Как и зачем правильно писать follow-up: мануал от Netpeak Group
Термин «Фоллоу ап» — калька с английского follow-up, дословно переводится «следовать за» и означает запись итогов встреч и договоренностей.
Вот один из примеров того, что будет, если не писать Follow-up. Предположим, вы провели встречу с коллегами, договорились кто, что и к какому сроку должен сделать по проекту. Дальше жизнь пошла своим чередом: прилетели задачи с горящими дедлайнами, кто-то уволился или ушел в отпуск. Настал день Х, когда нужно презентовать результат работы клиенту. Один сотрудник забыл сделать свою часть задачи, другой сделал, но не то, что нужно было. Третий все сделал, но клиент ожидал бОльшего. В итоге клиент «оценил профессионализм» и ушел к конкурентам. THE END.
Случай, конечно же, выдуманный, все совпадения с реальными персонажами и драматическими событиями из жизни компаний случайны 😉 Но вероятность такого исхода событий можно снизить, если все договоренности четко записывать во время встречи.
Как правильно писать Follow-up?
1. Чтобы легко найти договоренности, которые были зафиксированы даже 10 лет назад, FU нужно оформлять по единому стандарту и фиксировать в одном месте. Например, возьмите за основу, что все FU вы пишите на почту и в теме письма пишете слово "follow-up". Так, у вас не будет необходимости искать FU во всех возможных мессенджерах и блокнотах.
2. Если встречи проходят регулярно и это встречи между сотрудниками, а не с клиентами, то FU нужно писать в одной цепочке писем (если вы будете писать FU в мессенджерах, то можно создать для этой цели отдельную группу и добавлять туда теги).
3. На встрече должен быть ответственный за ведение FU. Вроде незначительный нюанс, но если не сказать конкретному человеку, что именно он отвечает за фиксацию договоренностей, то по итогу никто и не будет четко вести FU.
4. FU обязательно делается во время самой встречи, а не после.
5. По окончании встречи ответственный должен прочитать FU и спросить участников «так ли все?». Это нужно для подтверждения того, что все друг друга правильно поняли, потому что каждый человек может трактовать услышанное по-разному.
6. FU должен побуждать на действие определенного сотрудника. То есть, не «Надо сделать докс», а [Имя человека] сделает докс».
7. Ответственным за выполнение какого-либо пункта в FU нужно назначать одного сотрудника. Если назначать двоих и более, то результата не будет, потому что каждый будет думать, что сделать должен другой.
8. Нельзя делать FU стенограммой, должна быть расписана четкая суть задачи, никакой дополнительной информации. Не стоит писать, что «Оля показала Ире, как делать докс». “Ира показала докс со своими KPI”. Исключение: описать принятое решение. Типа: «Решили сделать докс так и так. Делать его будет Ира». Это для того, чтобы все были на одной волне.
9. Всегда нужно указывать четкие дедлайны на решение задач по FU.
10. Не использовать глаголы совершенного вида. Не «Оля делает докс», а «Оля сделает докс».
Эти правила особенно полезны для топ-менеджмента, ведь цена ошибки несоизмеримо выше, а загруженность предопределяет невозможность держать в голове информацию обо всем и отвечать одновременно за всех.
@hrmsreda
#менеджмент
Термин «Фоллоу ап» — калька с английского follow-up, дословно переводится «следовать за» и означает запись итогов встреч и договоренностей.
Вот один из примеров того, что будет, если не писать Follow-up. Предположим, вы провели встречу с коллегами, договорились кто, что и к какому сроку должен сделать по проекту. Дальше жизнь пошла своим чередом: прилетели задачи с горящими дедлайнами, кто-то уволился или ушел в отпуск. Настал день Х, когда нужно презентовать результат работы клиенту. Один сотрудник забыл сделать свою часть задачи, другой сделал, но не то, что нужно было. Третий все сделал, но клиент ожидал бОльшего. В итоге клиент «оценил профессионализм» и ушел к конкурентам. THE END.
Случай, конечно же, выдуманный, все совпадения с реальными персонажами и драматическими событиями из жизни компаний случайны 😉 Но вероятность такого исхода событий можно снизить, если все договоренности четко записывать во время встречи.
Как правильно писать Follow-up?
1. Чтобы легко найти договоренности, которые были зафиксированы даже 10 лет назад, FU нужно оформлять по единому стандарту и фиксировать в одном месте. Например, возьмите за основу, что все FU вы пишите на почту и в теме письма пишете слово "follow-up". Так, у вас не будет необходимости искать FU во всех возможных мессенджерах и блокнотах.
