🆘 Как сделать бэкап данных и переехать в другое приложение

Экспорт данных 📌
Перейдите в настройки Notion: Workspace → Settings → Export all workspace content
Notion поддерживает экспорт данных в форматах HTML, Markdown и CSV. CSV используется для таблиц, а HTML и Markdown для страниц и документов.
По готовности вы получите уведомление в воркспейсе и письмо со ссылкой для скачивания файлов, которая будет активна в течение 7 дней.

Выбор формата 📂
HTML: Если документы не содержат таблиц, этот формат может подойти, но форматирование таблиц может быть нарушено
Markdown/CSV: Используйте Markdown для страниц и документов, а CSV для таблиц. Markdown лучше сохраняет структуру текста, а CSV — данные в табличном виде и БД (но не сохраняет формулы и рилейшены).
В экспорт включается карта сайта (index.html), которая поможет ориентироваться в воркспейсе в экспортированном формате.
В корне архива организована более менее понятная структура, но без галочки «Create folders for subpages» при экспорте рабочей среды вы можете столкнуться с беспорядком.

Проверьте экспорт 💻
Убедитесь, что экспорт прошел успешно и проверьте информацию на наличие битых (поврежденных) файлов, распаковывая архив и прокликивая документы.
Вам может потребоваться время, чтобы разобраться в файловой структуре, которую вы получите.

Что делать с этими файлами 📂
Вы можете загрузить их в другое приложение. Однако сам Notion не поддерживает автоматическое восстановление воркспейса через повторную загрузку экспортированных данных. Прямое воспроизведение рабочего пространства невозможно, согласно их документации.

Сколько длится экспорт ⏰
И в случае с резервным аккаунтом и экспортом может потребоваться значительное время из-за лимитов на дублирование, большого объема данных в воркспейсе, а также из-за нагрузки на сервера Notion из-за большого количества пользователей, совершающих выгрузку пространств. Закладывайте время на все эти манипуляции и проверку данных.

Из ответов поддержки не ясно, будут ли данные удалены и будет ли восстановлен доступ после снятия ограничений. Поэтому обязательно сделайте бэкап на своем устройстве.
❗️ UPD 29.08: Notion опубликовали разъяснения по блокировке

Что стоит знать об альтернативах и аналогах 🕧
Я не тестировала их, поэтому не могу порекомендовать конкретные сервисы. Тем не менее, множество платформ предлагает возможность импорта данных из Notion. Подбирайте платформу, исходя из своих конкретных нужд (бизнес-процессы, CRM для фриланса, личное планирование, конспекты и заметки). На мой взгляд, полного аналога на российском рынке пока нет. Помните о том, что на текущий момент нет смысла переезжать на другие зарубежные сервисы, поскольку в любой момент могут быть введены ограничения к аккаунтам из РФ.

Еще про экспорт вот здесь ⬆️

⬆️ Откуда Notion может знать регион аккаунта
⬆️ Как создать резервный аккаунт в Notion и перенести данные

#notion

Итак, что мы узнали про бэкап воркспейса через экспорт за сегодня, часть 2. Основная инструкция здесь (она же ч.1)

1. Экспорт может занять много времени 🕐
Время экспорта зависит от объема данных в вашем воркспейсе. В чатах комьюнити мелькали цифры от 3 до 12 часов (в частности, воркспейс на 12 гб ;)
Опыт админа: процесс (html) (1.5 гб) занял около 5 часов, второй экспорт (md) затянулся на 7 часов и слетел — ссылка на архив так и не пришла, а в настройках исчезло упоминание, что он вообще был запущен. UPD 29.08: экспорт md+csv (1 гб) выгрузился спустя 37 часов. Notion подтвердили ошибки с экспортом.
Если экспорт затянулся, проверяйте уведомления в самом Notion или на почте. И помните, что ссылка для скачивания архива действует только 7 дней, потом придется проделать всё заново 🤩

