​[USI LA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA COME SE FOSSE LA TUA TO DO LIST? #summeredition]

Ti invii delle email per ricordarti di fare determinate cose?

Condivido il pensiero di Mike Vardy (Productivityist) sulla gestione delle attività.

Una singola email non può rappresentare un compito da svolgere scambiando la tua casella di posta elettronica per una lista di cose da fare.

Si pensa di risparmiare tempo rimanendo all'interno di un unico strumento, ma le email hanno scopi diversi, non tutte rappresentano un'attività da fare. C'è troppa confusione: mentre cerchi qualcosa, vedi arrivare altre email e rimani sempre connesso agli altri.

Usa un programma creato apposta per gestire le liste:
✅ per avere più tempo da dedicare alle attività;
✅ per una maggiore focalizzazione;
✅ per eliminare gli elementi di disturbo.

ESERCIZIO:
1. Prendi un foglio, metti la data e scrivi 3-5 compiti che vuoi fare in quella data.
2. Aggiungi le attività che arrivano via email sul foglio.
3. Invece di ricercare le email, guarda solo il foglio che hai fatto.
4. Fai solo una di quelle cose per un determinato periodo di tempo - prova almeno 15 minuti - senza più accedere alle email e disattivando le notifiche.
5. Ripeti l'operazione per tutta la giornata lavorativa.
6. Gira il foglio e scrivi come ti senti lavorando in questo modo.

Non provare a fare tutto in una volta sola, ma segui dei passaggi graduali.
Datti tempo e osserva i benefici e le sensazioni che provi.

Per approfondire: https://productivityist.com/email-app-not-to-do-list/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Sposta la tua vita avanti di 11 minuti e realizza l'impossibile nella vita di tutti i giorni:
🎞 https://youtu.be/pQf9MR40dxo

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[VELOCIZZA LA REALIZZAZIONE DI FIRME PROFESSIONALI PER LE TUE EMAIL #summeredition]

Prova uno di questi tool:

✅ Exclaimer, Free Email Signature Generator
https://free-email-signature.exclaimer.com/
Inserisci dati, logo, banner, social e disclaimer. Scegli il layout, personalizza font e colori e segui le indicazioni per importare la firma nel tuo servizio di posta elettronica.

✅ Il servizio Free di Hubspot
https://www.hubspot.com/email-signature-generator
Oltre alle personalizzazioni di base, puoi inserire una CTA e le eventuali certificazioni conseguite. Le immagine devono essere caricate su servizi esterni come Dropbox o Google Drive ed inserite tramite url.

✅ Si.gnatu.re
https://si.gnatu.re/
Tool con due piani a pagamento e uno free che permette di modificare la firma solo per 30 giorni (ma potendola usare per sempre). Ha all'incirca le stesse personalizzazioni degli altri tool.

✅ Wisestamp
https://www.wisestamp.com/
Tool freemium che tra le varie soluzioni permette di collegare gli articoli del blog nella firma grazie alla funzione “mostra i miei ultimi articoli (RSS)”. Oppure puoi mostrare le ultime foto, un video o i social.

✅ Direttamente in Gmail
In Gmail, vai sull'icona dell'ingranaggio alla sezione Settings > General > Signature.
Se gestisci la posta da più account, scegli l'indirizzo email da abbinare alla firma.
Componi testo, link, immagini come preferisci e salva le modifiche.

**Integro la risorsa suggerita da Sandro Ghini (grazie Sandro!)
✅ Newoldstamp
https://newoldstamp.com
Generatore di firme professionali, permette di crearne una free oppure decidere di passare a uno dei piani a pagamento per riuscire a gestire diverse email da un unico account.

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Le norme guida del personale che Michele Ferrero scrisse oltre 40 anni fa.
“Quando parli con un individuo ricorda: anche lui è importante”
https://www.gazzettadalba.it/2019/02/le-norme-guida-del-personale-che-michele-ferrero-scrisse-oltre-40-anni-fa/

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[UN MERCOLEDÌ DA IMPRENDITORI: con Elena Bizzotto #summeredition]

Chi ha la fortuna di conoscere Elena sa che è una persona straordinaria e solare. Ogni volta che la vedo mi riempie di energia.

