Привет! Я Евгения, эксперт по оптимизации процессов. Уже 15 лет я помогаю бизнесу и людям наводить порядок в хаосе рутинных задач. От Excel до CRM - превращаю сложности в понятные и удобные решения. Люблю учить, делиться опытом и доказывать, что даже самая скучная аналитика может стать увлекательной !

🔍 Что такое оптимизация процессов и зачем она вам нужна?

Когда в бизнесе или повседневной жизни всё идёт по накатанной, мы редко задумываемся, сколько ресурсов утекает впустую: время, деньги, энергия.

Оптимизация процессов — это как навести порядок в рабочем хаосе. Это про то, чтобы:
✅ Ускорить выполнение задач
✅ Сократить ненужные расходы
✅ Избавиться от рутинной работы
✅ Освободить время для действительно важных вещей

Простой пример: Вместо того чтобы каждый раз вручную заполнять отчёт, вы создаёте автоматический шаблон в Excel. Угадайте, сколько часов вы сэкономите за год? 😉

🎯 Моя цель — показать вам, как сделать вашу работу (и жизнь!) проще, понятнее и эффективнее.

Зачастую, как в жизни, так и в работе, перед нами стоит куча дел, задач и обязательств. Мы кидаемся из стороны в сторону, решая то, что "горит" прямо сейчас. Подходит ли это под понятие системы? Ну, под систему полудохлого бобика, подходит, да :)

Складывается иллюзия, что всё вроде как функционирует. Пусть медленно, пусть с натугой, но мы двигаемся. Вот только за этим бесконечным барахтаньем мы не видим, сколько ресурсов теряем: времени, энергии и нервов. Да и бобик, друзья, однажды-таки сдохнет.

И вот тогда начнётся: тушить, поднимать, спасать всё разом, а вокруг все полыхает. Гасим одно, загорается другое. Почему? Потому что хаотичное тушение редко приводит к устойчивому результату.

Но есть хорошая новость: любая гора задач становится меньше, если подойти к ней системно. А чтобы вы не застряли в вечной гонке, оптимизация помогает вытащить вас из хаоса.

Несколько советов по продуктивности, или, с чего начать, чтобы упростить себе жизнь:

Выгружаем всё из головы
Наш мозг лучше использовать генерации идей, а не для их хранения. Если не фиксировать задачи, они превращаются в вечный шум и мозговой перегруз. А такое нам не надо.
Напишите ВСЁ, что сейчас требует вашего внимания. Можно использовать приложение для заметок, Notion (очень удобно), бумажный вариант тоже вполне подходит.
В памяти ничего не оставляем, разгружаем операционку :)

Определите, что "горит" на самом деле
Посмотрите на свой список и задайте себе вопрос: "Что из этого реально важно сейчас, а что может подождать?" Разделите задачи на 3 категории: срочные, важные, неважные.
Сначала не датируем, создаем полотно, структурируем, а потом уже разносим по датам.

Не выделяйте слишком много времени на задачу
Работа занимает столько времени, сколько мы ей выделяем. Хотите ускориться? Ставьте себе ограниченные временные рамки.
Выделяем в календаре конкретное время под задачу.

Автоматизируйте рутину
Довольно много времени уходит на согласования и мелочи. Автоматизация помогает сэкономить время.
Все, что возможно, автоматизируем. Настройте повторяющиеся встречи, уведомления, шаблоны для писем. Можно рассмотреть автоматизацию Excel-таблиц.

Выбирайте главные задачи дня
Не пытайтесь за один день разгрести всё — это утомит и демотивирует.
Каждый день выбирайте несколько ключевых задач и сосредотачивайтесь на них.
Остальное делайте, если останется время и энергия

Планируйте важное для себя в первую очередь
Сначала выделите время для себя, а уже потом для рабочих дел. Баланс — это совсем не миф.
Рабочие и повседневные вопросы организуем вокруг блоков времени, выделенных для себя. Кто из нас не забывал поесть и нормально поспать, потому что задача горит? А это не гуд. Не выспавшиеся и голодные мы задачный марафон не пробежим, а мы у себя одни.

