КЭДО и Privacy

На прошлой неделе Сергей Сайганов, CEO SmartКЭДО и партнер Comply, провел вебинар для MDS, на котором рассказал, как выстроить работу с персональными данными в КЭДО без уязвимостей и регуляторных рисков.

Среди прочего обсудили объем данных в КЭДО, правовые основания для обработки, сроки хранения, а также безопасность данных и отношения с вендором.

Однако главный инсайт, который прозвучал, касался DPO и его роли при внедрении КЭДО.

🔵Многие DPO недооценивают сложность КЭДО: они видят в нем только банальный кадровый инструмент. Тогда как в современных реалиях система КЭДО – это чуть ли не самый массивный ресурс, в котором накоплены ПД сотрудников, иногда даже больше, чем в условном 1С ЗУП.
🔵Поэтому к внедрению, а главное – к выбору КЭДО нужно подходить максимально тщательно и дотошно, не пуская этот процесс на самотек. В противном случае можно получить огромное количество privacy-рисков, устранять которые впоследствии будет дорого и больно.
🔵А еще КЭДО – это прекрасное подспорье для деятельности самих DPO. Ведь это многофункциональный инструмент, который позволяет сильно оптимизировать процессы. Ну, конечно же, если это хорошая система КЭДО.

Чтобы помочь DPO в их работе, мы вместе с Comply сделали классный чеклист, в котором отметили, какую последовательность шагов пройти, чтобы ничего не упустить, и какие процессы DPO можно переложить на КЭДО.

➡️ Забрать чек-лист можно прямо сейчас на нашем сайте по ссылке.

А если вам требуется поддержка в работе с КЭДО или персональными данными – вы знаете, к кому обратиться! 😉

Новый гайд: как выбрать и внедрить систему КЭДО

«У нас все работает, просто... не очень»

⬆️Часто именно так звучит запрос на смену вендора КЭДО. Но бывает и другое: КЭДО нет вообще, и непонятно, с чего начать. А еще бывает так, что систему выбрали за пару недель, а разбираться с последствиями приходится годами 😱

В обоих случаях нужен план. Поэтому мы собрали в одном материале: как выбрать и внедрить КЭДО с нуля или переехать на другую систему без паники и хаоса. В гайде объединили все, что стоит проверить до подписания договора с провайдером, включая:

🔵как выбрать систему под свою аудиторию и устройства,
🔵какие вопросы задавать на демо,
🔵разбор видов электронной подписи (УКЭП / УНЭП / Госключ / ПЭП),
🔵и краткий чек-лист для внедрения, чтобы точно ничего не упустить.

➡️ Подписывайтесь на наш канал и получите гайд в подарок тут. Или приходите к нам на сайт по ссылке (там еще много всего интересного 👀)

Подписывайтесь на канал! Здесь регулярно полезный контент о КЭДО и не только. А если есть вопросы – пишите нам прямо в личку канала ТГ или нашему менеджеру, на все ответим.

Делаем КЭДО быстрым, умным и доступным 🧩

Ситуация встречается все чаще: сотрудник (действующий или уже бывший) присылает заявление: «Прошу удалить все мои персональные данные из системы КЭДО». Разбираем, что законно, а что нет, и почему тут легко перепутать два разных требования.

Сначала разделим два понятия, которые часто путают:

🔵Отказ от самого КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ) – то есть переход обратно на бумажный документооборот. По разъяснению Минтруда, отозвать однажды данное согласие на ведение документооборота через КЭДО нельзя – механизм отзыва законом не предусмотрен.

🔵Отзыв согласия на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ) – это другое право, и оно у работника есть всегда, в любой момент, без объяснения причин.

Что нужно сделать, если пришел именно отзыв согласия на обработку ПД:

1️⃣Принять и зарегистрировать заявление – отказать в приеме нельзя.

2️⃣Проверить основание обработки. Пока трудовой договор действует, работодатель вправе обрабатывать данные для его исполнения и без отдельного согласия, поэтому отзыв согласия сам по себе не парализует кадровый учет и не является основанием для увольнения.

3️⃣Определить, какие данные подлежат уничтожению, а какие – нет. Здесь ключевое ограничение: документы по личному составу (трудовой договор, приказы о приеме/увольнении, само согласие на обработку ПД) подлежат обязательному архивному хранению 50 или 75 лет – досрочно уничтожать их нельзя даже по прямому требованию работника.

