک (KRI) باید کمی باشد.
▪به راحتی قابل دسترس باشد:
اگر اطلاعات ریسک به راحتی در قابل دسترسی نیست، آن را دنبال نکنید.
#مدیریت_ریسک
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
گفتیم که یک روش ساده برای ایجاد و توسعه شاخص کلیدی ریسک (KRI) این است که آن‌ها را براساس شاخص کلیدی #عملکرد (KPI) تنظیم کنید و بعد از آن یک روند مناسب برای گزارش دهی به افراد ذی نفع ایجاد کنید. در اینجا یک روند سه مرحله‌ای ساده برای ایجاد این سیستم را بیان می‌کنیم:
✅ ریسک های خود را انتخاب کنید
ابتدا این نکته را یادآوری کنیم که، شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) قرار است در مورد رویدادهای احتمالی #ریسک که می‌توانند اهداف سازمانی را تهدید کنند هشدار دهند، به این معنی که قبل از تعیین شاخص کلیدی ریسک (KRI)، لازم است اهداف و اولویت‌های سازمان و ریسک‌های اصلی تاثیر گذار بر اهداف را بشناسید و بر روی ریسک‌های با اولویت بالا، به خصوص آن‌هایی که دارای تاثیر، سرعت وقوع بالا، یا قدرت کنترل پایین هستند تمرکز کنید.
✅ مثال:
▪تصور کنید که ما در واحد ERM (مدیریت ریسک سازمانی) یک #سازمان کار می‌کنیم و مدیران سازمان یک تصمیم جدید استراتژیک برای تولید نوعی ابزار گرفته‌اند و هدف آن‌ها تولید ۱ میلیون واحد از این ابزار تا پایان سال است. در فرایند برنامه ریزی برای رسیدن به این هدف، مدیریت به این نتیجه رسیده است که نیروی کار موجود می‌تواند ۵۰۰۰ ابزار را در یک شیفت ۶ ساعته تولید کند و طبق این استراتژی با تامین کنندگان و فروشندگان مناسب برای ارتقای ماشین آلات تولید، خرید مواد اولیه و ارسال محصولات ساخته شده برای توزیع در فروشگاه‌ها، قراردادهای لازم را منعقد کرده است.
▪از این داده های کلیدی برای #توسعه_شاخص_کلیدی_عملکرد (KPI) استفاده می‌شود. با گذشت زمان، مدیران اجرایی این شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) را بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند در مسیر درست قرار دارند. ده ها ریسک خاص وجود دارد که می تواند باعث کُند شدن روند تولید شود، اما ما روی ریسک‌های سطح بالا تمرکز خواهیم کرد. در اینجا ریسک هایی مورد توجه ماست که بتواند سرعت تولید را پایین بیاورد و باعث شود مهلت تعیین شده برای تولید را از دست بدهیم.
✅ شاخص کلیدی ریسک (KRI) خود را ایجاد کنید
▪هنگامی که ریسک هایی را که می خواهید برای آن #سیستم هشدار زودهنگام ایجاد کنید شناسایی کردید، آماده ایجاد شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) هستید.
▪#شاخص_های_کلیدی_عملکردی (KPI) که سازمان برای خود طراحی کرده است برای ایجاد شاخص های کلیدی ریسک (KRIs) خود استفاده کنید. این موضوع مزایای مختلفی دارد:
▪زمان و منابع لازم برای #جمع_آوری_اطلاعات بسیار کاهش می یابد و بوروکراسی های اداری نیز با ادغام با سایر حوزه های سازمان به حداقل می رسد.
✅ هنگام ایجاد #شاخص_های_کلیدی_ریسک (KRIs) ، اطمینان حاصل کنید که داده ها مشخصات زیر را داشته باشند:
▪وابستگی:
باید یک همبستگی مستقیم با ریسک وجود داشته باشد.
▪قابلیت اندازه گیری:
برای موثر بودن به عنوان یک شاخص هشدار سریع، شاخص کلیدی ریسک (KRI) باید کمی باشد.
▪به راحتی قابل دسترس باشد:
اگر اطلاعات ریسک به راحتی در قابل دسترسی نیست، آن را دنبال نکنید.
#مدیریت_ریسک
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
مدیریار | Modiryar
✍ فرایندهای کلان و فازهای اجرایی حوزه پروژه #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ فرایندهای کلان و فازهای اجرایی حوزه پروژه
✅ #شاخص_های_کلیدی پروژه معیاری قابل اندازه گیری است که کارآمدی و موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان می‌دهد. سازمان ها در سطوح مختلفی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی موفقیتشان در رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند.
