Для чего нужен проектный офис в организации?

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR


Мы очень часто с вами говорим про проекты, про руководителя проекта, про команду, а сегодня (и далее в серии моих постов) мне бы хотелось акцентировать ваше внимание на одном из элементов системы управления проектами – Проектный офис.

Что это такое Проектный офис и зачем он нужен?

PMBoK дает следующее определение: проектный офис – это подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации.

А всем ли организациям нужен проектный офис? На самом деле не всем. Проектный офис - нужен только в тех организациях, где реализуется достаточно больше количество проектов и для того, чтобы обеспечить эффективное и качественное управление этими проектами. Такое подразделение помогает организации реализовывать свою стратегию (это в идеале, но не обязательно, так как есть раз-личные типы, но об этом в другой раз), достигать своих целей, удовлетворять потребности своих клиентов и заинтересованных сторон, а также повышать свою конкурентоспособность и инновационность.

Проектный офис, это сервисное подразделение организации, которое может выполнять различные функции, в зависимости от уровня зрелости организации, своего вида, модели, целей, задач и других факторов.

Если обобщить, то наиболее востребованными являются следующие функции:
• Методологическая. Проектный офис разрабатывает и внедряет единый подход к управлению проектами, предоставляет проектным командам необходимые инструменты, технологии и системы для планирования, исполнения, мониторинга и закрытия проектов.
• Контрольная. Проектный офис собирает и анализирует информацию о проектах: сроки, бюджеты, ресурсы, риски, качество, результаты и удовлетворенность клиентов. Проводит аудиты и оценку проектов, выявляет проблемы, а также влияет на принятие решений по проектам.
• Координационная. Проектный офис помогает организации оптимизировать ресурсы и расставлять приоритеты в проектах, учитывая их стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь, устраняет дублирование и конфликты, а также налаживает коммуникацию и сотрудничество между различными участниками проектной деятельности.
• Просветительская. Проектный офис способствует развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность руководителей и участников проектов. Проводит непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста.

Бесспорно, это не исчерпывающий список, а скорее базовый. Но при повышении уровня зрелости, а также в зависимости от изменения ситуации и потребностей со стороны пользователей услуг Проектного офиса (а это и акционеры, руководство и топ-менеджмент, и руководители проектов, команды и функциональные руководители) функции Проектного офиса претерпевают изменения.

В вашей компании есть Проектный офис?
Какие функции наиболее востребованы у вас в компании?

(2) Привычки - наше всё

Александр Калтыков
Консультант по развитию компетентности
IPMA, Level “A”
Вице-президент АУП «СОВНЕТ»

На просторах интернета встретил описание одного нехитрого эксперимента:

Если взять доску шириной 20 см, положить ее на пол и предложить по ней походить, большинство людей спокойно пройдут, повернутся, даже попрыгают, в том числе женщины на
высоких каблуках. Ничего страшного!
Но если взять эту же доску, поднять на высоту 3–4-
этажного дома, и предложить походить по ней тем же самым людям, не так много найдется желающих. Что изменилось? Доска осталась прежней.
Изменилось наше ощущение
риска, ответственности за неуспех.

Уверен, способность завести привычки, с тем, чтобы до автоматизма отработать своё поведение является ключом разрешения подобных ситуаций.

И потому предлагаю познакомиться с ещё одним отрывком из моего тренинга о развитии компетентности 👇

👌Жил-был Вася…так начинаются тысячи разных историй, но наша будет не только интересной, но и полезной. В общем, вот Вася. Ну как – Вася, в некоторые моменты бегущий наверх  карьерной лестницы – даже иногда  Василий Вениаминович.

Впрочем, теща до сих пор пренебрежительно именовала его Васькой, ну и шут с ней, с тещей, ей по званию положено.

Так вот, очень хотел Вася на постоянной и неоспоримой основе стать Василием Вениаминовичем, но постоянно мешало ему слово на букву «П». Ну то есть – ПЕРЕГОВОРЫ и умение их вести.
…..

👌 Вася проснулся утром. Болела голова, а тело ощущало себя так, будто провело очень бурную ночь, хотя на самом деле это самое тело провело ночь во сне на удобнейшей своей кровати.

От данного состояния Вася трижды уронил бритву, и один раз кофе (причем – на свежую рубашку), отчего, конечно же, опоздал на работу.

На этом шутки судьбы не закончились и опоздание Васи засек Главный. Вася вспомнил все слова, которые любому приличному человеку и вспоминать-то не полагается, и понял, что придется договариваться. В общем, вы поняли, день Васи начался с той самой буквы «П».

☝️Представь себя на месте Васи и выбери верные (как тебе кажется) действия на его месте:

Тебя «распекает» руководитель и в конце «припечатывает» фразой:
“Ты никогда не делаешь то, о чем я прошу!” 👇

💪 Для того, чтобы любые напряжённые переговоры были успешными, для начала необходимо снизить «градус негативных эмоций», используя такую технологию, как «эмпатичная перефразировка»

👌 Достаточно перефразировать испытываемые человеком эмоции так, чтобы он, во-первых, осознал, что вы поняли, что он испытывает, во-вторых, поняли причину случившегося.

Вы сами увидите, что разговор перейдет в более конструктивное русло. Все остальные методы (отмолчаться, возразить и т.д.) будут только накалять еще больше атмосферу.

☝️ Успех переговоров зависит напрямую не только от того, как вы управляете своими эмоциями, но и от того, умеете ли вы влиять на эмоции других людей.

Хорошего дня!

Конфликты и возможности

Пётр Пономарев,
директор департамента управления проектами АО "КОНСИСТ-ОС" организации Госкорпорации "Росатом"

В нашу эпоху перемен с высокой интенсивностью труда и высокими требованиями заказчика часто возникают конфликты. Причем, если в классике, в фазе пика конфликта стороны договариваются, то до эскалации и подключения руководства не доходит. Однако есть уникальные случаи, как правило между определенными людьми, которые не готовы сразу идти на компромиссы, скорее на ультиматумы....

В моей практике были случаи, когда заведомо завышенные ожидания от сотрудника приводили руководителя направления в устойчивое решение о невозможности далее сотруднику продолжать деятельность в нашей компании, однако при разборе полетов обе стороны оказывались хороши при подаче обратной связи (при этом сотрудник у этого руководителя проходил успешно испытательный срок!).

С учётом ограниченности ресурсов на рынке труда и возможности по перепрофилированию сотрудников в рамках направлений деятельности проектного офиса чаще отсутствие срабатывания сотрудников решается перепрофилированием и при чем на новом месте сотрудник только растет, начинает проявлять инициативу и приживается.
Может прийти замечательная мысль о смене руководителя направления. Но, поскольку руководитель выстраивает направление практически заново (не все способны это сделать!), при этом обладая серьезным багажом знаний про отрасль и дивизион, наконец есть сотрудники пришедшие и оставшиеся в этом направлении, то теперь подбор сотрудников в это направление переведен в руки этого руководителя, начиная от необходимых требований к квалификации и заканчивая непосредственно приемом и адаптацией. Да, цикл поиска сильно замедлился, нагрузка увеличилась, зато конфликты ушли.

Вообще, конфликт вполне хорошая история и если их нет, то проект может быть мертвый или команда перегорела, в любом случае и их отсутствие приводит к анализу причин...

Напоследок, хочется всем пожелать рабочих конфликтов и динамичных проектов, поскольку все остальное - это негатив, с которым надо работать, добираясь до причин и реализуя дополнительные корректирующие мероприятия.

#экспертговорит