4️⃣Данные, не связанные с обязательным хранением (например, собранные для необязательных целей – ДМС, корпоративные рассылки), нужно уничтожить в срок, не превышающий 30 дней с момента, когда цель обработки отпала.

5️⃣Если сотрудник уже уволен – та же логика: обработка данных, не покрытых архивными/налоговыми требованиями хранения, должна быть прекращена в течение 30 дней с даты увольнения.

❕Ответить работнику формальной отпиской «данные удалены» нельзя, если по факту они хранятся в архиве на законном основании – это тоже риск для работодателя. Правильный ответ – разъяснить, какая часть данных удаляется, а какая хранится в силу закона и почему.

Делаем КЭДО быстрым, умным и доступным 🧩

Обновления SmartКЭДО — II квартал

В последние три месяца мы сделали многое для того, чтобы сложные сценарии стали проще.

Часть изменений видна в интерфейсе, часть – в том, как система ведет себя «под капотом»: помогает легко закрывать кадровые и compliance-процессы. Рассказываем ⬇️

📍SmartID – подтверждение в приложении

Развили SmartID как полноценный канал второго фактора и подтверждения операций. А еще он умеет присылать уведомления о документах. Теперь устройство можно привязать к учетной записи через QR в профиле, а подпись и другие чувствительные действия – подтверждать push-уведомлением в приложении или кодом TOTP, если сеть недоступна.

Для пользователей это означает меньше зависимости от SMS и почты в момент подписания: подтверждение приходит туда, где человек уже привык реагировать быстро – на телефон.

Параллельно доработали сценарии привязки, тексты подтверждения и обработку ошибок, чтобы процесс был понятным с первого раза.

📍Канал MAX и обновление каналов связи

В систему добавлен канал уведомлений через MAX – еще один способ доставлять коды и сообщения сотрудникам. Одновременно мы оптимизировали управление каналами в профиле.

📍Совместители – онбординг без лишних шагов

Мы продолжили дорабатывать сценарий совместительства. В итоге совместитель остается одной личностью в системе, но с корректным кадровым контекстом для каждой учетки – без лишних кликов.

📍Поддержка: FAQ прямо в обращении

В модуле обращений появился FAQ: сотрудник может сначала просмотреть ответы на часто задаваемые вопросы, а уже потом, если нужно, создать тикет. Для администраторов есть управление вопросами и ответами, для сотрудников – понятный мастер оформления обращения. Небольшое изменение, которое ускоряет решение типовых ситуаций.

📍Надежность подписания и кадровых процессов

Мы оптимизировали сценарии массового подписания документов и сценарии подписания заместителями.

Доработали аннулирование учетных записей через API и выделили в отдельный вид расчетные документы.

📍Расширение 1С – настройка и контроль

Упростили интерфейс настройки интеграции с 1С – он стал структурированнее, а основные параметры вынесены на видные места. Улучшили логирование, теперь обмен данными будет еще более прозрачным.

Вот такие новости!
С любовью, ваш обновленный SmartКЭДО 🧩

Продолжаем цикл постов про персональные данные (ПД) и согласия. Согласие на обработку ПД – весьма частый документ в кадрах и самый частый источник претензий Роскомнадзора. Сегодня собрали для вас пять ошибок, которые встречаем в компаниях чаще всего: любая из них может превратить согласие в юридически ничтожный документ.

1️⃣Согласие «зашито» в трудовой договор или анкету
С 1 сентября 2025 года это прямо запрещено: по ч. 1 ст. 9 152-ФЗ согласие на обработку ПД должно быть оформлено отдельным документом, а не частью трудового договора, NDA или анкеты. Если у вас до сих пор строчка про согласие спрятана в конце трудового договора – это надо менять.

2️⃣Обтекаемые формулировки целей и состава данных
«Обработка персональных данных в целях трудовых отношений» – это не работает. Закон требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Нужно четко перечислить: какие именно данные, для какой цели, какие действия с ними совершаются и кому передаются.

3️⃣Нет срока действия и порядка отзыва
Согласие обязано содержать либо конкретный срок действия, либо формулировку «до отзыва / до достижения цели обработки», а также объяснять, как именно работник может отозвать согласие. Без этого пункта документ формально неполный.

4️⃣Собираем данные «с запасом», на всякий случай
Если в согласии указан избыточный перечень ПД, не нужных для заявленной цели, – это противоречит принципу минимизации обработки (ст. 5 152-ФЗ). Чем шире список «на будущее», тем выше юридический риск.

5️⃣Несколько целей обработки ПД собраны в одном согласии
На каждую цель сотрудник должен подписать отдельное согласие с печатью. Бутье внимательны – часто платформы КЭДО «зашивают» несколько согласий в одном документе, а это является прямым нарушением законодательства.

📍SmartКЭДО изначально разрабатывали как систему сбора ПД, поэтому платформа содержит юридически проработанный блок работы с согласиями, позволяющий в конструкторе собрать нужную систему сбора ПД со всеми необходимыми документами, полями в них, подсказками для кадровика по настройкам сроков действия согласий и сроков хранения ПД.

Также со SmartКЭДО вы сможете корректно работать с распространением ПД. Для этого предусмотрены отдельные механики и формы, включая механизмы отзыва согласий.

По сути SmartКЭДО сейчас единственные на рынке, благодаря кому клиенты гарантировано получают юридическую чистоту работы с ПД и удобство в остальных областях кадрового документооборота 🧩

Знаком ли вам такой сценарий? Компания переходит на КЭДО, все воодушевлены, а через год-два при проверке или в суде выясняется, что процедура перехода была нарушена, и это «обнуляет» весь документооборот за прошедшее время – все документы, подписанные в КЭДО, признаются недействительными 😞.

Именно отсутствие или низкое качество «скачанных из интернета» основополагающих процедурных документов приводит к рискам. Проверьте, все ли из этого списка учтено у вас. ⬇️

✅ 1. Приказ о переходе на КЭДО
С точки зрения законодательства – не обязателен и в Трудовом кодексе не упомянут. Но в силу инерции сложившейся системы делопроизводства и привычки инспекторов, проводящих проверки, продолжает успешно существовать. Многие начинают внедрение именно с него: приказ запускает сам проект, фиксирует этапы, ответственных лиц и прочие организационные моменты. Но приказа может и не быть при условии, что все обязательные моменты будут оговорены в локальных нормативных актах о КЭДО.

✅ 2. Локальные нормативные акты о КЭДО
Обязательность наличия в компании локальных актов о КЭДО прямо прописана в статье 22.2 ТК РФ. Причем формально статья говорит о двух самостоятельных ЛНА:
1) о введении КЭДО (и он фактически заменяет собой приказ из первого пункта) и
2) о порядке осуществления КЭДО.

В реальности это может быть и один локальный акт, совмещающий в себе требования обоих пунктов, но, на наш взгляд, удобнее их все же разделять.

В статье перечислены обязательные моменты, которые строго должны быть прописаны в этих локальных актах: в том числе перечень документов, которые переводятся в электронный вид, перечень категорий работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, исключительные случаи, когда возможно оформление на «бумаге», и проч.

В реальности вопросов и нюансов применения на практике возникает гораздо больше, и от того, насколько они будут урегулированы в локальных актах, зависит успешность применения КЭДО в организации.

✅ 3. Персональное уведомление каждого работника
Тут работает правило «лично, а не на доске объявлений»: каждому сотруднику в письменной форме нужно разъяснить, «что» меняется, как, когда, а также про право согласиться. Приказ или пост в корпоративном чате этого правила не заменяют.

✅ 4. Письменное согласие работника
Прямо упомянуто в Кодексе (ст. 22.2 ТК РФ). Актуально для тех, кто на 31.12.2021 имел трудовой стаж. Важный нюанс: отозвать однажды данное согласие нельзя, обратный переход «на бумагу» по желанию работника законодательством не предусмотрен.

✅ 5. Соглашение о применении электронной подписи
Ряд электронных документов работодатель обязан подписывать УКЭП – они прямо перечислены в статье 22.3 ТК РФ. Но в отношении других документов, как и в отношении подписания документов работником, такого ограничения нет, и работодатель вправе сам решить, какие именно подписи будут применяться в КЭДО.

Чтобы документы были легитимными, с работниками нужно подписать соглашение о применении электронной подписи, в котором указать виды и способы применения, а также условия проверки и признания электронных документов.

В SmartКЭДО при внедрении мы готовим весь необходимый пакет документов именно под вашу компанию.

А если у вас уже внедрено КЭДО, но вас что-то смущает после прочтения этого поста 😉, то, как юридическая фирма, мы можем выступить «третьим мнением» – провести анализ ваших документов и дать рекомендации по исключению существующих рисков.
Хотите убедиться в своей безопасности? Оставляйте заявку на сайте 🧩

Коллеги, всех с пятницей и наступающих хороших выходных!

И для настроения – пятничный кадровый мем вам 🧩