✍ اصول مهم مدیریت زمان

✅ بیش از حد توان کار نکنید
✅ یاد بگیرید سریع تر کار کنید
✅ از یک زمان سنج استفاده کنید
✅ کارهای غیرضروری را حذف کنید
✅ اهداف روزانه و روتین داشته باشید
✅ هرچه را می توانید برون سپاری کنید
✅ مهلت های معمول و منطقی تعیین کنید
✅ کارهای مشابه را در یک نوبت انجام دهید
✅ سخت ترین کارها را قبل از بقیه انجام دهید
✅ برای استراحت برنامه مشخصی داشته باشید
✅ عوامل حواس پرتی را به حداقل ممکن برسانید
✅ موقع انجام یک کار فقط روی همان کار تمرکز کنید

#مدیریت_زمان
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ برنامه ریزی و مدیریت زمان با تکنیک (GTD)

#مدیریت_زمان
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ برنامه ریزی و مدیریت زمان با تکنیک (GTD)

✅ تکنیک GTD یا Getting Things Done یک سیستم برنامه‌ ریزی و مدیریت زمان است که توسط #دیوید_آلن ابداع شده است. اساس این روش بر این است که اطلاعات نباید در مغز و ذهن و حافظه ما نگهداری شوند؛ زیرا ذهن ما محل تولید ایده است و نه محل نگهداری آن.

✅ وقتی‌که ما کارها، ایده‌ها، وظایف و سایر موارد را در ذهن خود نگهداری می‌کنیم، علاوه بر اینکه چون ظرفیت نگهداری آن محدود است، ممکن است آن را از دست بدهیم، باعث فشار و #استرس نیز خواهد شد. هم‌چنین این موضوع باعث می‌شود تا تصمیم‌گیری در مورد مواردی که واقعاً نیاز به توجه دارند نیز سخت‌تر شود.

✅ #سیستم_مدیریت_زمان و برنامه‌ ریزی به روش GTD به شما کمک می‌کند تا تمامی موارد ذهنی خود را به یک سیستم خارجی منتقل کرده، آن را سازمان‌دهی کنید تا بتوانید در زمان مناسب روی کار مناسب تمرکز کنید. درواقع با سیستم GTD دیگر نگران این نخواهید بود که کاری را فراموش کنید و یا از دست بدهید.

✅ شاید بپرسید چه کسانی می‌توانند #برنامه‌_ریزی به روش GTD را امتحان کنند. اول باید بگویم که GTD ارزشش را دارد که حداقل یک‌بار در زندگی آن را امتحان کنید. اگر فکر می‌کنید که در میان کارهای بسیار زیادی غرق شده‌اید، یا نگران این هستید که برخی موارد را از دست بدهید، امتحان کردن GTD بیش‌ازپیش ارزش پیدا می‌کند.

#مدیریت_زمان
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

✅ اگر شما هم جز آن دسته از افرادی هستید که هنوز #مدیریت_زمان را بلد نیستید ولی به تازگی از تاثیر به سزای این مهارت در امور آگاه شده اید و دیگر دوست ندارید که وقت کم بیاورید و یا انجام تکالیف و وظایفتان نیمه کاره به روز های آینده موکول شود، باید سعی کنید، تکنیک ها و راهکارهای مدیریت زمان را یاد بگیرید و این تکنیک ها را با خودتان تمرین کنید.

▪برقراری نظم
▪جذف عوامل مزاحم
▪تعیین اهداف روزانه
▪بهره بردن کافی از زمان
▪بالا بردن سرعت کار جاری
▪مرور وظایف انجام شده در آخر هفهت

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مهارت های لازم در مدیریت زمان

✅ در همین ابتدا باید بگوییم که مدیریت زمان (time management)، یک #مهارت است؛ مهارتی که این روز ها توجه انسان ها را به خود جلب کرده است و تبدیل به دغدغه ای برای فراگیری شده است.

✅ وقتی صحبت از مدیریت زمان می شود، اولین چیزی که به ذهن ما می رسد این است که باید زمان را مدیریت کرد. مدیریت زمان به طور کلی به شما این امکان را می دهد که از زمان تان به خوبی استفاده کنید تا عملکرد و بهره وریتان را افزایش دهید.