2. Невывоз со стороны Notion 💻
Вполне вероятно, что сервера ноушена не вывозят такой наплыв экспортёров, поэтому время ожидания экспорта и вероятность ошибок увеличивается

3. Архивы экспорта нужно проверять
Сейчас ноушен косячит и отдает архивы с ошибками. Чтобы проверить данные, надо распаковать архив и попробовать открыть документы. Если архив битый, файлы повреждены или ошибка экспорта, можно попробовать выгружать страницы группами — отдельно (три точки справа → export)

4. Нужно или не нужно держать вкладку открытой во время экспорта 💻
Экспорт данных происходит на серверах компании — их не нужно скачивать на компьютер непосредственно в момент экспорта. Процесс подготовки архива идет в облаке, и когда он завершится, вам придет ссылка на скачивание. В штатной ситуации закрытие вкладки или приложения не должно прерывать процесс экспорта.
Некоторые пользователи предполагают, что закрытие вкладки может выбросить запрос из очереди, в условиях высокой нагрузки на серверы — гипотетически, система может поставить в приоритет экспорты активных пользователей.
Если есть возможность — оставьте вкладку открытой. Но если нужно выключить компьютер, можно сделать это. Экспорт должен завершиться, даже если приложение будет закрыто.

5. Почему нельзя просто импортировать экспорт в новый аккаунт
В экспорте нет информации о роллапах, формулах, фильтрах, связях между базами данных. Это значит, что при импорте в новый аккаунт вы получаете лишь «голый» текст или значения в БД. Все сложные структуры, которые вы с любовью создавали — потеряются, и их придется восстанавливать вручную. Лучше воспользоваться стратегией дублирования страниц или копипаста.

❕ Важно: не откладывайте бэкап на последний момент!
Если вы хотите и дальше вносить изменения в воркспейс, все равно сделайте бэкап. В последние часы перед днем X будет ажиотаж желающих сделать экспорт воркспейса. Запустите процесс заранее, чтобы у вас было время на повторную попытку, если что-то пойдет не так при большом наплыве пользователей.

⬆️ Откуда Notion может знать регион аккаунта
⬆️ Как создать резервный аккаунт в Notion и перенести данные
⬆️ Как сделать бэкап данных и переехать в другое приложение
❗️ UPD 29.08: Notion опубликовали разъяснения по блокировке
#notion

Стоит ли «притворяться иностранцем»? 👸
Схема «притвориться иностранцем» (за нейминг способа — шатаут Алине), по мнению пользователей комьюнити, кажется самым надежным и быстрым вариантом.

Есть два варианта:
1. Более безопасно, но трудозатратнее: через импорт и экспорт, но, как я уже говорила, потеряются формулы и связи между БД, из-за чего придется восстанавливать структуру вручную.
2. Менее безопасно, но быстрее: методом копипаста и дублирования пространства. Существует небольшой риск, что копирование данных из аккаунта, который окажется под угрозой блокировки, может быть замечено, если вы давали доступ по email. Но точно никто не знает . С другой стороны, дупликейт и копипаст работает намного быстрее, нежели экспорт-импорт. Хотя, в случае с резервным аккаунтом может потребоваться время из-за лимитов на дублирование контента.

Получится ли перенести разом весь воркспейс?
Зависит от того, сколько блоков в рабочем пространстве. У админа не вышло, пришлось дублировать по частям из-за лимитов. Также замечена и другая проблема: невозможность что-либо вообще скопировать в новый аккаунт (something went wrong).
Как ни странно, способы создания резервного аккаунта (duplicate to и копипаст) работают совершенно по-разному. Кейс: через дублирование терялись ссылки на Google-диск, а всемогущий копипаст всё перенес.

На что еще обратить внимание 📌
Еще с утра поддержка сообщала, что «если аккаунт был зарегистрирован в РФ, то он закроется». Однако, если вы больше не проживаете в РФ, они рекомендуют именно экспортировать и импортировать воркспейс на новый аккаунт.
Позднее днем саппорт переобулся уточнил, что если вы в данный момент находитесь в другой стране, но недавно заходили в аккаунт из РФ, ограничения могут не коснуться аккаунта.
❗️ UPD 29.08: Notion опубликовали разъяснения по блокировке

⬆️ Регион аккаунта | Перенос данных: дублирование + копипаст | Экспорт бэкапа | Экспорт ч. 2
#notion

Почему нас волнует письмо от Notion? 💌
❗️ UPD 29.08: Notion опубликовали разъяснения по блокировке
Как отмечает коллега Родион, единственный способ заранее проверить, попадете ли вы в список юзеров, которым будет ограничен доступ — это следить за своей почтой на предмет получения того самого письма от Notion.
Как правило, письма от сервисов являются индикатором статуса аккаунта. Но и отсутствие уведомления, увы, не означает, что нас пронесёт.

Опрос показывает, что среди 263 участников сообщества Notion community, 93% респондентов не получили никаких уведомлений. То есть только 7% пользователей — получили. Интересно, что среди тех, кто получил письма счастья (по нашим скромным данным):
- шестеро использовали подписку, оплачиваемую картой российского банка до 2022 года;
- четверо использовали зарубежные банковские карты;
- трое пользовались бесплатными аккаунтами;
- два пользователя имели бесплатные аккаунты с почтой на Gmail.

Логику в том, как ноушен выбирает пользователей, пока что проследить сложно, так как её нет. Письма, о которых нам известно, пришли вчера около 9 вечера, а сегодня новых уведомлений не наблюдалось.

Почему?
📌 Задержка может быть связана с распределением нагрузки на почтовый сервис и письма отправляют частями
📌 Вероятно, в первую очередь письма получат пользователи, которые оформляли подписку, так как их легче идентифицировать

Нельзя исключать, что рассылка уведомлений продолжится, и мы получим письма (к сожалению, не из Хогвартса) позже.

⬆️ Регион аккаунта | Перенос данных: дублирование + копипаст | Притворяемся иностранцем ч.2 | Экспорт бэкапа | Экспорт ч. 2
#notion

И последний на сегодня — список всех постов и мем (который не мем, а моя жизнь) 🥺

1. А что случилось с Notion
2. Регион аккаунта
3. Перенос данных: дублирование + копипаст
4. Притворяемся иностранцем ч.2
5. Экспорт бэкапа
6. Экспорт ч. 2
7. Письма счастья

Сегодня для вас вещала Виктория, поддержать канал можно отсыпав реакций на посты или поделившись ими с друзьями!

#notion

⚡️ Проблемы с экспортом Notion

Ведется расследование - В настоящее время есть проблемы функцией экспорта Notion. Пользователи могут не иметь возможности экспортировать данные. Наши инженеры полностью сосредоточены на решении этой проблемы, и мы поделимся обновлениями как можно скорее.

Дополнение от админа: также недоступны экспорты, сделанные менее 7 дней назад — невозможно скачать по ссылке

Апдейт от 23:50:

Мы нашли решение проблемы, и в настоящее время оно внедряется

Апдейт от 04:54:

Проблема с функцией экспорта была решена.
Однако обратите внимание, что обработка текущего количества невыполненных запросов на экспорт может занять несколько часов.

#notion

Судя по тому, что мой кейс с утечкой данных Notion вызвал серьёзный интерес у 🔗русскоязычных пользователей .
И сюда заходят за новой информацией.

Придется дополнительно рассказать о ситуации из первых уст.

Небезразличная пользователь 📱Виктория Эберт даже написала подробную статью про мой Кейс на VC.ru
🔗Прочитать можно здесь


Возможно там его не удалят. Как сделали накануне с аналогичными постами в англоязычном сервисе reddit, где снесли все посты про кейс, руководствуясь тем, что кейс - ложь, распространяемая российскими ботами. Ну Ок)

На данный момент ситуация следующая:
- я описала всю ситуацию со слитыми на мой аккаунт чужими данными в техподдержку Notion
- предоставила по их запросу доступы к необходимой истории экспорта
- предоставила им скриншоты не моих материалов, которые попали ко мне
- после этого Notion резко остановил экспорт данных у всех пользователей и аннулировал ссылки на все экспортированные данные пользователей, что вызвало большое удивление у всех. Неизвестно, связано ли это с моим кейсов или нет… но совпадение интересное
- спустя сутки получила наконец ответ от Notion:

Thank you for reaching out yesterday and cooperating with our questions. As you may have seen from our status, we had an issue with our export function which has since been resolved. If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact us.

- обтекаемый ответ меня не устроил. спросила ребят в лоб - как чужие данные попали ко мне. И подтверждают ли они таким образом факт утечки данных их сервиса.

Ждём 😎
Stay tuned. Как говорится ✌️

ноушен: мы уходим из рф
также ноушен, который привязан на ящик в доменной зоне .ru: не упустите возможность попробовать plus plan
я: 🥺💻🥺🥺

всем привет! взяла небольшую паузу, чтобы забэкапить свои данные

Что произошло за это время❓
1. Оплаченные из РФ пространства действительно удалены. При попытке зайти высвечивается сообщение «This content does not exist»
2. Большинство пользователей выбросило из аккаунтов
3. Юзеры жалуются на невозможность залогиниться с российских IP — появляется сообщение «You may not access Notion from a prohibited jurisdiction»
4. Повторная авторизация через программу для обхода блокировок пока что спасает: после входа его можно выключить, и Notion продолжает работать
5. Приложение Notion убрали из AppStore в регионе РФ
6. Желтую плашку можно убрать с помощью блокировщика рекламы
7. Возможно, плашка говорит о том, что блокировка всё еще идет, так как официально санкции начинают действовать сегодня, 12.09
8. Новые аккаунты также создавать нельзя

Я пока остаюсь в Notion, как и планировала, но доверие к сервису слегка подтаяло. Поэтому решила пересмотреть, что и как я там храню — придется разбирать тонны информации, накопленной за 5 лет 💻

Пишите в комментариях — как у вас обстоят дела? Удалось ли освоиться на других платформах? Или пока заходите через сервис обхода блокировок?

Сегодня поговорим про то, как не утонуть в данных

Когда работа в Notion выходит за рамки двух БД, легко запутаться в своих заметках. Если начинают множиться похожие названия и поиск становится сложнее — пора пересмотреть систему.

На днях наткнулась на статью «Называйте ваши базы правильно», откуда почерпнула пару идей для навигации и стандартизации систем:

1️⃣ Используйте общую систему наименований для БД: если их несколько внутри разных проектов (например, отдельные списки задач). Полезно использовать префиксы — 2-3 буквы из названия проекта / основной базы).
Например: Work → W / tasks.
2️⃣ При назначении рилейшенов в списке страниц высвечиваются и шаблоны. В наименование шаблонов удобно добавлять префикс [Ш] или [T], чтобы сразу их видеть
3️⃣ Выстраивайте логику названий view в соответствии с примененными фильтрами. Не забывайте про функцию добавления описаний для представлений. Если у вас много БД, где вы работаете не одни, это сделает вкладки более очевидными

Больше нюансов можно прочитать в статье, которую перевела Мария.

Интересно, что говоря об упрощении работы, мы в каком-то смысле всё же усложняем систему. Но когда вы собираете всю жизнь в рабочем пространстве, со временем сущности начинают дублироваться, что-то уходит в архив (а это хочется сохранить, а не удалять бесследно). Сам поиск в ноушене не идеальный, с ним не всегда удобно работать. Поэтому проблему приходится решать, как обычно, через костыли)

Интересно узнать ваше мнение, пользуетесь ли вы единой системой или придерживаетесь минимализма в воркспейсе?