Lei è un'igienista dentale con la passione per la condivisione di buone informazioni. Aiuta le persone a stare in salute partendo dalla cura della loro bocca.

Questo è il suo sito web https://www.elenabizzotto.it/ e, tra le informazioni presenti, puoi trovare questa bella definizione che la rappresenta pienamente:
"Sono un’Igienista Dentale, promuovo la salute, trasformo i sorrisi e dono fiducia ai miei pazienti".

Oltre ad occuparsi di igiene dentale, Elena è anche un'artista e nello specifico suona il fagotto. Cura il canale Telegram (https://t.me/lasalutesorride) e il Podcast (https://www.elenabizzotto.it/podcast/) "La Salute Sorride" dove puoi trovare informazioni utili, idee, strategie e ispirazioni per trasformare il tuo sorriso.

In questa nota vocale puoi scoprire come riesce ad organizzare il suo lavoro offline e online!

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Per seguire le altre interviste:
#intervisteAV

Se vuoi partecipare, scrivimi qui:
@DeboraAV

Debora Montoli 🎧

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[LA STRATEGIA DELLE 2 LISTE DI WARREN BUFFETT - PIÙ CONCENTRATI E PIÙ PRODUTTIVI #summeredition]

Per essere più produttivi, è necessario identificare tutte le attività da fare definendo anche quelle che non devono essere considerate (le “not to do list”).

Warren Buffett ci ricorda di difendere le priorità escludendo tutte le altre cose.

Parlando con il suo pilota personale Mike Flint, Buffett gli chiese quali fossero le sue priorità di carriera e gli suggerì di fare un esercizio diviso in tre fasi:

1️⃣ scrivere i suoi 25 obiettivi, le cose che aveva in mente pensando al successo nel lavoro e nella vita.

2️⃣ rivedere l’elenco cerchiando 5 obiettivi dalla lista creata.

3️⃣ a questo punto, Mike aveva due liste. Le 5 priorità segnate come elenco A e le altre 20 come elenco B. Alla domanda di Warren per sapere le intenzioni di Mike circa il secondo elenco, il pilota confermò che avrebbe iniziato a lavorare all’elenco A, ma anche all’elenco B nei ritagli di tempo perché comunque importante per lui.

Warren sottolineò quanto fosse sbagliato quell’atteggiamento.

L’elenco B rappresenta la lista di quello che deve essere evitato a tutti i costi e può essere considerato solo dopo aver raggiunto gli obiettivi dell’elenco A.

✅ Fondamentale: definire le cose che non vanno fatte, per non perdersi in troppe attività e senza disperdere il tempo a disposizione.

Per approfondire: https://jamesclear.com/buffett-focus

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Un'offerta molto utile dal canale Telegram Toolperstartup! È possibile ottenere gratuitamente per un anno Process Street, il tool per gestire procedure e task ricorrenti.
» https://t.me/toolperstartup/691

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[GESTISCI LE ATTIVITÀ CON TODOIST #summeredition]

Ripropongo un piccolo video che mostra i primi passi per iniziare ad usare Todoist. Uno strumento completo e disponibile per tutti i dispositivi.

Puoi creare progetti, attività, scadenze, priorità, etichette, commenti, promemoria, integrazioni, condivisioni...

Coinvolgi altre persone e gestisci rapidamente attività ripetitive! 💪

Caratteristiche di Todoist:
- essenziale
- grafica senza distrazioni
- adatto per ogni dispositivo
- semplice da usare

Nel video ho riportato le funzioni base di questo tool, fammi sapere se ti è utile!

Ecco il sito: https://todoist.com

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Il trailer del documentario Minimalism, una serie di interviste che parlano di minimalismo
» https://youtu.be/0Co1Iptd4p4
È disponibile su Netflix ma non solo, sul sito trovi tutte le modalità: https://minimalismfilm.com/

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​[LE BASI DEL METODO KANBAN #summeredition]

Obiettivo: essere più organizzati per riuscire a visualizzare il lavoro globale concentrandosi solo sul lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere perché già tutto definito.

Focalizzazione + Flusso definito = Lavoro portato a termine

Il metodo Kanban si può mettere in pratica in molti modi: sulla carta, con una lavagna o con tantissimi strumenti digitali che si basano sull'uso di colonne o liste.