2. Если встречи проходят регулярно и это встречи между сотрудниками, а не с клиентами, то FU нужно писать в одной цепочке писем (если вы будете писать FU в мессенджерах, то можно создать для этой цели отдельную группу и добавлять туда теги).
3. На встрече должен быть ответственный за ведение FU. Вроде незначительный нюанс, но если не сказать конкретному человеку, что именно он отвечает за фиксацию договоренностей, то по итогу никто и не будет четко вести FU.
4. FU обязательно делается во время самой встречи, а не после.
5. По окончании встречи ответственный должен прочитать FU и спросить участников «так ли все?». Это нужно для подтверждения того, что все друг друга правильно поняли, потому что каждый человек может трактовать услышанное по-разному.
6. FU должен побуждать на действие определенного сотрудника. То есть, не «Надо сделать докс», а [Имя человека] сделает докс».
7. Ответственным за выполнение какого-либо пункта в FU нужно назначать одного сотрудника. Если назначать двоих и более, то результата не будет, потому что каждый будет думать, что сделать должен другой.
8. Нельзя делать FU стенограммой, должна быть расписана четкая суть задачи, никакой дополнительной информации. Не стоит писать, что «Оля показала Ире, как делать докс». “Ира показала докс со своими KPI”. Исключение: описать принятое решение. Типа: «Решили сделать докс так и так. Делать его будет Ира». Это для того, чтобы все были на одной волне.
9. Всегда нужно указывать четкие дедлайны на решение задач по FU.
10. Не использовать глаголы совершенного вида. Не «Оля делает докс», а «Оля сделает докс».
Эти правила особенно полезны для топ-менеджмента, ведь цена ошибки несоизмеримо выше, а загруженность предопределяет невозможность держать в голове информацию обо всем и отвечать одновременно за всех.
@hrmsreda
#менеджмент
Чому керівнику варто підтримувати тімбілдінги та корпоративні івенти
Цього року ми в Netpeak Group організували онлайн корпоратив – тригодину гру в EASY QUIZZY.
Участь була за бажанням і ми зібрали в результаті 54,6% від усіх співробітників дев'яти компаній Netpeak Group: 52 команди з 287 осіб. При цьому онлайн було 300+ колег – деякі співробітники приєднувалися до команд безпосередньо під час гри, а деякі були вболівальниками.
Такого показника явки ми досягли лише тоді, коли залучили керівників до активної підтримки івента.
Для менеджерів безліч стратегічних завдань і зобов'язань виглядають важливішими за заходи, де люди коммунікують та відпочивають. Тому я хочу поговорити, чому керівникам важливо підтримувати корпоративні івенти.
Що таке "підтримати корпоратив"?
Ідеться не тільки про те, щоб просто прийти на корпоратив у принципі. Мова про те, щоб "піарити" корпоратив у команді, розмовляти з людьми у форматі "о, а ти йдеш? а що ти одягнеш?", розповідати про те, що було цікавого та кумедного в минулі рази. Коротше, про те, щоб залучити людей до руху, який має бути, та й на ньому надати підтримку команді та своїм колегам.
Тож чому керівнику варто підтримувати спільні корпоративні заходи компанії?
1. Близькість до команди.
Люди люблять і цінують простоту, тому не відвідуючи корпоративи та тімбілдінги, керівник віддаляється від “народу”, стає для співробітників недоступними. Ну і, відповідно, навпаки.
2. Керівник показує приклад.
Команда бачить усе, що керівник робить і чого не робить. І якщо менеджер думає, що корпоратив не важливий, його співробітники теж вважатимуть так.
Корпоратив без участі керівників – це приблизно те саме, якби ви влаштували у себе вдома вечірку і не прийшли б на неї.
3. Це нормально, що менеджер з мільйоном турбот стає з часом інтровертнішим. Багато роботи, відповідальності - все це призводить до того, що просто хочеться посидіти, щоб ніхто не турбував. Це нормально, і це у більшості. Не думайте, що ви – унікальний, а всі ті, хто ходить на корпоративи – екстраверти.
Потрібно спробувати знайти хоч щось, що буде по кайфу в тому, що на перший погляд здається похмурим.
У серіалі “13 причин чомусь” один із головних героїв сказав, що він не любить танцювати, тому став діджеєм, адже діджеїнг дозволяє йому бути на шкільних вечірках і не займатися тим, що йому не подобається.
