Секреты успешных компаний: Почему внедрение информационных систем - ключ к успеху в закупках Некоторые компании сталкиваются с проблемой централизации закупок. У них могут быть различные отделы и филиалы, а иногда они даже объединены в группу из основной компании и нескольких мелких дочерних организаций.

Централизация закупок помогает упорядочить процессы и предоставляет больше возможностей для массовых закупок. Это, в свою очередь, позволяет сэкономить на закупках благодаря использованию масштабного эффекта и получить лучшие условия у поставщиков

На практике многие организации, особенно малые предприятия, широко используют следующие инструменты

1. Электронные таблицы (например, Google Sheets или Microsoft Excel):

- Для контроля поставок создаются электронные таблицы, где отображаются все заявки на закупку и соответствующие товары

- Цветная маркировка или отдельные столбцы используются для указания статусов (например, "Ожидает поставки", "В пути", "Поставлено")

2. Электронная почта, мессенджеры и регулярные отчеты:

- Для сбора заявок часто применяется электронная почта или мессенджеры, обычно когда заказчиками выступают внутренние подразделения проводят регулярные отчеты или планерки

3. Стандартные форматы отчетов и заявок:

- Хорошей практикой являются стандартные форматы отчетов и заявок для удобства сбора и восприятия информации как третьими лицами, участвующими в процессе закупок

За более чем 20 летний опыт работы с организацией закупок, мы сталкивались с разными случаями которые можно объединить в три варианта развития событий

1. Команда профессионалов - Не так часто, но мы встречали такую ситуацию в малых компаниях: повышение квалификации всех участников в процессе закупок для более сложной настройки работы с электронными таблицами и оптимизации процессов. При достаточной дисциплине и квалификации участников можно, используя электронные таблицы и объединение данных из них, создать эффективную структуру управления закупками

2. Количественный метод. Добавление новых специалистов без изменения самой системы процессов может быть рабочим вариантом, особенно если у вас есть средства и возможности полностью занять нового сотрудника. Тем не менее, стоит учитывать, что это решение может быть не самым выгодным в долгосрочной перспективе

3. Качественные изменения бизнес процессов. Это вариант, который мы предпочитаем, заключается в дальнейшем развитии организационной системы компании с использованием информационных систем и автоматизации для систематизации бизнес-процессов и повышения их эффективности

В 90% случаев выявляются следующие проблемы:

- Неэффективная коммуникация между внутренним заказчиком и специалистом по закупкам, что приводит к потере времени на уточнение потребностей и мониторинг поставок

- Большой объем рутинных операций у специалиста по закупкам, особенно при взаимодействии с поставщиками, анализе закупок и мониторинге поставок

- Потеря времени сотрудника на подготовку отчетов, контроль и периодические собрания

Применение информационных систем может решить эти проблемы. Однако стоимость таких решений может быть высокой, особенно при использовании комплексных и корпоративных систем, например, ERP. Чем больше отделов и сотрудников подключено к системе, тем сложнее и дороже внедрение и использование такой системы для компании

Если вы столкнулись с описанной проблемой, мы предлагаем вам обратить внимание на наше решение для автоматизации закупок - MERTAGO

С помощью MERTAGO вы сможете:

- Контролировать процесс закупок по заявкам с использованием журнала заказов.

- Автоматизировать отчеты, что позволит в несколько кликов найти нужную закупку или позицию товара и определить ее статус.

- Сократить временные затраты специалиста на рутинные операции, такие как подбор поставщиков, отправка запросов и составление конкурентных листов для анализа цен.

- Упростить процесс коммуникации руководства и заказчиков с отделом закупок, используя единую систему организации и контроля закупок.

Делегирование и контроль за выполнением задач Делегирование задач в любом бизнесе позволяет руководителю высвободить время для важных задач требующих личного участия, распределяя оперативные обязанности между сотрудниками - это способствует эффективному использованию рабочего времени и необходимо для дальнейшего развития компании

Традиционные методы, вроде использования электронных таблиц, отлично подходят для делегирования рутинных задач, таких как ведение учета и составление отчетов, где не требуется сложной координации

Электронная почта эффективно применяется для задач, требующих обмена документами или запросов информации

Мессенджеры обычно используются для оперативного обсуждения вопросов, и часто применяются для быстрой передачи коротких и конкретных инструкций или уведомлений о сроках выполнения

Но такие методы не достаточно функциональны и эффективны для управления задачами связанными с закупками

- Во-первых, они неудобны для отслеживания состояния заказов и сроков выполнения, так как информация разбросана по разным документам и сообщениям

- Во-вторых, часто возникают проблемы с обновлением информации в реальном времени и синхронизацией данных между участниками

- Наконец, без специальных инструментов для работы с товарами, ценами и сроками контроль за выполнением задач может быть затруднен и привести к ошибкам

Применение специальных программ для управления задачами позволяет создать систему, где все участники могут легко получать доступ к актуальной информации, устанавливать сроки и отслеживать выполнение задач.

