برنامه ریزی و مدیریت زمان

💢قانون پیگیری پیشرفت پارکینسون

👤دکتر علی محمد مصدق راد

■قانون پیگیری پیشرفت Law of the Pursuit of Progress توسط سیریل نورث‌کوت پارکینسون Cyril Northcote Parkinson مورخ نیروی دریایی بریتانیا در سال ۱۹۵۵ میلادی در مقاله‌ای در هفته‌نامه اکونومیست بیان شد.

□طبق قانون پیگیری پیشرفت، کار به اندازه زمان اختصاص داده شده، طول می‌کشد. اگر زمان بیشتری برای انجام کاری در نظر بگیرید، کارهای بیشتری برای دستیابی به آن هدف ایجاد خواهید کرد.

●آقای پارکینسون این قانون را با توجه به تجربه کاری خود در سازمان‌های بروکراتیک دولتی بریتانیای آن روز بیان کرد. ما مثال‌های زیادی از قانون پیگیری پیشرفت پارکینسون را در زندگی روزمره خود مشاهده می کنیم، مثل تهیه فلش مموری بزرگتر، افزایش حجم داده‌ها؛ خرید کمد بزرگتر، نگهداری لباس بیشتر؛ ساخت بزرگراه‌های بیشتر، ایجاد ترافیک بیشتر؛ گذاشتن سطل آشغال بیشتر، تولید آشغال بیشتر؛ و استخدام کارمند بیشتر، تولید کار بیشتر. به عبارتی، هرچه اندازه و حجم چیزی بزرگ شود، کارآمدی آن پائین می‌آید.

○طبق قانون پیگیری پیشرفت پارکینسون در سازمان و مدیریت، "کار به‌گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود". برخی از مدیران با مشاهده افزایش کارها تمایل به استخدام کارکنان جدید دارند. در نتیجه، حجم کارها همچنان، اضافه شده و منجر به ناکارآمدی سازمان خواهد شد. به عبارتی، با افزایش بروکراسی بوجود آمده، کارایی سازمان کمتر می‌شود.

■تعداد کارکنان یک سازمان بوروکراتیک سالانه ۵ تا ۷ درصد افزایش پیدا می‌کند، بدون اینکه میزان بهره‌وری آن سازمان افزایش پیدا کند. به‌عبارتی، وقت بیشتر= اتلاف وقت بیشتر؛ و کارمند بیشتر= بیکاری بیشتر. اگر کاری را که یک نفر انجام می‌داد، به چهار نفر واگذار شود، بعد از مدتی خواهید دید که کار واقعاً به ۴ نفر نیاز داشته است؛ زیرا آنها به اندازه زمانی که در اختیار دارند، برای خودشان کار درست می‌کنند و منابع زیادی از سازمان را استفاده می‌کنند ولی بهره‌وری کاهش می‌یابد. این قانون منجر به افزایش بی‌رویه بوروکراسی در سازمان می‌شود.

□مدیران در سازمان‌ها که سیستم‌های اجتماعی- فنی هستند، به جای استخدام سریع کارمند جدید باید از فناوری برای کاهش کارهای کارکنان و افزایش کارایی آنها استفاده کنند. آسیب راهکار درست برای مسأله غلط، به مراتب بیشتر از آسیب راهکار غلط برای مسأله درست است. وقتی مدیران مسأله خود را کمبود کارکنان ببینند، راهکار استخدام کارکنان جدید را بکار می‌گیرند. ولی، اگر آنها مسأله را کار زیاد ببینند، به دنبال راهکارهایی برای کاهش کارهای غیر ضروری خواهند بود.

●در برخی از سازمان‌ها تا ۸۰ درصد کارها غیر ضروری و قابل حذف هستند. فرایندهای کار باید بازنگری و استاندارد شوند. فلوچارت فرایندهای کاری باید با رویکردهای علمی، بهینه و استاندارد شوند. سپس، کارکنان به صورت علمی انتخاب شوند تا بهره‌وری سازمان افزایش یابد.

○همچنین، قانون پارکینسون به تمایل کارکنان به اتمام وظایف محوله فقط در زمان مقرر اشاره دارد، حتی اگر بتوانند آن را زودتر به پایان برسانند. به عنوان مثال، اگر برای انجام پروژ‌ه‌ای دو روز زمان کافی باشد، ولی، دو هفته زمان برای آن در نظر گرفته شود؛ کارمند فقط در همان دو روز پایانی مهلت تعیین شده، کار را انجام خواهد داد و زمان‌های دیگر را به انجام کارهای بی اهمیت اختصاص می‌دهد. به عبارتی، تعیین سررسید طولانی برای انجام کاری، باعث به تعویق افتادن کارها می‌شود و کارکنان همان چند روز پایانی سررسید را به انجام کار اختصاص می‌دهند.

■استرس ناشی از زمان کم انجام کار، منجر به افزایش بهره‌وری کارمند می‌شود. وقتی کارکنان زمان زیادی برای انجام کاری دارند، استرس و انگیزه کمتری برای انجام سریع آن کار خواهند داشت. در چنین مواردی، تعیین ضرب الاجل (سررسید) زودتر می‌تواند کارکنان را به سمت کارآمدتر شدن سوق دهد.

□مدیران به منظور استفاده بهینه از قانون پیگیری پیشرفت باید:
۱. لیستی از کارهای ضروری و مهم خود تهیه کنند و کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنند.
۲. برای انجام کارها ضرب‌العجل‌های منطقی تعیین کنند. هرچه زمان کمتری به انجام کاری اختصاص داده ‌شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر انجام می‌شود.
۳. هوشمندانه انجام دادن کارها را جایگزین سخت انجام دادن کارها کنند.
۴. از برنامه‌ها و اپلیکشن‌ها برای مدیریت زمان استفاده کنند.

@planing_tm

2.4K views17:52