⏰ #استراتژی های مقابله با کمبود وقت

▪️ شرکت ها به اقدامات فوری و نادرست بسیاری برای مقابله با مشکل #زمان دست می زنند. بسیاری از آنها فقط با آشفته کردن محیط، وضعیت را بدتر می کنند. مثلا برنامه های آموزشی #مدیریت_زمان عاملی وقت گیر است.
▪️ نامه های الکترونیکی که برای ارتباط #اثربخش افراد طراحی شده اند، باعث #اتلاف #وقت می شوند. برخی افراد از روش های غیر رسمی کوتاه مدتی مثل #برنامه_ریزی دقیقه به دقیقه، قطع جلسه برای حضور در جلسه بعدی، پاسخ دادن به نامه ها در حین جلسه و انجام کارها در آخر هفته استفاده می کنند. تمام موارد فوق محیط کار را تنش زا می کند و مقابله با مشکلات محیط کاری را دشوارتر می سازد.
▪️ زمانی که برای اقدامات #تغییر لازم است کاهش نمی یابد. مساله اصلی بررسی پیش فرض ها و گرایش هایی است که ما را به این باور سوق می دهد که #زمان انعطاف پذیر نیست. اثبات شده است که رهیافت های زیر برای مقابله با این #چالش اثربخش می باشند:

✔️ تلاش ها را #ترکیب کنید.
✔️ زمانی را به توجه و تمرکز اختصاص بدهید.
✔️ به افراد اعتماد کنید که بر زمان خودشان #کنترل داشته باشند.
✔️ به وقت های برنامه ریزی نشده بها بدهید.
✔️ #توانایی هایی برای حذف کار زیاد ایجاد کنید.
✔️ به بازی های سیاسی توجه نکنید.
✔️ به نیازهای غیرضروری پاسخ ندهید.
✔️ اصلاحات تدریجی در طی زمان
🆔 @iiie_ir

💦 تغییر، تحول و تغییر بنیادی

▫️ معنای اصلی واژه فرانسوی Changer، عوض شدن یا #تغییر جهت دادن است مثل درختی که به دنبال نور خورشید تغییر جهت می دهد.

▫️ این ایده که تنها چیز ثابت، تغییر است، دست کم از زمان Heraclitus در ۵٠٠ سال قبل از میلاد مطرح بوده است.

▫️ امروزه در #سازمان ها و #کسب_و_کار، واژه تغییر به موارد متعددی اشاره می کند که گاهی به معنای تغییر بیرونی در #فناوری، #مشتری ها، #رقبا، #ساختار #بازار یا #محیط اجتماعی و سیاسی است.

▫️ می دانیم که جهان پیوسته تغییر می کند و ما باید با آن سازگار بشویم. تغییر، همچنین به تغییرات درونی نیز اشاره می کند: چگونه سازمان با تغییرات محیط سازگار شود. باید توجه داشت که آیا تغییرات درونی در انجام کارها، دیدگاه یا #استراتژی با تغییرات بیرونی سازگار است یا خیر؟

▫️ توجه به مناسب بودن تغییرات درونی، مدیران را به مداخله مجبور می کند. از این رو، امروزه تغییر به معنای برنامه هایی از بالا به پایین مثل #سازماندهی مجدد، #مهندسی_مجدد و بسیاری برنامه های مجدد دیگر است.

▫️ این برنامه های تغییر معمولا از بالا اعمال می شوند و حتی اگر با نیت و منطق مدیریت نیز مخالفتی وجود نداشته باشد، بسیاری از افراد احساس می کنند در معرض تهدید یا دخالت قرار دارند. به بیانی مردم در برابر تغییر مقاومت نمی کنند بلکه در مقابل اعمال تغییر #مقاومت می کنند.

▪️ این روزها برخی مدیران از کلمه #تحول استفاده می کنند تا تغییر سازمانی فراگیری مثل آن چه در GE یا شرکت نفتی Shell روی داده است را توصیف کنند.

▪️ تحول معانی متفاوتی دارد. به بیانی بدون تحول کارکنان، در عمل هیچ تغییری اتفاق نمی افتد. شاید هنوز به دلیل سنت برنامه های تغییر از بالا به پایین فکر می کنیم که تحول شرکت به معنای تغییرات بزرگی است که مدیریت ارشد آنها را اعمال می کند. (ریشه لاتین این واژه به معنای تغییر شکل دادن است) یا در معنای ضمنی تحول سازمان از یک وضعیت به وضعیتی دیگر هستیم.

⏹ واژه تغییر بنیادی برای توصیف تغییر سازمانی که تغییر درونی #ارزش ها، آرزوها و رفتارهای افراد را به تغییر بیرونی #فرایند ها، استراتژی ها، کارها و #سیستم ها پیوند می زند استفاده می کنیم. واژه بنیادی از واژه لاتین Fondues مشتق شده ا ست. این واژه به معنای حرکت به سمت بنیان و ریشه است.

⏹ در تغییر بنیادی، #یادگیری وجود دارد. سازمان فقط کاری جدید را انجام نمی دهد بلکه #توانایی انجام کارها به شیوه ای جدید را یاد می گیرد. در واقع، توانایی تغییر مداوم را ایجاد می کند.

⏹ تاکید بر تغییر درونی و بیرونی از این نکته بر می خیزد که سازمان های صنعتی بزرگ با #زمان کشتی می گیرند. تغییر استراتژی ها، ساختارها و سیستم ها کافی نیست. باید تفکری که این استراتژی ها و ساختارها را ایجاد می کند، تغییر داد.
🆔 @iiie_ir

🏇 #مدیریت تاخیر

🔸 یکی از شایع ترین مسائل در #مدیریت_پروژه عقب افتادن #پروژه از برنامه #زمان_بندی است.

🔸 گاهی تاخیر غیرقابل اجتناب است اما می توان کارهایی انجام داد که آن را جبران یا حداقل شرایط را بهتر کند.

🔸 اولین قدم شناخت #مساله است. اگر به دقت بر روند اجرای پروژه #نظارت داشته باشید به سرعت متوجه خواهید شد که چگونه باید جداول زمان بندی را با مساله پیش آمده منطبق کنید.

📝 کنترل کندی #پیشرفت
🔸اقدامات زیر را قبل از این که مجبور به پذیرش تاخیر شوید، انجام دهید:

1⃣ #مذاکره مجدد
🔅 با سهامداران و ذی نفعان برای افزایش بودجه یا اختصاص #زمان بیشتر مذاکره کنید.

2⃣ جبران در مراحل بعدی
🔅 بودجه و جداول زمانی را بازنگری کنید تا اگر ممکن باشد از زمان های باقیمانده استفاده کنید و در مراحل بعدی، تاخیر را جبران کنید.

3⃣ بازنگری و محدود کردن #اهداف پروژه
🔅 آیا عناصر غیر ضروری در برنامه وجود دارد که با حذف آنها بتوان در زمان و هزینه صرفه جویی کرد؟

4⃣ افزایش #منابع
🔅 آیا می توانید کارکنان یا ماشین آلات بیشتری را بکار بگیرید؟ هزینه مربوطه را در مقابل تاثیری که در زمان تحویل می گذارد، مقایسه کنید.

5⃣ جانشین کردن
🔅 آیا می توانید مواد ارزان تر یا قابل دسترس تر را جایگزین کنید؟

6⃣ بررسی امکان تحویل چندمرحله ای
🔅 آیا می توانید بخشی از مواد و ابزار مورد نیاز خود را فعلا تحویل بگیرید تا کار پیش برود و بقیه آن را بعدا دریافت کنید؟

7⃣ ایجاد #انگیزه
🔅 آیا جهت تحویل به موقع برای کارکنان جایزه در نظر گرفته اید؟

8⃣ اجابت درخواست
🔅 اگر از افراد بخواهید، وظایف خود را آن طور که پذیرفته اند انجام دهند آیا به نتیجه مطلوب می رسید؟ ممکن است نیاز به حمایت #مدیران ارشد داشته باشید.
🆔 @iiie_ir

💮 مدل

▫️ تلاش برای نمایاندن جهان واقعیات و مدل دادن به آن چیز جدیدی نیست. چنین تلاش هایی از آغاز تاریخ مدون بشر صورت پذیرفته است.

▫️ تلاش برای #مدل_سازی از حس کنجکاوی و غریزی انسان درباره جهان و از نیاز او به درک و کنترل پویش پدیده های طبیعی نشات می‌گیرد.

▫️ در گذشته تاریخ علم اغلب مدل ها از نوع توصیفی بودند اما در عصر حاضر مدل ها بعد کمی پیدا کرده اند و به منظور پیش بینی پویش های بسیار تنظیم و ارائه می شوند.

▫️ در واقع، تاریخ علم جدید از زمانی شروع می شود که یافتن مدل های ریاضی برای بیان پدیده های طبیعی، اجتماعی، صنعتی، کشاورزی و ... امکان پذیر شده است.

▫️ امروزه این مدل ها کاربرد بسیار پیدا کرده اند و حتی به بسیاری از شاخه های علوم اجتماعی از جمله زبان شناسی و مردم شناسی نیز کشیده شده است. از این رو، متخصصان برای تبیین پدیده های طبیعی و نمودهای زندگی اجتماعی الگوی ریاضی ارائه می دهند.

▫️ مدل ها را می توان بهترین مبنا برای تحقیقات تجربی و آزمایشگاهی در نظر گرفت زیرا موجب کاهش هزینه ها و صرفه جویی در #زمان مطالعه و حصول سریع به نتایج می شوند.

▫️ مدل ها #ابزار مطالعه پدیده های پیچیده جهان هستند و استفاده روزافزون دارند. مدل جانشین مناسبی برای #سیستم های پدیده های جهان واقعیات و نظام های کوچک و بزرگ آن است.

▫️ هر مدل ارزشی دارد که در ارتباط با چگونگی درک ما از رفتارهای پدیده های دنیای واقعیات و ترسیم مشخصات آنها تعیین و سنجیده می شود.

▫️ #مدل ها از این رو بر سیستم های واقعی برتری دارند که قابل کنترل و در دسترس هستند و به کمک آنها می توان به مشاهده دقیق رفتار مولفه های تشکیل دهنده و علل پدیدآورنده پدیده ها پرداخت و اطلاعات مورد نیاز را به سرعت تحت شرایطی به دست آورد که حتی در دنیای واقعیات قابل مشاهده نیستند.

▫️ در واقع، استفاده از مدل از این رو گسترش یافته است که همواره در هر علمی میل بسیاری به فرموله کردن متغییرهای آن وجود دارد. از این رو مدل #ابزار تبیین پیشامدهای گذشته و حال می شود و می تواند به پیش بینی و احتمالا کنترل پیشامدهای آتی بپردازد.
🆔 @iiie_ir

🔐 تغییر رفتار حذف کننده لایه های مقاومت در برابر تغییر

🔸 یکی از نتایج عمده ای که همه #سازمان ها در پروژه های تغییر با آن روبرو می شوند #مقاومت در برابر تغییر است بنابراین درک مقاومت و #مدیریت کارای آن از فاکتورهای مهم در مدیریت موفق #تغییر می باشد.

🔸 #فرایند_تفکر به ما کمک می کند درک بهتری از موقعیت جاری و آینده #سیستم خود داشته باشیم و فاصله بین وضعیت کنونی و آینده کاهش یابد به بیان دیگر موانعی را که میان موقعیت جاری و آینده #سیستم قرار دارد و علت وجود این موانع مشخص شود و این که چه مراحلی برای غلبه بر این موانع بکار ببریم و به چه ترتیبی این مراحل را انجام دهیم.

🔸 شناخت این مشکلات و در نظر گرفتن آنها می تواند #قابلیت و #آمادگی سازمان برای رفع مشکلات را مشخص نماید. علت های مقاومت بر اساس لایه های مقاومت در #فرایند_تغییر به ترتیب می تواند موارد زیر باشند:

1⃣ نشناختن ماهیت تغییر یا نداشتن آگاهی
▫️ در واقع فرد نمی داند چه روی خواهد داد و آینده چه خواهد شد، عدم تمایل افراد به تغییر روش های انجام کار، فرد با روش های موجود احساس آرامش می کند.

2⃣ عدم شناخت کافی از پیامدهای حاصل از تغییر و جوانب مختلف مشکل

3⃣ نداشتن کنترلی روی #راه_حل
▫️ در واقع راه حل توسط فرد اجرا نمی شود و فرد در آنچه اتفاق می افتد نقشی ندارد، مشخص و واضح نبودن نقش و وظیفه افراد پس از ارائه راه حل، نادیده گرفتن کاردانی و مهارت فرد

4⃣ عدم پذیرش تغییر از جانب افرادی که تجربه های ناموفقی از تغییرهای گذشته داشته اند.

5⃣ کمبود #زمان در مقایسه با حجم کار
عدم استفاده از تیمی شایسته جهت اجرای تغییر، فقدان منابع لازم برای اجرای مناسب تغییر، اقدام به تغییر در موقعیت زمانی نامناسب

6⃣ فقدان مدیریت #یکپارچه برای راهبری #پروژه
▫️ عدم اخذ تصمیمات کلیدی به موقع، عدم وجود اطلاعات یا جریان نامناسب آن

🔸 اگر در هر مرحله از اجرای پروژه با مشارکت افراد آموزش دیده، مشکل اصلی به درستی شناسایی گردد، راه حل آن انتخاب و به اجرا گذاشته می شود، مشکلات به این شکل از مرحله ای به مرحله بعد انتقال پیدا نمی کند. در واقع حل نکردن لایه به لایه مقاومت موجب پیچیده تر شدن وضعیت تغییر در مرحله بعدی می شود.

🔸 اگر سازمانی بخواهد در مدیریت تغییرات موفق باشد لازم است با جلب #مشارکت افراد درگیر تغییر و آموزش آنها، لایه های مقاومتی را که ممکن است در هر مرحله از #فرایند تغییر ایجاد شود، برطرف سازد و قطعا این امر در نهایت به تغییر #رفتار افراد سازمان نیاز دارد.
🆔 @iiie_ir

⏱ #مدیریت_زمان

▫️ انجام کار بدون توجه به ظرف زمانی و تحویل به موقع خروجی مورد نظر #سیستم، ارزش زیادی نمی تواند داشته باشد.

▫️ امروزه اهمیت #زمان و #فرصت های آن با توجه به عرصه تنگاتنگ #رقابت اقتصادی برای همگان واضح و بدیهی است. در این خصوص #مهندسی_صنایع با درک موضوع، #تکنیک هایی را بکار می گیرد که عامل زمان اجرای اجزای کاری را در تمامی #فرایند ها مورد توجه و #مدیریت قرار می دهد.
#اصول_فکری مهندسی صنایع (4/6)
🆔 @iiie_ir

⚔ از سازش بپرهیزید

🔸 #تحقیق_در_عملیات به ما می آموزد که چگونه بین 2 تقاضای متضاد، موقعیت خود را #بهینه کنیم.

🔸 اما اگر شما به #بهبود_مستمر اعتقاد داشته باشید، دچار مشکل می شوید؛ زیرا اگر شما در نقطه بهینه باشید، چگونه #بهبود پیدا خواهید کرد؟ پاسخ این است که از مصالحه و سازش بپرهیزید.

🔸 بیش از آنچه که نقطه بهینه را بپذیرید، فرضیه هایی را که تحت شرایط مورد نیاز ما هستند آزمایش کنید.

🔸 مبارزه با زمینه هایی که به صورت سنتی پذیرفته شده اند، #مدل های قدیمی را درهم می شکند و ما را به سوی جهانی جدید رهنمون می سازد.

🔸 بهترین کار #کیفی را تحت کوتاه ترین #زمان و با کمترین #هزینه انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که مشکلات هرگز باز نخواهند گشت.

🔸 وظیفه #مهندس_صنایع است که کمک کند و شرکت را مطمئن سازد که می تواند خود را با شرایط بازار وفق دهد و پاسخگوی #کیفیت محصولاتی باشد که در هر زمان مورد نیاز است.
#مهندس_صنایع_بهتر (1/30)
🆔 @iiie_ir

🔷 ایجاد حس ضرورت اجرای تغییرات

▫️ بعد از ظهر یک روز پرمشغله کاری در سال 1384 در حالی که حدود 8 ماه از تصدی پست جدیدم (مدیرعاملی شرکت توزیع نیروی برق شهرستان مشهد) گذشته بود فرصتی پیش آمد تا ساعتی را به مرور خاطرات و فعالیت هایم در این مدت بپردازم.

▫️ با این که این شرکت همواره یک #سازمان پیشرو در بخش توزیع در سطح کشور بوده و تحولات و #نوآوری های زیادی را تجربه کرده است ولی با این همه هنوز مشکلات زیادی را در فرا روی خود می دید. علی رغم زحمات زیاد #کارکنان در کسب #استاندارد #ISO 9001 و تهیه و #تدوین نرم افزارهای کاربردی برای ارائه #خدمات، هنوز کارها به شکل پیچیده ای انجام می شد.

▫️ فرایندهای طولانی باعث شده بود مردم در پیچ و خم نحوه ارائه خدمات ما درگیر باشند. هنوز برای تامین برق یک منزل مسکونی یا آپارتمان باید بارها به امور اجرایی ما رفت و آمد می کردند، برای تامین برق آسانسورهای خود، ماه ها در انتظار باشند و زحمات زیادی همچون حفاری مسیر یا نوسان فشار الکتریکی (Voltage) را تجربه کنند. #قیمت_تمام_شده شبکه ها در مشهد بسیار گران بود و #منابع شرکت اجازه احداث شبکه های جدید مورد نیاز را به طور کامل نمی داد.

▫️ برای رفع افت فشار الکتریکی و ایجاد ظرفیت در شبکه ها با توجه به وسعت ساخت و ساز در مشهد بایستی هم مردم خیلی رنج می بردند و هم کارکنان مدت زیادی را درگیر اجرای کار می شدند. هنوز دعوای مالکین مجتمع های مسکونی و تجاری برای انتخاب زمینی برای احداث پست های زمینی با شرکت به گونه ای ادامه داشت که دو طرف یکدیگر را به اشکال مختلف متهم می کردند. از طرفی زمزمه ورود شرکت های توزیع به بازار برق و تغییرات ساختاری وسیع در نحوه اداره صنعت برق کشور به گوش می رسید.

▫️ در چنین فضایی بایستی با همکاری مدیران و کارکنان و با استفاده از #تجربه نوآوری های سال های گذشته و استفاده از پتانسیل موجود در کارکنان (که در کشور این پتانسیل کم نظیر است) به گونه ای عمل می کردیم که هم بتوان مشکلاتی از سنخ مشکلات فوق را حل و فصل کنیم و هم #مدیران و کارکنان را بیش از این خسته نکنیم و #عملکرد ما موجب بدبینی و از بین رفتن اعتماد آنها نگردد.

▫️ کم کم کارکنان نیز ضرورت انجام تغییرات اساسی در فرایندها را احساس می کردند اما هنوز راهکار اجرایی آن را نمی دانستیم. به سخن فیزیکدان معروف می اندیشیدم که مشکلات موجود حاصل افکار موجودند و با افکار موجود نمی توان مشکلات موجود را حل نمود.

▫️ می بایست در نحوه نگرش خودمان به کارها تجدید نظر می کردیم. بسیاری از بایدها و ضرورت ها که عامل اصلی پیچیدگی فرایندها و طولانی شدن #زمان ارائه خدمات ما به مردم بود در موقعیت فعلی هیچ کاربردی نداشت.

▫️ به خاطر دارم در سال 1382 هنگامی که مدیرعامل شرکت توزیع نیروی برق خراسان شمالی بودم در بررسی ای که پیرامون فرایند فروش انشعاب تک فاز به مردم داشتم متوجه شدم که فرایند فروش ما با مقتضیات زمانی و مطالبات مردم فاصله دارد. در آنجا دریافتیم که علیرغم این که فروش انشعاب کاملا مستقل از حضور متقاضی می باشد ولی در #فرایند جاری توجه به شرایط و امکانات روز نشده و در صورت اصلاح فرایند، متقاضی به جای 8 بار مراجعه تنها با دو بار تماس تلفنی می تواند صاحب امتیاز برق شود.

