Сегодня ещё 300 человек проходят первую часть стратегической сессии в рамках цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска. Накануне один из ведущих российских бизнес-тренеров Мадлен Батурина, которая проводит сессии, рассказала о содержании мероприятия и дальнейших шагах.

О задачах
Главная цель первого занятия погрузиться в метод дизайн-мышления, понять, как он может нам помочь в рамках нашего проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Нам надо определить, как они должны выглядеть, какая там должна быть информация, какой интерфейс, что хочет видеть там руководитель. И вот сегодня мы учимся выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. Потому что задача при создании этих дашбордов - облегчить руководителю процесс управления процессами которые есть в его функционале. А для того, чтобы это понять нужно провести структурированное интервью, нужны вопросы чтобы вытащить максимальное количество информации, потом перепроверить, чтобы в конечном итоге создать инструмент, интересный пользователю, а не тем, кто его создает.

О дизайн-мышлении
Дизайн-мышление – это не про дизайн платья или сайта, это о проектировании. Этот метод, который направлен на то, чтобы выяснить как можно больше информации при создании процесса или продукта у тех, кто будет им потом пользоваться. В него входят структурированное интервью, создание прототипа, тестирование, исправление, снова тестирование и так, пока мы точно поймем, что создали продукт, интересный конечному потребителю. Важно и то, что при использовании этого метода ошибаться быстро и дёшево. Ты создал прототип, протестировал вместе с пользователем, и определил комфортен он или нет, прежде чем отдать в эксплуатацию.

О практике
Основная составляющая тренинга – это практика. В рамках первого дня мы выполняем два практических задания, затем идет домашняя работа, и с ее результатами участники приходят на следующую сессию. Здесь мы уже будем делать прототипы из подручных материалов, а потом вместе с руководителями будем тестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.

О запросах
Я много провожу тренингов, как в государственных структурах, так и в коммерческих компаниях. Ключевой запрос, который есть сегодня к электронным сервисам – это скорость, качество, прозрачность и удобство. Он сохраняется везде. Сейчас любой пользователь, внутренний или внешний, очень нетерпим к неудобствам. Если вы заходите на сайт покупать что-то, и не понимаете, что на этом сайте, уходите, потому что есть много других – удобных. Поэтому то, что мы делаем в ходе цифровой трансформации в итоге должно быть удобно пользователю. Иначе они просто не будет с этим работать, а это потраченное время, деньги и так далее. Потому так важен на начальном этапе процесс изучения запросов, проверок и перепроверок. Да иногда это бывает занудно, да хочется сказать, ну всё понятно же. Но одно дело как мы себе представляем, другое - как это в голове у конкретного пользователя. Поэтому лучше задать ему еще лишние пять-шесть вопросов типа почему именно такая информация, почему именно так расположена, почему такой цвет интерфейса и так далее. Чаще всего конечные выводы удивляют слушателей, которые изначально считали, что все ответы им уже и так известны.

Побеседовали с Александром Поповым, заместителем директора Департамента городского хозяйства, участником команды поддержки изменений, который работает над проектом «Сокращение времени подготовки и согласования проекта муниципального контракта до 8 часов»

- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- Контрактная деятельность является одним из основных направлений не только в нашем департаменте, но и в остальных подразделениях администрации, и этот процесс требует значительных трудовых ресурсов.

- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Длительный процесс согласования, ошибки в документации.

- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- На мой взгляд существенно упростило бы процесс, если бы существовала некая база актуальных типовых контрактов по направлениям закупок департамента, а согласование проходило бы электронной форме. Также необходимо пересмотреть саму модель прохождения процесса создания и согласования муниципального контракта.

- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- На создание и согласование проекта контракта будет уходить не более 8 часов, а ошибки в документации будут исключены.

- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно- Сахалинска?
- Безусловно, чем быстрее готовится и согласовываться закупочная документация, тем быстрее проходят торги и определяются поставщики. Соответственно вопросы благоустройства, пассажирского транспортного обслуживания, ЖКХ и т.д., которые прямо влияют на качество жизни населения, будут решаться быстрее.

- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Я вижу в этом возможность запустить «перезагрузку» устоявшихся процессов, модель протекания которых на мой взгляд, утратила свою актуальность. Хочу минимизировать бумажную волокиту и уйти от такого понятия «так всегда делали».

- Как бы вы могли оценить взаимодействие с командой консультантов РИР?
- Всегда приятно работать с профессионалами, поэтому на пять баллов.

