مدیریار | Modiryar
✍ روش کوه یخی در حل مسأله #حل_مسأله #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ روش کوه یخی در حل مسأله
✅ #مدل_کوه_یخ روشی است مبتنی بر رویکرد سیستمی در حل مسئله. بر این اساس ابتدا باید نسبت به شناخت دقیق رویدادها و وقایع اقدام کنید، سپس روند تغییرات عوامل کلیدی رو مورد بررسی قرار دهید.
✅ متفکران #سیستمی با در نظر گرفتن این واقعیت درباره کوه‌های یخ، مدلی را طراحی کرده‌اند تا بتوانند پی ببرند مشکل اصلی در یک سازمان چیست و ابعاد پنهان یک سازمان را آشکار کنند. در واقع مسائل بسیاری هستند که معمولا نادیده گرفته می‌شوند.
✅ بخش اعظم #کوه_یخ که در زیر آب قرار دارد نمادی از همان عوامل و شرایطی هستند که باعث ایجاد رفتار در 10 تا 15 درصد بالای سطح آب میشود. دریانوردان اغلب به دلیل پنهان ماندن بخش اعظم کوه یخ در زیر آب، در برآورد کردن ابعادش دچار خطا می‌شوند.
✅ بهتر است از زاویه دیگری به موضوع نگاه کنیم. سازمانی را در نظر بگیرید که #مسئله یا رویدادی در سطح بالایی آن رخ می‌دهد. در حالت عادی می‌توان برای حل مسئله راه حلی پیدا کرد، اما آیا این راه حل، به راستی مشکلی که سازمان با آن درگیر است را برطرف میکند؟ پاسخ این است: خیر!
✅ در بیشتر مواقع راه حلی که در# سازمان برای برطرف کردن مشکل پیشنهاد میشود به طور موقت شرایط را به حالت عادی بازمی‌گرداند اما مشکل به صورت ریشه‌ای حل نمی‌شود و در ادامه مسیر، احتمالا شاهد تکرار آن خواهیم بود.تکنیک کوه یخ به اعضای یک سازمان کمک میکند تا درک بهتری نسبت به یک مسئله، مشکل یا وضعیت به دست آورند و مشکلات را به صورت ربشه‌ای حل کنند.
#حل_مسأله
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✅ #مدل_کوه_یخ روشی است مبتنی بر رویکرد سیستمی در حل مسئله. بر این اساس ابتدا باید نسبت به شناخت دقیق رویدادها و وقایع اقدام کنید، سپس روند تغییرات عوامل کلیدی رو مورد بررسی قرار دهید.
✅ متفکران #سیستمی با در نظر گرفتن این واقعیت درباره کوه‌های یخ، مدلی را طراحی کرده‌اند تا بتوانند پی ببرند مشکل اصلی در یک سازمان چیست و ابعاد پنهان یک سازمان را آشکار کنند. در واقع مسائل بسیاری هستند که معمولا نادیده گرفته می‌شوند.
✅ بخش اعظم #کوه_یخ که در زیر آب قرار دارد نمادی از همان عوامل و شرایطی هستند که باعث ایجاد رفتار در 10 تا 15 درصد بالای سطح آب میشود. دریانوردان اغلب به دلیل پنهان ماندن بخش اعظم کوه یخ در زیر آب، در برآورد کردن ابعادش دچار خطا می‌شوند.
✅ بهتر است از زاویه دیگری به موضوع نگاه کنیم. سازمانی را در نظر بگیرید که #مسئله یا رویدادی در سطح بالایی آن رخ می‌دهد. در حالت عادی می‌توان برای حل مسئله راه حلی پیدا کرد، اما آیا این راه حل، به راستی مشکلی که سازمان با آن درگیر است را برطرف میکند؟ پاسخ این است: خیر!