✅ این شاخص ها در سطوح بالا بر #عملکرد_کلی کسب و کار تمرکز دارند. تمرکز شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح پایین تر برفرایند بخش های مختلف مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و… است. ابزارهای اندازه گیری کمی هستند که می توانند برای مونیتورینگ و اندازه گیری کیفیت و کمیت فعالیت های پروژه که می توانند بر اهداف سازمانی پروژه تاثیر گذار باشند مورد استفاده قرار گیرند.
✅ ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﻣﺮوزه ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ #ﻣﺰﻳﺖ_ﻫﺎی_رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻛﺎراﺋﻲ و اثر بخشی در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ است. ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﺑﻬﺒﻮد اﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺿﺮورت دارد ﻛﻪ ﻛﻠﻴﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﭘﺮوژه ﻫﺎی ﺧﻮد را با تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی استاندارد کنترل ﻧﻤـﻮده و از ﻧﻘـﺎط ﺿـﻌﻒ و ﻗـﻮت پروژه خود مطلع و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمایند. در این راستا ابتدا باید فازهای پروژه را بشناسیم.
🔴 تعریف شاخص های کلیدی پروژه به منظور ارزیابی عملکرد پروژه
✅ مطابق تصویر در فازهای اصلی (آغاز، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام) پروژه با سه حوزه شاخص اصلی روربرو هستیم:
1⃣ حوزه زمان
2⃣ حوزه هزینه
3⃣ حوزه کیفیت
✅ که در این مطلب قرار است به معرفی شاخص های کلیدی در حوزه زمان و هزینه که از جمله وظایف اصلی حوزه #برنامه_ریزی و کنترل پروژه است، اشاره ای داشته باشیم. ابتدا بهتر است به صورت کلان فرآیندهای حوزه پروژه و فازهای اجرایی پروژه را مجددا مرور کنیم (تصویر).
✅ در تصویر نشان داده شده است که در طول مدت اجرای پروژه، در مراحل طراحی، تامین، ساخت و اختتام، شاخص های کلیدی صحت و سلامت اجرای پروژه را از سه منظر اصلی زمان، هزینه و #کیفیت_کنترل و نظارت می کنند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✅ #شاخص_های_کلیدی پروژه معیاری قابل اندازه گیری است که کارآمدی و موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان می‌دهد. سازمان ها در سطوح مختلفی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی موفقیتشان در رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند.
✅ این شاخص ها در سطوح بالا بر #عملکرد_کلی کسب و کار تمرکز دارند. تمرکز شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح پایین تر برفرایند بخش های مختلف مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و… است. ابزارهای اندازه گیری کمی هستند که می توانند برای مونیتورینگ و اندازه گیری کیفیت و کمیت فعالیت های پروژه که می توانند بر اهداف سازمانی پروژه تاثیر گذار باشند مورد استفاده قرار گیرند.
✅ ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﻣﺮوزه ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ #ﻣﺰﻳﺖ_ﻫﺎی_رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻛﺎراﺋﻲ و اثر بخشی در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ است. ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﺑﻬﺒﻮد اﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺿﺮورت دارد ﻛﻪ ﻛﻠﻴﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﭘﺮوژه ﻫﺎی ﺧﻮد را با تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی استاندارد کنترل ﻧﻤـﻮده و از ﻧﻘـﺎط ﺿـﻌﻒ و ﻗـﻮت پروژه خود مطلع و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمایند. در این راستا ابتدا باید فازهای پروژه را بشناسیم.
🔴 تعریف شاخص های کلیدی پروژه به منظور ارزیابی عملکرد پروژه
✅ مطابق تصویر در فازهای اصلی (آغاز، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام) پروژه با سه حوزه شاخص اصلی روربرو هستیم:
1⃣ حوزه زمان
2⃣ حوزه هزینه
3⃣ حوزه کیفیت
✅ که در این مطلب قرار است به معرفی شاخص های کلیدی در حوزه زمان و هزینه که از جمله وظایف اصلی حوزه #برنامه_ریزی و کنترل پروژه است، اشاره ای داشته باشیم. ابتدا بهتر است به صورت کلان فرآیندهای حوزه پروژه و فازهای اجرایی پروژه را مجددا مرور کنیم (تصویر).
✅ در تصویر نشان داده شده است که در طول مدت اجرای پروژه، در مراحل طراحی، تامین، ساخت و اختتام، شاخص های کلیدی صحت و سلامت اجرای پروژه را از سه منظر اصلی زمان، هزینه و #کیفیت_کنترل و نظارت می کنند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar