Почему многозадачность требуют и что делать вместо неё

Признаюсь: до сих пор ловлю себя на том, что пытаюсь совмещать проект с мая, контент для блога и курс по канбан-доскам. И я прекрасно знаю, что это неэффективно. Знаю исследования — но снова в ловушке.
В чем природа этой ловушки? Почему мы свято верим в многозадачность, а работодатели требуют ее в каждой вакансии?
Да потому что мы путаем активность с результатом. Руководитель видит сотрудника, мечущегося между письмами и звонками, и думает: «Вот ценный кадр». Но за этой суетой — реальное падение КПД.
Чтобы не быть голословным, просто посчитаем. Вы взяли в работу 12 дел. За неделю закрываете 4. Значит, каждое из этих 12 дел будет готово только через 3 недели. При том, что сама задача могла бы быть сделана за пару часов. Три недели, Карл! Просто потому что вы переключаетесь.
Больше взяли — дольше делаете каждую. Хотите делать быстрее? Берите меньше.

Как я выхожу из этого круга:
• Жесткий лимит — не больше ДВУХ задач одновременно. Сейчас я закрываю майский проект и пишу посты для блога. Всё, что про курс — в листе ожидания, пока не допишу статьи.
• Не переключаюсь, пока не поставлю точку. Опубликовал пост — возвращаюсь к проекту. Остальное ждет.
• Минимальное отвлечение. Проверяю почту два раза в день, на полтора часа вырубаю телефон и мессенджеры.
Это просто. Это работает. Это математика, а не вера.

Вывод: Если вы устали от ощущения, что дела идут, а проекты не закрываются — остановите хаос. Сфокусируйтесь на одном. Последовательность побеждает параллельность всегда.
Проверено на себе.

P. S. Продолжаем разбираться с многозадачностью, не пропустите решение, подписывайтесь на каналы:
— в мессенджере MAX: max.ru/id77237738…
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

P. P. S. И да, я убрал телефон в другую комнату. Уведомление из Telegram перебивает любой закон Литтла. Попробуйте — это страшно, но эффективно.

Закон Литтла в действии: почему задачи копятся у «входной двери»

Сегодня ехал с супругой в «Ласточке» по МЦК, и по громкой связи объявили: «Уважаемые пассажиры! Для сокращения времени стоянки поезда на станции, пожалуйста, используйте для выхода и входа все двери вагона». Смысл простой: чтобы ускорить посадку и высадку. Если люди будут пользоваться всеми дверями, а не только одной, поток станет интенсивнее — состав быстрее освободит платформу и не собьёт график, что особенно важно в часы пик.

Собственно, это очередная живая иллюстрация того, что я последние несколько постов доношу до читателя: чем больше задач висит у вашей «входной двери», тем дольше поезд будет стоять, пока все их не выполнит. Это закон Литтла в чистом виде: время выполнения зависит от того, сколько дел вы одновременно пытаетесь затащить внутрь. Если у вас час пик — конец квартала, начался сезон загрузки или просто «понедельник», — помните главное: доделайте задачу или хотя бы доведите её до логического этапа, когда можно спокойно переключиться на другую. Не надо хвататься за всё подряд, делайте последовательно и доводите до ума. Это поможет раскидать всё быстро и безболезненно, а главное — не выгореть, потому что вы будете видеть результат, а не бесконечный список начатого.

Чтобы не держать в голове весь этот вал, фиксируйте задачи — письменно или в какой-нибудь системе. Я, например, все входящее заношу в СУПРО: я веду консалтинг, записываю лекции и ставлю задачи студентам через СУПРО, ставлю задачи себе и программистам на дальнейшее развитие системы. Когда всё записано, голова свободна, и можно заниматься делом, а не вспоминать, что там еще не сделано.

А самая полезная фишка, которую я в последнее время активно использую, — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет разложить задачи по четырём квадратам: важно-срочно, не важно-срочно, не срочно-не важно, важно-не срочно. И вот тут мне пришла в голову простая аналогия: каждый квадрат — это отдельная дверь в том самом поезде. Представьте, что каждая задача должна выйти на своей станции. Срочные и важные — это аварийный выход, через который надо выпрыгнуть немедленно. Важные, но не срочные — это главный вход, их нельзя пропускать, иначе они переползут в пожар. Срочные, но не важные — отдайте их в другие руки, пусть выходят через служебную дверь. А не важные и не срочные — просто не открывайте для них дверь, выкидывайте на ходу. Сегодня, когда я сяду за разбор задач, я буду представлять именно так: каждая задача — это пассажир, который должен выйти на своей станции. Всему свое время.

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: max.ru/id77237738
— в Telegram: t.me/supro_rf
— в ВК: vk.com/club230547014

Сегодня замечательный день! Пришли новости от Google: приложение СУПРО одобрено и совсем скоро появится в Google Play. Завтра займемся публикацией основной версии в системе.

Не скажу, что всё далось легко, но требования всех политик Google мы выполняли довольно долго. Особенно это касалось поиска тестировщиков приложения.

Огромное спасибо всем, кто участвовал в тестировании мобильного приложения СУПРО! Мы устранили много багов, которые мешали работе, и наметили множество новых фич, которые сделают приложение еще удобнее.

Канбан-доски уже скоро будут у вас в кармане!

P.S. Мы заранее выполнили все требования корпорации Google, так что «закручивание гаек», запланированное на 1 октября, нам не грозит.

P.P.S. В RuStore приложение также должно появиться в ближайшее время. Осталось дело за малым — App Store от Apple.

Закон Паркинсона: почему задача на час съедает весь день

Сегодня воскресенье – время пойти в спортзал с утреца, пока все остальные посетители «качалки» не проснулись и не выстроились в очередь к тренажёрам. «Сорок пять минут на тренировку», — думаю я. Возвращаюсь домой через два часа: пока дойдешь до зала, пока переоденешься, пока позанимаешься, пока трясущимися от нагрузки руками откроешь ящик, пока зайдешь за кофе, которого «не было в списке». А тут еще и на пункт выдачи что-то пришло, как же не зайти по дороге? Хлеб, к слову, тоже купил.

Классика. Сирил Паркинсон еще в 1955 году вывел закон: работа заполняет всё время, отпущенное на нее. Дайте задаче час — сделается за час. Дайте неделю — та же задача растянется на неделю, обрастет «уточнениями» и потребностью «еще раз всё перепроверить». Ловлю себя на этом с постами для блога. Без дедлайна пост «дозревает» неделю. Если ставлю в жесткий слот «черновик на три дня до 18:00» — пост готов за час, и такого же качества.

Секрет не в том, чтобы работать быстрее, а в том, чтобы намеренно сжимать рамки. Ставьте себе и команде не «сделай когда-нибудь», а конкретный срок, поменьше, чем кажется комфортным. Чем туже рамка, тем меньше мозг тратит на самолюбование процессом.

Хотите, чтобы задача не растянулась на неделю — дайте ей один день. Хотите, чтобы совещание не длилось час — назначьте на 20 минут. Работа сама подстроится под рамку. Работает, проверено на себе.

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: max.ru/id77237738...
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

Эффект Зейгарник: почему недоделанное дело не отпускает

Два часа ночи. Лежу и вдруг вспоминаю: не отправил договор контрагенту. Мозг включается, будто на дворе полдень: «А если сделка с контрагентом завтра сорвется?». Потом начинают накладываться задачи программистов, которые в работе, но еще не выполнены. А там и новые фичи для СУПРО лезут в голову. Сна как не бывало.

Психолог Блюма Зейгарник еще в 1927 году заметила: официанты прекрасно помнят невыполненные заказы, но забывают их сразу после оплаты счета. Незавершенное действие мозг держит «включенным», как фоновое приложение — вроде не мешает, но батарею жрет.
Проблема в том, что мы носим в голове не один такой «заказ», а десятки: не написал письмо, не согласовал смету, не перезвонил клиенту. Каждый висит фоном и крадет концентрацию у того, чем вы занимаетесь прямо сейчас.

Спасает не память, а фиксация. Как только задача записана — в блокнот, в СУПРО, куда угодно — мозг успокаивается: он больше не обязан удерживать её сам. Закрыть незавершенное действие можно не только выполнив его, но и надежно передав контроль системе.
Я завел привычку: перед сном пробегаюсь по доске в СУПРО и переношу «хвосты» на завтра. Пять минут — и голова свободна. Попробуйте, спится и правда лучше.

P.S. Хотите жить спокойно? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: max.ru/id77237738...
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

Правило двух минут: маленькая задача, которая топит проекты

На днях чистил почту и нашел письмо от бухгалтера трехнедельной давности: «Подтвердите реквизиты». Дело на минуту. Пролежало три недели, а вопрос так и остался открытым.

Дэвид Аллен в GTD сформулировал простое правило: если задача занимает меньше двух минут — делай сразу, не откладывай в список. Причина не в лени, а в математике: занести дело в систему, вернуться к нему позже, вспомнить контекст — это съедает больше времени, чем прямое выполнение.

Проверил на команде. Завели в СУПРО негласное правило: видишь короткий комментарий с вопросом — отвечаешь в моменте, не переносишь «на после планерки». Мелкие задачи перестали накапливаться и душить крупные.

Есть нюанс: правило работает только для действительно мелких дел, а не для тех, что «кажутся мелкими, пока не откроешь». Согласовать реквизиты — две минуты. «Быстро посмотреть договор» — уже нет, такое лучше сразу заводить карточкой с дедлайном.

Заведите у себя это правило хотя бы на неделю. Удивитесь, сколько «зависших» пустяков не стоили и минуты вашего внимания.

P.S. Хотите чтобы Ваша команда была лучшей? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: max.ru/id77237738...
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

CRM и система управления проектами — не одно и то же

На днях разговаривал с руководителем (и владельцем) организации. которая занимается организацией и проведением культурно-массовых мероприятий. «Купил CRM за приличные деньги, а порядка не прибавилось. Менеджеры звонки фиксируют, а кто что делает по конкретному мероприятию — непонятно». Классика: купили инструмент не под ту задачу.

CRM (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами) заточена под воронку продаж: лид пришел, менеджер позвонил, выставил счет, сделка закрыта. CRM - это система про клиента и деньги, отвечает на вопрос «на каком этапе сделка и кто ее ведет».

Когда речь не о продаже, а о внутренней работе — проекте, задачах между сотрудниками, сроках — нужен другой класс софта. Такие системы называются PM-система (Project Management System - системой управления проектами). Ее задача не воронка сделок, а поток задач: кто, что и к какому сроку делает внутри команды.

Разница простая: CRM отвечает «сколько денег принесет клиент», PM-система — «кто и когда это сделает». Путать их — все равно что вести бухгалтерию в ежедневнике: вроде записано, а толку чуть.
СУПРО — как раз про второе: канбан-доски, задачи, делегирование, контроль сроков внутри команды. Нужна воронка продаж — берите CRM. Нужен порядок в задачах и проектах — начните с СУПРО - месяц работы бесплатно.

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: https://max.ru/id772377381660_biz
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

Закон Хофштадтера: почему любой прогноз по срокам — вранье

По обратной связи вносим в СУПРО новый фичи. Программисты сказали: «Функционал будет готов через неделю». Прошло три. Спрашиваю: «Ну как?» — «Осталось совсем чуть-чуть, буквально пара дней». Знакомо? Это не потому, что мои ребята плохие — это универсальный закон, который так и называется: Закон Хофштадтера.

Дуглас Хофштадтер, американский когнитивист, сформулировал его в книге «Гёдель, Эшер, Бах»: любое дело всегда занимает больше времени, чем вы рассчитывали, даже если вы уже учли закон Хофштадтера. То есть даже заложив запас на непредвиденное, вы всё равно ошибетесь — потому что непредвиденное по определению нельзя предвидеть.

Причина в психологии: планируя, мы мысленно проигрываем идеальный сценарий — без больничных, без внезапного звонка от налоговой, без того, что API партнера внезапно изменился. Реальность так не работает никогда, и разрыв между планом и жизнью — это не ошибка исполнителя, а нормальное свойство любого прогноза.

Что делать? Я перестал требовать от команды точных сроков и перешел к диапазонам: не «сделаю во вторник», а «сделаю между вторником и пятницей». В СУПРО завожу задачу сразу с окном дедлайна, а не одной датой — это снимает половину нервотрепки и вранья «завтра точно».
И да, честно: даже статью про закон Хофштадтера я хотел написать за час. Пишу третий.

А вы закладываете запас времени на задачи, или каждый раз наступаете на те же грабли?

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: https://max.ru/id772377381660_biz
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

Сегодня мы сделали то, о чём мечтали с первого дня работы над СУПРО.

Приложение опубликовано в Google Play. Не бета, не тестовая сборка для своих, не «скоро будет» — настоящее приложение, которое любой человек может найти, установить и начать работать. Если вы когда-нибудь ждали проверки магазина, вы знаете это чувство: обновляешь страницу, видишь статус «на рассмотрении» и ходишь по комнате. А потом приходит письмо, и всё внутри замирает. Сегодня утром оно пришло.

Что это значит для вас. Ваши доски теперь всегда с собой. Задача, которая пришла в голову в метро, не потеряется — вы поставите её за десять секунд. Коллега передвинул карточку — вы увидите это сразу, а не вечером за компьютером. Согласование, комментарий, новый исполнитель — всё это теперь помещается в карман. И, как и в веб-версии, один аккаунт работает во всех ваших командах: не нужно заводить отдельный логин для каждого проекта и каждого заказчика.

Мы делали СУПРО для тех, у кого нет времени осваивать громоздкие системы: для небольших команд, для некоммерческих организаций, для специалистов, которые ведут десятки дел одновременно и держат всё в голове и в блокноте. Мобильное приложение — логичное продолжение этой идеи. Простое, быстрое, на русском языке, на российских серверах.

Скачайте, попробуйте и напишите нам, что понравилось, а что нет. Честно: мы читаем каждый отзыв, и следующие обновления вырастут именно из ваших слов. А если поставите оценку в Google Play — поможете нам больше, чем любая реклама. Спасибо, что вы с нами.

Скачать: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.inko.supro

RACI: почему в задаче должен быть только один Ответственный

Присутствовал на совещании по проекту, куда меня позвали консультантом. Руководитель спрашивает: «Стоимость проекта с бюджетной комиссией согласована?» В ответ — тишина. Потом трое одновременно: «Ну, мы туда отправили смету, комиссия даже вопросы какие-то задавала». Вроде участвовали все, а виноватого нет. Знакомая картина?

Это тот самый эффект размытой ответственности, о котором я уже писал в посте про эффект свидетеля. Но есть и системный инструмент, который лечит болезнь на уровне процесса, а не морали, — матрица RACI. Расшифровывается просто: Responsible (тот, кто делает), Accountable (тот, кто отвечает за результат и принимает решение), Consulted (с кем советуются) и Informed (кого просто информируют).

Как это выглядит на практике. Задача — «подготовить смету для бюджетной комиссии»:
— Accountable — руководитель проекта. Он отвечает за результат и подписывает смету.
— Responsible — экономист. Он готовит расчёты.
— Consulted — юрист и финансист. С ними советуются по спорным статьям.
— Informed — остальная команда. Их просто ставят в курс дела.

Теперь представьте, что мы назначили Accountable сразу и руководителя проекта, и финансового директора. Всё — задача обречена. Каждый будет думать, что решает другой, а когда сроки подгорят, оба дружно скажут: «Я думал, это на его стороне».

Ключевое правило матрицы — Accountable может быть только один человек на задачу. Не отдел, не «команда логистики», а конкретный Иван Иванович. Именно он отвечает за результат, даже если делает задачу кто-то другой (Responsible). Как только вы пытаетесь назначить двух Accountable — поздравляю, вы только что создали идеальные условия для того самого «а я думал, это сделает он».

Внедрить это несложно: в любой задаче в СУПРО достаточно указать исполнителя. Кто первый в списке исполнителей — тот и Accountable, остальные — соисполнители. Даже работая в органах власти, у нас было негласное правило: кто в ЭДО стоит первым исполнителем — с того и спросят. Все остальные — это помощники, согласующие, просто добавленные в задачу «для сведения». Уже на этапе постановки задачи вопрос «с кого спросить» просто перестаёт возникать — ответ известен заранее.

Попробуйте на следующем проекте держать в голове правило «один Accountable на задачу». Обещаю, совещания станут короче.

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: https://max.ru/id772377381660_biz
— в мессенджере Telegram: t.me/supro_rf
— в социальной сети ВК: vk.com/club230547014

Почему срок в закупке — это не дата, а цепочка

Когда я руководил контрактной службой в одном из органов власти Москвы, у нас была закупка, которую завалили на ровном месте. Не из-за кривого технического задания и не из-за профессионального жалобщика. Просто специалист, который вёл процедуру, ушёл на больничный, а запрос о разъяснении положений документации остался без ответа. Один пропущенный срок — и контракт вовремя не заключат. Сроки поедут сильно. И это не единичный сбой: выпало одно звено — посыпалась вся цепочка.
Беда в том, что закупщик держит в голове не один срок, а частокол: размещение извещения, ответ на разъяснение, рассмотрение заявок, подписание контракта, приёмка, оплата, сведения в реестр, отчётность. И каждый срок зависит от предыдущего: сдвинулась одна дата — поехали все остальные. Со стороны участника — та же история. Он следит за изменениями в закупке, за информацией о запросах, за протоколами. Ему надо вовремя подписать договор — иначе попадёшь в реестр недобросовестных поставщиков.
Календарь показывает дату, но не показывает, где сейчас застряла закупка и кто за неё отвечает в эту минуту. Когда закупок пятнадцать одновременно, в календаре получается каша из напоминаний, в которых тонет то единственное, что важно сегодня.
Я работаю так. Каждая закупка — карточка, которая двигается по этапам, а каждый этап — колонка на доске. Взгляд на доску за десять секунд отвечает на вопрос, который обычно задаёт руководитель на планёрке: «Где мы по этой закупке?» Не «когда срок», а именно «где мы». Я точно вижу, сколько закупок у меня на этапе публикации, сколько на приёме заявок, сколько на протоколах, а сколько на этапе заключения договора.
В СУПРО это делается на любой доске за пять минут: колонки по этапам закупки, карточки с датами и ответственными. В октябре мы выложим готовые шаблоны: под 44-ФЗ, исполнение контрактов и закупки у единственного поставщика. Останется подставить свои закупки — и работать.

А как вы отслеживаете сроки: календарь, таблица или всё-таки голова?

P.S. Хотите стать продуктивнее? Подписывайтесь на канал:
— в мессенджере MAX: https://max.ru/id772377381660_biz
— в Telegram: t.me/supro_rf
— во ВКонтакте: vk.com/club230547014