Управленческий учет. С чего начать
Каждый руководитель рано или поздно понимает, что бухгалтерских данных для того, чтобы эффективно управлять компанией, не хватает. Баланс в лучшем случае раз в квартал, обобщенные цифры без детализации и визуализации — все это никак не способствует тому, чтобы вовремя увидеть проблемы и что-то предпринять.
Первое, что нужно в этот момент понять — от бухгалтера другой аналитики требовать бесполезно, да и неэффективно. У него очень нужные, но совсем другие задачи и мыслит он другими категориями проводок и бухгалтерских стандартов и Налогового кодекса. Если вы будете требовать от него выполнять задачи экономиста или финдиректора, пострадает его основная работа, которую никто не отменял.
Как только вы это приняли, то можно переходить на следующий уровень — понять, в какой точке вы сейчас находитесь и что хотите получить от управленческого учета. А для этого нужно познакомиться со своей компанией заново и посмотреть на нее под другим углом. В этом поможет обследование, которое вы можете провести своими силами, или привлечь специалистов.
Для примера расскажу, как это делаем мы, когда "заходим" в новую компанию, чтобы наладить управленческий учет:
✔️ Анализируем имеющуюся структуру компании или группы компаний: какие есть подразделения, кто за что отвечает, кто кому подчиняется, как они взаимодействуют.
✔️ Анализируем текущие бизнес-процессы. Например, менеджеру по продажам поступил звонок, он его обработал, получил заказ, передал его на склад, там заказ собрали — и вот так прослеживаем все процессы, которые происходят в компании.
✔️ Беседуем с руководителями подразделений, которые взаимодействуют с финансово-экономической службой и/или бухгалтерией. Здесь нам нужно узнать, как проходит это взаимодействие и как они сами понимают для чего это нужно, какие документы передают, есть ли регламенты или все на словах. В этой точке уже можно увидеть, где есть коммуникационный разрыв.
✔️ Исследуем программное обеспечение для бухгалтерии и управленческих задач. Какой у него функционал, есть ли в базах нужные данные, можно ли их трансформировать из бухгалтерских в управленческие, как это сделать с меньшими усилиями и затратами. Например, выручка у клиента отражается по видам деятельности, а для факторного анализа нужно по номенклатурным группам. Изучили ПО, сделали ТЗ для программистов, чтобы система отправляла запросы к электронным документам в 1С и формировала регистры, с которыми уже можно работать.
✔️ Формулируем с клиентом задачи, которые он хочет решить с помощью управленческого учета. Классика жанра: прибыль на бумаге есть, но денег в компании нет, а кредиты и долги растут. "Где деньги, Зин?"
Такое обследование помогает увидеть объективную картину и вскрыть проблемы, о которых вы не знали. Где-то плохо налажена коммуникация между подразделениями, где-то дублируются функции, где-то функционал ПО не используется на полную катушку и сотрудники делают руками то, что давно можно автоматизировать. Случай из практики: кладовщик каждый раз вручную составлял отчет об израсходованных материалах, который нужно было прикладывать к акту выполненных работ. На это уходил час, а руководитель даже не знал о том, что есть такая проблема. Сдали ТЗ для программистов, подшаманили ПО — и вот уже отчет формируется автоматически. К тому же когда понадобится исходные данные можно быстро найти в программе, а не ковыряться в вордовских документах.
По результатам обследования мы составляем проект по постановке управленческого учета, разбиваем на этапы и прописываем задачи внутри каждого из них. Это может быт, например, кодирование справочников, разработка отчетов, регламенты, ТЗ для программистов, переработка учетной политики. Выдаем руководителю рекомендации по построению управленческого учета и подробную дорожную карту.
Чем тщательнее провести обследование, тем качественнее будет результат. И если вы сначала сами пройдетесь по этим этапам и посмотрите на работу компании со стороны, то уже сможете вскрыть проблемы и места, где что-то можно улучшить.
Завожу новый хэштег: #управленка 😉
Каждый руководитель рано или поздно понимает, что бухгалтерских данных для того, чтобы эффективно управлять компанией, не хватает. Баланс в лучшем случае раз в квартал, обобщенные цифры без детализации и визуализации — все это никак не способствует тому, чтобы вовремя увидеть проблемы и что-то предпринять.
Первое, что нужно в этот момент понять — от бухгалтера другой аналитики требовать бесполезно, да и неэффективно. У него очень нужные, но совсем другие задачи и мыслит он другими категориями проводок и бухгалтерских стандартов и Налогового кодекса. Если вы будете требовать от него выполнять задачи экономиста или финдиректора, пострадает его основная работа, которую никто не отменял.
Как только вы это приняли, то можно переходить на следующий уровень — понять, в какой точке вы сейчас находитесь и что хотите получить от управленческого учета. А для этого нужно познакомиться со своей компанией заново и посмотреть на нее под другим углом. В этом поможет обследование, которое вы можете провести своими силами, или привлечь специалистов.
Для примера расскажу, как это делаем мы, когда "заходим" в новую компанию, чтобы наладить управленческий учет:
✔️ Анализируем имеющуюся структуру компании или группы компаний: какие есть подразделения, кто за что отвечает, кто кому подчиняется, как они взаимодействуют.
✔️ Анализируем текущие бизнес-процессы. Например, менеджеру по продажам поступил звонок, он его обработал, получил заказ, передал его на склад, там заказ собрали — и вот так прослеживаем все процессы, которые происходят в компании.
✔️ Беседуем с руководителями подразделений, которые взаимодействуют с финансово-экономической службой и/или бухгалтерией. Здесь нам нужно узнать, как проходит это взаимодействие и как они сами понимают для чего это нужно, какие документы передают, есть ли регламенты или все на словах. В этой точке уже можно увидеть, где есть коммуникационный разрыв.
✔️ Исследуем программное обеспечение для бухгалтерии и управленческих задач. Какой у него функционал, есть ли в базах нужные данные, можно ли их трансформировать из бухгалтерских в управленческие, как это сделать с меньшими усилиями и затратами. Например, выручка у клиента отражается по видам деятельности, а для факторного анализа нужно по номенклатурным группам. Изучили ПО, сделали ТЗ для программистов, чтобы система отправляла запросы к электронным документам в 1С и формировала регистры, с которыми уже можно работать.
✔️ Формулируем с клиентом задачи, которые он хочет решить с помощью управленческого учета. Классика жанра: прибыль на бумаге есть, но денег в компании нет, а кредиты и долги растут. "Где деньги, Зин?"
Такое обследование помогает увидеть объективную картину и вскрыть проблемы, о которых вы не знали. Где-то плохо налажена коммуникация между подразделениями, где-то дублируются функции, где-то функционал ПО не используется на полную катушку и сотрудники делают руками то, что давно можно автоматизировать. Случай из практики: кладовщик каждый раз вручную составлял отчет об израсходованных материалах, который нужно было прикладывать к акту выполненных работ. На это уходил час, а руководитель даже не знал о том, что есть такая проблема. Сдали ТЗ для программистов, подшаманили ПО — и вот уже отчет формируется автоматически. К тому же когда понадобится исходные данные можно быстро найти в программе, а не ковыряться в вордовских документах.
По результатам обследования мы составляем проект по постановке управленческого учета, разбиваем на этапы и прописываем задачи внутри каждого из них. Это может быт, например, кодирование справочников, разработка отчетов, регламенты, ТЗ для программистов, переработка учетной политики. Выдаем руководителю рекомендации по построению управленческого учета и подробную дорожную карту.
Чем тщательнее провести обследование, тем качественнее будет результат. И если вы сначала сами пройдетесь по этим этапам и посмотрите на работу компании со стороны, то уже сможете вскрыть проблемы и места, где что-то можно улучшить.
Завожу новый хэштег: #управленка 😉
ПО для управленческого учёта: какое выбрать, и почему мы так любим Excel
Есть разные варианты ПО для «управленки», но однозначно сказать о каком-то, что он лучший, не могу. Тут все очень зависит от масштабов бизнеса, целей и от того, какие специалисты у вас есть, чтобы работать с этим ПО.
Облачные сервисы. Например, «Моё дело Финансы», «План-Факт», «Adesk». Хороши для малого бизнеса. Там всё просто и понятно, и если нет в штате экономиста или финдира, собственник бизнеса вполне может сам пользоваться программой. Из минусов — поменять что-то в этих сервисах под свои нужды можно, но возможности кастомизации ограничены.
Стационарные программы на базе 1С. Здесь больше функций и возможностей настроить их под себя. Но и работать с ними должны уже специалисты соответствующего уровня. Человек без знаний и опыта ни настроить сам не сможет, ни понять и применить.
ERP-системы: SAP, Oracle и т.д. — это для крупных холдингов, где комплексная автоматизация всего и вся. Для малого и среднего бизнеса сложно и дорого.
Excel. Его часто недооценивают, а между тем это эффективный и доступный инструмент для управленческого учета. Не требует больших денег и знания языков программирования, очень гибок, имеет много встроенных функций и инструментов.
Мы активно используем возможности Excel когда готовим управленческие отчеты для клиентов из среднего и крупного бизнеса. Берем данные из бухгалтерской базы и трансформируем в нужный вид. Формы и методика заполнения зависят от нужд компании. Это может быть и простая расшифровка к бухгалтерской отчетности, и более сложные формы: например, мэппинг таблиц или факторный анализ. Своих бухгалтеров мы хорошо прокачали для работы в Excel, и теперь они плотно работают со сводными таблицами и встроенными функциями, а из их лексикона исчезло слово «крыжить» 😃 Они стали понимать язык финансистов и экономистов.
Таблицы нужно разработать один раз, а дальше бухгалтеры просто вставляют новые диапазоны данных из учетной системы. Если нужно смоделировать более сложные бизнес-процессы в том же Excel, у нас есть отдельное подразделение со специалистами по финансовому учету и экономическому анализу. Например если нужно сопоставлять план и факт, отклонения, по номенклатуре, по взаиморасчетам. Это экономит ресурсы клиента на старте, если он в дальнейшим планирует внедрять более сложные автоматизации.
На скрине пример визуализации наших отчетов под клиента, которые заполняют бухгалтеры. В форме-отчете руководитель может выбрать любой период для сравнения и увидеть факторный анализ изменения выручки или валовой прибыли. Так руководитель может увидеть точки роста и ему не нужно для этого запрашивать информацию у бухгалтеров и экономистов.
Независимо от того, какое ПО вы в итоге выберете, рекомендую сначала реализовать свои «хотелки» в Excel. Например, развернуть и детализировать показатели квартальной отчетности, использовать сводные таблицы, диаграммы и графики. Так можно опробовать разные варианты и потом с меньшими затратами автоматизировать процессы.
#управленка
Есть разные варианты ПО для «управленки», но однозначно сказать о каком-то, что он лучший, не могу. Тут все очень зависит от масштабов бизнеса, целей и от того, какие специалисты у вас есть, чтобы работать с этим ПО.
Облачные сервисы. Например, «Моё дело Финансы», «План-Факт», «Adesk». Хороши для малого бизнеса. Там всё просто и понятно, и если нет в штате экономиста или финдира, собственник бизнеса вполне может сам пользоваться программой. Из минусов — поменять что-то в этих сервисах под свои нужды можно, но возможности кастомизации ограничены.
Стационарные программы на базе 1С. Здесь больше функций и возможностей настроить их под себя. Но и работать с ними должны уже специалисты соответствующего уровня. Человек без знаний и опыта ни настроить сам не сможет, ни понять и применить.
ERP-системы: SAP, Oracle и т.д. — это для крупных холдингов, где комплексная автоматизация всего и вся. Для малого и среднего бизнеса сложно и дорого.
Excel. Его часто недооценивают, а между тем это эффективный и доступный инструмент для управленческого учета. Не требует больших денег и знания языков программирования, очень гибок, имеет много встроенных функций и инструментов.
Мы активно используем возможности Excel когда готовим управленческие отчеты для клиентов из среднего и крупного бизнеса. Берем данные из бухгалтерской базы и трансформируем в нужный вид. Формы и методика заполнения зависят от нужд компании. Это может быть и простая расшифровка к бухгалтерской отчетности, и более сложные формы: например, мэппинг таблиц или факторный анализ. Своих бухгалтеров мы хорошо прокачали для работы в Excel, и теперь они плотно работают со сводными таблицами и встроенными функциями, а из их лексикона исчезло слово «крыжить» 😃 Они стали понимать язык финансистов и экономистов.
Таблицы нужно разработать один раз, а дальше бухгалтеры просто вставляют новые диапазоны данных из учетной системы. Если нужно смоделировать более сложные бизнес-процессы в том же Excel, у нас есть отдельное подразделение со специалистами по финансовому учету и экономическому анализу. Например если нужно сопоставлять план и факт, отклонения, по номенклатуре, по взаиморасчетам. Это экономит ресурсы клиента на старте, если он в дальнейшим планирует внедрять более сложные автоматизации.
На скрине пример визуализации наших отчетов под клиента, которые заполняют бухгалтеры. В форме-отчете руководитель может выбрать любой период для сравнения и увидеть факторный анализ изменения выручки или валовой прибыли. Так руководитель может увидеть точки роста и ему не нужно для этого запрашивать информацию у бухгалтеров и экономистов.
Независимо от того, какое ПО вы в итоге выберете, рекомендую сначала реализовать свои «хотелки» в Excel. Например, развернуть и детализировать показатели квартальной отчетности, использовать сводные таблицы, диаграммы и графики. Так можно опробовать разные варианты и потом с меньшими затратами автоматизировать процессы.
#управленка
В последний рабочий день уходящего года хочу просто поздравить с наступающим Новым годом и пожелать хорошего отдыха!
За неполные пять месяцев существования канал собрал больше двух тысяч подписчиков, и я надеюсь, что наш опыт оказался полезен вам. Спасибо за ваш интерес, лайки и комментарии! Еще много чем хочется поделиться, но это уже после праздников. А сейчас ароматных вам мандаринов, нарядных елок, вкусных салатов и отличного настроения!
А если на каникулах вам надоест телевизор и катание с горок, можно почитать уже опубликованные посты по этим хэштегам:
#прокачка — внутренняя кухня аутсорсинга, полезные советы, кейсы
#тренды — новые веяния и наш взгляд на них
#зарубеж — для тех, кто выходит за пределы отечественного рынка
#управленка — все про управленческий учет
#оптимизация — законно экономим на налогах
#изменения — новости законодательства.
За неполные пять месяцев существования канал собрал больше двух тысяч подписчиков, и я надеюсь, что наш опыт оказался полезен вам. Спасибо за ваш интерес, лайки и комментарии! Еще много чем хочется поделиться, но это уже после праздников. А сейчас ароматных вам мандаринов, нарядных елок, вкусных салатов и отличного настроения!
А если на каникулах вам надоест телевизор и катание с горок, можно почитать уже опубликованные посты по этим хэштегам:
#прокачка — внутренняя кухня аутсорсинга, полезные советы, кейсы
#тренды — новые веяния и наш взгляд на них
#зарубеж — для тех, кто выходит за пределы отечественного рынка
#управленка — все про управленческий учет
#оптимизация — законно экономим на налогах
#изменения — новости законодательства.
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского: рассказываю на примерах
Для кого-то эта информация будет очевидной, но на практике мы не раз сталкивались, что руководители не понимают разницы между двумя видами учета. В этом посте покажу отличия на примере мебельной фабрики. Хочу еще раз подчеркнуть, какая это нужная для бизнеса штука, и почему за этим не стоит идти к бухгалтеру.
Итак, производственное предприятие выпускает мебель.
🔹В бухгалтерском учете компания будет отражать общую себестоимость произведенной мебели только по окончании месяца или квартала.
Управленческий учет позволит формировать более частые отчеты о себестоимости, вплоть до ежедневных, при этом основываясь на плановых данных. Так руководители смогут оперативно анализировать и корректировать процессы производства. Например, если увеличились цены на некоторые комплектуюущие, это сразу отразится на показателях, и руководители могут провести переговоры с поставщиками, рассмотреть аналоги. Если не узнать о проблеме сразу и довести до конца месяца, накопительно-отрицательный эффект может быть значительным.
🔹Предположим, что компания реализует свою продукцию оптовым покупателям и через розничные магазины. В бухгалтерском учете все продажи будут отражаться в общей сумме доходов.
В управленческом учете можно создать отчеты, которые покажут доходы отдельно по по каждому каналу продаж, оптовым и розничным. Это поможет руководству оценить эффективность каждого канала и принять решения по их развитию. Например, если какая-нибудь точка убыточна, нужно думать как сокращать убытки, увеличивать продажи, или закрывать точку. Если в общем смотреть на прибыль, убытки отдельной точки или направления не видны, а по факту будет финансирование одного канала за счет другого.