Такие программы обеспечивают удобный интерфейс для взаимодействия, автоматические уведомления о сроках выполнения и возможность быстрой реакции на изменения в процессе.

Недорогие онлайн-инструменты для управления задачами, такие как Asana или Todoist хорошо подойдут для работы с простыми закупками и не сложными процессами, где нужно ставить задачи, определять сроки и отслеживать их выполнение. Эти инструменты часто предоставляют базовые функции бесплатно при этом необходимую информацию о товарах и ценах все так же нужно обрабатывать в отдельных таблицах

Большое количестве поставщиков, заказов, цен и сроков приводит к увеличению количества файлов и таблиц, при этом управление задачами связанными с закупками становится затруднительно и простые системы уже не могут обеспечить приемлемый контроль и экономию времени

В случае, если вы хотите эффективно контролировать процессы и не тратить на это много времени и усилий, лучше всего использовать специализированные онлайн-сервисы для управления закупками. Они предоставляются в формате простых онлайн-инструментов с ежемесячной платной подпиской, но имеют расширенный функционал, который позволяет создать полноценную систему управления и автоматизации бизнес-процессов компании

Такие решения предоставляют руководителям и специалистам централизованное хранилище данных, где они могут легко отслеживать не только задачи, но и связанные с ними закупки, товары, цены, сроки поставок и информацию о поставщиках

Благодаря автоматизации уведомлений и напоминаний эти программы позволяют оперативно реагировать на изменения, предотвращая задержки и ошибки.

Мониторинг и аналитика данных о закупках позволяют руководителям принимать обоснованные решения, оптимизируя процесс закупок и повышая эффективность компании

Предоставление сервиса по ежемесячной подписке, также имеет свои преимущества-доступная цена, техническая поддержка и простой интерфейс, который легко освоить.

Обычно такие системы предлагают возможность протестировать функционал и получить подробную презентацию о возможностях и вариантах применения

Если вам знакомы выше описанные задачи, с которыми сталкивается руководитель и сотрудники при делегировании и контроле закупок - попробуйте наш сервис автоматизации и управления закупками MERTAGO

С помощью MERTAGO, вы сможете в любой момент делегировать задачи и проверять их выполнение, при этом вся необходимая информация о заказах, товарах, сроках и поставщиках также будут вам доступны , будь то на работе, дома или в командировке.

Организация работы с поставщиками

Обычно специалист по закупкам выполняет следующие задачи:

1. Поиск и подбор поставщиков - используя онлайн поисковики, маркетплейсы, собственные базы данных и базы данных поставщиков из сети(сайты агрегаторы и каталоги)

2. Запрос предложений - в основном с помощью email, телефонных переговоров и чатов. Иногда через личный кабинет на сайте поставщика (как правило крупные поставщики или маркетплейсы)

3. Анализ полученных предложений и выбор поставщика.

4. Переговоры о ценах и условиях

5. Заключение контрактов, организация и контроль поставки может лежать на плечах сотрудника или быть передана другому отделу

6. Развитие отношений.

Взаимодействие с поставщиками может быть источником множества проблем, которые могут привести к потере времени и денег

1. Недостаточная коммуникация

2. Несоответствие предложенного товара

3. Проблемы с приведением ответов в общий формат для дальнейшего анализа

4. Большой объем работы

Ниже мы расскажем что из вышеперечисленного решает Mertago, потому что наша задача в этой статье не только заострить внимание на проблемах но и предложить рабочие инструменты для их решения

Одной из основных фишек Mertago является организация каталога поставщиков и совместная работа с поставщиками над заказом через гостевой доступ

Описывая решение по простому, работа специалиста по закупкам с помощью Mertago выглядит так:

1. База поставщиков (постоянных, альтернативных и вообще известных) ведется и классифицируется в своем каталоге

Это упрощает работу с задачами Поиска и подбора поставщиков - т.е. система подбирает потенциальных поставщиков по вашему заказу, формирует и отправляет запросы на получение предложений.

