Роль Снабжение

Именно снабжение, а не закупки.

ЦКП (главная задача роли): Обеспечение производства сырьем для бесперебойной работы на самых благоприятных для компании условиях

В первую очередь именно бесперебойная работа, потому что сэкономить 100 тыс. на сырье, но создать простой или штрафы за просрочку на 1 млн. такая себе экономия.

Основные функции

- Управление запасами: отслеживание наличия и потребностей, размещение заказов у поставщиков
- Поиск и переговоры с поставщиками. Формирование базы поставщиков с распределением по основным, резервным и аварийным.
- Работа по улучшению условий у текущих поставщиков, анализ цен по рынку
- Отслеживание оплат поставщикам и уведомление о возможных просрочках платежей (очень важно! расскажу про это в отдельном посте)

Рабочие инструменты

- Остатки по складу
- Расчет потребности в сырье.
- План закупок по спецификациям (для производств с уникальными изделиями)
- В идеале - налаженная система автоматического пополнения, которая говорит чего и сколько заказать (рассказывал про методики тут)
- Список утвержденных поставщиков: основных, резервных и аварийных (рассказал про это в отдельном посте)
- График платежей поставщикам с привязкой к поставкам, потому что у разных поставок свои даты завершения отсрочки (подробнее тут)

Ключевые показатели и мотивация

Ключевой показатель - удержание % простоев из-за сырья в допустимых пределах (в идеале вообще исключение простоев)
Дополнительные - удержание % расходов на логистику в допустимых пределах

Мотивация - оклад + премия за выполнение ключевого показателя + премия за экономию на логистике

Премия за ключевой показатель должна быть ощутимее логистики, потому что лучше исключить простой, чем сэкономить на логистике.

В этом посте был пример

Типовые перекосы

- Заявки на пополнение склада в отдел закупок размещает производство, в худшем случае когда каждый цех только для себя заказывает. Как правило заказывают не заранее, а когда пришли брать что-то для работы и обнаружили что уже закончилось.

- Еще хуже когда закупщика нет вообще и роль снабжения распределена по производству и начальники участков/цехов сами ищут и общаются с поставщиками, получают счета и отправляют в оплату в бухгалтерию (я видел такое на производстве с оборотом 200+ млн/г, уточняю чтобы вы не списали это на совсем молодые предприятия).

- Снабженец выступает в роли "передаста" между сотрудниками и поставщиками, тупо закупает что скажут у кого скажут. Пока внутренний заказчик не дернет "где краска" - не подсуетится дернуть поставщика.

- процессом управления запасами никто не управляет, производство может заказать много чего-то впрок, а потом на что-то другое денег не хватает.

Если вашей организации свойственны эти перекосы - то стоит задуматься над изменениями по части организации снабжения.

Надеюсь было полезно. Ставьте огни и пальцы вверх - буду продолжать описывать все роли из основного поста.

#оргструктурапод

Не мешайте профессионалам работать

Ранее писал про сценарий, когда на производство приглашают директором по производству человека с большого системного предприятия и ждут что он построит систему сам, а он просит на это подрядчиков, но ему их не согласовывают и они потом увольняются.

Вот неделю назад списался с такими ребятами, кто ко мне обращался, и 2 из 3 за неделю до этого уволились, а 3й на грани уже.

И вот всплыл еще более жуткий сценарий.

Иногда этот человек реально может сам создать систему (крайне редкий случай), но ему не дают.

Т.е приглашают наводить порядок, а потом директор или какие-то топы не дают ему это делать, пытаясь удержать старые порядки или указывая ему как это делать.

Невозможно получить новые результаты, делая то же самое!

И если до этого человека не было каких-то нужных результатов, то значит в компании нет людей с компетенциями и способностями их создать. И их указания будут только мешать.

И это самый дебильный сценарий. Потому что реально повезло найти такого уникального человека, а потом его просрать.

Мораль

Если вы нашли человека, который имеет подтверждённые результаты, и прийдя к вам предлагает решения и сам их реализует - не мешайте ему работать)

Основной, резервный и аварийный поставщики

Как правило в малых и средних компаниях поставщики никак не категорируются, не согласуются и не фиксируются нигде, кроме 1Ски как контрагенты, кому платили.

Из-за этого при смене снабженца вместо нормальной работы новый тратит уйму времени на копание в почте бывшего коллеги, и поиск у кого он там что заказывал и кому писал. В лучшем случае - это было в 1Ске и нашел это там. Но это все равно пустая трата времени.

Но это полбеды. Даже когда нашли основных поставщиков, у кого закупали, становится не понятно у кого брать если у этих закончилось то что нужно. И начинаются новые поиски в почте коллеги и 1С. А когда сроки уже горят, то все становится еще хуже.

Для решения этих проблем я рекомендую вести реестр поставщиков как на скрине (в идеале еще чтобы был механизм согласования попадания туда нового контрагента) и разбить их по категориям.

Что означают категории

Основной поставщик - у которого лучшие условия (цена, качество, сроки, отсрочки и тп). На его сроки ориентируется производство и тд. У них заказываем в 1ю очередь.

Резервный поставщик - близкий по условиям к основному, но немного хуже. Нужен когда у первого либо закончилось, либо привезет сильно позже обычного.

Аварийный поставщик - тот, который привезет то что нужно завтра, у него всегда в наличии хоть и сильно дороже. Нужен тогда, когда заказали у первого или второго, но у них случился форс-мажор и поставка сильно срывается и надо чем-то перекрыться, чтобы производство не простаивало.

По каждой закупной позиции должен быть определен поставщик в каждой категории.

Реестр поставщиков нужен чтобы:

- при приходе новых сотрудников не тратилось время на поиск у кого что заказывать, сразу было видно у кого заказывать в первую очередь, а у кого во вторую.
- было видно как называются аналоги у разных поставщиков/производителей
- были понятны сроки и партии закупки у разных поставщиков

Это сильно повышает эффективность работы новых сотрудников и отдела в целом, например когда снабженцы поделены на направления и один заболел/уволился, то остальные могут его легко подменить.

Внедрив эти 2 инструмента отдел снабжения точно начнет работать лучше.

Судя по голосованию, с большим отрывом победили 18 мск. Решено, в этот раз в 18. Трансляция будет здесь, запись потом выложим.
В следующий раз сделаем пораньше, чтобы ребятам из регионов с другими часовыми поясами было поудобней.

Привет. Через 10 минут начинаем.
Пишите вопросы в комментариях под постом и я пойду раскрывать их по порядку.

Не стоит писать вопросы по нашим услугам, если надо будет - потом обратитесь и расскажу. Тут лучше написать какие-то текущие задачи/проблемы, которые вам надо в производстве решить и не совсем понятно как

Нашел запись) она оказывается в избранное сохраняется.

Разобрали вопросы:

- как снизить количество косяков на комплектации заказов мелкой фурнитурой.
- как понять где узкое место и почему на малом производстве нереально загрузить все участки по максимуму
- с чего начать учёт и планирование если сейчас ничего нет
- рабочие нарушают регламенты: почему это происходит и что делать
- как организовать выдачу со склада под заказы

Спасибо всем, кто подключился, и за вопросы спасибо. По отзывам формат зашел, буду стараться периодически такие эфиры проводить.

Только пост для вопросов буду за день выкладывать, чтобы заранее можно было написать.

Есть еще идея по разбору каких-то конкретных тем, напишите в комментарии какую тему интересно было бы разобрать, а я уже выберу где точно могу быть полезен и что-то рассказать.

Роль Склад

напоминаю что это роль, а не обязательно конкретный человек.

ЦКП (главная задача роли): Поддержание актуальности складских остатков (т.е. чтобы цифры в системе учета соответствовали реальности) и обеспечение порядка в хранении сырья и материалов.

Это цель с точки зрения идеальной бизнес-системы. В реальности эта роль отвечает еще за сохранность того что есть.

Основные функции

- комплектация, выдача/отгрузка и учет выбывающих со склада сырья, материалов и готовой продукции. В идеале - еще и позаказно
- оприходование входящих сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции и распределение по складу
- актуализация остатков путем инвентаризации

Это все. Причем в идеальной конструкции инвентаризация не нужна, потому что если точно все приходовать и расходовать - инвентаризация покажет текущие остатки. Но понятное дело что-то учитывается плюс-минус километр и актуализация все равно нужна.

Повторюсь - роль не обязательно равно человек, но желательно чтобы был конкретный ответственный за каждую функцию и роль в целом.

Я видел успешно работающую конструкцию без кладовщика, когда функция списания была на рабочих, и они сами списывали сырье, которое взяли. Оприходование было на закупщике. А начальник производства нес материальную ответственность за эту роль. Но такой формат требует большей трудовой дисциплины и не везде возможен.

Вот кстати видео по такой системе учета склада

Рабочие инструменты

- Учет расхода
- Учет прихода
- Функционал для проведения инвентаризации
- Ведомости выдачи (документ из системы, показывающий исходя из плана что, сколько и кому сегодня выдавать/отгружать)

Ключевые показатели и мотивация

Ключевой показатель - минимальное отклонение инвентаризации от остатков в системе

Если списывал лишнее (типа учел), то по идее это должно вылезти в анализе план/фактного расхода по произведенным изделиям.

Т.е. например за месяц запущено в работу 100 изделий. Исходя из спецификации должны были потратить 150 кг сырья, а списано было 220. Какая-то небольшая погрешность допустима, но никак не 50%.

Мотивация - оклад

Типовые перекосы

- никто за это не отвечает. Чтобы понять актуальные остатки те кому надо идут в цех/склад и на месте пересчитывают (видел компанию оборотом 300 млн/г, где менеджеры по продажам шли на склад и смотрели есть ли то что нужно под заказ новому клиенту или нет)

- списывать сырье по спецификациям при выпуске в 1С. Что приводит к кривым остаткам в принципе, потому что выдать могли больше и запороть. И чем дольше цикл производства изделия тем больше временной лаг между физическим изъятием со склада и списанием. Т.е. в системе материал еще есть, а по факту его уже нет.

- ответственный человек есть, но ничего не ведется. Он просто занимается тем что разносит все по складу и перевозит в цех по запросу. Что что-то закончилось - узнает когда за этим пришел и не нашел

- роль снабжения возложена на кладовщика, и заказывает сырье он исходя из того как ему кажется а не реальных потребностей

Надеюсь было полезно. Ставьте огни и пальцы вверх - буду продолжать описывать все роли из основного поста.

#оргструктура

Лайфхак по укреплению коллектива на производстве.

Ранее рассказывал про игровую механику в мотивации и там же (в комании Экосети) подсмотрел еще одну классную технику для персонала.

Часто на предприятиях работники друг друга не знают. Не то что на других участках, даже на своем могут не знать имен.

Что сделали ребята.

Они собрали по всем сотрудникам интересные факты и вывели это все в виде слайдов на телевизор в столовой возле чайника.

В итоге все пока делают чай/кофе видят это и невольно читают. Узнают как кого зовут и через факты о них как бы заочно знакомятся.

Даже сам собственник когда увидел, удивился кто работает) Например там был чемпион страны по стрельбе из лука и ребята с множеством других интересных увлечений и достижений.

Этот прием улучшает рабочую атмосферу, люди начинают видеть в коллегах людей. На фоне общих увлечений находить себе друзей.

Но дополнительная фишка этой техники для компании - повышение удержания персонала.

Психологически это сильнее привязывает к работе и коллективу мол "тут я вроде уже всех знаю...", и это является дополнительным стопфактором для смены работы, а для некоторых даже очень сильным.

Берите на вооружение, лишним не будет)

Важность информирования

В комментариях под последним постом написали что только внедрили у себя информационные экраны и решил написать насколько компании недооценивают важность процесса информирования.

Негатив от отсутствия информирования

Есть одно простое психологическое правило - что в большинстве случаев если людям не дать правильный вектор куда думать они будут думать о Плохом!

Примеры:

В компании начали какие-нибудь процессы оптимизации и взяли нового человека или наняли консультанта и рабочих не предупредили кто он и зачем появился. Все... через день все будут думать что он тут чтобы их уволить.

Или не выплатили премию с зарплатой, потому что не успели саккумулировать нужную сумму для увеличенной премии но решили разом ее выплатить чуть позже, и не сказали об этом. За время до поступления денег люди начнут думать что денег больше нет... компания накрывается медным тазом... надо скорее валить, и не исключено что кто-то даже решит уволиться (типа это будет последней каплей)

Отсутствие информирования порождает слухи и сплетни, чем больше времени проходит между каким-то событием и его разъяснением, тем в большего монстра оно превращается в головах людей.

Позитивное влияние информирования

Как минимум - отсутствие или минимизация негативного эффекта) Чтобы люди не начали думать плохое, их надо предупредить и разъяснить что что-то новое будет сделано, зачем и тп

Также очень полезно информировать весь коллектив (и офис и производство) о:
- целях и достижениях компании (например рекорд отгрузки за месяц и тп)
- проектах развития и их результатах (повысили производительность линии в 2 раза и тп)
- личных достижениях сотрудников (типа продавец месяца или самый эффективный рабочий)

Информирование о жизни компании значительно повышает вовлеченность коллектива.

Критически важно информировать о том, что касается ежедневной работы (введения новых правил и тп) и еще важнее - оплаты труда (если идет какая-то задержка - обязательно предупредить и объяснить когда все будет налажено)

Как реализовать

Есть дедовские способы - это стенгазеты и просто доски информирования. Но есть и современные например:

- лента новостей в корпоративной системе (например Битрикс24)
- канал компании для сотрудников в телеграмме (как по мне самый быстрый и дешевый способ)
- информационные экраны (типа телевизоры повсюду, на которые транслируются слайды с новостями, по сути цифровая доска информирования)

На этом все. Берите в ежедневную практику информировать коллектив обо всех изменениях в компании, дабы повысить вовлеченность и исключить бестолковые слухи.