Криминальное чтиво.

В моей практике работы организатора мероприятий случались самые разные истории, которые учили меня новым важным навыкам в нашей профессии. Расскажу одну почти криминальную историю, которая показывает, как ваши знания и профессионализм могут влиять на бюджет мероприятия.

Примерно в 2009 году мы делали новогоднее мероприятие для одной очень крупной компании. Это было наше второе мероприятие для нее. Право провести первое, небольшое, мероприятие мы выиграли в тендере, предложив оригинальную идею, которая не только выполняла задачу, но и экономила бюджет. После первого проекта у нас с клиентом установились очень хорошие партнерские отношения, и он предложил нам взяться за организацию главного мероприятия компании новогоднего праздника на 2000 сотрудников.

Далеко не каждая площадка способна вместить такое количество людей банкетом. Кроме того, новогодние даты разлетаются моментально. Поэтому клиент забронировал площадку заранее, еще не зная, кто будет мероприятие делать. Соответственно, мы составляли бюджет уже без учета стоимости площадки, которая, к слову, составляла несколько миллионов рублей.

Когда концепция и бюджет были утверждены и все договора подписаны, мы приступили к планированию работы. При первой же технической встрече на площадке мероприятия выяснилось, что клиент заключил договор и арендовал площадку только на сутки. Пришлось срочно договариваться и оплачивать дополнительные двое суток монтажа и репетиций. Уже на этих переговорах стало ясно, что администрация намеренно ввела клиента в заблуждение по многим вопросам, и теперь, получив деньги, стала выставлять все новые и новые счета: за охрану во время монтажа, за дополнительный обогрев, за въезд на территорию и так далее.

Так как, подписывая договор и переводя первую сумму, клиент не предусмотрел подобные проблемы, оставалось только два варианта: либо терять уже оплаченные деньги и начинать поиск новой площадки, либо платить вымогателям. Клиент решил платить. Таким образом, первоначальная сумма, запланированная на аренду помещения, выросла в 4 раза. Надо сказать, что и это не спасало нас от проблем. Во время монтажа администрация постоянно мешала нам, то закрывая на замок ворота, то отключая на несколько часов электричество, пытаясь получить еще денег. Тем не менее мероприятие состоялось. Это был грандиозный успех!

Руководитель компании назвал его лучшим в истории. С тех пор этот клиент никогда не заключает контрактов без предварительного согласования с агентством.

А непомерно жадных менеджеров площадки нам все-таки удалось немного проучить. Вот как это произошло. Ночью после завершения мероприятия, когда технические подрядчики собрали все оборудование и готовы были его вывезти, менеджер опять закрыл ворота и потребовал дополнительной оплаты. Тогда я вызвал полицию, сообщив, что нас взяли в заложники и требуют выкуп. Прибывшая на место опергруппа убедилась, что так оно и есть: двери закрыты, а менеджер ссылается на какой-то договор и просит денег. Одно дело не пускать кого-то, а совсем другое не выпускать. Разумеется, это уголовное преступление. Так что горе — менеджер провел несколько нервных часов в следственном изоляторе.

Несмотря на несправедливое к нам отношение, мы посчитали правильным закрыть дело, и Новый Год управляющий встретил дома.

#кейс

Как я и обещал неделю назад, сегодня будет ещё один случай из моей практики. Как и в прошлой истории, виной всему стала погода. А именно необычный для московского климата мощный ливень.

Дело было так. Мероприятие на 400 человек проходило в одной из загородных усадеб. Зал усадебного дома был не слишком велик, поэтому мы решили использовать его для сбора гостей. Местом, ради которого была выбрана эта площадка, был внутренний двор, обрамленный с двух сторон великолепной колоннадой. Именно тут и была установлена сцена, построены подиум и крыша для размещения гостей.

Так как вокруг нас располагался прекрасный сад и классическая архитектура, мы решили сделать нашу конструкцию максимально незаметной. Для этого крышу специально изготовили из прозрачного винила.

Площадка выглядела потрясающе. Мероприятие началось четко по расписанию и всё работало как часы. Но через 15 минут после начала сбора гостей на нас обрушился настоящий тропический ливень.

Поток гостей тут же прекратился. Никто не рисковал выйти из машины в такой дождь и все гости, которые не успели зайти внутрь, пережидали непогоду в машинах.

Но это была не единственная и далеко не главная проблема. Под напором дождя один участок нашей новой и абсолютно прозрачной крыши слегка прогнулся, и в нём образовалась небольшая лужица. Дождевая вода, которая до этого спокойно стекала по скату крыши начала задерживаться и накапливаться в этом месте. К тому моменту как дождь закончился у нас на крыше образовался здоровенный провис в котором собрал небольшой бассейн примерно на 800 литров воды.