2. Metago помогает систематизировать и привести к одному формату для дальнейшего анализа Ответы от поставщиков, за счет автоподбора из прайсов или предыдущих ответов и загрузки данных из таблиц через буфер.

Самое главное и важное на этом этапе за счет организации совместной работы с поставщиками появляется возможность кратной экономии времени и развития тесных партнерских взаимоотношений с ключевыми поставщиками

При формировании запроса поставщикам, в Mertago есть функция предоставления доступа для внесения ответа по гостевой ссылке предполагающую следующие возможности:

1. Просмотр и использование предыдущих предложений

2. Просмотр товаров поставщика из каталога

3. Просмотр всех условий поставки и прикрепленных файлов, а также, если разрешено заказчиком, лучших или проходных цен на позиции

4. Возможность задать вопросы по номенклатуре запроса, а уточнения будут сразу отображаться в онлайн форме

Сразу ответим на возражение что всех поставщиков не заставишь так работать, это верно но заставлять и нет нужды. Задача специалиста состоит в том чтобы наладить совместную работу с максимально возможным количеством КЛЮЧЕВЫХ поставщиков на которых приходится большее число запросов - для этого нужно просто договорится, чтоб они прикрепляли счет по ссылке и по возможности (не обязательно) заполняли ответ, т.к. это выгодно всем

Плюс поставщикам выгодно внести свой ответ в Систему так как их товар в таком случае будет рекомендоваться при повторных закупках - а это головная боль многих продавцов, потому что обычно счет который выставлен и не оплачен пропадает как и сделанная работа, а в нашем случае предложение будет сохранено и если появится необходимость Mertago автоматически напомнит заказчику, что такой товар был предложен ранее. В результате поставщик перестает зависеть от специалиста и получает возможность получать будущие заказы, чего может и не случится если он просто отправит письмо со счетом

Резюмируя - чтобы получить все эти возможности вам не надо тратить миллионы, разрабатывать ТЗ и проводить корпоративное обучение сотрудников с дальнейшим повышением требований к ним. Все это доступно уже на стартовом тарифе в Mertago по цене 1 ужина

Выбор поставщиков из каталога прямо в заказе упрощает работу База поставщиков обычно содержит информацию о компаниях, их контактах, товарах и услугах, договорах и истории предыдущих заказов. Это очень важно для планирования и управления поставками в компании

Часто задачи по систематизации и анализу базы поставщиков ложатся на специалистов по закупкам. Этот подход требует определенных навыков, чтобы работать эффективно. Специалист по закупкам взаимодействует с базой, выбирает лучших поставщиков, проводит переговоры и заключает договоры. Эффективность этих процессов влияет на время, деньги и результаты закупок

Однако такой подход делает компанию слишком зависимой от специалиста и затрудняет контроль и масштабирование процессов закупки. Т.к. обычно организация и развитие отношений с поставщиками остаются на плечах сотрудников, а для остальных это как "черный ящик", из которого выходят счета от поставщиков без понимания, как это произошло. Так же, когда специалист уходит, иногда он забирает с собой всю информацию о поставщиках, что приводит к проблемам в снабжении

Существует много способов упростить работу с поставщиками через базу данных, такие как автоматизация закупок, контроль качества, программное обеспечение для управления поставками и установление долгосрочных отношений с надежными поставщиками. Также важно следить за рынком, чтобы контролировать цены и находить новых поставщиков

Имея хорошо организованную базу поставщиков, компания может значительно улучшить свои отношения с ними и более эффективно контролировать процессы закупок

Вот основные задачи и преимущества работы с такой базой:

1. Управление информацией о поставщиках:

- Что делаем: Собираем и систематизируем данные о поставщиках, включая их контактные данные, условия поставки, цены, договоры и историю заказов

- Зачем: Для удобного доступа к информации о поставщиках и лучшего управления поставками и отношениями с ними

2. Классификация поставщиков:

- Что делаем: Анализируем и классифицируем поставщиков по различным критериям, таким как надежность, цены, качество, расположение и т.д.

- Зачем: Это помогает нам лучше понимать рынок и принимать обоснованные решения при выборе поставщиков, что в свою очередь снижает трудозатраты на рутинные задачи за счет автоматизации процессов выбора поставщиков и запросов цен

3. Управление контрактами с поставщиками:

- Что делаем: Создаем, храним и управляем контрактами с поставщиками, следим за выполнением условий контрактов и т.д.

- Зачем: Контроль за соблюдением условий контрактов помогает снижать риски а также позволяет оптимизировать сроки и условия поставок

Для решения этих задач можно воспользоваться различными инструментами, такими как Excel, CRM системы или более сложные ERP или BPM системы. Однако последние два варианта требуют значительных вложений средств и времени. Самым простым способом является использование специализированных решений, которые предназначены для управления взаимодействиями с поставщиками и контролем закупок. Эти решения ориентированы на малый бизнес и легко внедряются.

Как упростить отчетность при закупках? При работе в области закупок, вне зависимости от размера и сферы предприятия, существуют основные задачи, требующие оперативного и точного решения:

Необходимо быстро ориентироваться в актуальных ценах на востребованные товары, так как цены постоянно меняются
Важно контролировать получение всех необходимых документов по текущим закупкам, а если какие-то документы отсутствуют, ставить такие закупки на особый контроль
По ключевым товарам следует чётко знать поставщиков, специализирующихся на них, особенно если группа товаров существенна по затратам
Для эффективной работы важно не только знание характеристик товаров, но и понимание, какой объём и вес займёт груз при транспортировке и планировании закупок
Нужно быть в курсе особенностей работы и логистики постоянных поставщиков, например, отсутствия у них необходимого оборудования для погрузки
Важно знать требования к сертификации, наличие необходимых документов и сроки годности основных товаров
Необходимо отслеживать взаиморасчеты с поставщиками, даже если за оплаты отвечает бухгалтерия, чтобы быть в курсе и предотвращать возможные задержки поставок
Нужно чётко представлять количество товаров в работе, заказанное количество и сроки поставки
Этот список основных задач не является исчерпывающим, но представляет собой основу, от которой могут добавляться дополнительные обязанности. Стабильный процесс в компании требует, чтобы специалисты в области закупок могли справиться с этим базовым комплектом задач

Чтобы систематизировать всю необходимую информацию и облегчить её поиск и использование, в компаниях ежедневно проводят совещания и составляют отчёты по закупкам и отгрузкам. Отчетность и контроль - ключи к эффективной работе

В итоге, одно из самых важных решений - это внедрение информационной системы для хранения и систематизации всех данных, и Mertago служит прекрасным инструментом для этого. С его помощью можно автоматизировать процесс составления отчетов и улучшить эффективность работы специалистов

Закупки для внутренних заказчиков без головной боли Успешная работа современных предприятий тесно связана с эффективным управлением закупками. Это включает в себя поиск и приобретение всех необходимых материалов, компонентов и инструментов, чтобы производство не останавливалось

Когда дело доходит до обработки внутренних заказов, многие предприятия сталкиваются с типичными вызовами. Как правило, заявки идут из разных отделов, со своей спецификой и требованиями. Это влечет за собой неясность в деталях заказа, дополнительные уточнения и согласования, задержка в получении заказов и их разнообразные форматы, сложность обработки и выполнения в срок…

Чтобы улучшить процесс заказов и выполнения работ по закупкам, рекомендуется ввести четкие процедуры для подачи заказов. Это помогает заказчикам предоставлять полную и точную информацию о требуемых товарах или услугах. Создание единой формы заказа, содержащей всю необходимую информацию, включая приоритет, бюджет и сроки поставки, также облегчает процесс. Обеспечение регулярного взаимодействия между отделами через совещания или каналы связи поможет оперативно решать возникающие вопросы и контролировать выполнение заказов

Приведение этих фундаментальных принципов в действие может значительно упростить процесс получения и выполнения внутренних заказов, увеличить эффективность закупок. Однако, как известно, знание правил и их применение - две разные задачи

На практике, часто исполнителем, который пытается улучшить процесс работы с внутренними заявками, является непосредственно тот, кто занимается организацией закупок и отвечает за их выполнение. Успех здесь жестко связан с его активностью и позицией в компании, а не всегда зависит от значимости закупок

В прошлом, автоматизация была доступна лишь крупным компаниям, но сегодня, благодаря развитию технологий, создать единую систему управления закупками, где можно отслеживать статус заказов и их выполнение, стало доступно почти каждому

Системы управления проектами или CRM-системы, ориентированные на работу с проектами, позволяют ставить задачи, прикреплять файлы и отслеживать статусы. Тем не менее, если требуется более простое решение, которое позволит не только работать с заявками, но и отслеживать товарные позиции и составлять отчеты, то Mertago - отличный выбор

Mertago помогает не только упростить работу специалиста, но и позволяет контролировать заявки, следить за поставками и формировать отчеты по текущему состоянию каждого заказа. Выгрузка отчетов в excel осуществляется одним кликом, а применение не вызывает сложностей сотрудников

Выдавать специалисту заявку в работу стало гораздо проще, потому что не надо объяснять где и как это нужно купить-все данные подтягиваются из каталога

Проблемы внутренних закупок зачастую связаны с отсутствием специализированных знаний у сотрудников, выполняющих эти задачи по совместительству, таких как администраторы и специалисты хозяйственных служб

Кроме того, дополнительные обязанности могут отвлекать от основной работы, вызывая конфликт интересов, уменьшать контроль и прозрачность процесса и создавать сложности с организацией процесса закупок

Одним из путей решения является использование специализированного программного обеспечения для контроля закупок и заявок.

Однако не всегда целесообразно использовать для этого бухгалтерское и складское ПО из-за сложности и требований к навыкам работы в этих системах. В качестве альтернативы можно использовать системы типа Help Desk, но они могут не полностью соответствовать специфике задач по закупкам и как правило обеспечивают только систематизацию работы с заявками

Специализированное решение для закупок, такое как Mertago, позволяет:

1. Систематизировать информацию о поставщиках и товарах: содержит удобный каталог поставщиков и товаров с актуальной информацией

2. Оптимизировать процесс сбора заявок: автоматизация сбора и обработки заявок в одном окне

3. Упростить рутинные операции: возможность автоматического создания заявок и подбора поставщиков

4. Сделать закупки прозрачными: Все этапы закупки отслеживаются и сохраняются в Mertago

Если в вашей компании нет специалиста обеспечивающего своевременное и эффективное снабжение компании всем необходимым, Mertago позволяет структурировать и контролировать процесс внутренних закупок

Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Участие в государственных и коммерческих торгах является одним из наиболее доступных, но в то же время сложных способов получения заказов на поставку товаров или услуг. Многие компании рассматривают этот вариант как надежный источник прибыли. Однако для систематического и эффективного участия в торгах необходимо решить ряд ключевых задач:

Понимание законодательства и процедур
Это включает глубокое знание законодательства и правил, регулирующих государственные и коммерческие закупки. От этого зависит правильное выполнение процедур и требований, а также соблюдение сроков
Качественная подготовка документации
Необходимо качественно подготовить все необходимые документы для участия в торгах, включая бизнес-планы, технические спецификации и коммерческие предложения
Наличие надежной сети поставщиков и партнеров
Важно иметь широкую и надежную сеть поставщиков и партнеров, способных обеспечить поставку товаров с необходимой документацией и по конкурентным ценам
Профессионализм команды и наличие ресурсов
Для обеспечения участия в торгах и выполнения договорных обязательств необходимо иметь квалифицированный персонал и достаточные ресурсы
При участии в торгах эти задачи можно также распределить на три основных этапа:

Организация участия в торгах и подготовка документации. Это первый и основной этап, связанный с взаимодействием с заказчиком и формированием предложения
Формирование коммерческого предложения для участия и дальнейшей организации закупок в соответствии с техническими условиями
Логистика и доставка от поставщика к заказчику, проверка и передача товаров
Все эти этапы требуют значительных ресурсов, труда и наличия квалифицированных специалистов. К тому же первые два этапа, несмотря на их важность и сложность, не гарантируют выигрыш в торгах и получение прибыли

Ошибки на этих этапах могут привести к проигрышу из-за несоответствия документации или не конкурентного предложения. Кроме того, неправильный выбор поставщиков или оценка закупочных цен могут привести к убыткам или штрафам за задержки в поставке даже после выигранных торгов.Участие в государственных и коммерческих торгах также требует от компании четкой стратегии.

Варианты стратегии для МСП:

Участие в комплексных или технически сложных поставках с невысокой итоговой стоимостью торгов , что отсеивает многих конкурентов
Такой подход требует от компании возможность обеспечить как можно большее количество процедур в которых она участвует и контроль за выполнением уже взятых обязательств

Специализация на товарных группах, где у компании есть конкурентные преимущества, будь то цена или специализированные знания. При таком подходе во главе угла стоит работа с поставщиками, мониторинг рынка и развитие партнерских отношений необходимых для минимизации закупочных цен и получения лучших условий , которые должны дать возможность успешно конкурировать при участии в торгах

Аутсорсинг. В некоторых случаях имеет смысл аутсорсить подготовку документации специализированным фирмам или использовать гибкие формы занятости- Вместо найма полноценного штата сотрудников можно использовать гибкие формы занятости, такие как работа на удаленной основе или временный найм на проектной основе.

Автоматизация процессов: Использование специализированных программ и онлайн-инструментов для создания шаблонов документов, которые можно адаптировать под различные торги, систем контроля и организации работы удаленных сотрудников при подготовке Применение систем для автоматизации закупок упрощает управление сетью поставщиков и партнеров, повышая эффективность, прозрачность и контроль процесса закупок и документации для участия в торгах

Таким образом, использование систем для автоматизации бизнес процессов может значительно сэкономить время и ресурсы. Некоторые из них доступны по невысокой стоимости и могут отлично дополнять друг друга .

Например Mertago и Тендерплан - ссылка на видео

Если вы занимаетесь бизнесом, то у вас как правило всегда есть два ключевых запроса:

1. Как увеличить эффективность работы сотрудников?

2. Как снизить затраты и увеличить прибыль?

Для этого нужен понятный план действий и системный подход. И здесь правильно подобранный метод может творить чудеса!

Например в жизни, если вы собираетесь в отпуск, то определяете бюджет, далее исходя из него направление, отель и т.д. Учитываете потребности каждого члена семьи, продумываете алгоритм приготовления к отпуску — от покупки лекарств и всего необходимого, до маршрута и выбора интересных локаций

Реализуете алгоритм, собираете обратную связь — у знакомых кто там был. В результате, весь процесс структурирован, понятен и приводит к желанной цели самым коротким путем, без хаоса и суеты

В бизнесе все работает так же, поэтому хочу рассказать вам об интересном методе помогающем компании при закупках

RFx - это обобщенное обозначение для различных запросов, связанных с закупками, которые используются организациями для получения информации о продуктах или услугах от потенциальных поставщиков перед принятием решения о заключении контракта. RFx включает в себя три основных типа запросов: запрос на информацию (Request for Information - RFI), запрос на предложение (Request for Proposal - RFP) и запрос на цены (Request for Quotation - RFQ)

Метод RFx является ключевой частью методологии Strategic Sourcing, которая направлена на оптимизацию закупок и выбор поставщиков. В рамках методологии Strategic Sourcing, этот процесс помогает организациям собирать информацию от потенциальных поставщиков, проводить анализ предложений и принимать обоснованные решения о закупках

Использование RFx более распространено среди крупных организаций и корпораций, чем в малом и среднем бизнесе (МСП). Это связано с рядом причин:

1. Ограниченные ресурсы: компаниям часто не хватает времени, денег и персонала для проведения формальных процедур RFx

2. Простота и масштаб закупок: МСП часто действуют более гибко и быстро, чем крупные компании, что делает формальные процедуры RFx излишне сложными для своих потребностей

Не адаптированное применение методов RFx без учета специфики МСП и ограниченных ресурсов может замедлить принятие решений и ограничить оперативность, для малого бизнеса, где скорость и гибкость являются ключевыми преимуществами

Но, есть ряд обстоятельств, при которых применение методов RFx может быть целесообразно и выгодно для МСП

1. Наличие конкретных требований: Если компания ищет специфические товары или услуги, которые требуют подробных технических спецификаций или уникальных характеристик, например изготовление металлоизделий по чертежам или поставка товаров и услуг по техническим заданиям, использование RFx поможет ускорить сбор и анализ предложений от поставщиков

2. Закупка крупных партий товаров или услуг: Когда речь идет о крупных объемах закупок, применение RFx позволяет максимизировать конкуренцию между поставщиками, что может привести к лучшим условиям, в том числе к снижению цен

3. Необходимость в прозрачности : Для компаний, требующих контроля при отборе поставщиков, например, при закупках строительных материалов, методы RFx помогают повысить прозрачность отбора и выбора

4. Поиск лучших поставщиков: Когда компания стремится расширить свою базу поставщиков чтобы лучше понять рыночные цены и условия по интересующим ее товарам или услугам методы RFx помогают систематизировать мониторинг рынка для поиска и оценки потенциальных поставщиков
Таким образом, существуют сценарии, в которых применение методов RFx может быть не только возможным, но и выгодным

В первую очередь использовать только необходимые, доступные RFx методы и в упрощенном формате

Постепенная автоматизация отдельных частей процесса, таких как сбор предложений или управление контактами с поставщиками, с последующим переходом к более сложным системам если это необходимо

Использовать для автоматизации специализированные облачные решения и онлайн-платформы, которые предлагают бесплатные или недорогие инструменты для управления закупками - например Mertago

В результате вы получаете:

1. Эффективный отбор поставщиков

2. Стандартизация процесса закупок

3. Экономия времени и ресурсов

4. Повышение конкурентоспособности

Таким образом, внедрение методов RFx в малом бизнесе позволяет компаниям более осознанно выбирать поставщиков, учитывая не только ценовые аспекты, но и качество предлагаемых товаров или услуг. Это способствует повышению уровня сервиса, удовлетворению потребностей клиентов и улучшению конкурентоспособности компании на рынке

В большинстве компаний, насчитывающих более двух сотрудников, существует деление труда, когда один сотрудник или группа сотрудников выполняют специализированные задания, чаще всего в рамках конкретного отдела (например, отдел продаж, бухгалтерия, склад, отдел закупок и т.д.)

В процессе своей деятельности каждый отдел стремится к общей цели – прибыли компании. Однако, специализация приводит к тому, что результаты работы одного отдела зачастую влияют на работу других, что может вызвать конфликты интересов, недопонимание и прямые конфликты между отделами

Проблему взаимодействия сложно решить одним методом. Идеально, если все отделы будут ориентироваться не только на свои личные результаты, но и на общий успех компании. Важны адекватная система KPI и мотивация, направленная на достижение результатов, а также поддержание корпоративного духа и проведение тимбилдингов

На рынке появился пока не широко известный, но эффективный инструмент - Mertago, как раз для решение конкретной задачи - взаимодействия между отделом закупок и внутренними заказчиками – отделом продаж или производственными отделами

Обычно задумываться об этом вопросе в компании начинают, когда уже сложилась ситуация вызывающая недовольство одной из сторон. Классический вариант — это когда отдел закупок завален заявками, часть из которых обозначены как срочные. Закупщики не успевают качественно прорабатывать заявки, не отвечают вовремя, и зачастую делают работу которая потом не превращается в сделку и последующую закупку, т.е. не приносит денег и результата компании. Отдел продаж недоволен что заявки проработаны долго и некачественно, отдел закупок недоволен что его заваливают пустой работой, требуют больше чем возможно выдать в человека часах и приходится работать в режиме «нужно еще вчера», руководитель недоволен потому что упускает прибыль

Mertago- инструмент созданный чтобы улучшить прозрачность работы и помочь с расстановкой приоритетов по задачам и заказам

Как это работает:

Отдел закупок вносит все поступившие заказы в систему Mertago для обеспечения прозрачности работы и понимания стадий выполнения заказов
Определяются статусы заказов и приоритеты, чтобы отдел закупок мог эффективно распределять задачи
Указываются крайние сроки выполнения заказов, что позволит отделу закупок планировать свою работу и избегать просрочек
Результаты работы фиксируются в системе для экономии времени на отчетах и обеспечения прозрачности процесса
Переходите на наш сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или свяжитесь с нами и мы проведем для вас онлайн презентацию и дадим рекомендации по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

В 2026 году цены на многие товары вырастут гораздо сильнее официальной инфляции на 4-5%. Причина - повышение налога на добавленную стоимость до 22%, рост акцизов и дополнительные сборы за импорт. Для специалистов по закупкам это означает необходимость более тщательного планирования и поиска способов экономии. Мы собрали для Вас прогнозы по основным категориям и подготовили простые советы

1. Строительные материалы: рост на 8-15% Цены на арматуру поднимутся на 8-12%, бетон на 5-8%, газобетон и кирпич на 6-10%. Летом из-за активного строительства вырастут расходы на доставку - еще 3-5%.

Что делать:

Договариваться с поставщиками о ценах заранее на весь год под запланированные к закупкам объемы.
Искать местных поставщиков поблизости - это позволит сократить затраты на доставку.
2. Импортная техника и электроника: +10-25% С сентября за каждую партию ноутбуков, планшетов и телефонов придется доплачивать 5000 рублей за единицу. Таможенные платежи тоже вырастут. Отдельно из-за дефицита чипов, подорожает оперативная память (в конце 2025 в несколько раз и такой же прогноз сохраняется на 2026) что приведет к увеличению стоимости ПК и ноутбуков еще на 16-28%

Простые шаги:

Заказывать большие партии до сентября, чтобы сэкономить 15-20%.
Искать российские аналоги или товары через специальные площадки.
3. Запчасти для машин и оборудование: +15-25% Импортные детали подорожают больше всего - до 25%.

В целом в 2026 году на фоне бюджетного дефицита будет усиливаться работа по контролю «серых» схем для увеличения размера собираемых налогов, что приведет к росту цен на товары а также возможным перебоям с поставками от некоторых поставщиков

Производство будет работать стабильнее, если заранее планировать заказы и подготовить альтернативных поставщиков по ключевым категориям

4. Электричество, отопление, бензин: +8-23% Коммунальные услуги подорожают дважды: в январе (+1,7%) и осенью (до 23% по регионам). Топливо для техники — на 7-10%.

Это так же дополнительно увеличит себестоимость практически всей производимой продукции на 1-3%

Не смотря на официальный прогноз инфляции в 4% на все закупаемые категории стоит закладывать в бюджет увеличение стоимости к концу года не менее 12%

Главные изменения в 2026 году

Налог НДС вырос до 22% с января
Импорт станет дороже из-за новых проверок и сборов (+10-25%).
Специалистов по закупкам — придется работать еще больше и быстрее для поиска альтернативных поставщиков и мониторинга рынка
Простой план для закупщика:

Бюджет на год. Запланируйте дополнительные 12-15% на стройматериалы и импорт.
Проверенная база поставщиков. Выбирайте тех, кто быстро отвечает и может держат цены стабильными. При возможности заключайте с такими поставщиками договор под запланированные к закупке объемы с фиксацией стоимости.
Мониторинг рынка и конкурентные закупки становятся все более необходимыми
Дополнительный ресурс: автоматизация и цифровизация закупок

Используйте SRM-системы (например Mertago) для планирования и контроля работы с поставщиками. Автоматизация упрощает рутину и повышает эффективность специалистов - сбор ценовых предложений, создание отчетов и сравнительных таблиц, контроль основных этапов закупки. Системный подход помогает в развитии партнерских отношений: регулярный обмен данными о потребностях, совместное планирование поставок и персональный подход в итоге формирует у поставщиков портрет серьезного партнера, а не разового покупателя - это необходимое условия для получения скидок и лучших условий

Итог: В 2026 году закупки в ручном режиме, без мониторинга цен и конкуренции станут не только дорогими но и рискованными. Те компании, которые начнут планировать закупки и вести системную работу с поставщиками до лета, сэкономят 10-20% бюджета и сохранят стабильный темп производства без перебоев в поставках.

Вы можете протестировать Mertago бесплатно и посмотреть, как это работает.

Переходите на сайт по ссылке, регистрируйтесь и тестируйте самостоятельно или закажите онлайн презентацию с рекомендациями по применению MERTAGO исходя из задач вашей компании

Всего доброго и удачи вам и вашему бизнесу!

ИТ-компания ITFB Group стала партнером Mertago — российского облачного сервиса для управления поставщиками и закупками.
Одной из главных задач автоматизации снабжения компании является повышение прозрачности закупок и контроль этапов поставок. Для этого необходимо, чтобы специалисты могли легко и быстро вносить в систему актуальную информацию, полученную от поставщиков. Решение от ITFB Group позволяет автоматизировать рутинные операции на одном из самых трудозатратных этапов — получении и анализе ценовых предложений. Распознавание документов значительно упрощает работу специалистов с системой и повышает ее эффективность.
Отдельным преимуществом для нашей компании при выборе ITFB EasyDoc стала возможность автоматического извлечения нужных данных из нестандартных документов, с которыми часто приходится сталкиваться при работе с закупками в компаниях малого и среднего бизнеса. Это позволило избежать дополнительных требований к интерфейсу системы и снизило “порог вхождения” для применения функциональности распознавания пользователями .
Более подробно ознакомиться с решением можно в новостном релизе - перейдя по ссылке www.cnews.ru/...nie