​​Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее (часть 1)

1) Уменьшаем размер используемого диапазона листа

Наиболее часто проблема увеличения размера книги и ее торможения бывает связана с разросшимся используемым диапазоном листа. Если вы используете на листе всего несколько ячеек, но когда-то там была таблица в 1000 строк, то даже после ее удаления Excel будет обрабатывать все эти строки, тем самым замедляя работу файла.

Чтобы проверить, есть ли на листе лишние пустые столбцы и строки следует нажать сочетание клавиш CTRL + END. Вы попадете в последнюю ячейку, которую использует программа. Если она находится явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы стоит удалить.

Для этого в столбце А встаем в ячейку ниже последней нужной нам строки и нажимаем CTRL + SHIFT + END — выделятся все лишние строки, которые нужно будет удалить, затем то же самое повторяем и для столбцов.

После проделывания всех этих операций обязательно сохраняем книгу.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

​​Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее (часть 2)

Часть 1

2) Удаляем лишние объекты из книги

Часто при вставке данных в файл из сторонних программ вместе с ними вставляются лишние объекты (фигуры, картинки и прочее), которые не всегда можно заметить на листе.

Чтобы проверить, есть ли в файле лишние объекты, нужно найти на ленте команду Найти и выделить и выбрать Область выделения, после чего откроется список объектов листа.

Удалить все объекты можно выделив их и нажав клавишу Delete. Чтобы выделить все объекты, снова используем команду Найти и выделить, выбираем пункт Выделить группу ячеек и в открывшемся окне выбираем Объекты.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее (часть 3)

Часть 1 | Часть 2

3) Пересохраняем файл в другом формате

Если кто-то еще пользуется файлами в старом формате XLS, но уже сидит на более новой версии (Excel 2007 и новее), то есть смысл пересохранить файл в одном из новых форматов: XLSX, XLSM, XLSB.

Они более современны, лучше оптимизированы, меньше весят и при этом быстрее работают. Самый компактный из них — XSLB. При сохранении в этом формате размер файла существенно уменьшится (даже если пересохранить в него новый XLSX).

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

​​Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее (часть 4)

Часть 1 | Часть 2 | Часть 3

4) Уменьшаем размер сводных таблиц

Если в вашем файле есть сводные таблицы, то имеет смысл отключить хранение данных для них вместе с файлом. Это потребует обновления таблицы каждый раз при открытии книги, но уменьшит при этом размер файла.

Для отключения этой опции выберите нужную сводную таблицу, перейдите в ее Параметры и в появившемся окне на вкладке Данные снимите галочку с пункта Сохранять исходные данные вместе с файлом.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Обучение Excel | Word Hacks

​​Как уменьшить размер файла Excel и заставить его работать быстрее (часть 5)

Часть 1 | Часть 2 | Часть 3 | Часть 4

5) Удаляем лишнее форматирование

Рекомендуем удалять все лишние форматы, оставляя только то, что действительно нужно.

Чтобы удалить лишние правила условного форматирования, выбираем на вкладке Главная инструмент Условное форматирование, кнопка Управление правилами.
В открывшемся диспетчере выбираем весь лист, выделяем лишнее правило и удаляем его. Повторяем, пока не удалим всё лишнее.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

​​Каким сочетанием клавиш следует воспользоваться для вызова Мастера функций?

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

Команды клавиши CTRL (часть 1)

• CTRL + 1 — отображение диалогового окна Формат ячеек;
• CTRL + 2 — применение или удаление полужирного начертания;
• CTRL + 3 — применение или удаление курсивного начертания;
• CTRL + 4 — применение или удаление подчеркивания;
• CTRL + 5 — зачеркивание текста или удаление зачеркивания;
• CTRL + 6 — переключение отображения и скрытия объектов;
• CTRL + 7 — переключение между объектами;
• CTRL + 8 — отображение или скрытие знаков структуры;
• CTRL + 9 — скрытие выделенных строк;
• CTRL + 0 — скрытие выделенных столбцов.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

Команды клавиши CTRL (часть 2)

• CTRL + SHIFT + & — вставка внешних границ в выделенные ячейки;
• CTRL + SHIFT + _ — удаление внешних границ из выделенных ячеек;
• CTRL + SHIFT + ~ — применение общего числового формата;
• CTRL + SHIFT + $ — применение денежного формата;
• CTRL + SHIFT + % — применение процентного формата;
• CTRL + SHIFT + ^ — применение экспоненциального числового формата;
• CTRL + SHIFT + # — применение формата даты;
• CTRL + SHIFT + @ — применение формата времени;
• CTRL + SHIFT + * — выделение текущей области вокруг активной ячейки;
• CTRL + SHIFT + : — вставка текущего времени;
• CTRL + SHIFT + " — копирование содержимого верхней ячейки в текущую;
• CTRL + SHIFT + + — отображение окна Добавление ячеек.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

Команды клавиши CTRL (часть 3)

• CTRL + A — выделение листа целиком. Если лист уже содержит данные, то выделение текущей области;
• CTRL + B — применение или удаление полужирного начертания;
• CTRL + C — копирование выделенных ячеек;
• CTRL + D — использование команды Заполнить вниз;
• CTRL + E — вызов функции Мгновенное заполнение;
• CTRL + F — отображение окна Найти и заменить с выбранной вкладкой Найти;
• CTRL + G — отображение окна Переход;
• CTRL + H — отображение окна Найти и заменить с выбранной вкладкой Заменить;
• CTRL + I — применение или удаление курсивного начертания;
• CTRL + K — отображение окна Вставка гиперссылки;
• CTRL + L — отображение окна Создание таблицы;
• CTRL + N — создание новой пустой книги.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

Команды клавиши CTRL (часть 4)

• CTRL + O — отображение окна Открытие документа;
• CTRL + P — отображение вкладки Печать;
• CTRL + Q — отображение параметров экспресс-анализа для данных;
• CTRL + R — использование команды Заполнить вправо;
• CTRL + S — сохранение активного файла с текущим именем в текущем расположении и в существующем формате;
• CTRL + T — отображение окна Создание таблицы;
• CTRL + U — применение или удаление подчеркивания;
• CTRL + V — вставка содержимого буфера обмена;
• CTRL + W — закрытие окна выбранной книги;
• CTRL + X — вырезать выделенные ячейки;
• CTRL + Y — повторение последней команды или действия, если это возможно;
• CTRL + Z — использование команды Отменить.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Обучение Excel | Word Hacks

​​Гиперссылки

Гиперссылка в Excel — это ссылка, нажав на которую, пользователь может быть перемещен на конкретную ячейку, документ, интернет-страницу и др.

Гиперссылку легко заметить — она выглядит как подчеркнутый текст, выделенный синим цветом.

Excel позволяет создавать гиперссылки для:
• Перехода в определенное место в текущей книге;
• Открытия другого документа или перехода к определенному месту в этом документе;
• Перехода на сайт;
• Создания нового файла Excel;
• Отправки сообщения на электронную почту.

В следующих постах разберем с вами способы создания разных видов гиперссылок.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Курс по инвестированию

​​Гиперссылки: Как создать

Чтобы создать гиперссылку в Excel используйте следующий алгоритм:

— Шаг 1
Выделите ячейку, в которой хотите создать гиперссылку, и нажмите правую кнопку мыши.
В выпадающем меню выберите пункт Ссылка.

— Шаг 2
В появившемся окне выберите файл или введите веб-адрес ссылки в поле Адрес.
Нажмите ОК, готово.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Обучение Excel | Word Hacks

​​Гиперссылки: На другой документ

Чтобы указать гиперссылку на другой документ, например файл Excel, Word или Powerpoint, следуйте алгоритму:

— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в разделе Связать с выберите Файлом, веб-страницей.

— Шаг 2
В поле Искать в выберите папку, где лежит файл, на который вы хотите создать ссылку.

— Шаг 3
В поле Текст введите надпись, в которую будет вшиваться сама ссылка.
Нажмите ОК, готово.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Обучение Excel | Word Hacks

​​Гиперссылки: На сайт

Чтобы указать гиперссылку на веб-страницу воспользуйтесь следующими шагами:

— Шаг 1
Откройте окно для создания гиперссылки, в разделе Связать с выберите Файлом, веб-страницей.

— Шаг 2
Нажмите на кнопку Интернет.
Затем введите адрес сайта в поле Адрес.

— Шаг 3
В поле Текст укажите надпись, в которую будет вшиваться сама ссылка.
Нажмите ОК, готово.

➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖➖
Наш чат | Обучение Excel | Word Hacks