4. Корпоративна культура – інвестиція та конкурентна перевага на ринку праці
Періодично наш HRD робить опитування Ex-співробітників, щоб розуміти та коригувати плюси та мінуси роботи в Netpeak Group. Однією з найчастіше званих відповідей щодо сильних сторін Netpeak Group – відносини між співробітниками та корпоративна культура.
Це ще одна причина розглядати корпоративні івенти як інвестиції. Як і в будь-яких інших інвестиціях, отримати максимальну віддачу від вкладень можна, якщо бути активним учасником процесу.
5. Як би не хотілося відійти від нав'язування зобов'язань, але перш за все корпоратив для керівника – це робота.
Якщо менеджер хоче, щоб співробітники відчували, що їхня робота – це більше, ніж просто місце, де можна отримати зарплату, йому потрібно як мінімум залучатися до корпоративного життя, а в ідеалі – бути драйвером її розвитку.
І окремо підкреслю, мій посил, що НЕ потрібно лізти зі шкіри геть, переносити важливі особисті справи через корпоративи, або ламати себе, якщо ви страшенно нещасні на корпоративі і вам там дуже погано. Керівник може не йти на корпоративні івенти, якщо зовсім не хочеться чи немає можливості, але в цьому випадку його завдання – допомогти команді зібратися.
@hrmsreda
#менеджмент
Цього року ми в Netpeak Group організували онлайн корпоратив – тригодину гру в EASY QUIZZY.
Участь була за бажанням і ми зібрали в результаті 54,6% від усіх співробітників дев'яти компаній Netpeak Group: 52 команди з 287 осіб. При цьому онлайн було 300+ колег – деякі співробітники приєднувалися до команд безпосередньо під час гри, а деякі були вболівальниками.
Такого показника явки ми досягли лише тоді, коли залучили керівників до активної підтримки івента.
Для менеджерів безліч стратегічних завдань і зобов'язань виглядають важливішими за заходи, де люди коммунікують та відпочивають. Тому я хочу поговорити, чому керівникам важливо підтримувати корпоративні івенти.
Що таке "підтримати корпоратив"?
Ідеться не тільки про те, щоб просто прийти на корпоратив у принципі. Мова про те, щоб "піарити" корпоратив у команді, розмовляти з людьми у форматі "о, а ти йдеш? а що ти одягнеш?", розповідати про те, що було цікавого та кумедного в минулі рази. Коротше, про те, щоб залучити людей до руху, який має бути, та й на ньому надати підтримку команді та своїм колегам.
Тож чому керівнику варто підтримувати спільні корпоративні заходи компанії?
1. Близькість до команди.
Люди люблять і цінують простоту, тому не відвідуючи корпоративи та тімбілдінги, керівник віддаляється від “народу”, стає для співробітників недоступними. Ну і, відповідно, навпаки.
2. Керівник показує приклад.
Команда бачить усе, що керівник робить і чого не робить. І якщо менеджер думає, що корпоратив не важливий, його співробітники теж вважатимуть так.
Корпоратив без участі керівників – це приблизно те саме, якби ви влаштували у себе вдома вечірку і не прийшли б на неї.
3. Це нормально, що менеджер з мільйоном турбот стає з часом інтровертнішим. Багато роботи, відповідальності - все це призводить до того, що просто хочеться посидіти, щоб ніхто не турбував. Це нормально, і це у більшості. Не думайте, що ви – унікальний, а всі ті, хто ходить на корпоративи – екстраверти.
Потрібно спробувати знайти хоч щось, що буде по кайфу в тому, що на перший погляд здається похмурим.
У серіалі “13 причин чомусь” один із головних героїв сказав, що він не любить танцювати, тому став діджеєм, адже діджеїнг дозволяє йому бути на шкільних вечірках і не займатися тим, що йому не подобається.
4. Корпоративна культура – інвестиція та конкурентна перевага на ринку праці
Періодично наш HRD робить опитування Ex-співробітників, щоб розуміти та коригувати плюси та мінуси роботи в Netpeak Group. Однією з найчастіше званих відповідей щодо сильних сторін Netpeak Group – відносини між співробітниками та корпоративна культура.
Це ще одна причина розглядати корпоративні івенти як інвестиції. Як і в будь-яких інших інвестиціях, отримати максимальну віддачу від вкладень можна, якщо бути активним учасником процесу.
5. Як би не хотілося відійти від нав'язування зобов'язань, але перш за все корпоратив для керівника – це робота.
Якщо менеджер хоче, щоб співробітники відчували, що їхня робота – це більше, ніж просто місце, де можна отримати зарплату, йому потрібно як мінімум залучатися до корпоративного життя, а в ідеалі – бути драйвером її розвитку.
І окремо підкреслю, мій посил, що НЕ потрібно лізти зі шкіри геть, переносити важливі особисті справи через корпоративи, або ламати себе, якщо ви страшенно нещасні на корпоративі і вам там дуже погано. Керівник може не йти на корпоративні івенти, якщо зовсім не хочеться чи немає можливості, але в цьому випадку його завдання – допомогти команді зібратися.
@hrmsreda
#менеджмент
Принцип Парето
20% продуктів, що вживаються для харчування, утворюють 80% жирів. Ми носимо всього 20% одягу, який є у нашому гардеробі. У 80% аварій лише 20% водіїв винні у ДТП. Правило 80/20 можна знайти скрізь.
1897 року італійський економіст Вільфредо Парето підрахував, що 20% англійських сімей володіють 80% усіх грошей. Він же перевірив це правило на зеленому горошку у своєму саду: 20% стручків дають 80% урожаю.
Принцип Парето можна сформулювати так: у будь-якій ситуації завжди є меншість, яка виявляється важливішою та кориснішою, ніж усі інші.
На практиці:
- у бізнесі: 20% клієнтів приносять 80% прибутку. Причому 80% продажів здійснюється лише по 20% найменувань продуктової лінійки.
- у HR-сфері: 20% персоналу створюють 80% результату.
- у житті: не всі наші щоденні завдання однаково важливі. З десяти справ, які були заплановані, є дві важливіші за вісім.
Днями натрапила на думку Перрі Маршала (одного з провідних експертів з Google AdWords, засновника консалтингової компанії в галузі інтернет-маркетингу), який на особистому досвіді виявив взаємозв'язок між прокрастинацією та принципом Парето.
У статті Перрі каже: "20% зусиль дають 80% результату – все це працює і тоді, коли ти прокрастинуєш, і замість задуманого починаєш видаляти старі імейли або поливати сад. Як тільки внутрішній прокрастинатор каже мені перевірити Твіттер або погладити сорочки замість того, що я планував, я вже знаю, що те, чим я планував зайнятися, є гарною ідеєю, і я перемикаюся на неї.
Справа не в тому, що ми не хочемо працювати. Насправді ми боїмося роботи, яка спричинить значні зміни. Багато хто з нас бояться успіху".
____
Ми ніколи не переробимо всі справи, але справимося з 20%. Іншими словами, не упускайте з уваги основну мету і орієнтуйтеся на основний результат, адже головне не в тому, щоб докласти максимум зусиль, а в тому, щоб направити їх точно в ціль.
@hrmsreda
#менеджмент
20% продуктів, що вживаються для харчування, утворюють 80% жирів. Ми носимо всього 20% одягу, який є у нашому гардеробі. У 80% аварій лише 20% водіїв винні у ДТП. Правило 80/20 можна знайти скрізь.
1897 року італійський економіст Вільфредо Парето підрахував, що 20% англійських сімей володіють 80% усіх грошей. Він же перевірив це правило на зеленому горошку у своєму саду: 20% стручків дають 80% урожаю.
Принцип Парето можна сформулювати так: у будь-якій ситуації завжди є меншість, яка виявляється важливішою та кориснішою, ніж усі інші.
На практиці:
- у бізнесі: 20% клієнтів приносять 80% прибутку. Причому 80% продажів здійснюється лише по 20% найменувань продуктової лінійки.
- у HR-сфері: 20% персоналу створюють 80% результату.
- у житті: не всі наші щоденні завдання однаково важливі. З десяти справ, які були заплановані, є дві важливіші за вісім.
Днями натрапила на думку Перрі Маршала (одного з провідних експертів з Google AdWords, засновника консалтингової компанії в галузі інтернет-маркетингу), який на особистому досвіді виявив взаємозв'язок між прокрастинацією та принципом Парето.
У статті Перрі каже: "20% зусиль дають 80% результату – все це працює і тоді, коли ти прокрастинуєш, і замість задуманого починаєш видаляти старі імейли або поливати сад. Як тільки внутрішній прокрастинатор каже мені перевірити Твіттер або погладити сорочки замість того, що я планував, я вже знаю, що те, чим я планував зайнятися, є гарною ідеєю, і я перемикаюся на неї.
Справа не в тому, що ми не хочемо працювати. Насправді ми боїмося роботи, яка спричинить значні зміни. Багато хто з нас бояться успіху".
____
Ми ніколи не переробимо всі справи, але справимося з 20%. Іншими словами, не упускайте з уваги основну мету і орієнтуйтеся на основний результат, адже головне не в тому, щоб докласти максимум зусиль, а в тому, щоб направити їх точно в ціль.
@hrmsreda
#менеджмент
Чек-лист «Как правильно ныть»
Все мы люди, и нытье в умеренных количествах — нормальная потребность человеческой психики 😀. Расскажу, как мы учились ныть в Netpeak Group так, чтобы это приносило пользу.
Главная проблема жалоб даже не в том, что они истощают и того человека, который ноет, и его слушателей (рано или поздно). А в том, что от них, чаще всего, нет никакого толку:
– летом по-прежнему жарко, а зимой холодно;
– дороги от нытья лучше не станут и т.д.
Чтобы решить эту проблему в рабочей и личной коммуникации, мы разделили понятие нытья на две категории:
1. Неправильное нытье — это фокусировка на негативных факторах без реальных действий для решения проблемы.
2. Правильное нытье — это фокусировка на негативных факторах с реальными действиями для решения проблемы.
Как правильно ныть?
1. Поставьте цель
Задайте себе вопрос: чего вы хотите в итоге? Решить проблему, получить совет или просто, чтобы вас все пожалели и разошлись?
2. Правильно выберите «жертву»
Выбирайте слушателя с корыстным расчетом на то, что он все-таки сможет вам помочь. С проблемами на работе – к начальнику, а не друзьям и родственникам. Со здоровьем не ладится – нойте врачу, он для этого и предназначен 😉
3. Сфокусируйтесь на вариантах решения и количестве попыток
Задайте себе вопрос или расскажите слушателю: что вы сделали, чтобы решить проблему? А сколько раз? А почему вдруг остановились?
4. Не концентрируйтесь на негативе
Вечным пессимистам живется не очень хорошо. Есть исследования, которые доказывают, что состояние постоянного стресса увеличивает миндалевидную железу мозга (которая как раз отвечает за стресс). Таким образом, человек вгоняет себя в замкнутый круг — он нервничает и видит во всем серые оттенки, потому что «прокачал» в себе такой навык и ему все сложнее из этой ямы выбраться.
Кроме постеров о том, как правильно ныть, постов на форуме и внутренней Википедии, наш СЕО Бородатюк Артём рассказал на внутренней закрытой конференции, как правильно ныть.
Искренне желаю вам моральных и физических сил. Давайте друг-друга поддерживать и ныть правильно.
@hrmsreda
#менеджмент
Все мы люди, и нытье в умеренных количествах — нормальная потребность человеческой психики 😀. Расскажу, как мы учились ныть в Netpeak Group так, чтобы это приносило пользу.
Главная проблема жалоб даже не в том, что они истощают и того человека, который ноет, и его слушателей (рано или поздно). А в том, что от них, чаще всего, нет никакого толку:
– летом по-прежнему жарко, а зимой холодно;
– дороги от нытья лучше не станут и т.д.
Чтобы решить эту проблему в рабочей и личной коммуникации, мы разделили понятие нытья на две категории:
1. Неправильное нытье — это фокусировка на негативных факторах без реальных действий для решения проблемы.
2. Правильное нытье — это фокусировка на негативных факторах с реальными действиями для решения проблемы.
Как правильно ныть?
1. Поставьте цель
Задайте себе вопрос: чего вы хотите в итоге? Решить проблему, получить совет или просто, чтобы вас все пожалели и разошлись?
2. Правильно выберите «жертву»
Выбирайте слушателя с корыстным расчетом на то, что он все-таки сможет вам помочь. С проблемами на работе – к начальнику, а не друзьям и родственникам. Со здоровьем не ладится – нойте врачу, он для этого и предназначен 😉
3. Сфокусируйтесь на вариантах решения и количестве попыток
Задайте себе вопрос или расскажите слушателю: что вы сделали, чтобы решить проблему? А сколько раз? А почему вдруг остановились?
4. Не концентрируйтесь на негативе
Вечным пессимистам живется не очень хорошо. Есть исследования, которые доказывают, что состояние постоянного стресса увеличивает миндалевидную железу мозга (которая как раз отвечает за стресс). Таким образом, человек вгоняет себя в замкнутый круг — он нервничает и видит во всем серые оттенки, потому что «прокачал» в себе такой навык и ему все сложнее из этой ямы выбраться.
Кроме постеров о том, как правильно ныть, постов на форуме и внутренней Википедии, наш СЕО Бородатюк Артём рассказал на внутренней закрытой конференции, как правильно ныть.
Искренне желаю вам моральных и физических сил. Давайте друг-друга поддерживать и ныть правильно.
@hrmsreda
#менеджмент