✅ در #مدیریت_زمان باید با یک برنامه ریزی درست، به زمان توجه داشته باشیم و فعالیت های روزانه ای که قرار است انجام دهیم را بین زمانی که داریم، تقسیم کنیم.

✅ شاید با خود فکر کنید، اگر زمان خیلی کمی در دست داشته باشیم چه، آیا باز هم #مدیریت زمان ممکن است؟ بله! اگر این مهارت را بلد باشید، مدیریت زمان کاملا امکان پذیر است.

▪برنامه ریزی
▪تهیه لیست
▪اولویت بندی
▪خواب به اندازه
▪تفویض اختیار امور

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مدیریت زمان و شناسایی اثرات کار در زمان های مختلف

هر کاری باید در زمان مناسب خود صورت پذیرد. اگر انسان در زندگی #مدیریت_زمان و برنامه ریزی مناسبی داشته باشد با در نظر گرفتن؛

▪توانایی های شخصی،
▪اقتضائات زمانی و مکانی و همچنین
▪در نظر گرفتن اثرات و پیامدهای کار در زمان های مختلف

می تواندامور خویش را به صورت مناسب و با نتایج بسیار مطلوب انجام خواهد داد.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ ماتریس مدیریت زمان استفن کاوی

✅ #ماتریس_مدیریت_زمان_استفن_کاوی (Stephen Covey) یک ابزار قدرتمند است که به ما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی مؤثرتری برای استفاده از زمان خود داشته باشیم. استفن کاوی، متخصص مطرح مدیریت زمان و نویسنده کتاب "هفت عادت افراد برتر"، این ماتریس را به عنوان یک ابزار اساسی برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان در زندگی شخصی و حرفه‌ای معرفی کرده است. در این مقاله، به معرفی و توضیح ماتریس مدیریت زمان استفن کاوی خواهیم پرداخت.

🔴 معرفی ماتریس مدیریت زمان استفن کاوی

ماتریس #مدیریت_زمان استفن کاوی شامل چهار بخش مختلف است که هر کدام نشان‌دهنده‌ی یک نوع وظیفه یا فعالیت هستند. این بخش‌ها عبارت‌اند از:

✅ اولویت بالا و فوری:

وظایفی که برای انجام آن‌ها اهمیت زیادی وجود دارد و نیاز به انجام فوری دارند. معمولاً این وظایف ضروری هستند و مربوط به مسائل فوری و اهمیت دارند. مثال‌هایی از این نوع وظایف می‌توانند مهمان ناگهانی در محیط کار یا مسائل اورژانسی در #زندگی_شخصی باشند.

✅ اولویت بالا و غیرفوری:

وظایفی که همچنان اهمیت زیادی دارند، اما مهلت زمانی برای انجام آن‌ها مشخص نیست. این نوع وظایف معمولاً مربوط به برنامه‌ریزی طولانی‌مدت و #اهداف_استراتژیک هستند که برای رسیدن به موفقیت طول زمانی بیشتری نیاز دارند.

✅ اولویت پایین و فوری:

وظایفی که فوریتهای کمتری دارند، اما به هر حال باید به آن‌ها توجه شود. این نوع وظایف معمولاً مربوط به مسائل کوچکتر یا درخواست‌های عادی در محیط کار و #زندگی روزمره هستند.

✅ اولویت پایین و غیرفوری:

وظایفی که اهمیت و فوریت های کمی دارند و می‌توان آن‌ها را به تعویق انداخت. این نوع #وظایف معمولاً مربوط به مسائل ناچیزتر و کم‌اهمیت‌تر هستند.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ اولویت‌بندی – ماتریس آیزن هاور

ماتریس یا جدول #مدیریت_زمان آیزن هاور که بعدها استفان کاوی هم آن را نقل کرد و گاهی به ماتریس استفان کاوی یا ماتریس مدیریت زمان مشهور است، الگوی خوبی به ما می‌دهد که نه تنها بدانیم الان چه کارهایی باید انجام دهیم، که بتوانیم بعضی کارها را به زمان یا فرد دیگری هم واگذار کنیم. با این الگو می‌توانیم تکلیف کارهای زیادی که سرمان خراب شده‌اند را مشخص کنیم!