🔹 Представим, что компания реализует несколько проектов одновременно: мебель для ванных комнат, для новостроек, кухонная мебель и по индивидуальным заказам. В бухгалтерском учете все расходы будут сгруппированы и отражены в общей сумме расходов.
Управленческий учет может показать детализированную информацию о расходах по каждому проекту, что позволит руководству оценить и сравнить их рентабельность и эффективность.
🔹Запасы в бухгалтерском учете отражаются по стоимости приобретения или производства.
Управленческий учет может использовать другие методы оценки запасов, такие как средняя себестоимость или стоимость замещения. Это позволяет руководству получить более релевантную информацию о стоимости запасов для планирования и принятия решений. Например, в некоторых случаях лучше откидывать пограничные цены, или использовать оценочные, чтобы четко понимать цену возможной реализации
Управленческий учет не лучше и не хуже бухгалтерского – это два разных, но взаимодополняющих и одинаково нужных учета, каждый со своим назначением. Управленческий учет – более гибкий и вариативный. Это своего рода творчество, которого нельзя требовать от бухгалтеров, занятых строго регламентированными и не менее нужными процессами.
В таблице более подробно описала отличия бухгалтерского и управленческого учета, а в будущих постах буду развивать тему «управленки». Если есть вопросы – задавайте в комментариях.
#управленка
Для кого-то эта информация будет очевидной, но на практике мы не раз сталкивались, что руководители не понимают разницы между двумя видами учета. В этом посте покажу отличия на примере мебельной фабрики. Хочу еще раз подчеркнуть, какая это нужная для бизнеса штука, и почему за этим не стоит идти к бухгалтеру.
Итак, производственное предприятие выпускает мебель.
🔹В бухгалтерском учете компания будет отражать общую себестоимость произведенной мебели только по окончании месяца или квартала.
Управленческий учет позволит формировать более частые отчеты о себестоимости, вплоть до ежедневных, при этом основываясь на плановых данных. Так руководители смогут оперативно анализировать и корректировать процессы производства. Например, если увеличились цены на некоторые комплектуюущие, это сразу отразится на показателях, и руководители могут провести переговоры с поставщиками, рассмотреть аналоги. Если не узнать о проблеме сразу и довести до конца месяца, накопительно-отрицательный эффект может быть значительным.
🔹Предположим, что компания реализует свою продукцию оптовым покупателям и через розничные магазины. В бухгалтерском учете все продажи будут отражаться в общей сумме доходов.
В управленческом учете можно создать отчеты, которые покажут доходы отдельно по по каждому каналу продаж, оптовым и розничным. Это поможет руководству оценить эффективность каждого канала и принять решения по их развитию. Например, если какая-нибудь точка убыточна, нужно думать как сокращать убытки, увеличивать продажи, или закрывать точку. Если в общем смотреть на прибыль, убытки отдельной точки или направления не видны, а по факту будет финансирование одного канала за счет другого.
🔹 Представим, что компания реализует несколько проектов одновременно: мебель для ванных комнат, для новостроек, кухонная мебель и по индивидуальным заказам. В бухгалтерском учете все расходы будут сгруппированы и отражены в общей сумме расходов.
Управленческий учет может показать детализированную информацию о расходах по каждому проекту, что позволит руководству оценить и сравнить их рентабельность и эффективность.
🔹Запасы в бухгалтерском учете отражаются по стоимости приобретения или производства.
Управленческий учет может использовать другие методы оценки запасов, такие как средняя себестоимость или стоимость замещения. Это позволяет руководству получить более релевантную информацию о стоимости запасов для планирования и принятия решений. Например, в некоторых случаях лучше откидывать пограничные цены, или использовать оценочные, чтобы четко понимать цену возможной реализации
Управленческий учет не лучше и не хуже бухгалтерского – это два разных, но взаимодополняющих и одинаково нужных учета, каждый со своим назначением. Управленческий учет – более гибкий и вариативный. Это своего рода творчество, которого нельзя требовать от бухгалтеров, занятых строго регламентированными и не менее нужными процессами.
В таблице более подробно описала отличия бухгалтерского и управленческого учета, а в будущих постах буду развивать тему «управленки». Если есть вопросы – задавайте в комментариях.
#управленка