▫️ مجموع این تفکرات و تجربیات به تدریج ما را به این سمت هدایت نمود که اولا، برای #تحول در #سیستم باید به گونه دیگری فکر کنیم و ثانیا، فرایندها را تغییر دهیم.
🆔 @iiie_ir

💠 روش های #توسعه_فضای_تصمیم

🔸 هر چه #فضای_تصمیم گیری محدودتر باشد، احتمال وجود یک گزینه برتر برای تصمیم نیز کمتر خواهد بود.
🔸مدیران بایستی به عنوان یک خصیصه رفتاری، تقدم #گزینه_سازی بر تصمیم گیری را در خود نهادینه کنند.

🔶 یک روش توسعه فضای تصمیم استفاده از دیدگاه های متفاوت است.
▫️ این روش توصیه دارد که فرد تصمیم گیر علاوه بر دیدگاه های خود (گزینه های اولیه) از دیدگاه دیگران نیز به موضوع نگریسته و گزینه های جدیدی را به فضای تصمیم خود بیافزاید.
▫️ یک مدیرعامل می تواند از دیدگاه اعضای مجمع، کارکنان، مشتریان، جامعه و حکومت، موضوع را نگریسته و از زوایای دید متفاوت، گزینه های متفاوتی را ایجاد کند.
▫️ ترکیب این گزینه ها با هم نیز گزینه های جدیدی را فراهم ساخته و نتیجه کار، فضای گسترده ای از گزینه های تصمیم با منافع و هزینه های متفاوت خواهد بود. فضایی که احتمال وجود گزینه برتر در آن بیش از فضای اولیه است.

🔶 توجه به نظریات مشاوران راهگشا یک روش دیگر برای توسعه فضای تصمیم است.
▫️ مشاوران راهگشا افرادی هستند که بنا به تجریه، آنان را صاحب نظریات متفاوت می دانید.
▫️ این افراد در همه سازمان ها وجود دارند فقط باید شناسایی شوند و در حیطه گزینه سازی مورد مشورت قرار گیرند.
▫️ ویژگی مهم این افراد این است که علی رغم اتفاق نظر در دیدگاه های اصلی، استعداد قابل توجهی در طرح رویکردهای متفاوت از خود نشان می دهند.
▫️ چنین افرادی همواره موضوع را از زاویه متفاوتی بیان می کنند، زاویه ای که ابعاد بدیع و گزینه های جدیدی از #مساله را پدیدار می سازد.
▫️ #مشاوره راهگشا یک پست یا جایگاه سازمانی نیست بلکه استعداد دیگرنگری برخی از افراد است که در این #کارکرد مورد استفاده قرار می گیرد.

🔶 در موارد مهم که در آن صرف #هزینه و #زمان قابل توجیه باشد، #روش های #ایده یابی خلاقانه مانند #یورش_فکری نیز می تواند به خلق گزینه های جدید و گسترش فضای تصمیم کمک کند.
🆔 @iiie_ir

🔷 #جنبه_علمی_مدیریت_پروژه

▫️ جنبه علمی آن آموختن چگونگی تعریف، #هماهنگی و #مستندسازی کارهاست.
▫️ شما باید در زمینه های بودجه، تخمین #زمان و #تصمیم_گیری راجع به منابع مورد نیاز #مهارت داشته باشید.
▫️ شما باید بیاموزید که چگونه به دنبال نیازهای درست بگردید، نه #راه_حل های سطحی و ناکارامد.
▫️ شما باید بتوانید به راحتی با #ابزار های #برنامه_ریزی #پروژه مانند Gant Chart، نمودارهای شبکه، برنامه های کنترلی و تحلیل ارزش اقتصادی کار کنید.
🔸 #جنبه_هنری_مدیریت_پروژه
🆔 @iiie_ir