✅ در بیشتر مواقع راه حلی که در# سازمان برای برطرف کردن مشکل پیشنهاد میشود به طور موقت شرایط را به حالت عادی بازمی‌گرداند اما مشکل به صورت ریشه‌ای حل نمی‌شود و در ادامه مسیر، احتمالا شاهد تکرار آن خواهیم بود.تکنیک کوه یخ به اعضای یک سازمان کمک میکند تا درک بهتری نسبت به یک مسئله، مشکل یا وضعیت به دست آورند و مشکلات را به صورت ربشه‌ای حل کنند.
#حل_مسأله
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✍ برنامه ریزی سیستم پروژه
✅ خروجی اصلی فاز برنامه ریزی باید توضیحی مفصل و قابل توجه از #سیستمی (یا همان مفهوم سیستم) باشد که قرار است ساخته شود که شامل مشخصات تایید شده‌ی کاربر و محدودیت ها، و همچنین همه ی استانداردها، مقررات، تخصیص منابع، مهلت ها و الزامات فرایندی بوده که پروژه باید از آن ها پیروی کند. این مجموعه‌ی اطلاعات تایید شده و مورد توافق (الزامات طراحی) به ورودی فاز طراحی، تبدیل میشود.
🔴 گزارش پروژه های مرکز داده:
✅ #برنامه_ریزی_سیستم به تعریف و توضیح توالی برنامه‌ریزی که به توسعه ی مناسب این ورودی ها برای فاز طراحی منجر میشود، می پردازد. توالی برنامه‌ریزی یک روند منطقی از افکار، فعالیت و هر اطلاعاتی است که ایده‌ی اولیه پروژه را به مجموعه ای از الزامات و مستنداتی که عملکرد و هزینه‌ی مرکز داده ی ساخته شده را کنترل می کند، تبدیل می‌سازد. در اجرای فرایندهای استاندارد پروژه توسط اشنایدر الکتریک که در بالا مطرح شد، برنامه ریزی سیستم در چهار وظیفه دسته‌بندی شده که مطابق شکل در طول فاز برنامه‌ریزی پروژه اتفاق می افتند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✅ خروجی اصلی فاز برنامه ریزی باید توضیحی مفصل و قابل توجه از #سیستمی (یا همان مفهوم سیستم) باشد که قرار است ساخته شود که شامل مشخصات تایید شده‌ی کاربر و محدودیت ها، و همچنین همه ی استانداردها، مقررات، تخصیص منابع، مهلت ها و الزامات فرایندی بوده که پروژه باید از آن ها پیروی کند. این مجموعه‌ی اطلاعات تایید شده و مورد توافق (الزامات طراحی) به ورودی فاز طراحی، تبدیل میشود.
🔴 گزارش پروژه های مرکز داده:
✅ #برنامه_ریزی_سیستم به تعریف و توضیح توالی برنامه‌ریزی که به توسعه ی مناسب این ورودی ها برای فاز طراحی منجر میشود، می پردازد. توالی برنامه‌ریزی یک روند منطقی از افکار، فعالیت و هر اطلاعاتی است که ایده‌ی اولیه پروژه را به مجموعه ای از الزامات و مستنداتی که عملکرد و هزینه‌ی مرکز داده ی ساخته شده را کنترل می کند، تبدیل می‌سازد. در اجرای فرایندهای استاندارد پروژه توسط اشنایدر الکتریک که در بالا مطرح شد، برنامه ریزی سیستم در چهار وظیفه دسته‌بندی شده که مطابق شکل در طول فاز برنامه‌ریزی پروژه اتفاق می افتند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
مدیریار | Modiryar
✍ چرا روابط عمومی در کسب و کارها اهمیت دارد؟ #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ چرا روابط عمومی در کسب وکارها اهمیت دارد؟
#روابط_عمومی تاثیرات گسترده ای در راستای حفظ و ارتقاء برندها دارند. در زیر به ۴ مورد از مهم‌ترین دلایل اهمیت PR اشاره می‌کنیم:
1⃣ روابط عمومی، اعتبار برند را افزایش می‌دهد
✅ در هر صنعتی، #اعتماد در تعیین موفقیت یک کسب وکار نقش مهمی ایفا میکند و بدون اعتماد، فروش در کسب وکار اتفاق نمیافتد.