Новый выпуск дайджеста цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска доступен для скачивания.

В свежем номере:
- Для чего проводятся стратсессии и к каким результатам нужно стремиться
- Чему обучались руководители подразделений на недавних тренингах
- Как выглядят интерфейсы цифровизируемых процессов
- А также новости, комментарии и много интересной и полезной информации

Приятного чтения)

Подробно о цифровой трансформации Южно-Сахалинска.

Сегодня в программе «Наш день» на телеканале АСТВ в 20.00 и в 22.00 смотрите интервью с куратором проекта цифровизации муниципалитета — Вячеславом Кожуховым.

Тема дня — цифровая трансформация областного центра.

В чём смысл цифровой трансформации муниципалитета Южно-Сахалинска, какие результаты уже есть, и каких ещё ждет администрация города - интервью с директором МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" Вячеславом Кожуховым.

В администрации Южно-Сахалинска завершен анализ и опись 1200 рабочих процедур, осуществляемых сотрудниками различных структурных подразделений. Это необходимый шаг в дальнейшей цифровой трансформации муниципалитета. Он позволит сгруппировать рабочие операции по различным признакам, выделить сквозные процессы и определить дальнейшие направления работы.

"За два месяца проведена огромная аналитическая работа, которая включала в себя анкетирование 600 сотрудников, последующий анализ данных, выявление потерь, простоев, лишних процедур, состоялись десятки встреч с коллегами из муниципалитета по уточнению всех вопросов. Справиться за такой срок получилось только благодаря поддержке со стороны работников администрации и нашей общей заинтересованности в будущем результате", — отметил руководитель проекта Дмитрий Гришин. По его словам, подготовленная опись по сути является дорожной картой последующей цифровизации управления городом.
https://sakhalin.info/news/198915/

Наш традиционный обзор событий цифровой трансформации уходящей недели.

Окно в экспорт…
Запущена информсистема для российских экспортёров «Одно окно». Это комплексная цифровая экосистема, призванная обеспечить бизнесу онлайн-доступ из одной точки к государственным и иным услугам, сопровождающим выход компаний на экспорт. Её разработка проводилась в соответствии с цифровой повесткой правительства, обусловленной необходимостью внедрения сервисной модели системы исполнительной власти и улучшения открытости и цифрового формата взаимодействия государства и граждан. В рабочую группу вошло более 30 ведомств.
https://d-russia.ru/zapushhena-informsistema-dlja-rossijskih-jeksportjorov-odno-okno.html?utm_source=telegram

…ДТП в онлайн…
Во всех регионах России стал доступен суперсервис «Европротокол онлайн», позволяющий оформить дорожно-транспортное происшествие без вызова сотрудников ГИБДД, сообщает Минцифры в понедельник. Сервис работает через мобильное приложение «Помощник ОСАГО» (для iOS и Android), интегрированное с Единым порталом госуслуг. С помощью приложения можно оформить извещение о ДТП в электронном виде, если мобильное приложение установлено на смартфоне одного из участников ДТП.
https://d-russia.ru/superservis-evroprotokol-onlajn-zarabotal-vo-vseh-regionah-mincifry.html?utm_source=telegram

…А приложения в смартфон
Российское ПО должно появиться на смартфонах, планшетах, компьютерах и Smart TV, производимых с 1 января 2021 года. Правительство утвердило постановление, разъясняющее порядок формирования перечня приложений и правила их предустановки. Однако в Госдуму планируется ввести поправку, по которой сроки вступления в силу закона об обязательной предустановке российских приложений будут перенесены с 1 января на 1 апреля 2021 года. Перечень из 16 классов программ сформирует Минцифры на основе рейтинга популярности (не менее 500 тысяч уникальных пользователей каждого приложения за год), ежегодно список будет утверждать правительство. Первый перечень соберут до 15 декабря — сбор заявок уже стартовал.

