📁Приложение документов к авансовым отчетам
#авансовыйотчет

🗂Ситуация:
Организация к авансовым отчетам работников прилагает оригиналы чеков, подтверждающих произведенные расходы, а также их ксерокопии, поскольку оригиналы со временем выцветают.

❓Вопрос:
Предусмотрены ли в нормативных документах требования касательно наличия копий таких документов?

💡Ответ:
Предусмотрены.
✍🏻Такое требование содержится в п. 91 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежным средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117). ❗️Так, в случае приложения к отчету об израсходованных суммах платежных документов, карт-чеков, восприятие содержания которых с течением времени окажется невозможным, дополнительно прилагаются их ксерокопии, заверенные руководителями юридического лица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, индивидуальным предпринимателем (п. 91 Инструкции № 117).

📎Будет интересно: Вы и не подозревали, что авансовый отчет сейчас вне закона

☝️Таким образом, организация поступает верно. При этом ксерокопии оригиналов чеков подлежат заверению. При заверении документов следует учитывать нормы Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

📑Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (п. 64 Инструкции № 4).

🔐Если у вас нет оформленной подписки, воспользуйтесь бесплатным гостевым доступом👇

🚘Какими документами подтвердить оплату расходов в командировке при оплате картой?
#командировка #авансовыйотчет

🗂️Работники организации, направленные в командировку, аванс получают на карту, и соответственно оплату расходов, например за проживание в гостинице, они производят пластиковой картой.

❓Сколько и каких документов работники должны приложить к авансовому отчету для подтверждения оплаты расходов проведенной пластиковой карточкой?

💡Потребуйте у работника платежный документ и карт-чек.

📝Командированный работник к авансовому отчету в качестве документа, подтверждающего оплату в случае инициирования платежа по текущим операциям в безналичной форме с использованием кассового оборудования и банковских платежных карточек либо иных платежных инструментов, должен приложить платежный документ и карт-чек (чек, иной документ, подтверждающий оплату приобретенного товара, выполненной работы, оказанной услуги) (абз. 4 части первой п. 84 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 20.12.2023 № 472).

📃Платежный документ подтверждает приобретение товаров (работ, услуг) и должен обязательно содержать (абз. 2 части первой п. 84 Инструкции № 472):

✔️наименование продавца (исполнителя);
✔️учетный номер плательщика (УНП);
✔️сквозной порядковый номер платежного документа;
✔️дату и время совершения кассовой операции;
✔️наименование, количество (если не равно единице) и сумму продажи товара (выполнения работы, оказания услуги);
✔️итого общую стоимость товаров (работ, услуг) по платежному документу к оплате.

☝️Если в платежном документе отсутствует что-либо из указанной информации, то к платежному документу может прилаживаться товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий всю необходимую информацию, которые подписаны лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнившим работы, оказавшим услуги).
❗В случае отсутствия карт-чека по решению нанимателя к отчету об израсходованных суммах может прилагаться выписка по счету юрлица, ИП или физлица, в т.ч. сформированная с использованием программно-аппаратных средств и технологий, обеспечивающих обслуживание пользователей платежных услуг (часть вторая п. 84 Инструкции № 472).

Материалы по теме👇

Как новая инструкция по кассовым операциям повлияла на пересчет командировочных расходов

Начисление обязательных страховых взносов в ФСЗН на командировочные расходы

Представление чека при проведении операций через электронные системы типа «Webpay»