✅ برای پر کردن #شکاف_اعتماد بین یک کسب و کار و مشتریان، شرکت‌ها می‌توانند فردی را در حوزه روابط عمومی استخدام کنند.
✅ #متخخصان Public Relations، در راستای افزایش اعتبار برند و بهبود شهرت کسب وکار، اقدامات خلاقانه‌ای متناسب با آن صنعت انجام می‌دهند.
2⃣ روابط عمومی، تعداد سرنخ‌های فروش و میزان سودآوری را افزایش می‌دهد
✅ #روابط_عمومی بدون بازاریابی کامل نیست. شرکتی که شهرت خود را از طریق طیف وسیعی از روش‌های روابط عمومی افزایش می‌دهد، احتمال اینکه مشتریان بالقوه با آن کسب وکار به راحتی آشنا شوند، افزایش پیدا میکند.
✅ بطور کلی، تعداد زیادی از #مشتریان عمدتاً از طریق رسانه‌ها یا داستان‌هایی که از کسب وکار و در بین مردم رد و بدل میشود، با برندها آشنا می‌شوند. هرچقدر تعداد کسانی که با یک برند آشنا می‌شوند؛ افزایش یابد، شانس پیدا شدن سرنخ‌های فروش و در نتیجه افزایش سودآوری آن کسب وکار بیشتر خواهد شد.
✅ از طرفی، افزایش سرنخ‌های #فروش، منجر به این میشود افراد بیشتری در سازمان درگیر پیگیری و تبدیل آنها به مشتریان نهایی شوند. با این روند افزایشی، کسب و کارها برای اینکه کار کارکنان با یکدیگر مختل نشوند و هر فرد، به خوبی بداند چه وظیفه ای دارد و به چه کسی باید گزارش دهد،
✅ باید #سیستمی_سازی فرآیندهای کسب وکار را در دستور کار خود قرار دهند. از طرفی مدیر نیز باید بتواند با تمرکز کافی علاوه بر فیلتر کردن سرنخ‌های فروش و انتخاب بهترین گزینه‌های موجود، کارهای روتین را به بهترین شکل در سازمان مدیریت کند.
3⃣ روابط عمومی طرز فکر مردم در مورد یک کسب و کار را تغییر می‌دهد
✅ فضاهای #آنلاین به افراد این امکان را داده تا در مورد کسب وکارهای مختلف، درست یا نادرست، اظهار نظر کنند؛ بدون آنکه این کسب وکارها بدانند که چه چیزی در مورد آنها گفته میشود یا بتوانند آنها را تایید را رد کنند.
✅ یکی از کارکردهای اصلی کمپین‌های PR، ترمیم تصویر برندهایی است که از این طریق، به آنها لطمه وارد شده است. این کمپین‌ها، آگاهی عموم نسبت به برند یا Brand Awareness را افزایش می‌دهند و در عین حال، تصویر مثبتی از کسب وکار را در ذهن #عموم_مردم ایجاد می‌کنند.
4⃣ روابط عمومی، حضور آنلاین افراد در رسانه‌های اجتماعی را افزایش می‌دهد
✅ امروزه همه در دنیا به صورت #دیجیتالی به هم متصل هستند و Public Relations به شرکت‌ها کمک میکند تا ضمن ایجاد حضور آنلاین قوی، فعالیت موثر خود را برای مخاطبان هدف، قابل مشاهده کند.
✅ متخصصان PR، کسب‌وکارها را جهت فعالیت #بازاریابی_آنلاین راهنمایی می‌کنند تا در مواقع لازم، نسبت به تولید محتوا در مورد برند یا واکنش نشان دادن نسبت به اخبار ، اقدامات لازم را انجام دهند.
✅ همچنین این افراد می‌توانند بهترین و تأثیرگذاران کانال‌ها را برای #انتشار_پیام شرکت به افراد مناسب شناسایی کنند و می‌توانند از تجربیات و ارتباطات صنعتی خود برای به حداکثر رساندن اثربخشی استفاده کنند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
#روابط_عمومی تاثیرات گسترده ای در راستای حفظ و ارتقاء برندها دارند. در زیر به ۴ مورد از مهم‌ترین دلایل اهمیت PR اشاره می‌کنیم:
1⃣ روابط عمومی، اعتبار برند را افزایش می‌دهد
✅ در هر صنعتی، #اعتماد در تعیین موفقیت یک کسب وکار نقش مهمی ایفا میکند و بدون اعتماد، فروش در کسب وکار اتفاق نمیافتد.
✅ برای پر کردن #شکاف_اعتماد بین یک کسب و کار و مشتریان، شرکت‌ها می‌توانند فردی را در حوزه روابط عمومی استخدام کنند.
✅ #متخخصان Public Relations، در راستای افزایش اعتبار برند و بهبود شهرت کسب وکار، اقدامات خلاقانه‌ای متناسب با آن صنعت انجام می‌دهند.
2⃣ روابط عمومی، تعداد سرنخ‌های فروش و میزان سودآوری را افزایش می‌دهد
✅ #روابط_عمومی بدون بازاریابی کامل نیست. شرکتی که شهرت خود را از طریق طیف وسیعی از روش‌های روابط عمومی افزایش می‌دهد، احتمال اینکه مشتریان بالقوه با آن کسب وکار به راحتی آشنا شوند، افزایش پیدا میکند.
✅ بطور کلی، تعداد زیادی از #مشتریان عمدتاً از طریق رسانه‌ها یا داستان‌هایی که از کسب وکار و در بین مردم رد و بدل میشود، با برندها آشنا می‌شوند. هرچقدر تعداد کسانی که با یک برند آشنا می‌شوند؛ افزایش یابد، شانس پیدا شدن سرنخ‌های فروش و در نتیجه افزایش سودآوری آن کسب وکار بیشتر خواهد شد.
✅ از طرفی، افزایش سرنخ‌های #فروش، منجر به این میشود افراد بیشتری در سازمان درگیر پیگیری و تبدیل آنها به مشتریان نهایی شوند. با این روند افزایشی، کسب و کارها برای اینکه کار کارکنان با یکدیگر مختل نشوند و هر فرد، به خوبی بداند چه وظیفه ای دارد و به چه کسی باید گزارش دهد،
✅ باید #سیستمی_سازی فرآیندهای کسب وکار را در دستور کار خود قرار دهند. از طرفی مدیر نیز باید بتواند با تمرکز کافی علاوه بر فیلتر کردن سرنخ‌های فروش و انتخاب بهترین گزینه‌های موجود، کارهای روتین را به بهترین شکل در سازمان مدیریت کند.
3⃣ روابط عمومی طرز فکر مردم در مورد یک کسب و کار را تغییر می‌دهد
✅ فضاهای #آنلاین به افراد این امکان را داده تا در مورد کسب وکارهای مختلف، درست یا نادرست، اظهار نظر کنند؛ بدون آنکه این کسب وکارها بدانند که چه چیزی در مورد آنها گفته میشود یا بتوانند آنها را تایید را رد کنند.
✅ یکی از کارکردهای اصلی کمپین‌های PR، ترمیم تصویر برندهایی است که از این طریق، به آنها لطمه وارد شده است. این کمپین‌ها، آگاهی عموم نسبت به برند یا Brand Awareness را افزایش می‌دهند و در عین حال، تصویر مثبتی از کسب وکار را در ذهن #عموم_مردم ایجاد می‌کنند.
4⃣ روابط عمومی، حضور آنلاین افراد در رسانه‌های اجتماعی را افزایش می‌دهد
✅ امروزه همه در دنیا به صورت #دیجیتالی به هم متصل هستند و Public Relations به شرکت‌ها کمک میکند تا ضمن ایجاد حضور آنلاین قوی، فعالیت موثر خود را برای مخاطبان هدف، قابل مشاهده کند.
✅ متخصصان PR، کسب‌وکارها را جهت فعالیت #بازاریابی_آنلاین راهنمایی می‌کنند تا در مواقع لازم، نسبت به تولید محتوا در مورد برند یا واکنش نشان دادن نسبت به اخبار ، اقدامات لازم را انجام دهند.
