🔥Как автоматизировать в Kaiten все процессы управления сотрудниками: от найма и онбординга, до выдачи оборудования и согласования отпусков

Если в компании 10-20 сотрудников, типичные задачи вроде «оформить в штат» или «выдать оборудование» вполне решаются в «ручном режиме». А вот когда в штате несколько сотен человек, подобная рутина съедает время менеджеров и HR-ов.

Делимся кейсом IT-компании «Технологии Надежности». В нем подробно рассказали, как настроить в Kaiten подобие ERP-системы с помощью комбинации пространств и автоматизаций.

На настройку и внедрение такой системы у компании ушло 2,5 месяца. И сейчас в компании полностью автоматизировано управление более 350 специалистами.

👉 https://globalcio.ru/discussion/37379/

Из IT в строительство: применение канбан-метода в проектном институте

Дано:
- компания, которая занимается проектированием и производством крупных промышленных объектов;
- опытный менеджер из IT-индустрии;
- инструменты Канбан-метода и Kaiten.

Задача: Наладить рабочие процессы в проектном институте и сделать работу инженеров прозрачной и управляемой.

Вопрос: Получится ли использовать опыт проектного управления IT-командами и организовать работу инженеров по Канбан-методу?

Ответ в статье: https://vc.ru/life/940698-iz-it-v-stroitelstvo-kak-sotrudniki-proektnogo-instituta-organizovali-rabotu-po-kanban-metodu-v-kaiten

P.S. Такой подход можно использовать при работе с проектами в любых сферах интеллектуального труда.

Вебинар «Как наладить совместную работу разных команд»
📌 14 декабря (четверг), 16:00 мск

Пожалуй, один из самых важных вебинаров. О том, как наладить эффективное взаимодействие разных команд и отделов в компании с помощью Kaiten.

Артур Нек расскажет, как организовать работу:
→ когда над одним проектом работает несколько команд;
→ когда есть зависимости от других команд;
→ когда работа последовательно передается от одного отдела к другому.

Вы узнаете:
→ как решить проблему коммуникаций между командами;
→ как увидеть все зависимости и управлять ими;
→ как построить общий бэклог для нескольких команд;
→ как собирать метрики и улучшать систему.

👉 Регистрация: https://clck.ru/373tcH

Как CPO организовать работу продуктового отдела в Kaiten
Кейс облачного провайдера ActiveCloud.

За 6 месяцев прошли путь от первого уровня зрелости команд, на котором каждый специалист работает самостоятельно, до третьего, на котором выстроена синхронная кросс-функциональная работа разных команд для достижения общих результатов.

В кейсе наглядно показали:
→ как построить процессы Upstream и Downstream;
→ как реализовать сервисный подход между разными отделами;
→ как снизить когнитивную нагрузку на специалистов.

Кейс очень подробный. С примерами, схемами и реальными результатами.
📌 Рекомендуем добавить в закладки.

https://habr.com/ru/companies/kaiten/articles/780152/

🛎Сегодня в 16:00 проведем вебинар «Как наладить совместную работу разных команд». Присоединяйтесь по ссылке.

Покажем, как с помощью Kaiten наладить эффективное взаимодействие, если:

→ над одним проектом работает несколько команд;
→ разные команды зависят друг от друга;
→ работа последовательно передается от одного отдела к другому.

В конце вебинара ответим на вопросы участников.

Встречаемся в Zoom в 16:00 👉https://us06web.zoom.us/j/89818844644

Новое в Kaiten: передача прав пользователей

Добавили возможность передавать и добавлять аналогичные права доступа к пространствам, карточкам административным функциям и пр. от одного пользователя к другому за пару кликов.

Пример использования: Допустим, сотрудника Иванова повысили, а на его предыдущую должность назначили Петрова. Тогда можно передать Петрову доступ к пространствам и карточкам, с которыми ранее работал Иванов, а также выдать аналогичные доступы к административным функциям.

Как настроить: административный раздел «Пользователи» → выбор сотрудника → кнопка «Передать права доступа» → детальные настройки передачи прав.

7 советов, как писать в поддержку, чтобы быстро решить вашу проблему

Привет! На связи Лиза, специалист службы поддержки Kaiten. Со многими из вас мы наверняка общались 😉

Ежемесячно мы с коллегой отвечаем более чем на 1000 вопросов. И очень хотим как можно оперативнее помогать вам. Однако это зависит не только от скорости нашей работы, но и от того, как именно вы формулируете свой вопрос.

Поэтому я собрала 7 советов о том, как правильно составить вопрос в службу поддержки, чтобы избежать лишних итераций и быстрее получить ответ, который решит вашу проблему: https://kaiten.ru/blog/7-sovietov-kak-pisat-v-poddierzhku/

Можете поделиться статьей с коллегами или закрепить ссылку в ваших рабочих инструкциях.

