​[USI LA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA COME SE FOSSE LA TUA TO DO LIST? #summeredition]

Ti invii delle email per ricordarti di fare determinate cose?

Condivido il pensiero di Mike Vardy (Productivityist) sulla gestione delle attività.

Una singola email non può rappresentare un compito da svolgere scambiando la tua casella di posta elettronica per una lista di cose da fare.

Si pensa di risparmiare tempo rimanendo all'interno di un unico strumento, ma le email hanno scopi diversi, non tutte rappresentano un'attività da fare. C'è troppa confusione: mentre cerchi qualcosa, vedi arrivare altre email e rimani sempre connesso agli altri.

Usa un programma creato apposta per gestire le liste:
✅ per avere più tempo da dedicare alle attività;
✅ per una maggiore focalizzazione;
✅ per eliminare gli elementi di disturbo.

ESERCIZIO:
1. Prendi un foglio, metti la data e scrivi 3-5 compiti che vuoi fare in quella data.
2. Aggiungi le attività che arrivano via email sul foglio.
3. Invece di ricercare le email, guarda solo il foglio che hai fatto.
4. Fai solo una di quelle cose per un determinato periodo di tempo - prova almeno 15 minuti - senza più accedere alle email e disattivando le notifiche.
5. Ripeti l'operazione per tutta la giornata lavorativa.
6. Gira il foglio e scrivi come ti senti lavorando in questo modo.

Non provare a fare tutto in una volta sola, ma segui dei passaggi graduali.
Datti tempo e osserva i benefici e le sensazioni che provi.

Per approfondire: https://productivityist.com/email-app-not-to-do-list/

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Sposta la tua vita avanti di 11 minuti e realizza l'impossibile nella vita di tutti i giorni:
🎞 https://youtu.be/pQf9MR40dxo

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[VELOCIZZA LA REALIZZAZIONE DI FIRME PROFESSIONALI PER LE TUE EMAIL #summeredition]

Prova uno di questi tool:

✅ Exclaimer, Free Email Signature Generator
https://free-email-signature.exclaimer.com/
Inserisci dati, logo, banner, social e disclaimer. Scegli il layout, personalizza font e colori e segui le indicazioni per importare la firma nel tuo servizio di posta elettronica.

✅ Il servizio Free di Hubspot
https://www.hubspot.com/email-signature-generator
Oltre alle personalizzazioni di base, puoi inserire una CTA e le eventuali certificazioni conseguite. Le immagine devono essere caricate su servizi esterni come Dropbox o Google Drive ed inserite tramite url.

✅ Si.gnatu.re
https://si.gnatu.re/
Tool con due piani a pagamento e uno free che permette di modificare la firma solo per 30 giorni (ma potendola usare per sempre). Ha all'incirca le stesse personalizzazioni degli altri tool.

✅ Wisestamp
https://www.wisestamp.com/
Tool freemium che tra le varie soluzioni permette di collegare gli articoli del blog nella firma grazie alla funzione “mostra i miei ultimi articoli (RSS)”. Oppure puoi mostrare le ultime foto, un video o i social.

✅ Direttamente in Gmail
In Gmail, vai sull'icona dell'ingranaggio alla sezione Settings > General > Signature.
Se gestisci la posta da più account, scegli l'indirizzo email da abbinare alla firma.
Componi testo, link, immagini come preferisci e salva le modifiche.

**Integro la risorsa suggerita da Sandro Ghini (grazie Sandro!)
✅ Newoldstamp
https://newoldstamp.com
Generatore di firme professionali, permette di crearne una free oppure decidere di passare a uno dei piani a pagamento per riuscire a gestire diverse email da un unico account.

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Le norme guida del personale che Michele Ferrero scrisse oltre 40 anni fa.
“Quando parli con un individuo ricorda: anche lui è importante”
https://www.gazzettadalba.it/2019/02/le-norme-guida-del-personale-che-michele-ferrero-scrisse-oltre-40-anni-fa/

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[LA STRATEGIA DELLE 2 LISTE DI WARREN BUFFETT - PIÙ CONCENTRATI E PIÙ PRODUTTIVI #summeredition]

Per essere più produttivi, è necessario identificare tutte le attività da fare definendo anche quelle che non devono essere considerate (le “not to do list”).

Warren Buffett ci ricorda di difendere le priorità escludendo tutte le altre cose.

Parlando con il suo pilota personale Mike Flint, Buffett gli chiese quali fossero le sue priorità di carriera e gli suggerì di fare un esercizio diviso in tre fasi:

1️⃣ scrivere i suoi 25 obiettivi, le cose che aveva in mente pensando al successo nel lavoro e nella vita.

2️⃣ rivedere l’elenco cerchiando 5 obiettivi dalla lista creata.

3️⃣ a questo punto, Mike aveva due liste. Le 5 priorità segnate come elenco A e le altre 20 come elenco B. Alla domanda di Warren per sapere le intenzioni di Mike circa il secondo elenco, il pilota confermò che avrebbe iniziato a lavorare all’elenco A, ma anche all’elenco B nei ritagli di tempo perché comunque importante per lui.

Warren sottolineò quanto fosse sbagliato quell’atteggiamento.

L’elenco B rappresenta la lista di quello che deve essere evitato a tutti i costi e può essere considerato solo dopo aver raggiunto gli obiettivi dell’elenco A.

✅ Fondamentale: definire le cose che non vanno fatte, per non perdersi in troppe attività e senza disperdere il tempo a disposizione.

Per approfondire: https://jamesclear.com/buffett-focus

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Un'offerta molto utile dal canale Telegram Toolperstartup! È possibile ottenere gratuitamente per un anno Process Street, il tool per gestire procedure e task ricorrenti.
» https://t.me/toolperstartup/691

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[GESTISCI LE ATTIVITÀ CON TODOIST #summeredition]

Ripropongo un piccolo video che mostra i primi passi per iniziare ad usare Todoist. Uno strumento completo e disponibile per tutti i dispositivi.

Puoi creare progetti, attività, scadenze, priorità, etichette, commenti, promemoria, integrazioni, condivisioni...

Coinvolgi altre persone e gestisci rapidamente attività ripetitive! 💪

Caratteristiche di Todoist:
- essenziale
- grafica senza distrazioni
- adatto per ogni dispositivo
- semplice da usare

Nel video ho riportato le funzioni base di questo tool, fammi sapere se ti è utile!

Ecco il sito: https://todoist.com

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Il trailer del documentario Minimalism, una serie di interviste che parlano di minimalismo
» https://youtu.be/0Co1Iptd4p4
È disponibile su Netflix ma non solo, sul sito trovi tutte le modalità: https://minimalismfilm.com/

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[ORGANIZZA LO SPAZIO DI LAVORO]

Spesso la scrivania è usata come un magazzino, ma in realtà deve essere esclusivamente uno spazio di azione.

Gli oggetti che non servono in un momento specifico devono essere collocati in uno spazio diverso dalla scrivania.

Usa:
- Scatole trasparenti ed etichette.
- Cofanetti progettati per usi diversi, come le scatole portagioielli piene di scomparti e adatte alla cancelleria e ai piccoli oggetti.
- Cestino! Averlo e usarlo.
- Spazio verticale organizzato con mensole, bacheche, griglie...
- Cassette di legno. Divertiti a personalizzarle, ad appenderle in verticale o ad usarle come scatole.

Alla ricerca di idee:
shelterness.com
pinterest.com

Se ami il fai da te, guarda questi due progetti:
a-hanging-wall-folder
organize-stationery

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
I fan di Tim Ferriss hanno raccolto alcuni libri che vengono citati nei suoi show:
http://fourhourbook.club

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​[COME EVITARE IL BURNOUT]

Il burnout è una condizione di stress e frustrazione legata all'ambito lavorativo e che determina un logorio psicofisico ed emotivo con forte demotivazione, delusione, disinteresse, affaticamento e con problemi di adattamento.

Blake Snow ha scritto un articolo per il sito Entrepreneur con 5 abitudini per evitarlo.

"Say no, except to playing. Always say yes to play time."

1️⃣ Non subire passivamente lo schermo. Subire gli strumenti è un po' come "lasciare che le cose e la vita accadano senza attivarsi in prima persona".

2️⃣ Tieni un diario. In questo modo aumenta la gratitudine, la consapevolezza, il conoscersi meglio per fare scelte migliori in futuro.

3️⃣ Dire di no agli altri per dire sì a te stesso senza accettare inviti che non interessano. Morale: essere strategici con la propria disponibilità.

4️⃣ Riordina la mente puntando al minimalismo, liberandoti del superfluo e lasciando andare le zavorre.