✅ همچنین این افراد می‌توانند بهترین و تأثیرگذاران کانال‌ها را برای #انتشار_پیام شرکت به افراد مناسب شناسایی کنند و می‌توانند از تجربیات و ارتباطات صنعتی خود برای به حداکثر رساندن اثربخشی استفاده کنند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✍ چرخه بقا و تاب آوری سیستم ها
✅ هر #سیستم و نظامی (همچون: بدن انسان، سیستم های اقتصادی و صنعتی، نظامهای سیاسی و ...) دارای چرخه بقا و تابآوری شامل مراحل ششگانه نمودار مقابل است.
✅ هر #سیستمی، از زمان شکلگیریاش که شروع به رشد میکند؛ چنانچه به هر مرحله از این چرخه توجه نکند، وارد مرحله بعدی خواهد شد که هزینه های بهبود و بازگشت به مسیر رشد را برای سیستم بالاتر میبرد.
✅ آخرین مرحله ای که درصورت توجه به آن (اما با صرف هزینه های گزاف)، سیستم همچنان می تواند به #حیات خود ادامه دهد؛ مرحله «تحول بنیادین» است.
✅ چنانچه از این مرحله نیز غفلت شود؛ #سیستم وارد مرحله انقلاب خواهد شد که منجر به شکلگیری نظام و #سیستمی جدید خواهد شد و برخلاف مراحل قبل، غالبا قابل کنترل نیست.
✅ «لجستیک و زنجیره تامین»، یک «تحول بنیادین» در نظام «تولید و صنعت» محسوب میشود.
✅ در حفظ #چرخه_بقا و #تاب_آوری، نکته مهم این است که ابزارها و الزامات هر مرحله صرفا مورد کاربرد در همان مرحله است و نمی توان آن را در مراحل بعدی تجویز کرد (مثلا قرص برای درمان مرحله «بهبود» موثر است نه برای مرحله «تحول» که نیازمند اتاق جراحی است)
@modiryar
✅ هر #سیستم و نظامی (همچون: بدن انسان، سیستم های اقتصادی و صنعتی، نظامهای سیاسی و ...) دارای چرخه بقا و تابآوری شامل مراحل ششگانه نمودار مقابل است.
✅ هر #سیستمی، از زمان شکلگیریاش که شروع به رشد میکند؛ چنانچه به هر مرحله از این چرخه توجه نکند، وارد مرحله بعدی خواهد شد که هزینه های بهبود و بازگشت به مسیر رشد را برای سیستم بالاتر میبرد.
✅ آخرین مرحله ای که درصورت توجه به آن (اما با صرف هزینه های گزاف)، سیستم همچنان می تواند به #حیات خود ادامه دهد؛ مرحله «تحول بنیادین» است.
✅ چنانچه از این مرحله نیز غفلت شود؛ #سیستم وارد مرحله انقلاب خواهد شد که منجر به شکلگیری نظام و #سیستمی جدید خواهد شد و برخلاف مراحل قبل، غالبا قابل کنترل نیست.
✅ «لجستیک و زنجیره تامین»، یک «تحول بنیادین» در نظام «تولید و صنعت» محسوب میشود.
✅ در حفظ #چرخه_بقا و #تاب_آوری، نکته مهم این است که ابزارها و الزامات هر مرحله صرفا مورد کاربرد در همان مرحله است و نمی توان آن را در مراحل بعدی تجویز کرد (مثلا قرص برای درمان مرحله «بهبود» موثر است نه برای مرحله «تحول» که نیازمند اتاق جراحی است)
@modiryar
مدیریار | Modiryar
✍ مراحل سیستم سازی در کسب و کار پپایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ مراحل سیستم سازی در کسب و کار
1⃣ اهداف و استراتژی کسب‌وکار خود را تعیین کنید
ابتدایی‌ترین گام برای #سیستم_سازی، تعیین هدف‌هایی است که کسب‌وکارتان دنبال میکند و در ادامه باید استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی لازم برای دستیابی به این اهداف را مشخص نمایید.
2⃣ فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید
کسب‌وکار خود را برای شناسایی فرآیندهای کلیدی که به #موفقیت آن کمک می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنید. این فرآیندها ممکن است شامل فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، تولید و غیره باشد.
3⃣ فرآیندها و دستورالعمل‌ها را مستند کنید
برای هر فرآیند، مستندات واضح و دقیق ایجاد کنید، مراحل، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و منابع درگیر را مشخص کنید. این مستندات به‌عنوان یک راهنما برای کارکنان عمل خواهد کرد و باعث میشود تمام بخش‌های کسب‌وکار بر اساس یک نقشه راه واحد عمل کنند. برای مثال با انجام #مستند‌سازی به‌صورت دقیق مشخص میشود که اگر مشتری سوال الف را بپرسد پاسخ باید این مورد باشد. این مسئله باعث یک‌دست شدن تمام فرایندها میشود و کارمندان در انجام وظایف محول‌شده بر اساس سلیقه شخصی عمل نخواهند کرد.
4⃣ ساختار سازمانی را ایجاد یا بازطراحی کنید
شاید لازم باشد #ساختار_سازمانی خود را اصلاح و بازطراحی کنید؛ چون ساختار سازمانی شما باید از فرآیندهای سیستمی که در حال پیاده‌سازی آنها هستید پشتیبانی کند. این طراحی ساختار سازمانی شامل تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ایجاد تیم‌های مختلف و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین بخش‌های مختلف و اعضای تیم‌ها است.
5⃣ فناوری و اتوماسیون را پیاده‌سازی کنید
از فناوری و ابزارهای #اتوماسیون برای ساده‌کردن فرآیندها، کاهش وظایفی که به‌صورت دستی انجام میشود و بهبود کارایی استفاده کنید. برای مثال، از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سایر ابزارهای تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت خود استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، فرآیند‌ی که در حالت عادی نیاز به به‌کار‌گیری چندین بخش سازمان و اتلاف انرژی و زمان زیادی دارد، با صرف کمترین هزینه انجام خواهد شد.
6⃣ آموزش کارکنان را جدی بگیرید
در این مرحله باید اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با فرآیندهای #سیستمی آشنا شده‌اند و نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند؛ بنابراین باید یک برنامه آموزشی دقیق برای آنها تدوین کنید؛ اما توجه داشته باید که این آموزش‌ها، هم برای کارکنان قدیمی و هم کارکنان جدید باید به‌صورت مستمر پیگیری شود.
7⃣ نظارت و ارزیابی را دقیق انجام دهید
به‌طور منظم عملکرد #فرآیندهای_سیستمی‌شده خود را ارزیابی کنید. با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل نتایج، گزارش‌هایی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود و پیگیری اهداف کسب‌وکار تهیه کنید.
8⃣ به‌صورت مستمر فرآیندهای خود را بهبود دهید
بر اساس نتایج ارزیابی‌های خود، سعی کنید بهینه‌سازی‌های لازم را در #فرآیندها و سیستم‌های خود انجام دهید. همچنین ضروری است، فرهنگ بهبود مستمر را در ذهن تمام کارکنان خود جا بیندازید تا از تغییرات احتمالی در جهت بهبود نقایص استقبال کنند.
9⃣ ارتباط و همکاری موثر داشته باشید
به روش‌های مختلف #کارکنان خود را تشویق کنید که با یکدیگر ارتباط و همکاری داشته باشند. به همدیگر بازخورد دهند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این کار باعث میشود، کارایی سیستم سازی بالاتر برود.
🔟 بررسی و به‌روزرسانی فرآیندها را انجام دهید
به‌طور دوره‌ای #فرآیندها و مستندات سیستم‌شده خود را بررسی و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کنند و با اهداف بلند‌مدتتان تطابق دارد.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
1⃣ اهداف و استراتژی کسب‌وکار خود را تعیین کنید
ابتدایی‌ترین گام برای #سیستم_سازی، تعیین هدف‌هایی است که کسب‌وکارتان دنبال میکند و در ادامه باید استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی لازم برای دستیابی به این اهداف را مشخص نمایید.
