Знаком ли вам такой сценарий? Компания переходит на КЭДО, все воодушевлены, а через год-два при проверке или в суде выясняется, что процедура перехода была нарушена, и это «обнуляет» весь документооборот за прошедшее время – все документы, подписанные в КЭДО, признаются недействительными 😞.

Именно отсутствие или низкое качество «скачанных из интернета» основополагающих процедурных документов приводит к рискам. Проверьте, все ли из этого списка учтено у вас. ⬇️

✅ 1. Приказ о переходе на КЭДО
С точки зрения законодательства – не обязателен и в Трудовом кодексе не упомянут. Но в силу инерции сложившейся системы делопроизводства и привычки инспекторов, проводящих проверки, продолжает успешно существовать. Многие начинают внедрение именно с него: приказ запускает сам проект, фиксирует этапы, ответственных лиц и прочие организационные моменты. Но приказа может и не быть при условии, что все обязательные моменты будут оговорены в локальных нормативных актах о КЭДО.

✅ 2. Локальные нормативные акты о КЭДО
Обязательность наличия в компании локальных актов о КЭДО прямо прописана в статье 22.2 ТК РФ. Причем формально статья говорит о двух самостоятельных ЛНА:
1) о введении КЭДО (и он фактически заменяет собой приказ из первого пункта) и
2) о порядке осуществления КЭДО.

В реальности это может быть и один локальный акт, совмещающий в себе требования обоих пунктов, но, на наш взгляд, удобнее их все же разделять.

В статье перечислены обязательные моменты, которые строго должны быть прописаны в этих локальных актах: в том числе перечень документов, которые переводятся в электронный вид, перечень категорий работников, в отношении которых будет применяться КЭДО, исключительные случаи, когда возможно оформление на «бумаге», и проч.

В реальности вопросов и нюансов применения на практике возникает гораздо больше, и от того, насколько они будут урегулированы в локальных актах, зависит успешность применения КЭДО в организации.

✅ 3. Персональное уведомление каждого работника
Тут работает правило «лично, а не на доске объявлений»: каждому сотруднику в письменной форме нужно разъяснить, «что» меняется, как, когда, а также про право согласиться. Приказ или пост в корпоративном чате этого правила не заменяют.

✅ 4. Письменное согласие работника
Прямо упомянуто в Кодексе (ст. 22.2 ТК РФ). Актуально для тех, кто на 31.12.2021 имел трудовой стаж. Важный нюанс: отозвать однажды данное согласие нельзя, обратный переход «на бумагу» по желанию работника законодательством не предусмотрен.

✅ 5. Соглашение о применении электронной подписи
Ряд электронных документов работодатель обязан подписывать УКЭП – они прямо перечислены в статье 22.3 ТК РФ. Но в отношении других документов, как и в отношении подписания документов работником, такого ограничения нет, и работодатель вправе сам решить, какие именно подписи будут применяться в КЭДО.

Чтобы документы были легитимными, с работниками нужно подписать соглашение о применении электронной подписи, в котором указать виды и способы применения, а также условия проверки и признания электронных документов.

В SmartКЭДО при внедрении мы готовим весь необходимый пакет документов именно под вашу компанию.

А если у вас уже внедрено КЭДО, но вас что-то смущает после прочтения этого поста 😉, то, как юридическая фирма, мы можем выступить «третьим мнением» – провести анализ ваших документов и дать рекомендации по исключению существующих рисков.
Хотите убедиться в своей безопасности? Оставляйте заявку на сайте 🧩

Коллеги, всех с пятницей и наступающих хороших выходных!

И для настроения – пятничный кадровый мем вам 🧩

Лето закончилось, и пришло время поделиться тем, какие обновления в системе мы подготовили для вас за это время!

📍Добавили поддержку Passkey – современного способа входа и подписания документов без пароля и кода подтверждения.

Passkey привязывается к вашему устройству и использует ту же защиту, что и разблокировка телефона или ноутбука: Face ID, Touch ID, отпечаток пальца или PIN. Вместо того чтобы каждый раз вводить пароль и ждать код из SMS или почты, достаточно одного подтверждения на устройстве – и вы в системе или документ подписан.

Это удобнее при ежедневной работе и безопаснее обычного пароля: ключ хранится на устройстве, а не в переписке или в заметках. Можно подключить несколько устройств – например, телефон и рабочий ноутбук.

Функция доступна всем сотрудникам. При первом подключении нужно один раз подтвердить личность через уже настроенные каналы связи, дальше настройка занимает пару минут.

📍Обновили раздел «Отпуска» в профиле пользователя.

Теперь в карточке сотрудника кадровик видит как будущие отпуска, запланированные сотрудником, так и более подробную хронологию заявлений и действий сотрудника, если потребуется детально разобраться в процессе.

Регуляторное внимание к персональным данным продолжает расти, а вместе с ним – и цена ошибки для работодателя. С переводом процессов в КЭДО риски становятся наиболее очевидными и наглядными. Но все ли системы КЭДО реально справляются с прайваси-комплаенсом? Не уверены, но мы – точно умеем, и расскажем вам, как.

23 сентября на открытом вебинаре мы разберем, как с помощью SmartКЭДО выстроить работу с ПД не на разрозненных документах и памяти кадровика, а на встроенных в систему инструментах: от согласий до сроков хранения.

Расскажем, как наша система помогает:
🔵корректно шаблонизировать и собирать согласия на обработку ПД в КЭДО;
🔵вести реестр третьих лиц, которым передаются ПД, и уведомлять сотрудников об изменениях;
🔵знакомить сотрудников с локальными нормативными актами в области ПД;
🔵управлять сроками хранения ПД и как в SmartКЭДО реализовано раздельное хранение разных категорий ПД;
🔵выстроить обратную связь от сотрудников до DPO по вопросам, связанным с ПД.

Спикер: Сергей Сайганов, CEO SmartКЭДО, партнер юридической фирмы Comply, эксперт по персональным данным.

📍23 сентября, 11:00, онлайн
Зарегистрироваться на вебинар можно по ссылке!

Небольшое, но полезное обновление – теперь кадровик может полноценно управлять заместителями сотрудника: включать / выключать / изменять замещение. Пригодится, если руководитель ушел в отпуск и забыл назначить себе заместителя, а текущие документы надо согласовывать, чтобы рабочие процессы не застопорились.

Как это работает:
🔵Кадровик заходит в карточку сотрудника в раздел «Заместители» и назначает нужного человека буквально в два клика.
🔵Заместитель сразу виден в шапке сайта и в карточке должности – не нужно гадать, кто сейчас подписывает за отсутствующего коллегу.
🔵В маршруте согласования документ, подписанный заместителем, помечается пометкой «зам. [ФИО]».
🔵Полномочия так же легко отозвать одной кнопкой, когда сотрудник вернулся и снова готов подписывать сам.

И попутно напоминаем, что в SmartКЭДО замещения работают по-умному: заместитель не увидит личные документы основного сотрудника и не получит доступа к электронной подписи замещаемого сотрудника. Он может согласовывать и подписывать своей подписью исключительно документы общего характера: заявления от подчиненных, служебные записки, запросы и прочие ежедневные задачи, которые обычно подписывал основной сотрудник.