​​Как упорядочить встречи в команде?

Знакомы ли вам ситуации, когда:

🔺участники явно демонстрируют, что не понимают цели встречи и путаются в повестке
🔺на встречу забывают позвать важного участника
🔺неясны итоги встречи, разговаривали долго, а результата как будто нет
🔺есть жалобы на неэффективность встреч

Это признаки того, что участники по-разному понимают cуть конкретной встречи. Вы можете предложить синхронизировать это понимание, используя один очень простой канвас (см.картинку). Он состоит из следующих разделов:

Название встречи
— Как мы называем эту встречу?

Цель
— Для чего мы проводим эту встречу?

Участники
— Кто обязательный участник, без кого нет смысла проводить встречу?
— Кого можно позвать, но не обязательно?

Вход
— Что нужно принести на встречу?
— Что нужно подготовить к этой встрече?

Выход
— Что мы унесем с этой встречи?
— Что должно получиться на выходе встречи?

Параметры встречи
— Сколько длится встреча?
— Как часто проходит?
— Где проходит?

Агенда
— Как проходит встреча?
— Что должно случиться на встрече, чтобы мы достигли ее цели?

Вы можете включить в этот канвас другие дополнительные вопросы, которые будут ценны для вашей ситуации.

Как заполнять канвас?

1️⃣Определите список встреч, по которым вы хотите синхронизироваться.

2️⃣ Дайте участникам 5 минут, чтобы заполнить канвас по встрече индивидуально.

3️⃣Последовательно обсудите каждый раздел. Если есть противоположные идеи, выслушайте их и попробуйте привести группу к единому понимаю по каждому пункту. Это самый важный этап, и вам потребуется все ваше фасилитаторское мастерство. Обязательно зафиксируйте итоговую договоренность и проверьте, что все согласны c ней.

4️⃣Заполните канвасы по всем встречам.

5️⃣Обсудите как и когда вы будете возвращаться к этим договоренностям.

Мы вешали итоги прямо на стену в комнате команды. Также можно разместить их в Miro, на доске конкретной встречи, чтобы было удобно возвращаться к ним прямо на встрече.

Как еще использовать?

Можете проанализировать эти канвасы на предмет избытка или нехватки конркетных встреч.

Например, если вы замечаете явное дублирование в целях и агенде. Например, вы заметили похожую формулировку «Синхронизироваться по статусу работ». Спросите, в чем отличие этих встреч, не дублируют ли они друг друга? И что произойдет, если отменить одну из них?

Или, наоборот, вы явно видите, что команда упускает какой-то важный аспект, и он нигде не прозвучал. Например, обсуждать архитектуру и выбирать технические решения. Уточните, на какой из встреч и как команда будет это делать.

❓А какие дополнительные вопросы вы бы включили в этот канвас?

#командные_договоренности

Оксана💜

🎭Как совмещать роль фасилитатора с другими ролями?

Не было ни одного тренинга, на котором бы нам не задали этот вопрос. Это неудивительно, ведь к нам приходят учиться не «чистые» фасилитаторы, у которых нет других ролей в команде, а скрам-мастера, тимлиды, аналитики, тестировщики, hr-ы. У каждого из них есть свои цели и желания относительно команды, своя agenda, поэтому им трудно выдерживать нейтралитет на встрече.

При этом у фасилитатора есть большое влияние на группу. Он воспринимается группой как главный, особенно если стоит перед ней и записывает что-то на флипчарте. Если он нарушает нейтралитет, есть большая вероятность склонить группу к тому решению, которого хочет фасилитатор.

Вот несколько идей, как можно совмещать роль фасилитатора с другими ролями так, чтобы минимизировать влияние на группу. #психологические_аспекты

🎤Явно обозначать, когда вы в роли фасилитатора, а когда высказываете своё мнение как тимлид, тестировщик или разработчик

Можно использовать такие фразы: «сейчас я сниму шапку фасилитатора и выскажусь…», «я хочу на минутку выйти из роли фасилитатора и предложить идею…».

Можно даже использовать физическую шапку или шляпу, и надевать её, когда вы фасилитатор, и снимать в другие моменты.

Если встреча оффлайн, используйте положение тела: стоя у флипчарта, я фасилитатор, а если сажусь за стол - я участник.

🙋‍♂️Высказываться последним

Чтобы минимально влиять на мнение группы, вы можете следить за тем, чтобы не привносить своё мнение раньше, чем выскажутся другие участники.

🙊Использовать молчаливые техники сбора идей

Выделите этап сбора мнений, во время которого все молча записывают свои идеи на стикерах. Таким образом вы сможете внести свои идеи, но ваше влияние на группу будет не таким значительным, как если бы вы высказывали идеи вслух, стоя у флипчарта.

🧠Психологический прием

Перед началом встречи загляните внутрь себя: знаю ли я идельное решение нашего вопроса? Что я предприму, чтобы случайно не продавить его? И тогда ваша фасилитация будет более нейтральной

🦸Наконец, попробовать пригласить внешнего фасилитатора на важную сессию

Это может быть скрам-мастер из соседней команды, незаинтересованный коллега с навыками фасилитации или вообще приглашённые фасилитаторы не из вашей компании. Если вам нужно глубоко погрузиться в решаемый вопрос, вряд ли вы сможете хорошо выполнять нейтральную роль фасилитатора. Внешний человек сможет помочь вам, взяв на себя фокус на процессе.

Это приёмы, которые используем мы сами, когда нам нужно совмещать роль фасилитатора с ролями тренера, ментора, коуча или агента изменений в компании. Они работают неидеально, но точно лучше, чем если не уделять этому вопросу никакого внимания и надеяться, что группа сама разберётся.

❓Расскажите, пожалуйста, с какой ролью вы совмещаете «шапку» фасилитатора? Как вам это удаётся? Какие используете приёмы, чтобы не слишком сильно влиять на группу?

Женя💙

​​#нестыдная_рекомендация

Завтра в 17.25, один из наших авторов, Саша Баптизманская выступает на конференции TeamLeadConf c темой «Как построить вовлеченную команду без пламенных речей и НЛП»

🎬Конференция платная, но будет бесплатная трансляция главного зала конференции.

Зарегистрируйтесь, чтобы послушать доклад Саши и ещё 13 крутых докладов💛

🙅‍♀️Когда фасилитация не нужна?

Фасилитация — это прекрасный инструмент для поиска креативных идей и эффективного принятия совместных решений группой. Но всегда ли она уместна?!

Мы описали ряд ситуаций, где главные герои решили прибегнуть к фасилитации для решения своих задач.

Давайте разберемся вместе, насколько фасилитация уместна в этих ситуациях.

1️⃣ Руководитель принял окончательное решение о кардинальном изменении рабочего процесса в отделе. Он хочет чтобы это изменение не вызвало много сопортивления и люди осознали причины и возможные выгоды нового подхода. Он зовет фасилитатора чтобы провести креативную сессию, на которой сотрудники могли бы погенерировать альтернативные варианты и осознать, что его вариант самый лучший.

2️⃣ Между тимлидами двух команд личностный конфликт, который мешает эффективно взаимодействовать командам. И один из участников команд предлагает позвать фасилитатора, чтобы провести межкомандную ретроспективу по этой теме.

3️⃣ Офис-менеджер в IT-компании получил много жалоб на нового поставщика чая и выпечки. Чтобы в следующей раз сотрудникам все понравилось, он собирается позвать по 2 представителя от каждого отдела (всего 12 человек) на сессию, на которой они смогут выбрать новый чай и выпечку, которые устроят всех.

4️⃣ Топ-менеджеры каждые полгода пересматривают бюджет, это проходит в формате нескольких встреч, где они детально обсуждают каждый пункт. Их удурчает, что решения непрозрачны для сотрудников. Обычно к ним поступает много вопросов от руководителей, и приходится несколько раз пересказывать все детали. Они решают включить во встречу этих руководителей, чтобы у них была возможность наблюдать за ходом дискуссии. Также они зовут и фасилитатора, который поможет им на этой встрече.

5️⃣ Компания принимает решение запустить новый технологичный проект, и открывает найм разработчиков в новую команду. Найм идет очень медленно, но руководителю не терпится приступить к делу. От более опытных коллег он слышал, что было бы неплохо заранее продумать архитектуру будущего проекта и просчитать затраты на сервера. Он собирает техлидов и самых опытных разработчиков из других команд на общую сессию для решения этих вопросов. А новой команде останется только реализовать задуманное!

❓В каждой ли ситуации нужна фасилитация или можно принять решение другим способом?

❓Если не нужна, то почему?

❓Если не нужна, то что поменять в кейсе, чтобы фасилитация принесла пользу?🙏

А я оставлю комментарий со своими мыслями на этот счет.

Если хотите поразмышлять сами, не заглядывайте сразу в комменты, будет спойлер

Оксана💜

​​🔓Суперактивность на открытие и закрытие встречи🔒
#активности_на_доверие
#айсбрейкеры

Сегодня я хочу поделиться с вами активностью, которую можно сделать в качестве открытия встречи, закрытия встречи или даже того и другого!
Она довольно консервативная - подойдет командам, которые не жалуют игровые открытия🙅🙅‍♀️
Несмотря на консервативность, у неё есть дополнительный эффект - укрепление доверия.

🟡Активность называется Know Your Neighbour
Фасилитатор просит участников встречи сесть в кружок и попытаться угадать, о чем думает сосед слева от них? (Чем сейчас заняты его мысли?)

Члены команды по кругу высказывают свои догадки по поводу соседа, а человек подтверждает или опровергает их.
Например:
Миша: Я думаю Маша сейчас думает о том, как много ей тестировать под конец спринта.
Маша: Ну в целом да, а ещё о том, что сказал наш CEO, про выход продукта на китайский рынок. Так, слева от меня Гена, я думаю он думает «Когда же обед?» Мы вместе были на встрече и Гена пропустил обед.
Гена: Точно! Команда, вы не против если я пожую бутерброд?
Итп

📌Эта активность помогает команде настроиться на встречу, проявить эмпатию друг к другу, благотворно влияет на доверие.

❓Вопрос можно немного корректировать в зависимости от встречи.
Например, я чаще всего провожу эту активность на ретроспективе в начале и в конце.
В начале задаю вопрос: «Что твой сосед думает о прошедшем спринте?»
А в конце: «Что твой сосед думает о прошедшей ретроспективе?»

Если вы делаете эту активность в онлайне, где сложно понять кто сосед слева, вы можете заранее сделать заготовку с последовательностью людей (как на рисунке).

