​​Редактирование диаграмм на основе данных

Для создания собственных диаграмм с помощью надстройки Visio Data Visualizer, о которой мы писали ранее, нужно открыть меню самой надстройки (в разделе Вставка → Мои надстройки) и выбрать один из 14 доступных шаблонов.

После этого в документе автоматически будет создана таблица, в которой можно изменять текст фигур, их форму и соединения.

Для добавления фигуры в таблице необходимо придумать новый идентификатор, указать идентификатор следующего шага, тип соединения и ввести нужный вам текст.

Чтобы применить изменения из таблицы, нажмите кнопку Обновить.

​​​​Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

— Шаг 1
Выделяем оба сравниваемых столбца, удерживая клавишу CTRL.

— Шаг 2
Выбираем на вкладке Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Повторяющиеся значения.

— Шаг 3
В раскрывающемся списке указываем вариант Уникальные.

​​​​Как настроить ширину и высоту ячейки?

Чтобы задать высоту строки или ширину столбца, необходимо на вкладке Главная в разделе Ячейки выбрать пункт Формат.
С помощью кнопок Высота строки и Ширина столбца вы сможете вручную указать необходимые вам параметры.

В этом же меню можно настроить Автоподбор высоты или ширины строки или столбца, выбрав соответствующий пункт.
В таком случае размер будет подстроен под ту ячейку, в которой введено максимальное количество текста.

​​​​Создание столбчатой диаграммы

— Выбор и добавление столбчатой диаграммы на лист. Пока в Excel нет столбчатого типа диаграмм, поэтому придется выбирать подходящий вариант из общего списка: «Вставка» → «Рекомендуемые диаграммы» → выберите понравившуюся гистограмму → дважды кликните левой кнопкой мыши.

— Редактирование. Напишите название, добавьте вспомогательную ось, настройте цену деления и заливку.

— Изменение формата трëхмерной фигуры. Кликните правой кнопкой мыши на гистограмму, после в меню выберите «Формат ряда данных». Поставьте галочку у нужного формата фигуры.

​​​​Настраиваемая сортировка

Параметр учитывает уровни и диапазоны данных — это позволяет более гибко выстроить расположение элементов в таблице. Для ее создания используется специальное меню:

1. Выделите всю таблицу.
2. В разделе «Редактирование» выбирайте пункт «Настраиваемая сортировка».
3. В выпадающем меню «Сортировать по» укажите столбец, который затрагивает сортировка.
4. Кликните на режим сортировки «Значения ячеек».
5. Основная настройка — сортировка от А до Я. Но в меню можно настроить более детально.

​​​​Печать большой таблицы

Когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на несколько страниц. И не всегда это происходит удачно.
Если нужно, чтобы определенные строки или столбцы в таблице находились на одном листе, можно установить разрыв страницы самостоятельно:

— Шаг 1
Выделяем строку, выше которой хотим установить разрыв.

— Шаг 2
На ленте на вкладке Разметка страницы нажимаем на кнопку Разрывы и выбираем пункт Вставить разрыв страницы.
После чего все строки, начиная с выделенной, переместятся на следующий лист.

Для столбцов разрывы устанавливаются аналогично.

​​​​Добавление нулей перед числами

Нужно срочно подставить цифры под необходимый формат — проставить нули. А Excel сопротивляется и автоматически меняет все вводимые нами числа. Давайте разбираться в проблеме:

1. Поменять формат. Выделите ячейки, которые нужно изменить, и во вкладке «Главная» найдите «Ячейки». В выпавшем меню кликните на «Формат ячеек» и выберите «Текстовый».

2. Создать свой формат. Повторите действия из первого пункта. Только вместо формата «Текстовый» выберите «Все форматы». В окне назначьте свой тип, например 000 0000.

3. «По-быстрому». Выделите одну ячейку и перед числовым значением поставьте «'». После введите нужное количество нулей и нажмите на «Enter».

​​​​Виды диаграмм

1. Гистограмма состоит из столбов, отвечающие каждый за своë значение. Этот вид диаграммы является самым популярным среди пользователей Excel.

2. Для отображения изменений одного или нескольких показателей с течением времени можно использовать стандартный график.

3. Линейчатая диаграмма по сути это гистограмма, повернутая на 90°. Главное преимущество — использование названий в несколько строк.

4. Круговая диаграмма полностью отражает пропорции и доли одного или нескольких показателей относительно целого.

​​​​Буфер обмена для расширения функционала Excel

Раздел «Буфер обмена» поможет в мгновенном заполнении данных таблицы.

Копируйте элементы Excel-листа с помощью стандартного «Ctrl+C». Теперь перейдите в раздел «Главная» и найдите инструмент «Буфер обмена».

В открывшемся меню вы увидите список всех скопированных элементов данного листа. Теперь вам не придётся постоянно копировать, когда необходимо заполнять ячейки повторяющимися значениями.