Отмечайте свои успехи
Завершили задачу? Вычеркнули из списка? Похвалите себя. Маленькие победы создают ощущение прогресса и мотивируют продолжать.
Можно вести дневник и ежедневно писать 10 пунктов, «В чем я сегодня молодец». Даже самые мелочи. Месяц поведёте и с удивлением заметите изменения :)

Ну что ж, экскурсу по Notion - быть !
Как раз к началу нового года и разберем эту тему.

Слушать жалобы с пользой - это как ?

Когда кто-то жалуется или высказывает недовольство, слушать такой поток сознания - удовольствие сомнительное, но это бывает отличным источником информации.

Почему ?

После фраз "Как же это неудобно,  вот было бы круто, если..." люди зачастую, сами того не осознавая, выдают классные решения по улучшению продуктов/услуг и идеи для новых.

Как это работает?

Жалобы, недовольства, мечты - это самые честные сигналы о том, что людям чего-то не хватает. И это реальный запрос на улучшение.

Как это использовать?

1. Задавать наводящие вопросы : "А как ты это видишь", "А чего именно не хватает"?
2. Анализировать : это единичная проблема или с ней сталкиваются многие ? (Чаще всего - многие).
Если второе - то бинго, это вполне может быть реализуемой бизнес-идеей.

Из "неудобств" родился, например, такой продукт, как беспроводные наушники и такой сервис, как Дропбокс.

Стоит заметить, что и на собственные озвученные и неозвученные жалобы реагировать можно и нужно !

Приведу пример двух моих, которые были моим внутренним нытьём. Ну, почти внутренним. Вторую озвучила своим студентам и сказала, что будем эту теорию проверять, я явно не одна такая. И чуйка не подвела! Буквально за последние несколько месяцев эти жалобы были переложены в решения платформой Амазон.

Расскажу о них в следующем посте. Интрига :)
Попробуйте угадать 😉

Интрига затянулась :)
В прошлом посте я говорила, как недовольства и жалобы могут стать источником крутых идей. И вот обещанные примеры моих личных «нытьёв», которые Амазон превратил в полезные решения.
________________________________________
Нытьё 1.
Набираем товары в корзину. Допустим, набрали 5, а сейчас хотим заказать из них 2, а остальные через несколько дней.
Приходится откладывать их в сторону, в долгий список «на потом». По истечении времени там набирается много товаров, особенно если аккаунтом пользуется вся семья. Откровенно неудобно. Можно, конечно, создавать именные списки избранного, но это тоже так себе удобство.

Решение : Возможность выбирать, что заказывать из корзины.
Амазон решил эту проблему: теперь вы можете выбрать только то, что хотите заказать сейчас, а остальное остаётся в корзине.
У Озона тоже есть такая опция (не могу сказать, давно ли), но на ВБ, например, ее до сих о нет.
________________________________________
Нытьё 2.
Поиск нужных товаров (особенно предметов одежды) иногда отнимает очень много времени.
Да, есть способы фильтрации по типу товара, цвету, размеру итп. Это сужает поиск, но тем не менее не является удобным решением этой проблемы.
Эту мысль я озвучила студентам некоторое время назад. С посылом, что было бы здорово сделать ИИ помощника в формате чат-бота, куда мы пишем запрос, что конкретно хотим найти. Например, черное платье из хлопка размера М с коротким рукавом и длиной ниже колена, цена до 50 евро. И он бы нам предложил список артикулов в наличии, подходящих под это описание. Ну круто же!
Похоже, что это недовольство было коллективным, тк Амазон предложил решение.

Решение: ИИ помощник Руфус
Вместо того, чтобы долго копаться в товарах, вы пишете помощнику подробный запрос. И он предлагает подборку подходящих товаров. Тут, надо заметить, что много зависит от карточки продукта: чем больше критериев указаны в описании, тем качественнее выборка.
Да, пока это бета-версия, доступная только в мобильном приложении, и работает он с горем пополам, но это уже огромный шаг! Думаю, что через непродолжительное время, помощник станет стандартом поиска.
________________________________________
Мораль?
Если вас что-то раздражает, это не повод злиться. Это повод задуматься: как можно решить эту проблему? Иногда достаточно озвучить своё недовольство — а дальше его подхватят те, кто умеет воплощать идеи в жизнь.