👀Если вы, как и я, хитрый фасилитатор, то можно создать такую последовательность, где члены команды, которые мало друг с другом общаются или конфликтуют, проявили бы эмпатию друг к другу. Вполне вероятно это благотворно повлияет на командную атмосферу.

Саша💛

​​🙅‍♀️Плохие решения с ретроспективы🙅‍♀️

#ретро_четверг
Сегодня четверг, а значит у многих завтра ретро. Мы с вами знаем, что хорошее ретро заканчивается планом действий, но не каждый план хорош.
Сегодня я хочу рассказать о примерах плохих планов и как их исправить/избежать:

⛔️100500 пунктов улучшений
Проблема: Люди - оптимисты, они дают слишком оптимистичные прогнозы по задачам и на ретро любят набрать с три короба и составить масштабный план из 18ти пунктов. Но потом наступает рабочая неделя, и приходят осознание, что это всё нужно ДЕЛАТЬ. А времени совсем нет, поэтому договоренности продалбываются.
✅Как помочь: Вместо того чтобы поверхностно разобрать на ретро миллион проблем и составить объемный план, сосредоточитесь на самом важном. Возьмите с ретроспективы 2-3 пункта плана, но обязательно сделайте.

⛔️Всё пункты делает тимлид/один человек
Проблема: Часто ретро заканчивается тем, что все пункты плана адресованы одному человеку. Чаще всего это тимлид, как самый компетентный и инициативный. «Наверное я действительно единственный, кто может это сделать.» - устало говорит тимлид.
✅Как помочь: Объяснить членам команды, что взять пункт с ретро не значит сделать его самому от и до. Да, только тимлид может поговорить с директором про новый софт, но любой член команды может найти время в календаре директора, поставить встречу и подготовить аргументацию про то, чем команде поможет новый софт.
Второй вариант – начать делать пункты плана парами. Тимлид со Светой поговорят с директором, тимлид с Геной организуют встречу по обсуждению архитектуры итп. Таким образом мы простимулируем общение, передачу знаний в команде и вовлеченность людей в изменения.

⛔️Все пункты плана делает фасилитатор/скрам-мастер
Проблема: Иногда это окей, например когда SM берет на себя задачу научить команду относительным оценкам.
Но я часто вижу команды, где план звучит как:
- фасилитатор/SM организует встречу с соседней командой
- переделает джиру
- организует тимбилиднг
- проконтролирует, что договоренности по код-ревью соблюдаются
итп
Это говорит о том, что ответственность за изменения в команде лежит не на команде, а на фасилитаторе, что никак не способствует росту команды.
✅Как помочь: постоянно держать в голове, что цель агента изменений - растить командую самостоятельность, ответственность, автономность, эффективные коммуникации. И для этого улучшениями должны заниматься сами члены команды, а не агент изменений. Не берите на себя экшн поинты, но пообещайте всяческую помощь тем ребятам, кто их возьмет.

⛔️Все пункты плана «вне зоны нашего контроля»
Проблема: Есть такие команды - жалобщики. На каждой ретроспективе они находят кучу виноватых вокруг себя. «Ресурсов недостаточно, соседняя команда козлы, менеджер не дает обратной связи, аналитики пишут плохие требования, итп»
План таких команд обычно выглядит как «Передать список жалоб руководству». А сами они даже не пытаются что то менять: «Проблема не на нашей стороне!»
✅Как помочь: Нарисовать 2 круга (как на картинке) и подумать что мы (команда) можем сделать чтобы повлиять на проблему, даже если она вне зоны нашего контроля. Результаты записать в план.

⛔️Решения плана супер общие «давайте будем активнее и внимательнее»
Проблема: Это решения за всё хорошее и против всего плохого. «Давайте писать без багов, лучше тестировать и прорабатывать задачи, задавать больше вопросов РО, просить помощи друг у друга итп Кто ответственный? Вся команда!»
Проблема таких решений в том, что их невозможно выполнить, потому что они слишком общие, очевидные и неизмеримые.
✅Как помочь: Когда команда предлагает «лучше тестировать» попытайтесь отжать у неё что именно мы будем делать? Отправим Васю и Ксюшу на курс Agile Testing? Начнём писать новые виды тестов? Напишем чекист самостоятельной проверки для разработчика перед тем как передать задачу QA? Сходим к соседней команде и узнаем какие практики используют они? Конкретика - творит волшебство!

Вот и всё на сегодня! Что думаете? Какие ещё плохие решения с ретро вы знаете?
Саша💛

Нужно ли проводить разогрев на scrum-встречах?

Нас часто спрашивают об этом. Ведь участники команды уже знакомы друг с другом, понимают цель регулярной встречи и достаточно вовлечены в процесс?!

Включайте активности на разогрев тогда, когда это имеет смысл и действительно помогает группе создать необходимый настрой.

Также, не стоит забывать, что хорошо подобранные активности помогают команде узнавать друг друга больше, чаще коммуницировать и продвигаться по командной динамике вперед.

🔺Дэйли

Встреча занимает всего 15 минут, и отдельная активность на открытие отнимет треть этого времени. Насколько это имеет смысл?

Я рекомендую приходить на эту встречу на 5 минут раньше, чтобы спросить у коллег, как дела, и обменяться утренними новостями. Для постоянной команды такая коммуникация работает эффективнее, чем специальный разогрев.

🔺Планирование и Уточнение бэклога

Считаю, что открытие на этих встречах опционально. Я видела, как команды достаточно успешно проводят такие встречи и без него.

Если вы недовольны динамикой группы и вовлечённостью, и считаете, что разогрев поможет, то попробуйте эксперементально включить его. Понаблюдайте за динамикой группы и итогами встречи.

Можете начать с более консервативного варианта. Предложите по очереди ответить на вопрос, связанный с темой встречи:

— Ваши ожидания от встречи одним словом? (повторять друг за другом слова нельзя)
— Что поможет провести эту встречу эффективно?
— С какими мыслями ты пришёл на эту встречу?

🔺Обзор Спринта

Как правило, это встреча которая требует активной и сфокусированной работы большой группы людей, часть из которой — приглашённые гости. Если ваш формат предполагает активную коллаборацию участников, то разогрев крайне желателен.

Варианты открытия:

— обменяться ожиданиями от встречи в мини-группах
— отметить своё настроение на шкале

🔺Ретроспектива

На ретро важна безопасная атмосфера и активность участников. И разогрев здесь обязателен, он помогает разговорить группу и создать более доверительную атмосферу на старте.

Используйте айсбрейкеры на знакомство и повышение безопасности, #активности_на_доверие. По моему опыту, в постоянной команде люди могут мало знать друг друга, и даже простой обмен фактами о себе повышает доверие и активность в группе.

❓А в какие скрам-события вы включаете отдельную активность на разогрев?

#айсбрейкеры #скрам_события #вопрос_ответ

Оксана💜

🚀Футуроспектива для борьбы со стагнацией в команде

Иногда команде надоедает рассуждать на тему «что же с нами стало» и хочется посмотреть вперед чистым, незамыленным взглядом. Подумать о том, как оно может быть. Для это проводим футуроспективу.

План состоит из привычных 5 шагов ретроспективы, за исключением того, что будем думать про идеальный спринт.
#ретро_четверг

🖼Открытие ретроспективы - Ассоциативные карточки
Заготовьте в Miro или распечатайте карточки с разнообразными картинками. Важно, чтобы это были картинки с разным настроением, и был выбор.

Попросите участников посмотреть на карточки и предложите каждому выбрать одну, которая ассоциируется у него с командой в будущем (например, через полгода). Коротко обсудите выбранные карточки. Такой разогрев поможет начать с эмоционального образа будущего прежде чем переходить к конкретике.

🔮Сбор данных
Попросите участников представить, что они переместились на машине времени на полгода вперед, и узнали, что только что закончился самый продуктивный и идеальный спринт!

Спросите, как они это поняли? Что наблюдают или слышат участники? Как это выглядит? Попросите каждого набросать несколько ключевых слов на бумажке. Затем пусть каждый поделится своими мыслями.

💡Генерация идей
Теперь попросите участников записать на стикерах ответы на вопрос «Какие изменения мы внедрили за эти полгода, чтобы этот спринт получился таким продуктивным?». Дайте несколько минут на генерацию идей, затем попросите озвучить и наклеить на флипчарт. Сгруппируйте идеи, выберите лучшие при помощи голосования точками.

📝План действий
Зафиксируйте первые конкретные шаги для реализации выбранных идей. Не забудьте указать ответственного за каждый пункт и дедлайны. Если пункты получаются объемными, можно назначить инициативные группы на каждый из них, которые будут драйвить конкретное изменение.

🧍Закрытие - Пространственная фасилитация
Задайте участникам вопрос «Насколько я верю, что через полгода у нас получится такой спринт?» и попросите встать/разместить стикер с именем вдоль линии, где один конец линии - это «Абсолютно уверен», а другой «Никаких шансов». Попросите участников поделиться мыслями, начиная со скептиков и заканчивая теми, кто верит.

Футуроспектива - классный формат для команд, погрязших в рутине и ощущении стагнации. Она позволяет вдохновиться позитивным образом будущего и получить энергию на изменения. Если ваша команда жалуется, что ретроспективы стали однообразными, и им уже нечего улучшать - футуроспектива может их перезагрузить и показать новые горизонты.

❓А как вы считаете, насколько имеет смысл команде думать о будущем на ретро? Или лучше фокусироваться на анализе уже произошедшего? Буду рада услышать ваши мысли.

Женя💙

Коллеги из Тинькофф вновь проводят классную конференцию!

#нестыдная_рекомендация
22 октября в Москве пройдет Tinkoff Agile Conference. Тема этого года — «Масштабирование изменений от команд до организации».

🔥🔥Онлайн-трасляция главного зала - бесплатно🔥🔥

Целый день докладов и воркшопов от Agile-экспертов из Авито, Альфа-Банк, Тинькофф, Циан, Scrumtrek и других компаний, включая таких замечательных личностей, как:

🎤Анна Обухова
🎤Алексей Пименов
🎤Асхат Уразбаев
🎤Антон Зотин
🎤Антон Бевзюк

Очное участие – донат 2000₽ в Фонд борьбы с лейкемией (для входа понадобится QR-код). Онлайн-трансляция главного зала бесплатна для всех, нужна только регистрация.

Подробная программа и регистрация по ссылке https://w.tinkoff.ru/tac2021

Как транслировать музыку и видео через Zoom?