​​​​Одновременный ввод одинаковой информации в диапазон ячеек

Если требуется ввести в некоторый диапазон ячеек одну и ту же информацию, можно воспользоваться следующим алгоритмом:

— Шаг 1
Выделите ячейки, в которые необходимо ввести одинаковую информацию.

— Шаг 2
Введите данные в активную ячейку.

— Шаг 3
Завершите ввод, нажав CTRL + ENTER.

​​​​Быстрый переход к нужному листу

Если в вашем файле используется большое количество рабочих листов, то ориентироваться в них становится трудновато.

В таком случае вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки листов, после чего отобразится оглавление, в котором можно будет мгновенно перейти на любой нужный вам лист.

​​Создание линейчатой диаграммы

Линейчатая диаграмма в Excel применяется для эффектного отображения информации (вы же не хотите усыпить зрителей). Из-за этого возникает потребность не только создать ее, но и настроить под свои задачи. Вот детальная инструкция:

Первый этап — создание. В шапке программы найдите «Вставка», а после жмите на «Диаграммы» и выберите «Гистограммы».

Второй этап — редактирование. Выберите тип гистограммы: 3D, процентный или нормированная. После выберите «Формат данных» и фигуру.

Третий этап — детализация. В окне «Формат данных» настройте расстояние фронтального и бокового зазора, формат фона и добавьте подписи.

​​​​Выделение значений с допустимыми отклонениями

В данном случае нам нужно автоматически выделить цветом все значения в столбце «Продажи», которые на 15% меньше или больше установленной нормы в столбце «План».

1) Выделяем диапазон ячеек C2:C8 и выбираем Главная → Стили → Условное форматирование → Создать правило.

2) Тут выбираем Форматировать только ячейки, которые содержат.

3) В разделе Изменение описания правила в каждое поле вводится своя формула отклонения сначала в меньшую, а потом в большую сторону. Заполняем параметры: 1 — Значение ячейки, 2 — между, 3 — =B20,85, 4 — =B21,15.

4) Нажимаем на кнопку Формат, чтобы задать желаемый цвет заливки для ячеек. Затем кликаем на ОК.

​​​​Округление чисел до десятых

На навигационной панели Excel есть две кнопки, позволяющие управлять разрядностью числа. Одна из них подойдет для округления до десятых: выделите левой кнопкой мыши нужное число → «Главная» → «Число» → «Уменьшить разрядность».

Дополнительный способ для изменения формата всех ячеек: выделите все нужные ячейки → в появившемся окошке найдите «Формат ячеек» → выбираете «Числовой формат» → измените количество десятичных знаков до «1».

​​​​Сочетания клавиш для быстрой работы

Для более оперативной работы, рекомендуем ознакомиться с несколькими клавиатурными комбинациями:

• Shift + пробел — выделить всю строку
• Ctrl + пробел — выделить весь столбец
• Ctrl + "-" — удалить выделенный столбец / строку
• Ctrl + "+" — добавить строку / столбец перед выделенным

​​​​Отображение формул текстом

Формулы в Excel рассчитывают данные сразу после выхода из активной ячейки, что может быть не очень удобно при редактировании большого количества формул.

Для того чтобы «запретить» программе автоматически рассчитывать формулы, а просто показывать их в качестве текста, нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы.

В результате все формулы на активном листе будут визуально отображены как текст, но это никак не повлияет на их работу.

​​​​Быстрое возведение числа в степень

Чтобы вознести число в степень, существует одноимённая функция =СТЕПЕНЬ(число; степень).

Однако это можно сделать ещё более простым способом: указать знак ^ в качестве математического действия (например, =3^2).

Учтите, что при вычислениях возведение в степень является первым приоритетом, поэтому только лишь после этого действия программа перейдёт к остальным, по типу умножения или деления.

​​​​Две книги на экране одновременно

Для этого вы можете использовать следующий алгоритм:

— Шаг 1
На ленте на вкладке Вид нажать кнопку Упорядочить все.

— Шаг 2
В окне Расположение окон выбрать подходящий вариант расположения.

— Шаг 3
Жмем ОК - готово, теперь можно одновременно наблюдать сразу две книги на экране.

​​​​Два разных листа одной книги на экране одновременно

Подобное расположение можно настроить так:

— Шаг 1
На ленте на вкладке Вид нажимаем кнопку Новое окно, после чего в этом же разделе кликаем на Упорядочить все.

— Шаг 2
В появившемся окне Расположение окон выбираем нужный вариант расположения.

— Шаг 3
Жмем ОК - готово, смотрим разные листы одной книги одновременно.

​​​​Вставка текста в ячейку с формулой

В узконаправленных проектах работа с формулами — обязательный навык. Сейчас разберёмся как рядом с результатом вычисления формулы вставить поясняющий текст для облегчения понимания информации.

Самый простой способ решения вопроса — использовать символ амперсанда (&). Он автоматически отделяет данные от текстовых блоков.

Для активации ячейки выделите еë и нажмите клавишу «F2». После ставим знак амперсанда «&» и пишем пояснение, например, «долларов». Теперь после каждого числа, которое выводит формула, будет подпись «долларов».