5 фраз, после которых проектному менеджеру стоит насторожиться 👀

Екатерина Тятюшева
СБЕР. Руководитель программы «Импортозамещение»
Эксперт в области ИТ-трансформации
IPMA Level A,
член Ассоциации управления проектами СОВНЕТ

В проекте есть фразы, которые звучат безобидно…
а потом почему-то приводят к сдвигу сроков, лишним кругам согласований и внезапным сюрпризам 😅
Вот несколько “маркеров”, на которые стоит обращать внимание заранее:

1. “Давайте пока без деталей”
Обычно это означает, что детали всё равно всплывут. Просто позже. И, как назло, в самый неудобный момент.

2. “Там ничего сложного”
Одна из самых дорогих фраз в проектном управлении 🙂
Если что-то “несложно”, это ещё не значит, что там нет зависимостей, ограничений и команд смежных подразделений.

3. “Согласуем по ходу”
Часто переводится как:
“сейчас пойдём вперёд, а потом внезапно упрёмся в человека, решение или процесс, о которых забыли”.

4. “Это же быстро”
Быстро для кого?
Для аналитика, разработчика, архитектора, эксплуатации, безопасности — это обычно разные “быстро”.

5. “Все всё поняли”
Самая опасная иллюзия.
Пока нет зафиксированного результата, сроков, владельца и следующего шага — это не понимание, а надежда 😄

Что делать с такими фразами?
Не спорить.
Просто сразу задавать 3 уточняющих вопроса:
— что конкретно имеется в виду?
— кто владелец?
— какой следующий шаг и срок?
И очень часто уже на этом этапе становится понятно, где реальный план, а где будущая проблема.

#экспертговорит
#ЕкатеринаТятюшева

Как правильно формировать бюджет проекта: советы эксперта

Антон Ганжа
Региональный менеджер «ВЭБ.РФ» в ВО, к.ф.-м.н.

С любезного согласия организаторов канала продолжаю серию публикаций «Эксперт говорит», посвящённую управлению финансами проектов. Сегодня поговорим о втором ключевом элементе компетентности по ICB 4.5.7.2 — формировании бюджета проекта.

Этот элемент непосредственно связан с предыдущим — оценкой стоимости проекта и является краеугольным камнем всей дальнейшей работы по управлению финансами проекта. Ошибки при составлении бюджета проекта, его несогласованность с основными этапами реализации проекта неизбежно приводят к нехватке средств, срыву сроков и даже к закрытию проекта. Поэтому важно не только составить бюджет, но и сделать его реалистичным, гибким и защищённым от рисков.

Сразу скажу, что понятие бюджета проекта не стоит путать с финансовой сметой: если бюджет скорее даёт возможность получить представление о проекте и стать одним из важнейших инструментов его управления, особенно на начальном этапе, то финансовая смета является конкретизированным, постатейным, точным расчётом затрат, применяемым для отдельного этапа проекта.

Повторюсь, бюджет для проектного менеджера прежде всего — инструмент управления проектом. Он позволяет:

- контролировать финансовое здоровье проекта;
- своевременно выявлять отклонения и принимать меры;
- обеспечивать прозрачность для команды и инвесторов;
- минимизировать риски нехватки средств.

Рассмотрим работу менеджера проекта в рамках разработки бюджета на примере строительства, ну, скажем, бизнес-центра. Она будет состоять в реальности из нескольких этапов:

- Поиск заинтересованных сторон. Кроме заказчиков это люди, которые будут пользоваться реализованным проектом — например, при строительстве бизнес-центра это бизнес-арендаторы и представители структур госуправления. Чтобы понять, как успешно построить БЦ, менеджер проекта проводит интервью с заказчиком и другими заинтересованными сторонами для определения возможных объёмов доходов от его реализации, чтобы пределы приемлемых для проекта затрат.

- Сбор требований. Управленец в ходе интервью должен собрать обратную связь от заказчиков — что они хотят получить в итоге, в каком виде и в каком объёме. Так в случае БЦ нужно собрать требования к дизайну, оснащению здания, планировке этажей, расположению лифтов, размеру парковки и другие. Также важно получить информацию, на какие сроки и бюджет проекта рассчитывают заказчики.

- Оценка ресурсов. На этом этапе нужно выяснить, какие ресурсы и в каком объёме понадобятся для выполнения заказа. Например, нужна рабочая сила — строители, архитекторы, инженеры, дизайнеры, подрядчики, а также оборудование и строительные материалы.

- Исследование рынка. Соответствующий специалист должен проанализировать рынок, чтобы найти подходящие материалы, инструменты и строительную технику. Нужно сравнить стоимость и качество товаров от поставщиков и найти оптимальные варианты. А чтобы привлечь надёжных рабочих, важно взаимодействовать с HR-отделом.

- Оценка сроков выполнения работ. Менеджеру необходимо определить с командой проектировщиков и строителей сроки для каждого этапа работ. Как пример, закладка фундамента может занять от трёх недель, возведение этажей — три-четыре месяца, а прокладка внутренних инженерных систем — до двух месяцев. Затем продолжительность работ суммируется, чтобы получить максимальные сроки сдачи проекта.

- Определение рисков. Чтобы корректно составить план бюджета проекта, нужно заложить дополнительное время и деньги на случай непредвиденных обстоятельств и вероятной реализации основных рисков. В случае со строительством стоит учитывать возможные проблемы из-за погодных условий, срыва сроков подрядчиками или ростом цен на материалы и работы из-за инфляции.

По итогам этапов разработки проекта формируется итоговая стоимость, используемая при формировании бюджета.

🔗 В следующий раз я расскажу о универсальных принципах формирования бюджета, которые помогут сделать ваш проект ещё более устойчивым и предсказуемым. Следите за публикациями!

#экспертговорит
#АнтонГанжа

Пятница - отличный повод с предвкушением взглянуть на выходные! 🌟

Чтобы отдых был не только приятным, но и полезным, предлагаем размять профессиональные навыки. Попробуйте бесплатную часть подготовки к сертификации в тренажёре «Практикум».

Ссылка:
https://t.me/Kaltykov_bot?start=link_lhsM17sT5a

Желаем продуктивных выходных и ярких впечатлений!

Как одна сорванная задача превращается в личную катастрофу — и почему это не про стресс

Ольга Цуканова
Совладелец Veritas Group - Due Diligence и профайлинг для бизнеса и инвесторов
Психотерапевт, бизнес-психолог.

Есть особый момент в карьере спортсмена, когда последний матч сыгран, все медали получены, форма сдана. И вот он стоит — и не понимает кто он без всего этого.

Не потому что жизнь кончилась. А потому что он не играл в баскетбол. Он был баскетболистом. Без формы — пустота.

Или другая история. Представьте маму троих детей, которая почти 15 лет занималась только детьми, школой, кружкими, врачами, уроками. Всё крутилось вокруг материнских обязанностей. Дети выросли, уехали. И вот она сидит вечером в тихой квартире и не знает чем заполнить время. И не потому что скучно, а потому что «мама» — это было всё её «я». Без этой роли — непонятно кто она вообще.

К чему эти примеры? Один сорванный дедлайн или задача, в проекте что-то пошло не так, или заказчик недоволен. И где-то внутри — не просто рабочее расстройство.
«Я плохой руководитель. Я не справляюсь. Может, я вообще не тот человек для этого.»

Обратите внимание.
Не «проект пошёл не так».
«Я какой-то не такой.»

Вот что происходит, когда роль РП становится не тем, что вы делаете — а тем, кто вы есть.

Откуда это берётся?

Когда человек долго не получал безусловного принятия — он начинает строить свою ценность через достижения, через функцию и роль, через то, что можно предъявить. И эта роль становится не просто работой. Она становится доказательством права на существование.

Я хорош — значит меня можно уважать. Я справился — значит я в порядке.

И тогда каждый проект — это уже не задача, а экзамен, который нельзя провалить. Потому что на кону — не дедлайн. На кону — ощущение себя.

Самооценка перестаёт жить в том, кто вы есть. Она начинает жить в последнем результате.

Год успешных проектов — хорошо.
Но один провальный статус-митинг в пятницу — и к понедельнику ощущение себя уже совсем другое.


И вот где это обходится дорого.
Нельзя ошибиться публично. Нельзя попросить помощи. Нельзя сказать «я не знаю». Потому что трещина в роли — это трещина в самой личности. Поэтому человек контролирует всё и делает сам, не показывает сомнений. И медленно выгорает.

Не от нагрузки. От невозможности быть живым человеком внутри железного пиджака.

Если завтра вы перестанете быть РП — Кто вы?

Не должность. Не функция. Просто — кто?

Если ответ пришёл быстро — хорошо.
Если пауза затянулась — вот здесь и живёт пиджак, который стал кожей.

P.S. Проект может провалиться. Роль может пошатнуться. Вы — нет. Если, конечно, вы и роль — не одно и то же.

#экспертговорит
#ОльгаЦуканова

📌 Почему инструкции - это ещё не всё?

Александр Калтыков
Вице-президент «СОВНЕТ»

Представьте: доска шириной 20 см лежит на полу. По ней легко пройдут почти все, даже на каблуках. Но поднимите её на высоту 3–4 этажа - желающих станет в разы меньше. Доска та же, люди те же, а ощущения совсем другие.

В управлении проектами часто говорят: «Возьмите инструкции и регламенты - там всё написано». Казалось бы, что сложного? Открыл, прочитал, сделал.

Но вот вам ещё одна история, проясняющая ситуацию. Механик, ремонтируя машину, удивился: почему у хирурга зарплата выше? Ведь и тот, и другой работают с механизмами! Хирург предложил эксперимент: «Готов поднять тебе оплату, но для этого нужно уровнять условия». Он подошел к машине и запустил двигатель…!

Вывод:

📌 Инструкции важны, но контекст решает всё.
📌 Не забывайте о рисках, ответственности и условиях, в которых приходится работать.

Коллеги, смотрим не только на стандарты и правила, но и на ситуацию вокруг. Только так можно избежать фатальных ошибок и начать принимать верные решения..!

#экспертговорит
#АлександрКалтыков