Как вести учет статей. Мой вариант

Я обожаю канбан-доски, как уже понятно, наверное, из моего поста про темник для этого канала 😀

Статьи в работе у меня хранятся примерно в таком же формате. Это не какой-то мой уникальный авторский метод, так делают во многих редакциях; на работе я это и увидела.

Как все выглядит и какова система — на скриншоте. Идеально для тех, у кого много работы и проектов. У меня не особо много, но я люблю все систематизировать 😀

Внутри каждой карточки — возможность добавить заголовок, описание, дату начала и окончания работы, прикрепить вложения, добавить метки, назначить исполнителей, писать комментарии.

Высший пилотаж — это цеплять готовые материалы ссылками в карточки, после того, как они перенесены в раздел «Готово». Если вести эту доску постоянно, в конце года будет архив всех своих выполненных работ!

Это Trello, но такие канбан-доски можно делать в Asana и Notion. Насколько я знаю, в России с Trello и Asana проблемки — так что остается Notion.

🗒 Он, конечно, ужасно сложный и громоздкий, да ещё и на английском — но если в нем разобраться, он топ.

❓Пост-гайд про Notion ннада? Как сами ведете учет работы?

#инструменты

Аккуратнее с заменой в текстах

Функция «Найти и заменить» — топовая вещь, если надо быстро поменять какую-то букву или даже слово. Я вижу как минимум два применения этой функции:

1️⃣ Когда вы писали статью, используя одно слово, допустим, «ребенок», а потом на этапе правок выяснилось, что есть редполитика, где эта сущность называется другим синонимом — допустим, «тинейджер».

2️⃣ Когда вы сделали текст для компании и вам надо показать его в портфолио, но не упоминать клиента. Тогда вы ищете название компании и заменяете его на что-то вроде [компания].

И еще куча применений. В общем, это нужно, чтобы ускорять работу над текстами и не менять ничего вручную. Но в то же время с этой функцией очень легко накосячить, как видно на скрине 😅

Я хотела заменить «ИТ» на «IT». Я не учла, что сочетание букв «ит» входит во многие слова — но именно так и случилось, «ит» стало «it» везде.

Так было и в других материалах. Например, в Топвизор-Журнале мы пишем ё, но иногда при написании статьи я про это забываю и пишу весь текст с е. Самое часто используемое слово, по моим ощущениям — «ещё». Кажется, что можно ввести в «Найти и заменить» слово «еще» и попросить заменить на «ещё».

❗️ Но сочетание «еще» встречается в куче слов — «перемещение», «размещение». Получится «перемещёние» и «размещёние».

Все это можно легко откатить, нажав Ctrl + Z. Но иногда это заметно не сразу, и текст уходит к редактору / корректору / на публикацию в таком виде.

Так что для корректной работы функции в подобных случаях лучше выделять заменяемое слово пробелами с обеих сторон, чтоб получилось именно «IT» и «ещё».

Тут еще полезные функции Docs и горячие клавиши

❓ Было? Или только у меня так? 😅

#инструменты

Как оформлять тексты в Google Docs. Полезно не только копирайтерам

Иногда бывает, что у проекта есть гайдлайны по работе с Docs — как делать отступы, какой использовать шрифт и так далее. А иногда нет.

❓ Что вы делаете в случае, когда нет? В каком виде сдаете документ клиенту? Решила показать, как это выглядит у меня.

Несколько моих правил, чтобы текст в Доке был аккуратным и легко читаемым:

1️⃣ Использую один, максимум — два сочетаемых шрифта. В 99% случаев это просто Arial, который стоит там по умолчанию.
2️⃣ Использую один межстрочный интервал во всем документе, чаще всего — 1,15.
3️⃣ Выравниваю текст чаще всего по левому краю.
4️⃣ Не ставлю отступы энтером, использую «Добавить пробел после абзаца». Как это делать
5️⃣ Заголовки добавляю через стили документа, не увеличивая шрифт вручную.

📑 Как выглядит такой документ, можно посмотреть здесь. Ещё там показано, как оформлять врезки, таблицы, цитаты, подписи к фото, списки и ссылки. Полезно, если у вас с клиентом нет договоренности об оформлении документов — можете взять идеи из моего дока, вдруг будет удобно.

Что обычно мешает читаемости в документах?

⚪️ Плящущие шрифты — когда их несколько и когда текст по непонятному принципу выделен то курсивом, то жирным. И разные размеры текста, конечно.
⚪️ Заголовки не через стили, а вручную. Тогда H2 то 16, то 18 размером, то ещё как-то… ❌
⚪️ Гигантские картинки. Их можно уменьшить, потянув за краешек.

Показывайте и рассказывайте, как вы оформляете гуглодоки ⬇️

#инструменты