5️⃣ Gioca di più. L'atto del gioco spensierato lascia vagare la mente e permette di attivarla in modi nuovi e a volte innovativi.

➡️ Ecco l'articolo: https://www.entrepreneur.com/article/314189

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
Ecco un test forse un po' sintetico, ma che aiuta a calcolare quanto si è vicini o lontani dal burnout. Bisogna essere sinceri, considerare l'attuale situazione lavorativa e rispondere in relazione a quanto provato negli ultimi 30 giorni.
https://azimuthpsych.com/burnout-calculator

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[A SCUOLA DI PRODUTTIVITÀ CON ALBERT EINSTEIN]

Albert Einstein sapeva come lavorare duramente, ma sapeva anche quando staccare. Ha dimostrato un'enorme capacità di concentrazione sul lavoro per lunghi periodi.

La sua vita e il suo approccio al lavoro danno molte lezioni su come essere più produttivi come riportato da Bryan Collins nel suo articolo.

"Keep in mind that besides the eight hours of work, each day also has eight hours for fooling around, and then there’s also Sunday."

🌕 Può esserti utile tenere sotto controllo dove va il tuo tempo e come lo suddividi.

“No telephones, no responsibilities, absolute tranquility...I am lying on the shore like a crocodile, allowing myself to be roasted by the sun, never see a newspaper, and do not give a hoot about the so-called world.”

🌕 Quando si prendeva una pausa, staccava veramente. Via dal mondo e dalle aspettative degli altri.

“A new idea comes suddenly and in a rather intuitive way...but intuition is nothing but the outcome of earlier intellectual experience.”

🌕 Einstein non aspettava che le idee cadessero dal cielo, ma grazie al costante lavoro e alla pratica sapeva riconoscerne il valore quando si rivelavano nella sua mente.

"To dwell on the things that depress or anger us does not help in overcoming them. One must knock them down alone."

🌕 Ha dimostrato una forte resistenza ai dolori e alle avversità. Usava gli ostacoli per trovare altre strade.

🌕 E alla fine: anche Einstein ha avuto dei fallimenti e non era perfetto.

Ecco l'articolo: https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2018/07/12/4-timeless-productivity-lessons-from-albert-einstein/#7992ea3a1610

Qui il video di Walter Isaacson sulla creatività di Einstein (conserva il link per quando hai tempo, dura all'incirca un'ora): https://youtu.be/D9Ud_GA1wiA

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
Trova amici di penna direttamente dallo smartphone. Slowly è un'applicazione utile per connettersi con altre persone provenienti da ogni parte del mondo, ma con calma... una lettera alla volta. È anche un utile esercizio per scrivere in altre lingue. In pratica, una sorta di social network più lento, da vivere con calma.
https://www.getslowly.com/it/

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​[LE BASI DEL METODO KANBAN #summeredition]

Obiettivo: essere più organizzati per riuscire a visualizzare il lavoro globale concentrandosi solo sul lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere perché già tutto definito.

Focalizzazione + Flusso definito = Lavoro portato a termine

Il metodo Kanban si può mettere in pratica in molti modi: sulla carta, con una lavagna o con tantissimi strumenti digitali che si basano sull'uso di colonne o liste.

La base di partenza del metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
💪 TO-DO (lavoro in attesa che deve essere fatto)
💪 DOING (lavoro in svolgimento)
💪 DONE (lavoro portato a termine)

Nella lista TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte.
1. Devi essere sincero.
2. Devi inserire proprio tutto (dividi i grandi task in piccole mansioni).
In questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Quindi dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi (2 o 3).

SU COSA SI BASA IL PASSAGGIO DA UNA COLONNA ALL’ALTRA?
La logica del passaggio si basa sostanzialmente su tre domande:
1️⃣ Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2️⃣ Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3️⃣ Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Da queste basi è possibile ricavare tantissime personalizzazioni del metodo per renderlo più adatto alla propria realtà. Ecco alcuni esempi su come impostare le colonne:
1. Usa i giorni della settimana.
2. Per il settore sales: LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)
3. Per le risorse umane: PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO
4. Per i programmatori: PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Alcuni strumenti perfetti in stile Kanban:
trello.com
meistertask.com
kanbanflow.com

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​[PROCRASTINAZIONE E DINTORNI #summeredition]

Procrastinare: "rimandare a domani", ma anche “debolezza di volontà” e “incapacità di agire” secondo la ragione.