La base di partenza del metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
💪 TO-DO (lavoro in attesa che deve essere fatto)
💪 DOING (lavoro in svolgimento)
💪 DONE (lavoro portato a termine)

Nella lista TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte.
1. Devi essere sincero.
2. Devi inserire proprio tutto (dividi i grandi task in piccole mansioni).
In questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Quindi dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi (2 o 3).

SU COSA SI BASA IL PASSAGGIO DA UNA COLONNA ALL’ALTRA?
La logica del passaggio si basa sostanzialmente su tre domande:
1️⃣ Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2️⃣ Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3️⃣ Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Da queste basi è possibile ricavare tantissime personalizzazioni del metodo per renderlo più adatto alla propria realtà. Ecco alcuni esempi su come impostare le colonne:
1. Usa i giorni della settimana.
2. Per il settore sales: LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)
3. Per le risorse umane: PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO
4. Per i programmatori: PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Alcuni strumenti perfetti in stile Kanban:
trello.com
meistertask.com
kanbanflow.com

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​[PROCRASTINAZIONE E DINTORNI #summeredition]

Procrastinare: "rimandare a domani", ma anche “debolezza di volontà” e “incapacità di agire” secondo la ragione.

La procrastinazione non ha niente a che fare con la pigrizia.

Secondo il professor Piers Steel, le persone entrano in un circolo vizioso di procrastinazione a causa dell'incapacità di gestire stati d'animo negativi legati a un compito.

La procrastinazione non è legata alla gestione del tempo, ma è più un modo di affrontare emozioni e stati d'animo negativi che derivano da certi compiti come noia, ansia, insicurezza, frustrazione, risentimento...

Ci mettiamo a fare altro perché il compito che stiamo evitando è noioso oppure porta insicurezza, paura del risultato o ansia.

I sentimenti negativi portano a procrastinare e la procrastinazione porta altri pensieri negativi limitando così la produttività con effetti distruttivi sulla salute. Evitiamo sentimenti negativi, ma finiamo per sentirci peggio di prima.

Un altro aspetto riguarda la concezione del futuro. Spostando un'attività più in là nel tempo è come se non fosse più nostra.

🔴 COME FARE?

Purtroppo non basta dire: "Da oggi smetto di procrastinare", ma per uscire da questa gabbia bisogna cambiare mentalità.

Se partiamo da qui: "la procrastinazione riguarda le emozioni, non l'organizzazione delle giornate o l'uso degli strumenti migliori", ecco che diventa necessario imparare a gestire le emozioni in un modo nuovo.

Dobbiamo trovare una ricompensa diversa da quella finta sensazione di benessere che ci dà il fare qualcosa di diverso da quello che dovremmo fare.

La soluzione deve essere interna e possiamo iniziare curando questi aspetti:

❤️ perdonare i momenti in cui si procrastina;
❤️ allenare una sorta di autocompassione verso sé stessi (intesa come un'apertura e un'accettazione degli avvenimenti invece di provare rimorsi o risentimenti).
❤️ essere curiosi: quando si procrastina, porre l'attenzione alle sensazioni che si provano. Da dove arrivano? Cosa sta succedendo?

In questo modo si diminuisce il disagio psicologico che alimenta la procrastinazione lasciando spazio alle emozioni positive, all'energia e alla motivazione.

❤️ Per agire, possiamo prendere una piccola parte dell'attività da svolgere concentrandoci solo sulla prossima azione senza aspettare di essere in vena per fare un determinato compito.

"La motivazione segue l'azione. Inizia e scoprirai che la tua motivazione arriverà."

Per approfondire:
https://www.nytimes.com/2019/03/25/smarter-living/why-you-procrastinate-it-has-nothing-to-do-with-self-control.html

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Il Ted Talk sempre attuale di Tim Urban, scrittore, blogger e creatore del sito Wait But Why. In questo video ci aiuta a capire cosa succede nella mente di un procrastinatore perché in realtà ognuno di noi procrastina su qualcosa, ma il vero problema si presenta sulle cose che non hanno una scadenza, che non fanno svegliare nessun "mostro del panico". La procrastinazione a lungo termine è meno affrontata, ma è molto più sofferta e dà la sensazione di essere uno spettatore della propria vita.
Ecco il video: https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator/transcript?language=it

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[SCRIVI EMAIL RISPARMIANDO TEMPO #summeredition]

Migliora la gestione delle risposte predefinite con Gmail Snippets.

1️⃣ Integra questo strumento in Gmail:
https://www.gmail-snippets.com/

2️⃣ Crea la tua libreria

3️⃣ Richiama i testi predefiniti nel corpo delle email con il tasto \

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Ricevi ogni settimana notizie, curiosità e strumenti per lavorare con la giusta motivazione e la voglia di fare:
debora.ilnotiziariovirtuale.it

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​[CI VOGLIONO 9 MESI PER FARE UN EPISODIO DEI SIMPSON #summeredition]

Possiamo ottimizzare le attività, usare gli strumenti migliori ed essere al massimo della produttività, ma quello che conta è allenare la pazienza di saper aspettare senza avere fretta e senza rinunciare.

"Un lavoro fatto bene richiede venti volte di più di quello che hai pianificato. Il meglio accade quando tutti gli altri se ne vanno. Il meglio avviene quando stai analizzando i dettagli. E il meglio succede quando capisci che creare qualcosa di super non si verifica al primo tentativo."

Condivido l'articolo di Ashley Ambirge (fondatrice e scrittrice, con uno stile singolare, del blog altrettanto singolare chiamato The Middle Finger Project) sulla realizzazione di un episodio dei Simpson.

Ricavata dal libro "Springfield Confidential: Jokes, Secrets and Outright Lies from a Lifetime Writing for The Simpsons, di Mike Reiss", questa analisi fa capire come un lavoro ben fatto possa richiedere tanto tempo.

Si parte dal lavoro di uno scrittore che prepara il primo script per poi passare alle riletture e modifiche fatte prima da un nuovo gruppo di scrittori e poi da un altro gruppo. Un unione di cervelli incredibile.

Poi gli attori leggono il copione mentre gli scrittori prendono altre note.

Dopo altre modifiche, si registrano le battute in studio, ogni riga per 5 volte.

Vengono così selezionate le migliori righe per mettere insieme un episodio e da qui si passa alla creazione degli elementi visivi.

Quando una prima versione è animata, ecco di nuovo gli scrittori che aggiustano battute, spostano, eliminano o aggiungono scene.

A questo punto, dopo essere già arrivati alla fase di animazione, un quarto dello script cambia di nuovo.

E così si riparte a creare le nuove scene con gli attori, nuove righe, animazioni... per arrivare ai controlli finali (per non parlare della musica, ecc.).

9 mesi per 20 minuti. Il risultato di pensare in modo critico e avere uno standard da perseguire.

"Brilliance isn’t born: it’s built."

Ecco l'articolo:
https://www.themiddlefingerproject.org/nine-freaking-months-thats-how-long-it-takes-to-make-one-episode-of-the-simpsons/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
L'autore Brian Tracy ha usato la citazione di Mark Twain come base per il suo libro sulla produttività "Eat That Frog". Tracy sostiene che dovresti svolgere il compito più difficile come prima cosa quando inizi le giornate per combattere la procrastinazione.
"Eat a live frog first thing in the morning, and nothing worse will happen to you for the rest of the day." (Mark Twain)

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[IDENTIFICA IL TUO CRONOTIPO PER ESSERE PIÙ PRODUTTIVO #summeredition]

Ognuno di noi rende in modo diverso durante il giorno e il nostro orologio interno influisce sulla capacità di concentrazione, sulla creatività, sull’umore e sulla possibilità di commettere più sbagli.

Sei un'allodola mattiniera o un gufo notturno?

Ecco tre consigli per identificare il tuo cronotipo:

1️⃣ Rispondi a queste domande:
Nelle giornate senza obblighi di orario e senza sveglie, a che ora andresti a dormire e a che ora ti sveglieresti?
Qual è il punto medio tra questi due tempi? Se è prima delle 3 sei mattiniero, oltre le 6 sei notturno.

2️⃣ Fai un test online come questo:
http://www.cet-surveys.com/index.php?sid=61524

3️⃣ Compila per una settimana questo file: https://www.danpink.com/wp-content/uploads/2018/01/time-sheet.pdf realizzato da Daniel Pink, l'autore del libro "When: The Scientific Secrets of Perfect Timing".

Sarebbe meglio svolgere le attività più analitiche durante i picchi di produttività e lasciare le attività più creative per i momenti di calo.

Se non puoi essere così flessibile, la gestione corretta delle pause può aiutarti a superare i momenti critici.

Per approfondire, ecco l'articolo: https://zapier.com/blog/chronotype-productivity-schedule/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Sempre in tema di test, qui ne trovi due molto interessanti:
1. un test della personalità: 16 personalities.
2. un test creativo di Adobe: Creative Types.

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[TRASFORMA IMMAGINI IN TESTO CON GOOGLE DRIVE #summeredition]

Con Google Drive si possono fare tantissime cose e oggi vediamo come trasformare il testo che hai sotto forma di immagine o di PDF in testo modificabile.

Il file di partenza deve avere determinate caratteristiche e qui trovi tutte le istruzioni:
https://support.google.com/drive/answer/176692?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it

1️⃣ Carica la foto in Google Drive.
2️⃣ Selezionala, fai clic con il tasto destro del mouse e scegli "Apri con" >> "Documenti Google".
3️⃣ Si aprirà un nuovo documento con il testo modificabile.

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Per realizzare velocemente delle scansioni dallo smartphone, puoi provare:
1. Adobe Scan
2. CamScanner

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[TIENI TRACCIA DEL PASSATO, ORDINA IL PRESENTE, PROGETTA IL FUTURO: IL METODO BULLET JOURNAL #postlungo #summeredition]

Vediamo se qualcuno si riconosce in quello che Anna Russell chiama il purgatorio "organizzativo".

Hai tanti quaderni o blocchi pieni di note per l'ufficio, per le spese, per gli appuntamenti, per gli scarabocchi. Hai un calendario da parete, uno da scrivania e due o tre app per la versione digitale.
Scrivi liste di film da guardare o libri da leggere che non ritroverai mai più e fai sempre fatica a recuperare le tue coordinate bancarie. In pratica, sei una persona "da più quaderni".

Ryder Carroll, l'inventore del Bullet Journal, è una persona da più quaderni. Nato a Vienna da insegnanti americani, era un bambino distratto, costantemente indietro a scuola e ansioso. Gli venne diagnosticato il disturbo da deficit di attenzione e iperattività e, per superare le lezioni, iniziò a sviluppare piccoli trucchi di scrittura di diari. Scrivendo i suoi pensieri riuscì ad ottenere un effetto calmante e negli anni successivi iniziò a delineare il Bullet Journal - o BuJo.

Negli anni successivi, il metodo è diventato una comunità globale presente con molte varianti: BuJo per studenti, BuJo per genitori, BuJo per artisti...

È un tema enorme che non può essere trattato in un unico post ma, come dice l'autore del libro "Il metodo Bullet Journal", non si tratta solo di organizzare appunti o liste, ma riguarda il vivere consapevolmente.

Questo metodo aiuta a passare da comparsa a protagonista della propria vita.

🔴 Come iniziare?

Carroll preferisce i quaderni con la griglia a punti, ma l'importante è usare tutto ciò che funziona per te.

"Le liste non sono solo cose che dobbiamo fare, ma ogni attività è un'esperienza in attesa di nascere."

“Aggiungi solo ciò che ti serve e sii paziente con te stesso, perché è una novità. Non lo stai facendo nel modo giusto, non lo stai facendo nel modo sbagliato, ma stai solo cercando di capire mentre procedi.”

"È come se ogni giorno fosse un'altra possibilità."

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Debora Montoli 🧚🏻‍♀️
@DeboraAV ✏️

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#LeRisorseDelGiorno

Alcuni profili Instagram da seguire come fonte di ispirazione:

🔴 Plans That Blossom di Nicole Barlettano, graphic designer e illustratrice
https://www.instagram.com/plansthatblossom/

🔴 WhiskeyMug di Madeline Stone, project manager di Washington
https://www.instagram.com/whiskeymug/

🔴 MenWhoBullet di Mark Figueiredo, direttore creativo
https://www.instagram.com/menwhobullet/

🔴 Se ti appassiona l'argomento, segui l'hashtag #bulletjournal
https://www.instagram.com/explore/tags/bulletjournal/

🔴 Un articolo pubblicato sul sito della BBC
bbc.com/news/business-48840358

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CARO WARREN... #summeredition

Mi affascina Warren Buffett.

Nel 2009, girovagando in una libreria di Edimburgo, un libro con il suo volto in copertina ha catturato la mia attenzione e, a distanza di tempo, mi sono rimaste impresse alcune parti della storia di Buffett, scritte da Roger Lowenstein.

Fin da bambino, Buffett dimostrò una predisposizione naturale verso i soldi e andava orgoglioso del suo cambiavalute ricevuto in regalo dalla zia.

Da piccolo, nei pressi della sua abitazione, si mise a vendere delle gomme da masticare ai passanti e, in seguito, passò alla vendita di limonate spostandosi di fronte alla casa dei Russells perché secondo lui c’era più passaggio.

A 9 anni iniziò a contare i tappi delle bibite buttati intorno ai distributori per capire quale fosse la bevanda più popolare. In pratica, un sondaggio di mercato.

Decisamente un personaggio!

Bill Gates ha rivelato di aver appreso una lezione importante proprio da Buffett in merito alla gestione del tempo.

🔴 Buffett ha solitamente un calendario leggero senza mille cose da fare e in alcuni giorni non ha niente di programmato. Gates, invece, è sempre pieno di impegni in ogni minuto.

L’esempio di Buffett rappresenta una lezione importante sul valore reale del tempo.

“You control your time… sitting and thinking may be a much higher priority” ha detto Gates.

I progetti, i lavori, i clienti, le iniziative non potrebbero esistere senza un corretto uso di una… “bilancia”.

Su un piatto troviamo la voglia di investire, mentre sull’altro ci deve essere il giusto approccio nei confronti del tempo che abbiamo a disposizione.

Serve tempo per fare, ma anche per pensare. E Buffett questo senso di equilibrio lo conosce molto bene.

E continua a motivarmi anche per questo.

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Debora Montoli 🧚🏻‍♀️
@DeboraAV ✏️

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COME ORGANIZZARE LE INFORMAZIONI DIGITALI CON IL METODO PARA #postlungo #summeredition

PARA: Projects - Area - Resources - Archives. Si tratta di un metodo studiato da Tiago Forte, esperto di produttività e fondatore di Forte Labs. Queste 4 aree rappresentano 4 categorie adatte per racchiudere ogni tipo di informazione digitale.

Le persone tendono a usare schemi organizzativi diversi per ogni strumento, costringendo i loro cervelli a usare troppe modalità diverse. Ma la logica di organizzazione deve essere la stessa, indipendentemente dagli strumenti usati. Non è lo strumento che guida la mente, è il contrario.

PARA usa il numero 4 come riferimento.
4 categorie iniziali che hanno al massimo 4 sottolivelli di profondità.
(Il numero 4 non è scelto a caso, ma ci sono ricerche che indicano la sua efficacia)

Al di là del numero, è un limite utile per non esagerare inserendo troppe categorie e livelli.

Il fine è quello di metterti nelle condizioni di fare un’analisi della tua situazione riuscendo a distinguere più facilmente quello che è attuabile da ciò che non lo è. In questo modo puoi mettere da parte il 95% delle informazioni che ti arrivano per concentrarti sul 5% delle attività in corso riducendo il carico cognitivo.

🔴 Vediamo di cosa si tratta:

Progetti: una serie di attività collegate a un obiettivo e che hanno una scadenza precisa.
(es.: scrivere per il blog, partecipare alla conferenza, avviare una campagna…)

Aree: una sfera di attività che prevede uno standard da mantenere nel tempo.
(es.: finanza, sviluppo personale, viaggi…)

Risorse: il luogo di ricerca in cui trovare informazioni preziose.
(es.: materiali utili per il blog, interessi, argomenti…)

Archivio: ciò che è inattivo nelle altre categorie e che potrebbe tornare utile in futuro.
(es.: progetti conclusi, aree che non si vogliono più seguire, risorse che non interessano più…)

Differenza tra progetti e aree:
I progetti rientrano sempre nelle aree.
- Correre una maratona è un progetto, la salute è un’area.
- La pubblicazione di un libro è un progetto, la scrittura è un’area.