Качество материала и изготовления крыши были очень хорошими, Поэтому потолок удерживал этот огромный дополнительный груз, но не могло быть и речи о том. чтобы привести гостей в это потенциально опасное место.

План действий в черезвычайной ситуации

Мы собрали короткое совещание своей рабочей команды. Ситуация была такова: У нас на основной площадке есть серьёзная проблема решения которой мы пока не знаем. Но и гости у нас задерживаются. Погодный катаклизм внес коррективы в наше расписание и у нас есть примерно час на решение проблемы. Для решения были выделены технический директор проекта и самый опытный менеджер нашей команды. Их зоны ответственности временно стали контролировать другие сотрудники.

Я сообщил о проблеме клиенту и сказал, что нам нужен примерно час на ее решение. Что мы откорректируем работу welcome-зоны таким образом, что гости ничего не заметят.

Команда техников под руководством выделенных нами коллег начала предпринимать различные попытки исправить ситуацию. Проблема была в том, что стандартный метод, который используют продавши в палатках на рынке — выгнуть крышу вверх чтобы вода слилась здесь был неприменим. Вес собравшиеся воды был около тонны и никто не смог бы поднять этот участок крыши без специальной техники. Рабочее решение было найдено примерно через 10 минут. Наш опытный менеджер вспомнил процесс, которым пользуются водители, чтобы перелить бензин из бензобака в канистру. Техники нашли достаточно длинный шланг. Один конец опустили в воду, а другой спустили вниз. Чтобы вода начала вытекать по шлангу ей необходимо было преодолеть верхнюю точку где шланг перегибался через край крыши. Технику пришлось ртом высасывать из шланга воздух, пока он не почувствовал движение воды. Затем вода ушла самотеком по принципу сообщающихся сосудов.

Решение было найдено и исполнено, но на это требовалось время: вылить 800 литров через шланг дело долгое. Так что мы продолжали ждать результата. К моменту назначенному нами для входа гостей в зал, воды на крыше почти не было. Осталось слить не более 10%. Мы были уверены в безопасности этой ситуации и пригласили гостей. Пока они походили, осваивались и занимали места за столами проблема была решена окончательно.

Вывод. Когда что-то неожиданное происходит во время мероприятия, необходимо как можно быстрее оценить ситуацию и выделить на ее решение компетентного сотрудника. Соответственно, его зону ответственности перепоручить другому члену команды.

#обучение #случилось #кейс

Вообще сценарий в большинстве искусств — это самостоятельное произведение. Возьмите пьесы великих писателей и драматургов. Читать такую пьесу зачастую бывает интереснее, чем смотреть спектакль.

Точно так же отдельно существуют и киносценарии. Я неоднократно читал сценарии, которые потом превратились в кинофильмы, и находил их весьма увлекательными.

Но совсем другое дело сценарий мероприятия. Тут речь не может идти о самостоятельной художественной ценности. Единственный смысл существования такого документа — это точное и яркое выполнение задач мероприятия. Именно поэтому, хорошим event-сценариям присущ определенный сухой и точный язык.

Время от времени мне приходится читать сценарии, написанные талантливыми молодыми (или не очень) креативщиками. В этих произведениях встречаются очень красивые литературные обороты, метафоры и гиперболы. Но именно это делает их абсолютно бесполезными в рабочем процессе.

Приведу вам пример:
»…Посреди затемненного зала, как осколок гранитной скалы, возвышается квадратный подиум сцены. Его равные стороны подчеркивают образ надежности и устойчивости компании юбиляра. Из полутьмы зала по ступеням на сцену поднимается президент компании. С каждым шагом его силуэт все более проявляется в лучах света, направленных на сцену. Он своим неумолимым переходом из темного пространства зала передает жизнеутверждающий образ развития компании, ее движения из темного и не всегда успешного прошлого в светлое и наполненное новыми высотами будущее. Как только президент подходит к микрофону все гости в едином порыве вскакивают со своих мест и зал оглашается бурной овацией. Свет со сцены начинает заполнять зал, символизируя общую причастность всех сотрудников компании к ее грядущим ярким успехам…»

Слов нет, написано талантливо! Но что же увидит гость мероприятия? Пустую, освещенную сцену, на которую выйдет президент компании. Никаких оваций не будет, если, конечно, всех заранее об этом не попросят под страхом увольнения. Никто не увидит в этом ни образов, ни символов.

За красивым текстом сценария автор упустил множество важных моментов.

Сначала необходимо собрать внимание гостей. Для этого следует плавно погасить свет и выключить фоновую музыку. Потом объявить выступление президента компании, включить свет на сцену и поддержать выход президента динамичной музыкой.

Тогда к моменту его первых слов аудитория будет готова слушать и, если речь будет не длинной, обязательно наградит оратора аплодисментами.