✅ اساس کار این #ماتریس این است که کارهایمان را بر اساس اهمیت و فوریت، به ۴ دسته زیر تقسیم می‌کنیم:

▪غیر مهم و غیر فوری
▪غیر مهم ؛ اما فوری
▪مهم ؛ اما غیر فوری
▪مهم و فوری

🔺ماتریس مدیریت زمان استفان کاوی
🔻اولویت‌بندی با هرم مدیریت زمان

✅ اینکه برای کاری که الان داریم، چه تصمیمی باید بگیریم، کار سختی است! برای همین، ما در مجموعه #مدیران ایران ابزاری را برای این کار ساخته‌ایم به نام «هرم مدیریت زمان»

✅ #هرم_مدیریت_زمان بر اساس ماتریس آیزن هاور ساخته شده و روی ۴ وجه آن، به ترتیب اینها نوشته شده است:

▪حذف
▪واگذاری
▪زمان‌بندی
▪انجام

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ مهارت های نرم توسعه فردی و حرفه ای

▪مهارت های نرم به صورت همزمان هم به معنی ویژگی‌های شخصی و هم به معنی مهارت‌های میان‌فردی است که بر چگونگی کار کردن یک شخص یا تعامل او با دیگران تاثیر می‌گذارند. عبارت مهارت های نرم گستره وسیعی از مهارت‌ها را در بر می‌گیرد که می‌توانند در حوزه‌های گوناگون نظیر کار تیمی، #مدیریت_زمان، هم‌دردی و سرسختی کارآمد باشند.

✅ مهارت های نرم چیست؟

▪#مهارت_های_نرم در واقع مشخصه‌هایی فردی هستند که روی بهینگی شما در کار کردن و همینطور تعامل با دیگران تاثیر می‌گذارند. این مهارت‌ها باعث می‌شوند شکل دادن ارتباط با دیگران، ایجاد اعتماد، اتکا‌پذیری و مدیریت تیم‌ها شکلی بسیار آسان‌تر به خود بگیرند. در غایی‌ترین حالت، مهارت های نرم برای موفقیت شما در محیط‌های کاری آینده ضروری هستند و همین موضوع راجع به موفقیت شرکت‌ها و حتی زندگی شخصی شما هم مصداق دارد.

✅ چه کسی از مهارت های نرم استفاده می‌کند؟

▪برخی #حرفه‌_ها مانند سرویس‌های مخصوص مصرف‌کنندگان عملا مترادفی برای مهارت های نرم به حساب می‌آیند، اما این‌طور نیست که قشر محدودی را نیازمند کسب چنین دانشی به حساب آوریم و هرکسی می‌تواند فارق از حرفه شغلی خود از کمک مهارت های نرم در کار و زندگی برخوردار شود.

▪هر زمان که شما مشغول تعامل با یک همکار یا #مشتری می‌شوید، فرصتی برای استفاده از این نوع مهارت ها در اختیار دارید تا کار خود را آسان‌تر، بهتر و بهینه‌تر به انجام برسانید. مدیریت زمان، تطبیق یافتن با شرایط تازه و کار کردن بهینه تحت فشار، همگی مهارت های نرمی هستند که هر محیط کاری با هر میزان تجربه میان کارمندان را دگرگون می‌سازند.

✅ چرا مهارت های نرم اهمیت دارند؟

▪برای به دست آوردن و نگه داشتن یک #سمت_شغلی، شما معمولا نیازمند به نمایش درآوردن مجموعه‌ای از مهارت‌های فنی خواهید بود. دندان‌پزشکان باید بدانند که چطور می‌توان حفره دندان‌ها را پر کرد.

▪منشی‌ها معمولا باید قادر به تایپ بیش از ۱۰۰ کلمه در هر دقیقه باشند. حسابداران هم باید مدارک و جوازهای لازم برای کار خود را دریافت کرده باشند تا یک سازمان به آن‌ها در رسیدگی به #امور_مالی اعتماد کند.

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ افق زندگی و تعصبات زمانی
#دکتر_مهدی_یاراحمدی_خراسانی

✅ در کتابی با عنوان «تعصبات زمانی: نظریه‌ای برای برنامه‌ریزی منطقی و استمرار شخصی» فیلسوفی از دانشگاه نوتردام هلند با نام #مگان_سالیوان در ارتباط با مقوله تعصبات زمانی نظریه قابل توجهی ارائه می دهد.

✅ وی می گوید ما نسبت به زمان متعصب هستیم، به این معنی که #ترجیحات بی‌موردی در مورد زمان وقوع حوادث داریم. وی در این رابطه چند نوع تعصب را مطرح می کند:

▪تعصب نزدیک:

اگر شما «تعصب نزدیک» داشته باشید در این حالت ذرت بوداده را زمانی که فیلم هنوز شروع نشده، می‌خورید؛ با این‌که اگر منتظر بمانید، لذت بیشتری خواهید برد.

▪تعصب آینده:

اگر «تعصب آینده» داشته باشید از کار ناخوشایندی که فردا باید انجام دهید ناراحت هستید، با این‌که از یادآوری کاری به همان اندازه ناخوشایند که دیروز انجام داده‌اید، ناراحت نخواهید شد.

▪تعصب ساختاری:

زمانی که «تعصب ساختاری» دارید ترجیح می‌دهید تجربیات‌تان شکل زمانی مشخصی داشته باشند: تعطیلات‌تان را طوری برنامه‌ریزی می‌کنید که بهترین قسمت آن در پایان تعطیلی اتفاق بیفتد.

▪تعصب قریب الوقوع:

شاید بزرگ‌ترین خطای زمانی ما تعصب قریب‌الوقوع باشد. غنی اهمیت دادن بیش از اندازه به آنچه قرار است اتفاق بیفتد و توجه بسیار اندک به آینده. با این حال بیشتر اوقات این اتفاق می‌افتد که همان‌طور که اقتصاددانان می‌گویند ما ارزش چیزی را که قرار است اتفاق بدهد، بسیار نادیده می‌گیریم. این تعصب گریبان ما را در تصمیمات هر روزه می‌گیرد. هنگام برنامه‌ریزی برای آینده دور خونسرد و منطقی عمل می‌کنیم، اما با نزدیک شدن وسوسه‌ها کنترل‌مان را از دست می‌دهیم.

✅ #سالیوان اعتقاد دارد همه این تعصبات زمانی امری نادرست است. برای همین وی موضوع مهم «بی‌طرفی زمانی» را مطرح می نماید. بی طرفی زمانی یعنی نوعی عادت ذهنی که به گذشته، حال و آینده وزنی برابر می‌بخشد. در همین راستا او با بیان نکات مهم دو اصل تصمیم‌گیری منطقی به استدلال‌های خود در بی‌طرفی زمانی می‌رسد:

▪#اصل_موفقیت:

بر اساس اصل #موفقیت، یک فرد منطقی ترجیح می‌دهد زندگی‌اش هر چه بهتر پیش رود؛

▪#اصل_غیراختیاری_بودن:

بر اساس اصل غیراختیاری‌بودن، ترجیحات یک شخص منطقی نسبت به تفاوت‌های اتفاقی حساس نیست. #سالیوان معتقد است تعهد به منطقی بودن ما را نسبت به زمان بی‌طرف‌تر می‌کند و بی‌طرفیِ زمانی به ما کمک می‌کند تا درباره مشکلات روزمره بهتر فکر کنیم.

✅ اغلبِ ما بیشتر اوقات جای دیگری غیر از زمان حال حضور داریم. گذشته، حال، آینده؛ تاریخ، امسال، دهه‌های آینده. چطور باید در ذهن‌مان میان آنها تعادل برقرار کنیم؟ مدت زمان یک تجربه‌ لمس‌شده بین دو تا سه ثانیه است؛ تقریباً به همان میزانی که طول می‌کشد. همه چیزهای پیش از آن متعلق به «خاطره» است و همه چیزهای بعدی «انتظار».

✅ این‌که زندگی ما در این پنجره کوچک و متحرک سپری می‌شود واقعیتی عجیب و تقریبا غیرقابل‌فهم است. کسانی که تمرینات مراقبه انجام می‌دهند تلاش می‌کنند ذهن خود را حین این کار استراحت دهند. بقیه ما شاید در بعضی لحظات خاص از زمان حال با موقعیت مشابهی مواجه شویم.

✅ برای مدیریت مناسب ذهن، روح، روان و رفتار در ارتباط با مقوله ی زمان باید ضمن کنار گذشتن تعصبات زمانی و گرفتاری در دام های افراطی تعصبات باید نسبت به مقوله ی #زمان در زندگی خود سه اصل مهم:

▪آموختن از گذشته،
▪زندگی کردن در حال و
▪برنامه ریزی برای آینده

را در نظر داشته باشیم. این مهم به ما کمک می کند ضمن بهره گیری حداکثری از زمان در اختیار خود از گذشته درس بگیریم اشتباهات قبلی خود را تکرار نکنیم و نسبت به افق پیش رو و آینده ی احتمالی که در پیش روی ماست خوش بین، هدفمند و دارای برنامه باشیم. زمان هرکسی از #ارزش خاصی برخوردار است.

✅ مهارت‌های ضعیف #مدیریت_زمان می‌تواند مشکلات زیادی از جمله کمبود خواب، نارضایتی، مشکلات سلامتی و اضطراب را به همراه داشته باشد. داشتن زمان کم برای انجام وظایف شغلی می‌تواند هر کسی را مضطرب کند. مهارت‌های مدیریت زمان (برنامه‌ریزی، اولویت بندی کارها، تنظیم زمان خواب و دانلود برنامه‌های افزایش بهره‌وری) می‌توانند به بهبود بهره‌وری از زمان کمک کنند.

🔺منبع: #هفته_نامه_نخست،
🔻پنجشنبه ۲۷ اردیبهشت ماه ۱۴۰۳، شماره ۱۰۱۰

#تحلیل_مسائل_روز
#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ سی فرمول پیشرفت

🔴 #توسعه_فردی

▪کمک گرفتن
▪هدفمند بودن
▪مسئولیت پذیری
▪آمادگی برای تغییر
▪یـادگیری از دیگران
▪پذیرفتن چالش ها

🔴 #تعیین_اهداف

▪حفظ انگیزه
▪بازخوردگیری
▪تطبیق با شرایط
▪تعیین اولویت ها
▪برنامه ریزی برای هدف
▪تعیین مهلت برای کارها

🔴 #مدیریت_زمان

▪برون سپاری
▪نه گفتن به دیگران
▪برنامـه ریزی از قبل
▪مقابله با اهمال کاری
▪حذف حواس پرتی ها
▪استفاده از قانون ۲۰ / ۸۰

🔴 #اعتماد_به_نفس

▪خودمراقبتی
▪مثبت اندیشی
▪اجتناب از کمال گرایی
▪پذیرفتن ایرادهای فردی
▪شناسایی استعداد فردی
▪عدم مقایسه خود با دیگران

🔴 #خوددوستی

▪سفرکردن
▪ورزش و مراقبه
▪رژیم غذایی سالم
▪خواب خوب و استراحت
▪داشتن تفریـح و سرگرمی
▪اهمیت دادن به موفقیت ها

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar

✍ تکنیک های استخدام زمان

✅ همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.

✅ مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که می‌تواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.

✅ #مدیریت_زمان یا Time Management یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست. بر همین اساس تکنیک هایی وجود دارد که بتوانید بر اساس آن زمان را به استخدام خود در آورید. مهم ترین این تکنیک ها عبارتند از:

1⃣ اهداف تان را بشناسید و اولویت بندی کنید
2⃣ لیست کارها و فعالیت های روزانه خود را بنوسید
3⃣ هر کار بزرگ را به چند کار کوچک و متناسب تقسیم کنید

4⃣ برای هر یک از کارهایتان زمان محدود مشخص کنید
5⃣ برخی از کارهایتان را برون سپاری نمایید
6⃣ کارها را طبق اولویت انجام دهید

#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar