مدیریار | Modiryar
دسترسی داده و آگاهی نسبت به فرآیند ✍ ترجمه: #دکتر_مهرداد_کرمانی #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
دسترسی داده و آگاهی نسبت به فرآیند
✍ ترجمه: #دکتر_مهرداد_کرمانی
✅ یکی از راههای #ارزیابی_فرآیندها جهت انتخاب برای انجام فرآیندکاوی، ارزیابی و میزان دسترسی به دادههای آن و سطح آگاهی نسبت به آن فرآیند است. دسترسی به دادهها ناظر به وجود یا عدم وجود سیستمهای اطلاعاتی در سازمان است که پیاده سازی فرآیند را پشتیبانی نموده و دادههای حاصل از اجرای فرآیند را ذخیره نماید.
✅ آگاهی نسبت به فرآیند نیز ناظر به #اطلاعات_کارکنان در مورد چیستی و ماهیت فرآیند است.در شکل ۴ موقعیتی که ناظر به دو معیار مذکور ممکن است به وجود آید آورده شده است. موقعیتهای ۴ گانه در ادامه توضیح داده شده‌اند:
1⃣ موقعیت پایین – چپ:
دسترسی کم به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند
✅ دسترسی کم به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند در خصوص برخی از فرآیندهای #سازمان_ها نه تنها اطلاعاتی خاص در مورد اجرایی شدن آنها در سیستمهای اطلاعاتی وجود ندارد بلکه فرآیند نیز به طور مشخص تعریف و مشخص نگردیده است.
✅ درخصوص این دسته از #فرآیندها که فرآیندهای غیرساخت یافته نیز نامیده میشوند، تمرکز باید بر روی تعریف، مستندسازی و تصویب فرآیندها در سطح سازمان باشد. این گام پیش‌نیاز تبدیل این فرآیندها به فرآیندهای تکرار شونده و یا بکارگیری سامانههای اطلاعاتی در اجرای فرآیندها است.
🔴 میزان تناسب برای فرآیندکاوی:
#فرآیندهای_غیرساخت_یافته تناسب کمی برای انجام فرآیند کاوی داشته و دلیل آن عدم وجود دادههای کافی و عدم وجود درک دقیق از فرآیند در سازمان است.
2⃣ موقعیت بالا – راست:
دسترسی کم به دادهها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند
✅ بسیاری از فرآیندها در سازمانها وجود دارند که علیرغم اینکه به خوبی تعریف و تصویب شده‌اند ولی هنوز به صورت دستی در سازمانها اجرا میگردند.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
از آنجا که دادهای در دسترس نیست، لذا فرآیندهای دستی را بطور مستقیم نمیتوان مورد فرآیندکاوی قرارداد. اما به دلیل وجود آگاهی زیاد نسبت به فرآیند دو اقدام زیر پیشنهاد میگردد:
▪️الف: درحال حاضر دادههای اجرا شده فرآیند را از روی اسناد پشتیبان کنندهی فرآیندها (مانند فرمهای سازمانی، مکاتبات اداری و…) جمع آوری نموده و با استفاده از آنها #فرآیندکاوی در خصوص آن فرآیندها صورت پذیرد. با توجه به نظریهی بالا، جمع آوری داده درخصوص این فرآیندها میبایست مباحثی مانند تعمیم‌پذیری و قابلیت اطمینان نتایج را در نظر گرفت و سپس به انتخاب برخی از پروندهها جهت جمع‌آوری داده پرداخته شود.
▪️ب: در فاز #دیجیتال_سازی نیز به این امر دقت شود که این امر به گونهای صورت پذیرد که دادههای اجرایی شدن فرآیندها ذخیره سازی شده تا بتوان در آینده از ابزارهای فرآیندکاوی جهت تحلیل فرآیند استفاده نمود.
3⃣ موقعیت پایین – راست:
دسترسی زیاد به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند
✅ برخی از #فرآیندهای_سازمانی وجود دارند که توسط سامانههای اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیرساخت یافته بوده و سامانههای اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیر ساخت‌یافته بوده و سامانههای اطلاعاتی اجازهی رفتاری کاملا منعطف به کارکنان میدهند.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
شناسایی و تحلیل #فرآیندهای_مبهم سازمانی یکی از کاربردهای بسیار جذاب فرآیندکاوی است. از آنجا که دادههای اجرای فرآیند موجود بوده، انجام فرآیندکاوی شناخت دقیق از فرآیند در اختیار سازمان قرار دهد و حالات مختلف فرآیند را مورد تحلیل قرار دهد.
4⃣ موقعیت بالا – راست:
دسترسی زیاد به دادهها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند
✅ زمانی که فرآیندی به خوبی تعریف و تصویب شده و سیستمهای اطلاعاتی موجود در سازمان، اجرای آن را پشتیبانی مینمایند، آن فرآیند یک #فرآیند_اتوماتیک است. البته در سطوح مختلف میتواند متفاوت باشد.
✅ مثلاً یک سامانه ERP دیجیتال شده را در نظر بگیرید که بخشی از اقدامات هنوز به صورت دستی در آن انجام میگیرد. در این سامانه از آنجا که کارکنان سازمان باید ورود اطلاعات انجام دهند (ولی پس از ورود اطلاعات موتور اجرایی #سامانه به طور خودکار اطلاعات را برای فرد بعدی ارسال مینماید)، این سامانه دارای سطح پایینی از خودکارسازی است.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
#فرآیند_کاوی ابزاری بسیار کاربردی برای این دسته از فرآیندهاست. البته باید دانست که هرچه فرآیند دارای سطح بالاتری از خودکارسازی باشد آنگاه بکارگیری فرآیندکاوی جهت بهینه سازی جذابیت کمتری خواهد داشت و در این دسته از فرآیندهای کاملا خودکار، فرآیندکاوی را جهت نظارت بر فرآیند و پایش عملکرد آن مورد استفاده قرار دهند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
✍ ترجمه: #دکتر_مهرداد_کرمانی
✅ یکی از راههای #ارزیابی_فرآیندها جهت انتخاب برای انجام فرآیندکاوی، ارزیابی و میزان دسترسی به دادههای آن و سطح آگاهی نسبت به آن فرآیند است. دسترسی به دادهها ناظر به وجود یا عدم وجود سیستمهای اطلاعاتی در سازمان است که پیاده سازی فرآیند را پشتیبانی نموده و دادههای حاصل از اجرای فرآیند را ذخیره نماید.
✅ آگاهی نسبت به فرآیند نیز ناظر به #اطلاعات_کارکنان در مورد چیستی و ماهیت فرآیند است.در شکل ۴ موقعیتی که ناظر به دو معیار مذکور ممکن است به وجود آید آورده شده است. موقعیتهای ۴ گانه در ادامه توضیح داده شده‌اند:
1⃣ موقعیت پایین – چپ:
دسترسی کم به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند
✅ دسترسی کم به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند در خصوص برخی از فرآیندهای #سازمان_ها نه تنها اطلاعاتی خاص در مورد اجرایی شدن آنها در سیستمهای اطلاعاتی وجود ندارد بلکه فرآیند نیز به طور مشخص تعریف و مشخص نگردیده است.
✅ درخصوص این دسته از #فرآیندها که فرآیندهای غیرساخت یافته نیز نامیده میشوند، تمرکز باید بر روی تعریف، مستندسازی و تصویب فرآیندها در سطح سازمان باشد. این گام پیش‌نیاز تبدیل این فرآیندها به فرآیندهای تکرار شونده و یا بکارگیری سامانههای اطلاعاتی در اجرای فرآیندها است.
🔴 میزان تناسب برای فرآیندکاوی:
#فرآیندهای_غیرساخت_یافته تناسب کمی برای انجام فرآیند کاوی داشته و دلیل آن عدم وجود دادههای کافی و عدم وجود درک دقیق از فرآیند در سازمان است.
2⃣ موقعیت بالا – راست:
دسترسی کم به دادهها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند
✅ بسیاری از فرآیندها در سازمانها وجود دارند که علیرغم اینکه به خوبی تعریف و تصویب شده‌اند ولی هنوز به صورت دستی در سازمانها اجرا میگردند.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
از آنجا که دادهای در دسترس نیست، لذا فرآیندهای دستی را بطور مستقیم نمیتوان مورد فرآیندکاوی قرارداد. اما به دلیل وجود آگاهی زیاد نسبت به فرآیند دو اقدام زیر پیشنهاد میگردد:
▪️الف: درحال حاضر دادههای اجرا شده فرآیند را از روی اسناد پشتیبان کنندهی فرآیندها (مانند فرمهای سازمانی، مکاتبات اداری و…) جمع آوری نموده و با استفاده از آنها #فرآیندکاوی در خصوص آن فرآیندها صورت پذیرد. با توجه به نظریهی بالا، جمع آوری داده درخصوص این فرآیندها میبایست مباحثی مانند تعمیم‌پذیری و قابلیت اطمینان نتایج را در نظر گرفت و سپس به انتخاب برخی از پروندهها جهت جمع‌آوری داده پرداخته شود.
▪️ب: در فاز #دیجیتال_سازی نیز به این امر دقت شود که این امر به گونهای صورت پذیرد که دادههای اجرایی شدن فرآیندها ذخیره سازی شده تا بتوان در آینده از ابزارهای فرآیندکاوی جهت تحلیل فرآیند استفاده نمود.
3⃣ موقعیت پایین – راست:
دسترسی زیاد به دادهها و آگاهی کم نسبت به فرآیند
✅ برخی از #فرآیندهای_سازمانی وجود دارند که توسط سامانههای اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیرساخت یافته بوده و سامانههای اطلاعاتی پشتیبانی شده اما آنها کاملا غیر ساخت‌یافته بوده و سامانههای اطلاعاتی اجازهی رفتاری کاملا منعطف به کارکنان میدهند.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
شناسایی و تحلیل #فرآیندهای_مبهم سازمانی یکی از کاربردهای بسیار جذاب فرآیندکاوی است. از آنجا که دادههای اجرای فرآیند موجود بوده، انجام فرآیندکاوی شناخت دقیق از فرآیند در اختیار سازمان قرار دهد و حالات مختلف فرآیند را مورد تحلیل قرار دهد.
4⃣ موقعیت بالا – راست:
دسترسی زیاد به دادهها و آگاهی زیاد نسبت به فرآیند
✅ زمانی که فرآیندی به خوبی تعریف و تصویب شده و سیستمهای اطلاعاتی موجود در سازمان، اجرای آن را پشتیبانی مینمایند، آن فرآیند یک #فرآیند_اتوماتیک است. البته در سطوح مختلف میتواند متفاوت باشد.
✅ مثلاً یک سامانه ERP دیجیتال شده را در نظر بگیرید که بخشی از اقدامات هنوز به صورت دستی در آن انجام میگیرد. در این سامانه از آنجا که کارکنان سازمان باید ورود اطلاعات انجام دهند (ولی پس از ورود اطلاعات موتور اجرایی #سامانه به طور خودکار اطلاعات را برای فرد بعدی ارسال مینماید)، این سامانه دارای سطح پایینی از خودکارسازی است.
🔴 میزان تناسب برای انجام فرآیندکاوی:
#فرآیند_کاوی ابزاری بسیار کاربردی برای این دسته از فرآیندهاست. البته باید دانست که هرچه فرآیند دارای سطح بالاتری از خودکارسازی باشد آنگاه بکارگیری فرآیندکاوی جهت بهینه سازی جذابیت کمتری خواهد داشت و در این دسته از فرآیندهای کاملا خودکار، فرآیندکاوی را جهت نظارت بر فرآیند و پایش عملکرد آن مورد استفاده قرار دهند.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
مدیریار | Modiryar
✍ اثربخشی پروژه و ارتباط آن با رفتار سازمانی #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar
✍ اثربخشی پروژه و ارتباط آن با رفتار سازمانی
▪#اثربخشی_پروژه بکارگیری سیستماتیک منابع، دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در سطوح مختلف پروژه فرد، گروه و سازمان پروژه در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت و همسو سازی با اهداف و برنامه های کلان سازمان می باشد.
▪با بررسی متغیرهای موجود در سطوح مختلف یک #پروژه می توان به این نتیجه رسید که عوامل رفتاری در یک سازمان به عوامل زیادی از بیرون و از درون سازمان ارتباط دارد و نمی توان به داشتن فقط چند معیار و شاخص بسنده کرد ولی شروع این کار مهمتر می باشد و بهبود اجرای کار مسلماٌ از برداشتن قدم اول حاصل می شود.
✅ متغیرهای رفتاری سازمانی
▪ با بررسی انجام شده می توان عوامل تاثیر گذار بر متغیرهای موجود اشاره کرد و به این نتیجه رسید که هر متغیر در سطوح مختلف (فرد، گروه، سازمان) چه تاثیری بر اثر بخشی پروژه در سه حوزه زمان، هزینه و #کیفیت دارد.
▪به عنوان مثال #فرآیندهای_سازمانی تاثیر مستقیم بر زمان و هزینه های پروژه دارد. و یا رضایت شغلی یکی از متغیر های اصلی تاثیر گذار بر سه شاخص اصلی پروژه می باشد. میتوان در یک جلمه گفت تمامی این متغیر ها بر سه شاخص اصلی پروژه یعنی زمان ، هزینه و کیفیت ارتباط مستقیم دارد.
▪در سازمان های “سبز″ که #فرآیندهای_پروژه محور را ترویج می کنند، مدیران پروژه های کامل و قاطع در تمامی سازمان جهت اجرای پروژه ها حضور دارند. در این مفهوم، “سبز″ به معنی محیطی که انگیزش افراد و تیم ها را از بین نمی برد. این محیط به افراد این اجازه را می دهد تا بصورت طبیعی کار کنند.
✅ مثال هایی از یک محیط سبز سازمانی شامل موارد زیر است:
▪همکاری بجای رقابت
▪اعتماد بین کارمندان و مدیران
▪افرادی که بصورت کامل و مداوم با دیگران ارتباط برقرار می کنند.
▪درک رایج و مشترک از اهداف که معنا و دلیل فعالیت ها را ارائه می کند.
▪یک چشم انداز به اشتراک گذاشته شده که منجر به شفافیت در تهیه دستورالعمل های کاری می شود.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar
▪#اثربخشی_پروژه بکارگیری سیستماتیک منابع، دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در سطوح مختلف پروژه فرد، گروه و سازمان پروژه در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت و همسو سازی با اهداف و برنامه های کلان سازمان می باشد.
▪با بررسی متغیرهای موجود در سطوح مختلف یک #پروژه می توان به این نتیجه رسید که عوامل رفتاری در یک سازمان به عوامل زیادی از بیرون و از درون سازمان ارتباط دارد و نمی توان به داشتن فقط چند معیار و شاخص بسنده کرد ولی شروع این کار مهمتر می باشد و بهبود اجرای کار مسلماٌ از برداشتن قدم اول حاصل می شود.
✅ متغیرهای رفتاری سازمانی
▪ با بررسی انجام شده می توان عوامل تاثیر گذار بر متغیرهای موجود اشاره کرد و به این نتیجه رسید که هر متغیر در سطوح مختلف (فرد، گروه، سازمان) چه تاثیری بر اثر بخشی پروژه در سه حوزه زمان، هزینه و #کیفیت دارد.
▪به عنوان مثال #فرآیندهای_سازمانی تاثیر مستقیم بر زمان و هزینه های پروژه دارد. و یا رضایت شغلی یکی از متغیر های اصلی تاثیر گذار بر سه شاخص اصلی پروژه می باشد. میتوان در یک جلمه گفت تمامی این متغیر ها بر سه شاخص اصلی پروژه یعنی زمان ، هزینه و کیفیت ارتباط مستقیم دارد.
▪در سازمان های “سبز″ که #فرآیندهای_پروژه محور را ترویج می کنند، مدیران پروژه های کامل و قاطع در تمامی سازمان جهت اجرای پروژه ها حضور دارند. در این مفهوم، “سبز″ به معنی محیطی که انگیزش افراد و تیم ها را از بین نمی برد. این محیط به افراد این اجازه را می دهد تا بصورت طبیعی کار کنند.
✅ مثال هایی از یک محیط سبز سازمانی شامل موارد زیر است:
▪همکاری بجای رقابت
▪اعتماد بین کارمندان و مدیران
▪افرادی که بصورت کامل و مداوم با دیگران ارتباط برقرار می کنند.
▪درک رایج و مشترک از اهداف که معنا و دلیل فعالیت ها را ارائه می کند.
▪یک چشم انداز به اشتراک گذاشته شده که منجر به شفافیت در تهیه دستورالعمل های کاری می شود.
#پایگاه_جامع_مدیریار
www.modiryar.com
@modiryar