La procrastinazione non ha niente a che fare con la pigrizia.

Secondo il professor Piers Steel, le persone entrano in un circolo vizioso di procrastinazione a causa dell'incapacità di gestire stati d'animo negativi legati a un compito.

La procrastinazione non è legata alla gestione del tempo, ma è più un modo di affrontare emozioni e stati d'animo negativi che derivano da certi compiti come noia, ansia, insicurezza, frustrazione, risentimento...

Ci mettiamo a fare altro perché il compito che stiamo evitando è noioso oppure porta insicurezza, paura del risultato o ansia.

I sentimenti negativi portano a procrastinare e la procrastinazione porta altri pensieri negativi limitando così la produttività con effetti distruttivi sulla salute. Evitiamo sentimenti negativi, ma finiamo per sentirci peggio di prima.

Un altro aspetto riguarda la concezione del futuro. Spostando un'attività più in là nel tempo è come se non fosse più nostra.

🔴 COME FARE?

Purtroppo non basta dire: "Da oggi smetto di procrastinare", ma per uscire da questa gabbia bisogna cambiare mentalità.

Se partiamo da qui: "la procrastinazione riguarda le emozioni, non l'organizzazione delle giornate o l'uso degli strumenti migliori", ecco che diventa necessario imparare a gestire le emozioni in un modo nuovo.

Dobbiamo trovare una ricompensa diversa da quella finta sensazione di benessere che ci dà il fare qualcosa di diverso da quello che dovremmo fare.

La soluzione deve essere interna e possiamo iniziare curando questi aspetti:

❤️ perdonare i momenti in cui si procrastina;
❤️ allenare una sorta di autocompassione verso sé stessi (intesa come un'apertura e un'accettazione degli avvenimenti invece di provare rimorsi o risentimenti).
❤️ essere curiosi: quando si procrastina, porre l'attenzione alle sensazioni che si provano. Da dove arrivano? Cosa sta succedendo?

In questo modo si diminuisce il disagio psicologico che alimenta la procrastinazione lasciando spazio alle emozioni positive, all'energia e alla motivazione.

❤️ Per agire, possiamo prendere una piccola parte dell'attività da svolgere concentrandoci solo sulla prossima azione senza aspettare di essere in vena per fare un determinato compito.

"La motivazione segue l'azione. Inizia e scoprirai che la tua motivazione arriverà."

Per approfondire:
https://www.nytimes.com/2019/03/25/smarter-living/why-you-procrastinate-it-has-nothing-to-do-with-self-control.html

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
Il Ted Talk sempre attuale di Tim Urban, scrittore, blogger e creatore del sito Wait But Why. In questo video ci aiuta a capire cosa succede nella mente di un procrastinatore perché in realtà ognuno di noi procrastina su qualcosa, ma il vero problema si presenta sulle cose che non hanno una scadenza, che non fanno svegliare nessun "mostro del panico". La procrastinazione a lungo termine è meno affrontata, ma è molto più sofferta e dà la sensazione di essere uno spettatore della propria vita.
Ecco il video: https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator/transcript?language=it

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[SCRIVI EMAIL RISPARMIANDO TEMPO #summeredition]

Migliora la gestione delle risposte predefinite con Gmail Snippets.

1️⃣ Integra questo strumento in Gmail:
https://www.gmail-snippets.com/

2️⃣ Crea la tua libreria

3️⃣ Richiama i testi predefiniti nel corpo delle email con il tasto \

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
Ricevi ogni settimana notizie, curiosità e strumenti per lavorare con la giusta motivazione e la voglia di fare:
debora.ilnotiziariovirtuale.it

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​[CI VOGLIONO 9 MESI PER FARE UN EPISODIO DEI SIMPSON #summeredition]

Possiamo ottimizzare le attività, usare gli strumenti migliori ed essere al massimo della produttività, ma quello che conta è allenare la pazienza di saper aspettare senza avere fretta e senza rinunciare.

"Un lavoro fatto bene richiede venti volte di più di quello che hai pianificato. Il meglio accade quando tutti gli altri se ne vanno. Il meglio avviene quando stai analizzando i dettagli. E il meglio succede quando capisci che creare qualcosa di super non si verifica al primo tentativo."

Condivido l'articolo di Ashley Ambirge (fondatrice e scrittrice, con uno stile singolare, del blog altrettanto singolare chiamato The Middle Finger Project) sulla realizzazione di un episodio dei Simpson.