#обучение

PS
Очень подробно про сценарий я рассказываю в курсе «Планирование мероприятия». Кроме того, в этом курсе есть еще куча полезных знаний. Стандартная стоимость курса 8 990 рублей. Но по ссылке из этого поста Вы можете купить его за 4 500. 👇 https://eventuniversity.pro/course/planirovanie-meropriyatiya/_copy

Сегодня в московских школах начались «последние звонки». К этому поводу я расскажу о первом проекте, на котором почувствовал одновременно и могущество, и ответственность организатора мероприятий. Это был 1999 год. Один наш клиент захотел прославиться среди молодежи. Мы предложили собрать всех выпускников Москвы и пригорода на грандиозный концерт в день последнего звонка. Благодаря своей дружбе с тогдашним мэром Москвы Юрием Лужковым наш клиент получил все необходимые разрешения, и работа началась. В этом проекте очень многое для нас было впервые. Впервые в России мы построили такую большую сцену. Впервые мы делали мероприятие в самом центре столицы — на Манежной площади. Впервые мы готовили концерт с участием десятков артистов и продолжительностью более 6 часов. Впервые я участвовал в совещаниях вице-мэра с полицией общественной безопасности, ГИБДД, пожарными и другими экстренными службами.

Уровень своей значимости для происходящего события я осознал в тот момент, когда ко мне приставили офицера связи — майора полиции обвешанного несколькими наборами раций. Он должен был сопровождать меня везде, чтобы можно было быстро согласовывать и исполнять все необходимые действия.

И вот, настал день проведения мероприятия. Праздник начался. Ведущий вышел на сцену, произнес поздравления и пригласил к микрофону нашего клиента. Пока они выступали на сцене, я готовил к выходу первого артиста из нашего длинного списка. Вообще обеспечить бесперебойное выступление большого количества артистов — задача весьма непростая. Для ее решения, например, у нас на сцене был установлен поворотный круг с двумя барабанными установками, чтобы пока на сцене выступала одна команда, ударник другой группы мог за кулисами готовить барабаны.

Ситуация осложнялась еще и тем, что артисты опаздывали из-за пробок, которые в свою очередь возникали из-за невероятного количества зрителей. Уже ко второму часу концерта их было больше 100 000 человек. Поэтому пришлось перекрыть движение по Моховой и Тверской улицам. Короче, проблем у меня хватало, но и команда была отличная. Все службы работали как часы. И все равно адреналин зашкаливал.

Почти весь концерт я провел в штабе мероприятия, который, разумеется, находился за сценой, в гримерном городке. И только когда на сцену вышла последняя «живая» группа — «Вопли Видоплясова» — я немного перевел дух и решил посмотреть на то, что происходит на площади. Я поднялся на специальный помост для телеоператоров, с которого было видно и сцену, и всю площадь. То, что я увидел, навсегда запечатлелось в моей памяти.

На сцене Олег Скрипка пел свою знаменитую «Весна, весна, весна, весна прийде…», а вся площадь передо мной была заполнена людьми. Как ни старался, я не мог увидеть, где заканчивается это море голов. И вся стотысячная толпа жила одним ритмом, одной эмоцией. В припеве песни на сцене сработали пиротехнические фонтаны, и площадь взорвалась восторженным ревом.

Я стоял над этим морем счастливых людей и очень остро осознавал: именно я это сделал. Теперь они навсегда запомнят свой последний школьный день. И благодаря моей работе сегодня они по-настоящему «зажгли», и при этом были в полной безопасности. В тот самый момент я отчетливо понял, что выбрал правильную профессию.

С тех пор прошло много лет. В моей копилке сотни эмоциональных моментов, десятки уникальных проектов и огромный опыт. Но время от времени я мысленно возвращаюсь в тот миг, когда я впервые почувствовал силу и значение профессии организатора мероприятий.

#мысли #кейс

PS
В той толпе праздновала свой «последний звонок» девушка Вика, которая через несколько лет стала моей женой. Ничто в этом мире не бывает случайно.

🎥 Здесь можно посмотреть как это было 👇 https://vimeo.com/276604720/342aeb78f3

Недавно я выступал на конференции в метавселенной. Это не первый мой такой опыт, но первый раз я говорил о том как начать свой бизнес в этом новом виртуальном мире.
Делюсь с Вами записью этого события.

Растите чеки большие и маленькие.
Почему все хотят поднимать цену своих услуг?

Больше стоимость услуги — больше зарабатываю каждой продажи.
Прямая логика!

Однако при повышении цены растет и боль клиента при покупке. Если Вы снижаете себестоимость, а цену оставляете прежней, то прибыль растет без отрицательных эффектов. Или если увеличиваете количество продаж, то тоже больше зарабатываете в месяц. Все эти пути более экологичны для бизнеса, чем повышение цены. Поэтому если есть возможность найти больше денег без этого, то воспользуйтесь ей.