Я часто включаю в начале тренинга легкую музыку, чтобы настроить участников на приятное общение. А еще иногда я хочу показать участникам видео с ютуба. Но если я просто включу музыку или видео и пущу звук через микрофон, участники будут слышать звук некачественно и получат плохую картинку.

Сегодня я расскажу, как решить эту проблему в Zoom.
#онлайн_фасилитация

📹Как включить видео из интернета
Нажимаем на кнопку «Демонстрация экрана»
Выбираем окно браузера
Отмечаем галочки «Совместный доступ к звуку» и «Оптимизировать для видеоклипа»
Нажимаем «Поделиться»

🎵Как транслировать только музыку
Нажимаем на кнопку «Демонстрация экрана»
Переходим на вкладку «Расширенные»
Выбираем опцию «Звук компьютера»
Нажимаем «Поделиться»

Также можно транслировать видео, сохраненное на вашем компьютере, выбрав опцию «Видео», тоже в «Расширенных».

🙌Вуаля! Теперь вы сможете развлечь участников ваших встреч музыкой или смешным видео про котов с отличным качеством.

Женя💙

Бесплатный вебинар «10 смертельных ошибок фасилитатора» сегодня в 19:00

#нестыдная_рекомендация
Сегодня в 19:00 наш коллега Евгений Лабунский проведет вебинар про ошибки фасилитатора и как их избежать.

🔥Участие в вебинаре - бесплатное🔥

Евгений Лабунский - Agile Coach, управляющий партнёр Scrum Ukraine и Head of Agile Practices в PandaDoc. Он является практиком, который на ежедневной основе фасилитирует встречи, в том числе многокомандные.

Приходите вдохновиться и узнать новые полезные техники и приемы. Регистрация по ссылке https://scrum.ua/l/bc

​​Стыдная шляпа😳🎩

На этих выходных мы проводили Agile Coach Retreat. Ретрит – это выездной тренинг с психологическим уклоном для агентов изменений.
👉Я хочу рассказать вам про одну из активностей с ретрита, которую вы можете использовать в своих командах, как активность для создания доверия.

#активности_на_доверие
Часто наше недоверие к другим людям строится на том, что о своих косяках и слабостях мы знаем, а других людей слегка идеализируем.
😎Поэтому другие члены команды в нашей фантазии умны, всё время развиваются и читают проф. литературу, делают зарядку по утрам, никогда не приходят на работу с похмелья и не смотрят YouTube во время рабочего дня.
😖А про себя человек знает, что вместо проф. литературы он читает фэнтези, в прошлом спринте 2 дня смотрел сериал Игра в Кальмара вместо работы, в институте у него была тройка по алгоритмам, а на собеседовании он изрядно приврал.

🎲Игра Стыдная Шляпа разрушит благостные фантазии членов команды друг о друге, сблизит их и покажет, что все мы «обычные смертные».

Механика такая:
1. Раздайте всем членам команды и себе по одинаковому листу формата А4 и по одинаковой ручке/маркеру (это важно для анонимности🥷)
2. Попросите разделить лист на 8 равных частей
3. На каждой части листа нужно анонимно написать продолжение фразы «Стыдно признаться, но …», потом сложить вчетверо и положить в шляпу.
Например: «Стыдно признаться, но я не дочитал ни одной профессиональной книги за этот год» или «Стыдно признаться, но когда Федя-техлид говорит, я не понимаю 40% слов» или «Стыдно признаться, но я совершенный ноль в Kanban».
4. Тщательно перемешайте бумажки. Дальше шляпа идет по кругу, каждый участник достает рандомный листочек, разворачивает его и читает вслух, а потом кидает на пол в центре и передает шляпу следующему. (Угадывать кто это написал или комментировать НЕ НАДО❌)
5. Передача по кругу продолжается, пока шляпа не опустеет.

👉Возможно, сейчас вам не очень понятно, в чем эффект от этой активности. Просто попробуйте! Игра дарит команде потрясающее чувство принятия, общности, безопасности и отличную атмосферу.

Вот что говорят люди, которые поиграли в Стыдную шляпу:
«Я думал, я один такой, а оказалось, у нас в команде 3 человека написали, что не понимают Федю-техлида!»
«Писать было страшно, но когда мы начали читать, я понял, как мы все похожи!»
«Какие замечательные безумные люди в моей команде!»
«Я с ужасом ждал, пока прочитают мои бумажки, но, когда они звучали, никто не осудил их, наоборот люди смеялись и кивали.»

С нетерпением будем ждать ваших отзывов на игру!

Саша💛

🎉Российская неделя фасилитации 18-24 октября

Всю неделю российская ассоциация фасилитаторов проводит мастер-классы в zoom для фасилитаторов.

Если вы интересуетесь темой фасилитации командных встреч и стратегических сессий, возможно найдете что-то новенькое для себя.

Вот несколько интересных мастер-классов:

🖍19 октября. 12:00
«LEGO SERIOUS PLAY и Освобождающие структуры» Мастер-класс, Максим Логинов

🖍22 октября. 12:00
«Три великолепных инструмента для онлайн-совещаний» Мастер-класс, Ольга Клепцова

🖍22 октября. 19:00
«Методы закрытия сессий»
Мастер-класс, Юлия Бойцова

🖍24 октября. 12:00
«Собираем факапы фасилитатора!» Круглый стол
Людмила Дудорова, Юлия Бойцова, Татьяна Куковякина, Максим Логинов

Все расписание можно посмотреть тут

Как определить оптимальный размер группы для сессии?

Чем больше размер группы, тем больше точек зрения мы сможем услышать на встрече.
Но в условиях большой группы есть свои минусы:

🔺людям сложнее удерживать внимание продолжительное время
🔺больше времени уходит на выработку взаимопонимания между участниками
🔺гораздо сложнее договориться

Если же размер группы будет небольшим, например 3 человека, то люди смогут быстрее достичь цели встречи.
Но при маленьком размере группы есть свои риски:

🔻выбор происходит из меньшего кол-ва вариантов, и возможно решение не будет учитывать те факторы, о которых не знают эти участники
🔻если на встрече не участвовали люди, на которых это решение повлияет, их приверженность решению будет ниже
🔻решения могут быть менее качественным из-за этих двух факторов

Так какой же размер группы будет оптимальным?🙀

Майкл Вилкинсон в своей книге «Секреты фасилитации» приводит следующие примеры размеров групп и подходящих типов встреч:

1️⃣ Цель: решить проблему, выбрав из нескольких вариантов
Размер: 3-9 человек
Такая группа достаточно мала, чтобы можно было услышать точки зрения всех участников и выработать общее решение.

2️⃣Цель: найти решение или разработать новый метод
Размер: 7-16 человек
В такой группе могут присутствовать представители всех заинтересованных сторон, и в то же время группа достаточно мала, чтобы была возможность прийти к общему решению.

3️⃣Цель: определить широкие направления развития
Размер: 12-24 человек
Группа достаточно велика, чтобы собрать разнообразные идеи по обозначенной теме, но не настолько, чтобы обсуждение стало неуправляемым.

4️⃣Цель: изучить или прокомментировать результаты ранее проведнной работы
Размер: 2-100+ человек
Размер группы для такой встречи ограничен лишь организационными условиями: размером комнаты, свободным временем людей, доступностью в это время и т.д.

Мы в целом согласны с классификацией Майкла. При подготовке к сессиям вы можете ориентироваться на эти цифры или попытаться прикинуть «на глазок» какой размер будет оптимальным в вашем случае.

А в следующих постах я опишу техники, которые мы используем чаще всего при работе с большой группой.

Оксана💜

#фасилитация_больших_групп

​​🌎World Cafe

Эту техника позволяет вовлечь большую группу (больше 10 людей) в обсуждение. Еще ее называют одним из «шедевров фасилитации».

Когда применять?

Эта техника универсальна и мы используем ее на любых встречах c большим количеством людей: стратегические сессии, ретроспективы, встречи по актуализации бэклога продукта, обзоры спринта, митапы и встречи гильдий, мозговые штурмы.

Используйте World cafe если нужно:

🔺исследовать корневые причины одной или нескольких проблем
🔺обменяться мнениями по различным темами
🔺синхронизировать общее понимание
🔺придумать новые идеи
🔺обменяться знаниями и опытом

Техника

Сперва определите основные темы/вопросы для обсуждения. Это можно сделать в начале встречи или подготовить темы заранее. Каждый вопрос будет обсуждаться за своим столом (или в отдельной комнате в zoom). А у каждого стола будет свой «хозяин». Его задача — стимулировать группу своего стола генерировать идеи и записывать их на стикеры. Их можно определить заранее или сделать это на самой встрече, зависит от вашего контекста.

Исходя из количества вопросов и размера группы, поделите участников на мини-группы. Идеальное количество участников — 4-5 за одним столом. Обсуждение в такой группе будет гораздо оживленнее и участникам будет сложнее отсидеться.

1️⃣Засекается общий таймер и мини-группы начинают обсуждать тему своего стола. Все идеи фиксируются на стикерах.

2️⃣После того как время вышло, мини-группа переходит на соседний стол (или в другую zoom-команту). «Хозяин» остается на своем месте и никуда не переходит.

3️⃣Засекается новый таймер. «Хозяин» знакомит новую мини-группу cо всеми записанными идеями, и новая мини-группа старается их дополнить и записать то, что могли упустить прошлые участники.

4️⃣После того, как время вышло, мини-группы вновь меняются местами, и засекается новый таймер. Такая смена столов продолжается до тех пор, пока мини-группа не вернется на свой исходный стол.

5️⃣Далее происходит общий обзор результатов. На этом этапе можно их сгруппировать и провести голосование за идеи.

В чем фишка?

Такой формат позволяет поддерживать высокий интерес участников на протяжении всей встречи. Также мы любим его за универсальность. Участники могут работать над разными частями одной темы, либо рассматривать совершенно разные вопросы.

#фасилитация_больших_групп #шедевры_фасилитации

❓Применяли ли вы этот формат в своей работе? Если да, то напишите в каких встречах и ситуациях?

Оксана💜

​​💡Как найти новые идеи для продукта?💡

#мозговой_штурм
Недавно мы с Женей проводили креативную сессии для команды GoLand из компании JetBrains. Это был очень крутой опыт! Целью сессии было придумать много креативных идей для развития продукта GoLand.

💥В этом посте я хочу рассказать про одну из техник, которую мы использовали для креативного мозгового штурма💥

Техника называется «Поиск идей на стыке с продуктами из других сфер».

1️⃣ Выберите направление развития продукта, для которого нужны идеи
Например «большая прибыль», или «крутая репутация на рынке» или «чумовой маркетинг».

2️⃣ Мозговым штурмом выпишите идеи продуктов из других сфер, которые преуспели в этом направлении
Например для «чумового маркетинга» это: Порошок Tide, Burger King, Aviasales, RedBull
❗️Следите чтобы продукты были действительно разные, а не только digital!

3️⃣ Проанализируйте и запишите - в чем фишки этих продуктов?
RedBull - эффектная реклама со слоганом «RedBull окрыляет», спонсорство безумных спортивных проектов

4️⃣ Придумайте идеи, как нам использовать успешные стратегии этого продукта в нашем продукте
RedBull + наш продукт = придумать маскот для рекламы нашего продукта, акция «пришли экстремальное видео себя и получи бесплатную лицензию», проспонсировать российскую сборную по киберспорту

5️⃣ Представьте идеи друг другу и проголосуйте точками за лучшие!
🥇🥈🥉


Как вам техника?
Лично мы получили море фана и удовольствия от фасилитации этой сессии💫
Кстати, нас можно позвать, и мы с удовольвствием задизайним и проведем креативную сессию для вашего продукта!

Саша💛

🤷‍♀️Как формулировать вопрос к группе?
Зависит ли ход встречи от того, какие формулировки использует фасилитатор?

После сентябрьского тренинга мы собрались с выпускниками на follow-up встрече и получили много фидбэка на тему этих самых формулировок, которые мы используем. Оказывается, участники не сразу замечали их в процессе тренинга, но потом стали пересматривать запись, и взяли многие из них себе в копилку.

🔥Сегодня хочу поделиться несколькими из таких формулировок, а именно формулировками вопросов группе.

От того, как вы задаете вопрос, очень сильно зависит, получите ли вы ответы, и какими они будут. Дальше я приведу несколько примеров «плохих» вопросов и идеи, как их сформулировать иначе:

🚫Все успели?
💚Кому нужно еще время?

🚫Все понятно?
💚Какие есть вопросы по этой теме?

🚫Больше идей нет?
💚Какие еще есть идеи?

Задавая вопросы первой категории, фасилитатор как будто транслирует: «Предполагается, что вы ответите так, как я хочу, и мы пойдем дальше». На них сложно ответить чем-то кроме кивка. Особенно это усугубляется онлайн, где высказываться тяжелее, и люди скорее будут вести себя конформно, чем идти против шерсти и признаваться, что нет, ничего не понятно, и нет, я еще не успел.

👻Конечно, использовать это знание можно и в обратную сторону. Когда я на тренинге чувствую, что тайминг поджимает, вопросы возникают снова и снова и уже уходят не в ту степь, я могу специальным образом сформулировать вопрос так, чтобы остановить группу. Например, сказать так: «Кому-то важно сейчас еще что-то сказать, прежде, чем мы пойдем на перерыв?».

💪Слова и формулировки - мощный инструмент фасилитатора. Главное - использовать его осознанно, чтобы он не приводил вас к неожиданному эффекту.

👀Поделитесь, пожалуйста, своими излюбленными формулировками вопросов!

Женя💙

​​☕️Lean Coffee — формат для встречи без повестки

Продолжаем знакомиться с техниками из категории #шедевры_фасилитации и #фасилитация_больших_групп

Когда применять?

Используйте этот формат когда заранее неизвестна повестка, и ее нужно сформулировать в самом начале встречи.

Мы применяли ее на ретроспективах, на встрече по созданию межкомандных договоренностей, на встречах по уточнению и проработке продуктового бэклога (PBR), а также на встрече для шэринга знаний в гильдии. Этот универcальный формат всегда хорошо срабатывал в абсолютно разных контекстах.

Техника

1️⃣Создайте простейшую доску с колонками To do - In progress - Done.

2️⃣Пусть участники запишут на стикерах свои вопросы/идеи по теме встречи.

3️⃣Предложите каждому представить свою идею в одном-двух предложениях, чтобы остальные участники поняли суть конкретного стикера.

4️⃣Пусть участники проголосуют точками за самые актуальные для них вопросы.

5️⃣В колонке To do приоритезируйте стикеры по количеству голосов, чтобы сверху оказались самые популярные.

6️⃣Самый первый стикер переместите в колонку In progress.

7️⃣Засеките таймер на 5 минут для обсуждения вопроса.

8️⃣Как только время закончится, спросите группу: стоит ли обсуждать этот вопрос дальше?
Участники могут обозначить свой ответ, показав пальцами 👍 или 👎.

9️⃣Если группа выбрала вариант продолжать обсуждение этого стикера, то стоит заново засечь таймер, и повторить вопрос (7 и 8 шаги).

🔟Если группа выбрала пойти дальше, то этот стикер перемещается в Done. И берется новый, засекается таймер на его обсуждение. Ну а дальше вы поняли ...

❗️Вы, как фасилитатор, можете помочь группе с фиксацией плана действий и достигнутых договоренностей по каждому стикеру. Можете заранее заготовить шаблон для этих записей (на флипчарте или в Miro).

В чем фишка?

☕️Повестка создается прямо на месте, а это значит, что она на 100% будет актуальной для этой группы.

☕️Готовый формат позволяет применить его спонтанно, прямо на встрече. Если вы внезапно поняли, что группа стремится обсуждать абсолютно разные проблемы/вопросы, организуйте это обсуждение в формате Lean Coffee.

🙏Если уже применяли этот формат, напишите в комментариях, на каких именно встречах вы его использовали.

Оксана💜

Что делать, если начальник хочет прийти на встречу «просто посмотреть»🔍

#сложныйкейс
Недавно меня спросили: Саша, начальник сказал, что хочет прийти к нам на ретро «посмотреть». Что делать?!

Это не первый такой вопрос, и я решила накидать идей на этот счет:

1️⃣ Прояснить потребность человека до встречи💭

От этого сильно зависит дальнейший ход вещей. Он хочет прийти посмотреть, чтобы что?
⁃ Оценить вашу работу как фасилитатора?
⁃ Оценить взаимодействие команды на встрече?
⁃ Просто любопытно посмотреть, что такое ретро?
⁃ Хочет выдать обратную связь команде?
⁃ …

👌В зависимости от потребности, вы, как фасилитатор, сможете адаптировать план встречи.

2️⃣ Договориться о роли человека на встрече

«Кто платит, тот и заказывает музыку» - то есть, формально, мы не можем запретить начальнику прийти. Но мы точно можем договориться о его роли на этой встрече.

Какие роли я имею в виду:

👀Наблюдатель - просто наблюдает и не вмешивается в ход встречи

👯Равный участник - участвует во встрече наравне с командой, высказывает мнения и задает вопросы, но и члены команды могут свободно высказывать любые мнения и идеи без страха быть раскритикованными или уволенными

😎Ведущий - начальник занимает роль ведущего и проводит встречу в соответствии с собственной агендой

🧐Эксперт - если наш начальник, скажем, технический директор с обширным опытом, он может хотеть быть на встрече как эксперт, советник для команды

Определенность роли гостя на встрече создает более безопасный и понятный контекст для команды и помогает встрече пройти продуктивно.

3️⃣ Договориться, что это встреча команды, и команда вправе принимать любые решения, даже если они не нравятся наблюдателю

Я не единожды такое видела: начальник приходит на встречу «просто посмотреть», а в середине не выдерживает и начинает пылко говорить, что «все не правы, так не делается, это не профессионально, нужно делать по-дроугому, итп»🤬
Важно мягко, но настойчиво донести до начальника до встречи, что это встреча команды, решения команды и исполнять эти решения команде. А значит, будет некорректно, если решения будут приняты наблюдателем❌

4️⃣ Предупредить, что встреча будет немного искусственной

Насколько расслабленной получится встреча, когда за ней наблюдает человек выше по иерархии с полномочиями уволить всех нафиг? Не очень🎭

Предупредите начальника, что то, что он увидит, будет не очень репрезентативно, потому что люди, включая фасилитатора, будут стараться вести себя максимально профессионально и высказываться особенно осторожно. Это не плохо и не хорошо - просто данность💁‍♀️

5️⃣ Выбрать более консервативный формат встречи
Представим, что директор никогда раньше не был на встречах с фасилитатором. И тут он приходит, и вы говорите команде «А теперь давайте представим, что наша команда на ковре-самолете перенеслась в светлое будущее, где мы больше не фейлим спринты. Как нам это удалось?»🧙

😳Начальник в шоке. «Что это за бред? Я вам за что деньги плачу? Какой ковер-самолет?!»

Выбирайте более консервативные форматы встреч - они тоже хорошо работают и не напугают неподготовленного человека.

6️⃣ Попросите начальника выбрать другую встречу вместо ретро

Я, как agile-коуч, всё ещё верю в сакральный смысл ретро, на котором должна быть доверительная атмосфера для обсуждения чувствительных вещей💔 Поэтому ретро это самая нежелательная встреча для приглашения гостей. Просто попросите гостя выбрать любую другую из встреч команды.

Если начальник уперся и хочет именно ретро, предложите провести ретро в его «команде начальников» - это будет полезно для них, позволит познакомиться с форматом ретро и не навредит безопасности команды. #уменясработало

❓Часто ли на ваши встречи просятся наблюдатели? Что вы обычно делаете в таких случаях?
Саша💛

👩‍💻Профессия: Agile-коуч
❓Как Agile-коучи измеряют результаты своей работы?
❓Есть ли альтернативы аджайлу?
❓Что происходит с рынком скрам-мастеров: действительно ли он перегрет и что с этим делать?
❓Готовы ли аджайл-коучи брать ответственность за результат для компании?
❓Какую пятую ценность нужно добавить в аджайл манифест?

Недавно была опубликована панельная дискуссия с конференции Agile Days 2021, в рамках которой Евгения Чумачкова, Илья Любимов, Антон Зотин и Сергей Липчанский обсудили эти и другие острые вопросы о профессии. Если вам интересен agile-коучинг, предлагаем вам налить себе чашечку чая или кофе, и насладиться просмотром😊

🚀Кстати, мы (Саша Баптизманская и Женя Чумачкова) стали членами программного комитета следующей Agile Days, которая пройдет в марте 2022. Мы будем продюсерами трека Agile People, который объединяет темы работы с командами, психологических аспектов работы в Agile и сферу Agile HR. Мы давно и много говорим на эти темы, и рады, что теперь у нас есть возможность еще больше раскрыть тему людей в agile сообществе. Если вам есть, что сказать об этом, скорее подавайте заявку на сайте!

Ваши Саша и Женя💛💙