Вам хорошего дня, а я пойду дальше помогать разбираться в Kaiten 💜

И снова что-то новое: обязательные поля при создании дочерних и родительских карточек

Усовершенствовали интерфейс при создании связанных задач. Теперь при создании дочерней или родительской карточки, если расположение или тип связанной задачи подразумевают обязательные к заполнению поля, эти поля будет предложено заполнить на стадии создания.

⚠️ Без заполнения обязательных полей, если они есть, связанную карточку будет невозможно создать.

Это правило поможет вносить всю необходимую информацию в связанные карточки сразу при их создании и не забыть о важных деталях задачи.

Подробности в инструкции

⚡️Запись вебинара «Как выстроить эффективное взаимодействие между командами в Kaiten»

Подробно разобрали, как можно организовать горизонтальные и вертикальные связи между командами, наладить межсервисное взаимодействие и сделать зависимости видимыми.

Сохраняйте, смотрите и делитесь с коллегами.

https://youtu.be/kSchTg0CIbA

📎 Новое пользовательское поле «Вложение»

Добавили поле, которое позволит структурировать файлы в карточке и прикреплять определенные типы вложений на нужных этапах работы.

Во «Вложениях» можно прикреплять к задачам файлы по заданным параметрам, отображать их в верхней части карточки и на ее фасаде. Также есть возможность указать формат (расширение) и максимальное количество вложений.

Например, редактору важно, чтобы в карточки со статьями дизайнеры загружали обложки в формате PNG. Тогда можно добавлять во все карточки статей поле «Обложка» с соответствующими настройками для загрузки файлов.

Подробности тут.

Как изменится Kaiten в 2024 году?

Делимся планами на 2024 — как будет развиваться сервис, и какие функции появятся в скором времени.

Блок с расширениями
Компании смогут создавать собственные расширения и плагины для Kaiten. Это позволит кастомизировать сервис для решения уникальных задач вашего бизнеса.

SDK для разработчиков
Сейчас в Kaiten уже есть открытый API, а в следующем году мы планируем добавить SDK — набор средств для разработки приложений и расширений внутри Kaiten.

Модуль анализа данных
Доп. модуль с мощной BI-системой, которая позволит анализировать любые данные, как внутри Kaiten, так и из внешних источников, а также создавать наглядные дашборды.

Раздел Документы
Документы Kaiten доступны бесплатно на любом тарифе. В 2024 мы добавим в этот раздел:
— возможность комментирования и рецензирования;
— связи документов с задачами;
— структурирование документов;
— возможность работы с разными версиями документов.

👉 Подробности

Спасибо, что вы с нами!
С любовью, команда Kaiten 💜

🔥Первое обновление в 2024 году, которого многие ждали

Добавили настройки прав пользователей на создание и перемещение элементов в корне меню (левой навигационной панели) и внутри иерархии элементов.

Это поможет предотвратить хаотичные изменения структуры главного меню и иерархических структур, избежать ошибок с доступами к рабочим элементам и навести порядок в вашем аккаунте.

→ В аккаунтах без модуля «Группы пользователей» добавили новые разрешения в существующие роли: Администратор, Редактор, Комментатор.

→ В аккаунтах с модулем «Группы пользователей» теперь есть возможность детально регулировать доступ к редактированию корня меню и иерархий.

👉 Читайте подробности в инструкции

Как ускорить время выполнения задач командой?

Рассказали про неочевидный парадокс управления сотрудниками и как использовать его эффект на практике: чтобы достичь самого быстрого времени поставки, нужно выделять свободное время вашим сотрудникам.

https://youtu.be/9kNltFNbb4c

📝 Небольшое, но удобное обновление: история изменений любых полей в карточке

Теперь в истории карточки сохраняются записи обо всех изменениях в полях. Если кто-то из коллег изменит информацию в поле, то вы сможете посмотреть, кто и когда это сделал, а также увидеть предыдущую версию.

Как посмотреть: открыть картчку → нажать три точки → «посмотреть историю».

(Раньше история была доступна только для некоторых полей, а теперь можно отследить все изменения)

Новое в Kaiten: добавление групп пользователей в рабочие элементы

Теперь группе пользователей можно предоставить доступ не только к корню меню и пространствам, но еще и к папкам, документам и Story maps.

Это позволит быстрее и удобнее управлять доступами сотрудников к каждому типу рабочих элементов.

Например, можно добавить сразу всех сотрудников на общее пространство, в базу знаний и в документ с целями на год. Тогда не придется отдельно регулировать доступы каждого сотрудника в каждом из этих элементов.

Как использовать?
→ Административный раздел «Пользователи» → вкладка «Группы» → редактирование группы → вкладка «Сущности».
→ Выберите рабочие элементы, которые хотите добавить в группу.
→ Добавьте элемент в группу и назначьте роль, которую получат пользователи в рабочем элементе.

❗️На связи команда Kaiten

Произошел сбой в работе. Наши разработчики уже в курсе проблемы и занимаются ее решением.

К сожалению, пока не можем сориентировать по срокам. Стараемся исправить как можно скорее. Будем держать вас в курсе.

Приносим свои извинения.