С чего начать строить систему управления «операционкой»

Это как вопрос «какой провод нужно перерезать первым, чтобы не рвануло - красный или синий или какой вообще?». Компания в этот момент на ходу, всё должно продолжать работать, продажи, цены, ндс, ремонт на производстве, сертификация… Как систематизировать это всё без потерь

Мои три любимых захода на систематизацию

1️⃣Через финансы

🔻Беру финансовые отчёты (БДиР / PL / что есть, то и беру);
🔻От денег иду к показателям в процессах;
🔻Потом расставляю сотрудников;
🔻Синхронизирую формулы зарплат и нормативы (планы);
🔻Дальше с мотивированной командой формулирую задачи различных периодов, так появляется тактика и стратегия;
🔻В процессе этой работы в команде появляется нужное мировоззрение;

2️⃣Через мотивацию

🔻Беру формулы расчёта вознаграждения сотрудников (беру что есть);
🔻Связываю доход сотрудников и показатели процессов;
🔻Расставляю сотрудников по функциям и проектам;
🔻С командой составляю стратегию увеличения их дохода (то есть роста показателей);
🔻Оцениваю выбранную стратегию через финансовое планирование;
🔻Если всё ок с фин планами (то есть сотрудники и собственники довольны), раскладываю стратегию на тактические задачи и усиливаю команду через обучение, аттестацию и поддержку;

3️⃣Через стратегию

🔻Беру миссию и цели бизнеса (опять же что есть, на ходу можно скорректировать);
🔻Составляю дорожную карту движения к цели;
🔻Раскладываю дорожную карту на тактические задачи;
🔻Определяю какие функции, процессы и проекты нужны, чтобы выполнить тактические задачи;
🔻Балансирую между собой показатели;
🔻Связываю показатели с формулами расчёта вознаграждения сотрудников;
🔻Добавляю регулярную координацию команды;

Вообще-то, есть ещё и четвёртый способ чтобы начать строить систему для управления «операционкой». По сути то ничего не меняется, но…. Этот заход хорошо работает, когда у владельца бизнеса недостаточно мотивации, чтобы делать регулярные усилия по наведению порядка в работе компании

4️⃣Через вывод собственника из «операционки»

🔻Начинаем с того, что определяем «Хозяина Системы» из числа сотрудников. Выбираем того, кто сам глубоко в операционке и хорошо понимает логику процессов. С ним мы настраиваем нужные инструменты для слаженной работы команды, а владелец остаётся одним из пользователей системы, получая необходимые данные о работе компании

🔻Дальше всё как обычно, идём по одному из вариантов описанных выше

Мы высвобождаем время предпринимателя и перемещаем фокус его внимания в область стратегии, ресурсов и идеологии. И тогда в этом есть смысл. Есть смысл улучшать стратегию, только когда у вас есть чем эту стратегию реализовать

Интересное голосование у нас получилось. Теперь нам срочно нужно поговорить об этом

Но сначала 👇

Позвольте провести вас по истории наших недавних заблуждений, чтобы показать, как мы снова и снова попадаем в одну и ту же ловушку

1️⃣Эпоха всеобщего знания (1990-е). Когда интернет стал массовым, нам обещали: теперь когда у каждого есть доступ ко всей информации человечества, каждый сможет стать экспертом, построить бизнес и разбогатеть. Что получилось? Информационный шум. Доступ к знаниям не стал синонимом умения превращать их в результат. Факт: к 2000 году количество доступной информации удвоилось, но количество людей владеющих мировым богатством уменьшилось. Сейчас 1% людей владеет 80% всего

2️⃣Эпоха «доткомов» (начало 2000-х). Тогда мы верили, что главное — сделать классный сайт и мы богаты. Миллионы долларов вкладывались в идеи без бизнес-модели, в команды без операционного опыта. Сейчас в интернете можно найти около 2 миллиардов сайтов, активны около 200 миллионов. Теперь сайт есть у каждого бизнеса, а устойчивый рост прибыли только у одного из десяти

3️⃣Эпоха социальных сетей (2010-е). Новая мантра: «Нужно просто активно вести Instagram, Facebook, YouTube». Создавай контент, набирай подписчиков и успех гарантирован. Возникла целая индустрия SMM-гуру. Но что мы видим сейчас? Факт: Соцсети стали коммунальной услугой, столом для переговоров, но не бизнес-моделью. Бренды, которые только кричали в соцсетях, но не выстраивали логистику, сервис, контроль качества, просто сдулись. Сейчас больше 80% предпринимателей есть в соц сетях, жаль что с прибылью так не получилось

4️⃣Сегодняшний день — эпоха ИИ. Просто подключи нейросеть, автоматизируй всё, и ты победил. Звучит знакомо?60% компаний уже используют ИИ, будет больше. Как показал опыт предыдущих трендов, будет 80-90%. Скоро использовать ИИ будет, как помыть руки перед едой. Будут делать все, а устойчивый рост до феноменальных значений будет опять только у 10%

И вот главный вопрос: а кто же выигрывал всё это время, пока мы гонялись за трендами?

Пока все бегали за очередными «серебряными пулями», тихо, но невероятно эффективно росли и становились гигантами компании, сделавшие ставку совсем не на тренд

Дальше будет о них 👇

1️⃣1990-е. Toyota. В эпоху, когда все, верили в чудо по имени Интернет,
Toyota поразила мир своей уникальной производственной системой (TPS) — эталон управленческой мысли даже сегодня. «Канбан» используете? Это от туда, часть системы управления производством по принципу «Точно в срок». Принципы «Кайдзен» вы скорее всего тоже используете, даже если не знаете об этом. Именно прорыв в управление качеством и процессами дал компании феноменальную эффективность и надёжность

2️⃣2000-е. Amazon. В разгар бума доткомов Безос выиграл не потому что сделал «самый крутой сайт». За этим фантиком он спрятал феноменально сложную и настолько же эффективную систему управления логистикой. WMS (Warehouse Management System) для оптимизации приемки, хранения, комплектации и упаковки; Kiva, Blue Jay для перемещения стеллажей; Fulfillment by Amazon (FBA) - когда продавцы просто отправляют товары на склады Amazon, а компания берет на себя все остальное ; AMZL - собственная служба доставки, включая авиацию и наземный транспорт ; Delivery Service Partner - программа для предпринимателей, управляющих доставкой «последней мили"; AGL - сервис для международных перевозок товаров. Даже его знаменитые «14 принципов лидерства» — это кодекс управления и там нет ничего про сайты, ведь сайты к тому времени уже были у всех, а значит никого не могли сделать лидером


3️⃣2010-е. Netflix. Что вы слышали о соц сетях Нетфликса? Я ничего. А ведь компания выстрелила как раз в эпоху тотальной веры в SMM. Вы точно не изучаете их соц сети, как образец. Но скорее всего, вы изучали их «культуру свободы и ответственности». По сути, мы читаем HR-документ компании, изданный тиражом в десятки тысяч книг. Регламент по управлению человеческими ресурсами для достижения высочайшей производительности. В этом их сила, а не в соц сетях. В управлении людьми и большими данными. Хотя соц сети, наверное, у них тоже в порядке

4️⃣2020-е. Сейчас 60% компаний уже используют ИИ, будет больше. Как показал опыт предыдущих трендов, будет 80-90%. Скоро использовать ИИ будет, как помыть руки перед едой. В тоже самое время, 80% компаний в России не пользуются никакими системами управления, ставят задачи голосом в мессенджере, записывают в блокноте или в заметках

Проверьте себя

1️⃣Посчитайте соотношение «Что» и «Как. «Что» - это ваши цели - что вы хотите получить, в какое состояние попасть. Самая ценная часть вашей стратегии должна содержать в себе ответы на вопрос «Как, за счёт каких действий мы переместимся в то самое желаемое состояние бизнеса, где мы богаты и счастливы». Сколько раз в вашей стратегии вы говорите о том «Как мы это сделаем»? Соотношение «что» и «как» должно быть хотя бы 1 к 5 - на каждое «что» не менее пяти «как»

2️⃣Мысленно соедините каждую из задач с поставленной целью на год, убедитесь, что эта связь нигде не рвется. Если какая то из задач не вяжется с целью, то есть вы не можете ясно объяснить, как выполнение этой задачи приведёт вас к цели, не тратьте на неё силы вашей команды

3️⃣Посчитайте сколько раз в вашей стратегии сказано как должны измениться процессы, технологии, коммуникации, потоки, компетенции в вашей компании. Сопоставьте это с планируемым изменением показателей, должно быть соотношение не меньше чем 1 к 3 - на один показатель, который вы хотите улучшить, должно приходиться не меньше трёх изменений в работе самой компании

Начало года уже многим дало повод заново подумать о своих планах. Ну или впервые задуматься о них. С каждым шагом по направлению к цели вы, ваша Команда, ваш бизнес, будете меняться. Сделав новый шаг, вы каждый раз будете оказываться в новой ситуации. А значит нет стратегии, составленной «раз и навсегда». Учитывайте это, тогда есть шанс, что ваша стратегия не останется на бумаге, а действительно поможет вам каждый день двигаться к цели

Создайте в компании Систему курсовой устойчивости бизнеса*️⃣. Не реже чем раз в два месяца делайте чекап и проверяйте согласованность ваших действий и ваших целей

*️⃣Система курсовой устойчивости (ESP, ESC, VSC, DSC) — это активная система безопасности автомобиля, предотвращающая занос и снос, помогая удерживать заданную траекторию