Ricavata dal libro "Springfield Confidential: Jokes, Secrets and Outright Lies from a Lifetime Writing for The Simpsons, di Mike Reiss", questa analisi fa capire come un lavoro ben fatto possa richiedere tanto tempo.

Si parte dal lavoro di uno scrittore che prepara il primo script per poi passare alle riletture e modifiche fatte prima da un nuovo gruppo di scrittori e poi da un altro gruppo. Un unione di cervelli incredibile.

Poi gli attori leggono il copione mentre gli scrittori prendono altre note.

Dopo altre modifiche, si registrano le battute in studio, ogni riga per 5 volte.

Vengono così selezionate le migliori righe per mettere insieme un episodio e da qui si passa alla creazione degli elementi visivi.

Quando una prima versione è animata, ecco di nuovo gli scrittori che aggiustano battute, spostano, eliminano o aggiungono scene.

A questo punto, dopo essere già arrivati alla fase di animazione, un quarto dello script cambia di nuovo.

E così si riparte a creare le nuove scene con gli attori, nuove righe, animazioni... per arrivare ai controlli finali (per non parlare della musica, ecc.).

9 mesi per 20 minuti. Il risultato di pensare in modo critico e avere uno standard da perseguire.

"Brilliance isn’t born: it’s built."

Ecco l'articolo:
https://www.themiddlefingerproject.org/nine-freaking-months-thats-how-long-it-takes-to-make-one-episode-of-the-simpsons/

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
L'autore Brian Tracy ha usato la citazione di Mark Twain come base per il suo libro sulla produttività "Eat That Frog". Tracy sostiene che dovresti svolgere il compito più difficile come prima cosa quando inizi le giornate per combattere la procrastinazione.
"Eat a live frog first thing in the morning, and nothing worse will happen to you for the rest of the day." (Mark Twain)

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[IDENTIFICA IL TUO CRONOTIPO PER ESSERE PIÙ PRODUTTIVO #summeredition]

Ognuno di noi rende in modo diverso durante il giorno e il nostro orologio interno influisce sulla capacità di concentrazione, sulla creatività, sull’umore e sulla possibilità di commettere più sbagli.

Sei un'allodola mattiniera o un gufo notturno?

Ecco tre consigli per identificare il tuo cronotipo:

1️⃣ Rispondi a queste domande:
Nelle giornate senza obblighi di orario e senza sveglie, a che ora andresti a dormire e a che ora ti sveglieresti?
Qual è il punto medio tra questi due tempi? Se è prima delle 3 sei mattiniero, oltre le 6 sei notturno.

2️⃣ Fai un test online come questo:
http://www.cet-surveys.com/index.php?sid=61524

3️⃣ Compila per una settimana questo file: https://www.danpink.com/wp-content/uploads/2018/01/time-sheet.pdf realizzato da Daniel Pink, l'autore del libro "When: The Scientific Secrets of Perfect Timing".

Sarebbe meglio svolgere le attività più analitiche durante i picchi di produttività e lasciare le attività più creative per i momenti di calo.

Se non puoi essere così flessibile, la gestione corretta delle pause può aiutarti a superare i momenti critici.

Per approfondire, ecco l'articolo: https://zapier.com/blog/chronotype-productivity-schedule/

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Debora Montoli 🏖
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#AppuntidEstate
Sempre in tema di test, qui ne trovi due molto interessanti:
1. un test della personalità: 16 personalities.
2. un test creativo di Adobe: Creative Types.

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[TRASFORMA IMMAGINI IN TESTO CON GOOGLE DRIVE #summeredition]

Con Google Drive si possono fare tantissime cose e oggi vediamo come trasformare il testo che hai sotto forma di immagine o di PDF in testo modificabile.

Il file di partenza deve avere determinate caratteristiche e qui trovi tutte le istruzioni:
https://support.google.com/drive/answer/176692?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it

1️⃣ Carica la foto in Google Drive.
2️⃣ Selezionala, fai clic con il tasto destro del mouse e scegli "Apri con" >> "Documenti Google".
3️⃣ Si aprirà un nuovo documento con il testo modificabile.

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Debora Montoli 🏖
@DeboraAV ✏️

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#AppuntidEstate
Per realizzare velocemente delle scansioni dallo smartphone, puoi provare:
1. Adobe Scan
2. CamScanner

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