✍ قبل از اصلاح ساختار
#دکتر_مهدی_یاراحمدی_خراسانی

✅ هر چند سال هاست از شکل گیری شوراهای اسلامی شهر می گذرد و اکنون در دوره ششم حیات آن هستیم اما به دلیل پیچیدگی و تنوع تکالیف و وظایف #مدیریت_شهری از یک سو و تغییرات مکرر سیاسی در ترکیب شوراها از سوی دیگر، شهرداری های کشور کماکان ساختار سازمانی منسجم و با ثبات ندارند. البته بخشی از این اتفاق به دلیل تخلف بسیاری از شهرداری ها خصوصاً در کلان شهرها از ساختارهای مصوب است که سبب گردیده است به موازات نمودار سازمانی قانونی ساختارهایی اجرایی شکل بگیرند که نظم قانونی سیستم را از این حیث خدشه دار نمایند. اما سئوال اساسی در نظام تشکیلات و روش ها این است که به راستی چه موقعی زمان اصلاح ساختار فرا می رسد؟ پاسخ به این پرسش از دیدگاه صاحب نظران مختلف خصوصاً با تولد ساختارهای متداخل و ارگانیک متفاوت است اما تقریباً بیشتر آن ها بر یک روند علمی در این راستا اتفاق نظر دارند. مسیر تحول سازمانی به ترتیب زیر دنبال می گردد:

1⃣ #تازه_گردانی:

بسیاری از موارد ناکارآمدی سازمانی حاصل بی انگیزگی کارکنان، فرسایشی شدن امور و کسالت سازمانی است که با رویکرد «تازه گردانی» شامل مواردی همچون؛ «غنی سازی و توسعه شغل، چرخش شغلی، حل تعارضات سازمانی و عوامل برانگیزاننده» رفع می گردد.

2⃣ #بهبود_فرایندها_و_روش_ها:

تازه گردانی بسیاری از عوامل نابسامانی سازمان را مرتفع می سازد. اما اگر کارگر نیفتاد می توان از طریق اصول سیستم مدیریت کیفیت به بهبود، بازبینی و اصلاح فرایندها و روش ها برای ایجاد روندی بهتر اقدام کرد.

3⃣ #سازماندهی_مجدد:

سازماندهی مجدد اتفاقی است که اگر به صورت مناسبی صورت پذیرد نیاز به اصلاح ساختار سازمانی نخواهد بود. سازماندهی مجدد شامل بازبینی در چگونگی «هماهنگی سازمانی، تفکیک دوایر اداری و شرح وظایف قانونی پست ها» می باشد.

4⃣ #اصلاح_ساختار:

در بسیاری موارد با انجام سه مرحله قبل نیازی به اصلاح ساختار نخواهد بود. اما در صورتی که مراحل قبل به شکل علمی و دقیق انجام شد و کماکان نارسایی ها وجود داشت موضوع اصلاح ساختار مطرح می شود.

5⃣ #انقلاب_کیفیت:

اگر در سازمانی تمامی موارد فوق صورت پذیرفت و کماکان سیستم دچار ناکارآمدی و عدم تحقق اهداف خود بود باید انقلاب کیفیت به معنای تغییرات بنیادین در کلیه ساختارها، روش ها و فرایندها صورت پذیرد.

✅ اتفاقی که در #شهرداری_های_کشور رخ داده است عدم رعایت اولویت موارد بالا است. به شکلی که در بسیاری موارد ساده ترین راه برای اصلاح امور را در بازبینی ساختار دیده اند و از روند علمی و منطقی آن خارج گردیده اند. هر چند «ساختار در خدمت راهبرد» است اما باید توجه داشت که چرخه حیات آن و روند زمانی و علمی برای تغییرات مورد نیاز آن باید مورد توجه مدیران و تصمیم گیران قرار گیرد.

🔺منبع: #روزنامه_شهرآرا،
🔻یکشنبه ۲۲ اسفند ۱۴۰۰، شماره ۳۶۲۷
www.modiryar.com

@modiryar

✍ چرخه عمر مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار، یکی از کلیدی ترین اقدامات در چرخه سیستم سازی سازمان ها است و البته یکی از چالشی ترین اقدامات هم محسوب می شود. بسیاری از #کارآفرینان و #مدیران به اشتباه تصور می‌کنند انجام هر اقدامی جهت بهبود فرآیندها هزینه زیادی دارد یا فقط برای برندهای بزرگ تجاری ارزش دارد، که این گونه نیست. هزینه های بهبود فرایندها بر اساس ابعاد و عمر تجارت متغیر و متناسب است، اما نکته بسیار مهم در خصوص اتخاذ این تصمیم استراتژیکی مدیران است که می‌تواند تحول بزرگی در نحوه انجام کارها و رسیدن به اهداف سازمان ایجاد کند.

🔴 چهار فاز عمومی مدیریت فرایند کسب و کار

در ادامه می خواهیم چهار فاز عمومی #مدیریت_فرایند که غالبا در تمام استانداردها وجود دارد را بررسی کنیم، هدف از این مرور درک عمومی چرخه فرایند است که از چه نقطه ایی آغاز میشود، چه فازهای درونی دارد و در نهایت به دنبال چه خروجی هستیم:

1⃣ طراحی فرایند (Process Design)

#فاز_طراحی_فرایند شامل جمع آوری اطلاعات و پردازش آنها به منظور درک گردش کار، افراد و واحدهای مالک فعالیت و درک فرآیندهای موجود و طراحی فرآیندهای بهینه، و در نهایت مدل‌سازی فرایندهای به منظور درک بهتر فرایندها میباشد، در طراحی فرایند هدف اصلی همسویی فرایندها با زنجیره ارزش سازمان است.

2⃣ اجرای فرایند (Process Execution)

از آنجایی که قرار است فرایند های مدل شده در مرحله قبل اجرایی شوند، پس لازم است در اختیار همه #ذینفعان مرتبط قرار بگیرد، فیدبک های لازم دریافت شود و در نهایت توسط یکی از نرم افزارهای مناسب در فاز اجرایی قرار بگیرد.

3⃣ پایش و نظارت فرایند (Process Monitoring)

در این فاز فرایندهای اجرا شده به صورت عملیاتی بررسی میشوند؛ از نظر زمان، تعداد رخدادها، افراد و واحدهای درگیر و موارد دیگر جهت بهبود کارایی آنها و این کار به صورت مستمر انجام میشود تا هرگونه انحراف از اهداف مشخص شود و پس از #علت_یابی، راه‌حل‌های آن مشخص گردد.

4⃣ بهبود فرایند (Process Improvement)

#بهبود_فرایندها به معنی کاهش گپ بین فرایندهای موجود و فرایندهای ایده آل میباشد، این یک فاز تکرار شونده هست که به واسطه گزارشات دریافتی و نظارت دائمی فرایندها را به حالت بهینه نزدیک می کند.


#پایگاه_جامع_مدیریار

www.modiryar.com

@modiryar