Nelle liste di cose da fare vanno messi solo i progetti, ovvero elementi che hanno una scadenza e che permettono di essere spuntati dopo averli completati. Uno degli errori più comuni consiste nell’inserire cose molto generiche e che non si concludono. Se non si chiarisce questo aspetto, non puoi conoscere la vera entità dei tuoi impegni.

Se ad esempio aggiungi alla lista “assumere del personale” è troppo vago, potrebbero volerci poche ore o mesi. Avrai la sensazione di non avere mai spazio, a livello psicologico può essere devastante e demotivante. Non puoi sapere se stai facendo dei progressi.

"I progetti senza obiettivi sono dei passatempi. Gli obiettivi senza progetti sono sogni, potresti desiderarli ma non stai facendo niente per concretizzarli." (Tiago Forte)

Non è sbagliato avere hobby e sogni, ma stiamo parlando di organizzazione del lavoro e una corretta gestione di progetti e obiettivi ti permette di saper evitare cose che non c’entrano, di riuscire a dire no.

Come dice David Allen: "la tua mente non è un hard disk", ma è una fabbrica che produce e per farlo deve essere libera. Il fine di organizzare deve essere questo: liberare la mente per permetterle di “lavorare” bene.

Per approfondire: https://www.getyourselfoptimized.com/secret-weapon-of-the-highly-productive-with-tiago-forte/

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Debora Montoli
@DeboraAV ✏️

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#LeRisorseDelGiorno
Esercizio: prendi un foglio e disegna due colonne, nella prima scrivi la lista dei progetti e nella seconda metti gli obiettivi. Fai in modo di collegare il singolo progetto a un obiettivo.

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​COSA C'È DIETRO ALLA CONTINUA RICERCA DI PERFEZIONE NEL LAVORO #summeredition

Il perfezionismo è un'arma a doppio taglio. Da un lato può motivare a raggiungere livelli sempre più alti di qualità. Dall'altro può causare ansia e rallentamenti nel lavoro.

Spesso una persona si etichetta come perfezionista credendo si tratti di una caratteristica positiva, in realtà la ricerca continua della perfezione nelle attività nasconde spesso delle paure.

Paura di non essere all'altezza e allora si continua a cercare e ricercare, paura di esporsi, paura di essere criticati.

Ed ecco che con la frase "Sai, sono un perfezionista" si soffoca la creatività perché si ha paura di lasciarsi andare.

Ovviamente tutto questo non deve essere usato come scusa per lavorare male 😅... ma rimane il fatto che, per ottenere dei risultati significativi, bisogna lasciare andare il controllo e accettare che qualcosa sia imperfetto.

🔴 Come darsi una regolata senza essere vittime del perfezionismo:

1️⃣ Chiedi dei feedback. Nella maggior parte dei casi ciò che ritieni ancora imperfetto può trovarsi a un ottimo livello.

2️⃣ Usa delle checklist. Spesso si crede che usare checklist e procedure serva solo per organizzare meglio il lavoro, ma non si tratta solo di questo. Una lista operativa permette di non dimenticare certe cose, ma soprattutto dà un segnale di stop. Avere dei punti definiti da raggiungere aiuta a non andare oltre perdendo tempo su attività già eseguite.

3️⃣ Distogli il pensiero. Se passi troppo tempo a pensare alla stessa attività, non farai altro che aumentare l'ansia e non accetterai mai quello che stai facendo scatenando un circolo vizioso.

Trovo molto vera l'affermazione di Matt Plummer, fondatore di Zarvana, piattaforma che aiuta i lavoratori a diventare più produttivi:

"La ricerca della perfezione è un po' come vagare per un viaggio senza meta dove si continua a camminare, ma non si è sicuri di avvicinarsi alla destinazione."

Per approfondire:
https://hbr.org/2019/04/how-to-manage-your-perfectionism

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Debora Montoli
@DeboraAV ✏️

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#LeRisorseDelGiorno
Un breve video di Elizabeth Gilbert che spiega molto bene cosa si nasconde dietro il perfezionismo:
https://youtu.be/NlLyeozPmOs

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