МВД создаст банк биометрических данных россиян и иностранцев
МВД России в течение трех лет создаст централизованный банк биометрических данных россиян и иностранцев, который позволит идентифицировать людей по изображению лица и отпечаткам пальцев. «Планируемые сроки проведения опытно-конструкторской работы „Создание Федеральной информационной системы биометрических учетов“ — 2021-2023 годы. В течение указанного времени предполагается разработка программного обеспечения, необходимого для формирования, ведения и использования централизованного банка данных биометрических параметров граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства», — сказал собеседник ТАСС.
https://iot.ru/monitoring/mvd-sozdast-bank-biometricheskikh-dannykh-rossiyan-i-inostrantsev

На этой неделе продолжатся стратсессии для работников муниципалитета и подведомственных организаций. После трехдневного перерыва и выполнения домашнего задания сотрудники и руководители вернутся в учебные залы и смоделируют панели управления для своих подразделений. Это такой электронный интерфейс, с помощью которого руководитель мог бы видеть всю информацию о работе своего отдела или управления практически в режиме онлайн и не загружать подчиненных дополнительными отчетами. В течение нескольких дней ближайших участникам предстоит определить какой информацией наполнить панели, как лучше расположить, где достаточно данных, где нужно дополнить.

Моделирование идет при с помощью современного метода - дизайн-мышление. Главная цель первых занятий состояла в том, чтобы понять, как он может помочь в рамках проекта цифровой трансформации, а конкретно в создании панелей управления для руководителей. Надо было научиться выяснять запросы пользователя, делать прототипы по итогам структурированного интервью. На этой неделе уже предстоит сделать прототипы, а потом вместе с руководителями протестировать, как выглядит вся информация, там ли она расположена, чтобы потом уже передать в стадию реализации.
Подробнее о структуре тренинга можно почитать в этой записи.
https://t.me/digital_yuzhnosakhalinsk/230

Побеседовали с Евгением Золотовым, заместителем директора Департамента городского хозяйства, участником команды поддержки изменений, который работает над проектом «Сокращение времени на подготовку и внесение изменений в муниципальную программу «Жилищное хозяйство и благоустройство на территории городского округа «Город Южно-Сахалинск» на 2020-2025 годы».

- Почему вы выбрали именно этот процесс?
- В Департаменте городского хозяйства выбранный процесс является не единичным – их семь. Усовершенствовав один процесс, мы получим положительную практику для повышения эффективности работы других коллег. Данный процесс имеет множество участников и большую длительность протекания. Эти факторы, в том числе, явились причиной выбора именно этого процесса

- Какие вы видите сейчас барьеры?
- Необходимость разработки новых платформ для внедрения изменений. Второй барьер – недостаточная готовность сотрудников к необходимости изменений, некоторая боязнь новаций

- За счет чего можно сократить временные и ресурсные потери при его выполнении?
- Трансформация процесса сбора и обработки информации, использование шаблонов для создания проекта редакции муниципальной программы, повышение роли участия исполнителей мероприятий в подготовке документа.

- Какие результаты вы ждете от цифровизации процесса?
- Уменьшение сроков на подготовку документов, повышение их качества.

- Будет ли как-то заметен результат для жителей Южно-Сахалинска?
- Это исключительно внутренний процесс, но очень необходимый с точки зрения работы администрации. В результате его трансформации будет достигнут экономический эффект внутри департамента.

- Почему вы решили стать участником команды поддержки изменений?
- Ровно тринадцать лет назад стоял у истоков первой волны цифровой трансформации администрации города Южно-Сахалинска. Не всё тогда получилось, но вторая волна может быть более успешной. С учетом того, что необходимость цифровой трансформации подчеркивается на федеральном уровне, количество неравнодушных к этому процессу в Департаменте городского хозяйства внушает оптимизм в реализацию наших планов.

- Как бы вы могли оценить работу и взаимодействие с командой консультантов?
- Виден большой опыт, причем некоторые положительные моменты уже внедрены в работу.

Напомним, что каждый участник команды поддержки изменений подготовил свой план улучшения и цифровизации одного из процессов по своей деятельности. Каждый проект включает в себя картирование процесса, как он проходит сейчас, подготовку идеального состояния в нотации BPMN, прототипирование интерфейса, составление перечня пользователей с их функционалом. То есть, по сути, к концу декабря каждый участник команды сделает полную подготовку выбранного процесса к дальнейшему переводу в цифровой формат.

Подробно и доступно о процессе подготовки к цифровой трансформации муниципалитета рассказывает программа "Открытый город" телеканала АСТВ
https://www.youtube.com/watch?v=j_KEV9AQFRE&app=desktop

Вот так выглядят прототипы рабочих панелей руководителя, которые вчера собрали участники стратсессии. Как мы рассказывали метод дизайн мышления тем и хорош, что позволяет собрать и обсудить прототип буквально из подручных материалов. Таких прототипов можно сделать десятки, пока мы точно не поймем, что создали продукт, полезный и комфортный для пользователя👨‍💻🙂

Творческий результат мозгового штурма😂