2⃣ فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید
کسب‌وکار خود را برای شناسایی فرآیندهای کلیدی که به #موفقیت آن کمک می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنید. این فرآیندها ممکن است شامل فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، تولید و غیره باشد.
3⃣ فرآیندها و دستورالعمل‌ها را مستند کنید
برای هر فرآیند، مستندات واضح و دقیق ایجاد کنید، مراحل، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و منابع درگیر را مشخص کنید. این مستندات به‌عنوان یک راهنما برای کارکنان عمل خواهد کرد و باعث میشود تمام بخش‌های کسب‌وکار بر اساس یک نقشه راه واحد عمل کنند. برای مثال با انجام #مستند‌سازی به‌صورت دقیق مشخص میشود که اگر مشتری سوال الف را بپرسد پاسخ باید این مورد باشد. این مسئله باعث یک‌دست شدن تمام فرایندها میشود و کارمندان در انجام وظایف محول‌شده بر اساس سلیقه شخصی عمل نخواهند کرد.
4⃣ ساختار سازمانی را ایجاد یا بازطراحی کنید
شاید لازم باشد #ساختار_سازمانی خود را اصلاح و بازطراحی کنید؛ چون ساختار سازمانی شما باید از فرآیندهای سیستمی که در حال پیاده‌سازی آنها هستید پشتیبانی کند. این طراحی ساختار سازمانی شامل تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ایجاد تیم‌های مختلف و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین بخش‌های مختلف و اعضای تیم‌ها است.
5⃣ فناوری و اتوماسیون را پیاده‌سازی کنید
از فناوری و ابزارهای #اتوماسیون برای ساده‌کردن فرآیندها، کاهش وظایفی که به‌صورت دستی انجام میشود و بهبود کارایی استفاده کنید. برای مثال، از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سایر ابزارهای تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت خود استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، فرآیند‌ی که در حالت عادی نیاز به به‌کار‌گیری چندین بخش سازمان و اتلاف انرژی و زمان زیادی دارد، با صرف کمترین هزینه انجام خواهد شد.
6⃣ آموزش کارکنان را جدی بگیرید
در این مرحله باید اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با فرآیندهای #سیستمی آشنا شده‌اند و نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند؛ بنابراین باید یک برنامه آموزشی دقیق برای آنها تدوین کنید؛ اما توجه داشته باید که این آموزش‌ها، هم برای کارکنان قدیمی و هم کارکنان جدید باید به‌صورت مستمر پیگیری شود.
7⃣ نظارت و ارزیابی را دقیق انجام دهید
به‌طور منظم عملکرد #فرآیندهای_سیستمی‌شده خود را ارزیابی کنید. با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل نتایج، گزارش‌هایی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود و پیگیری اهداف کسب‌وکار تهیه کنید.
8⃣ به‌صورت مستمر فرآیندهای خود را بهبود دهید
بر اساس نتایج ارزیابی‌های خود، سعی کنید بهینه‌سازی‌های لازم را در #فرآیندها و سیستم‌های خود انجام دهید. همچنین ضروری است، فرهنگ بهبود مستمر را در ذهن تمام کارکنان خود جا بیندازید تا از تغییرات احتمالی در جهت بهبود نقایص استقبال کنند.
9⃣ ارتباط و همکاری موثر داشته باشید
به روش‌های مختلف #کارکنان خود را تشویق کنید که با یکدیگر ارتباط و همکاری داشته باشند. به همدیگر بازخورد دهند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این کار باعث میشود، کارایی سیستم سازی بالاتر برود.
🔟 بررسی و به‌روزرسانی فرآیندها را انجام دهید
به‌طور دوره‌ای #فرآیندها و مستندات سیستم‌شده خود را بررسی و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کنند و با اهداف بلند‌مدتتان تطابق دارد.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar