​​Лайфхак при работе с объектами

При выравнивании объектов в Excel хочется, чтобы они шли вровень с сеткой таблицы. Такая возможность есть — достаточно при изменении размера объекта (фигуры, картинки, графика, надписи и т.д.) зажимать клавишу ALT.

Также этот прием работает и при перемещении объектов по сетке таблицы.

​​​​Быстрый предварительный просмотр

Вы можете добавить кнопку предварительного просмотра прямо на панель задач. При её нажатии необходимые данные будут выводиться на весь экран, как во время печати.

Для этого перейдите в раздел Файл → Параметры → Панель быстрого доступа.

В строчке Выбрать команды из выберите пункт Команды не на ленте, затем в появившемся списке найдите и выделите пункт Предварительный просмотр во весь экран и нажмите Добавить, готово.

​​​​Функция ПОРОГ

Она возвращает значение 1, если число больше или равно пороговому значению; в противном случае возвращает 0. Эта функция используется для фильтрации множества значений. Например, суммируя несколько функций ПОРОГ, можно определять количество значений, превосходящих некий заданный порог.

Аргументы функции ПОРОГ:

• Число — обязательный аргумент. Проверяемое значение.

• Порог — необязательный аргумент. Пороговое значение. Если аргумент "порог" опущен, функция ПОРОГ предполагает, что он равен нулю.

​​​​Пользуйтесь Автозаменой, чтобы работать быстрее

Полезно тем, кто постоянно вводит одну и ту же информацию.
Например, вместо имени сотрудников достаточно будет ввести инициалы, а Excel самостоятельно заменит их полным именем.
Для этого перейди в Файл → Параметры Excel → Правописание → Автозамена.

​​​​Работа с функцией ЧСТРОК

Данная функция нужна для того, чтобы быстро определить число строк, содержащихся в константе массива, или число строк в диапазоне ячеек, ссылка на который передана в качестве аргумента этой функции, и возвращает определенное числовое значение.

Стоит отметить, что в отличие от функции СЧИТАТЬПУСТОТЫ, определяющей число пустых ячеек в переданном диапазоне, а также функции СЧЁТ и ее производных, рассматриваемая нами функция определяет число всех ячеек в диапазоне независимо от типа содержащихся в них данных, включая пустые ячейки.

​​​​Быстрые инструменты для редактирования

• Чтобы удалить данные, форматирование, примечание или гиперссылки из выделенного диапазона ячеек, выберите пункт Очистить на главной странице в разделе Редактирование.

• Чтобы продублировать данные из близлежащей ячейки, необходимо всё в том же разделе выбрать пункт Заполнить и выбрать сторону, в которую необходимо заполнять ячейки.

• В пункте Стили ячеек в разделе Стили на главной странице, вы можете обозначить выбранные ячейки как хорошие, плохие и нейтральные соответствующим цветом.

​​​​Вставка апострофа в таблице Excel

Самый простой способ — через английскую раскладку, нажав на букву «Э».

По причине неверно заданных параметров операционной системы или сбоев в работе изменение раскладки привычными «CTRL+SHIFT» или «ALT+SHIFT» может не выполняться.

Апостроф можно также вставить в ячейку через встроенную в Excel «Таблицу символов». Для этого найдите в разделе «Вставка» опцию «Символ».

После вам откроется большое окошко со всевозможными символами.

​​Ошибка #ИМЯ?

Этот тип ошибки появляется, если имя, используемое в формуле, удалено или просто не определено.

Основными причинами возникновения ошибки являются:

1. Если в формуле используется имя, которое было удалено или не определено.

2. В ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).

3. В формуле используется текст, не заключенный в двойные кавычки. Excel выдает ошибку, так как воспринимает такой текст как имя.

​​Редактирование диаграмм на основе данных

Для создания собственных диаграмм с помощью надстройки Visio Data Visualizer, о которой мы писали ранее, нужно открыть меню самой надстройки (в разделе Вставка → Мои надстройки) и выбрать один из 14 доступных шаблонов.

После этого в документе автоматически будет создана таблица, в которой можно изменять текст фигур, их форму и соединения.

Для добавления фигуры в таблице необходимо придумать новый идентификатор, указать идентификатор следующего шага, тип соединения и ввести нужный вам текст.

Чтобы применить изменения из таблицы, нажмите кнопку Обновить.

​​​​Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

— Шаг 1
Выделяем оба сравниваемых столбца, удерживая клавишу CTRL.

— Шаг 2
Выбираем на вкладке Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Повторяющиеся значения.

— Шаг 3
В раскрывающемся списке указываем вариант Уникальные.

​​​​Как настроить ширину и высоту ячейки?

Чтобы задать высоту строки или ширину столбца, необходимо на вкладке Главная в разделе Ячейки выбрать пункт Формат.
С помощью кнопок Высота строки и Ширина столбца вы сможете вручную указать необходимые вам параметры.

В этом же меню можно настроить Автоподбор высоты или ширины строки или столбца, выбрав соответствующий пункт.
В таком случае размер будет подстроен под ту ячейку, в которой введено максимальное количество текста.

​​​​Создание столбчатой диаграммы

— Выбор и добавление столбчатой диаграммы на лист. Пока в Excel нет столбчатого типа диаграмм, поэтому придется выбирать подходящий вариант из общего списка: «Вставка» → «Рекомендуемые диаграммы» → выберите понравившуюся гистограмму → дважды кликните левой кнопкой мыши.

— Редактирование. Напишите название, добавьте вспомогательную ось, настройте цену деления и заливку.

— Изменение формата трëхмерной фигуры. Кликните правой кнопкой мыши на гистограмму, после в меню выберите «Формат ряда данных». Поставьте галочку у нужного формата фигуры.

​​​​Настраиваемая сортировка

Параметр учитывает уровни и диапазоны данных — это позволяет более гибко выстроить расположение элементов в таблице. Для ее создания используется специальное меню:

1. Выделите всю таблицу.
2. В разделе «Редактирование» выбирайте пункт «Настраиваемая сортировка».
3. В выпадающем меню «Сортировать по» укажите столбец, который затрагивает сортировка.
4. Кликните на режим сортировки «Значения ячеек».
5. Основная настройка — сортировка от А до Я. Но в меню можно настроить более детально.

​​​​Печать большой таблицы

Когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на несколько страниц. И не всегда это происходит удачно.
Если нужно, чтобы определенные строки или столбцы в таблице находились на одном листе, можно установить разрыв страницы самостоятельно:

— Шаг 1
Выделяем строку, выше которой хотим установить разрыв.

— Шаг 2
На ленте на вкладке Разметка страницы нажимаем на кнопку Разрывы и выбираем пункт Вставить разрыв страницы.
После чего все строки, начиная с выделенной, переместятся на следующий лист.

Для столбцов разрывы устанавливаются аналогично.

​​​​Добавление нулей перед числами

Нужно срочно подставить цифры под необходимый формат — проставить нули. А Excel сопротивляется и автоматически меняет все вводимые нами числа. Давайте разбираться в проблеме:

1. Поменять формат. Выделите ячейки, которые нужно изменить, и во вкладке «Главная» найдите «Ячейки». В выпавшем меню кликните на «Формат ячеек» и выберите «Текстовый».

2. Создать свой формат. Повторите действия из первого пункта. Только вместо формата «Текстовый» выберите «Все форматы». В окне назначьте свой тип, например 000 0000.

3. «По-быстрому». Выделите одну ячейку и перед числовым значением поставьте «'». После введите нужное количество нулей и нажмите на «Enter».

​​​​Виды диаграмм

1. Гистограмма состоит из столбов, отвечающие каждый за своë значение. Этот вид диаграммы является самым популярным среди пользователей Excel.

2. Для отображения изменений одного или нескольких показателей с течением времени можно использовать стандартный график.

3. Линейчатая диаграмма по сути это гистограмма, повернутая на 90°. Главное преимущество — использование названий в несколько строк.

4. Круговая диаграмма полностью отражает пропорции и доли одного или нескольких показателей относительно целого.

​​​​Буфер обмена для расширения функционала Excel

Раздел «Буфер обмена» поможет в мгновенном заполнении данных таблицы.

Копируйте элементы Excel-листа с помощью стандартного «Ctrl+C». Теперь перейдите в раздел «Главная» и найдите инструмент «Буфер обмена».

В открывшемся меню вы увидите список всех скопированных элементов данного листа. Теперь вам не придётся постоянно копировать, когда необходимо заполнять ячейки повторяющимися значениями.

​​​​Одновременный ввод одинаковой информации в диапазон ячеек

Если требуется ввести в некоторый диапазон ячеек одну и ту же информацию, можно воспользоваться следующим алгоритмом:

— Шаг 1
Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковую информацию.

— Шаг 2
Введите данные в активную ячейку.

— Шаг 3
Завершите ввод, нажав CTRL + ENTER.

​​​​Быстрый переход к нужному листу

Если в вашем файле используется большое количество рабочих листов, то ориентироваться в них становится трудновато.

В таком случае вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки листов, после чего отобразится оглавление, в котором можно будет мгновенно перейти на любой нужный вам лист.

​​Создание линейчатой диаграммы

Линейчатая диаграмма в Excel применяется для эффектного отображения информации (вы же не хотите усыпить зрителей). Из-за этого возникает потребность не только создать ее, но и настроить под свои задачи. Вот детальная инструкция:

Первый этап — создание. В шапке программы найдите «Вставка», а после жмите на «Диаграммы» и выберите «Гистограммы».

Второй этап — редактирование. Выберите тип гистограммы: 3D, процентный или нормированная. После выберите «Формат данных» и фигуру.

Третий этап — детализация. В окне «Формат данных» настройте расстояние фронтального и бокового зазора, формат фона и добавьте подписи.