Теперь разберемся что делать, когда решение повысить цену принято. У нас сразу возникают проблемы:
1⃣ Прошлые клиенты рассчитывают на пошлую цену.
2⃣. Многие конкуренты, у которых цена была выше или равна нашей, стали теперь дешевле.
3⃣ Клиенты, для которых цена - важный фактор сложнее покупают наши услуги.
4⃣ Поставщики и сотрудники, узнав о росте цены рассчитывают получить повышение своих оплат.

Правда есть и положительные моменты:
1⃣ У нас появился дополнительный ресурс для улучшения маркетинга и продаж.
2⃣ Наши услуги воспринимаются как более премиальные.
3⃣ Появляются новые клиенты, которые привлечены пристальностью нашего продукта и у них больше денег.
4⃣ Мы действительно можем позволить себе лучших поставщиков и сотрудников.

Принесет ли нам удачу повышение цены нашего продукта зависит от того, как мы сможем сбалансировать эти плюсы и минусы. На event-tuse 6-7 июня я буду рассказывать как можно повысить свой чек. Билеты тут. Ваш промокод EVENTUNIVERSITY — 15% скидки.

Традиционно, я буду разбирать Ваши конкретные кейсы в течении всего мероприятия. Просто найдите меня там.

Чтобы подготовиться, читайте продолжение этого поста в моём канале.

EVENTUNEVERSITY

В 2004 году историческое здание Большого Театра закрывалось на ремонт, который продлился более 10 лет. Естественно, последний вечер театрального сезона должен был стать особым событием в жизни Москвы.

Мне выпала честь быть организатором этого мероприятия. Именно об этом я и хочу сегодня рассказать. Задача была непростой. Все деньги на организацию этого события давали партнеры, попечители театра, основными из которых были немецкие компании BMW и ESCADA. Перед нами стояла непростая задача соединить в едином действии классическую музыку, современную моду и суперпопулярные в России автомобили.

После перебора разных идей, все одобрили концепцию, в которой на сцену в одновременном дефиле выходят машины и модели в модных одеждах. Разумеется, это нельзя было делать на сцене Большого Театра, как по этическим соображениям, так и по чисто техническим. Старая сцена не позволяла завезти внутрь и разместить за кулисами несколько автомобилей. Поэтому мы построили для шоу специальный подиум прямо на театральной площади.

Это, конечно, было уникальное сооружение. Сцена была не только огромной, на выходящем вперед языке подиума, должно было быть достаточно места для разворота большой машины, но и очень прочной. Кроме того, прогноз погоды на эти дни нас не радовал, так что всю сцену и пространство перед ней нужно было закрыть крышей. Монтаж этого сооружения продолжался примерно 5 дней.

Накануне ночью, загулявшие москвичи и бомжи, обживавшие в то время центральные московские улицы, стали зрителями нашей репетиции. Раз за разом машины выезжали на подиум и отрабатывали разворот одной плавной дугой. Часа через 4 репетиции они так лихо ездили по подиуму, что я стал опасаться уже за безопасность наших пеших моделей.

Вечер выдался просто великолепным. Публика на мероприятие пришла совершенно особенная. Все без исключения женщины были в вечерних платьях «в пол», а большинство мужчин в смокингах. Партнер вечера отель Марриотт приготовил изысканное меню закусок с большим количеством станций на которых повара готовили свои шедевры прямо на глазах у гостей. Особенным успехом пользовалась «Клубника фламбе». Это когда свежую клубнику погружают в соус на основе коньяка и поджигают. Коньяк вспыхивает ярким пламенем и быстро выгорает, а ароматную и слегка теплую клубнику раздают гостям.

Наше автомобильное дефиле произвело полный фурор! Гости встречали овациями каждый выход девушек и выезд автомобиля. Клиенты были счастливы. Ровно на последней минуте нашего шоу над Москвой разразилась сильнейшая гроза. Дождь лил как из водопровода и уже через пару минут все наши гости были внутри театра.

А мы всей рабочей группой собрались под крышей в центре нашей большой и очень надежной сцены и пережидали ливень за бутылкой коньяка, которой с нами щедро поделились коллеги из Марриотт.

#случилось #кейс

PS
Расскажите в комментариях историю из своей жизни, которая Вам особенно запомнилась.

Я люблю жизнь за яркие эмоции и общение с людьми. Область организации мероприятий - это квинтэссенция яркой жизни и общения.
Это профессия, котороя может принести счастье и достаток тому, кто ее поймет и полюбит.

Я очень страдаю, когда вижу плохие мероприятия. Как повар, который видит плохо приготовленную рыбу, и злится, что рыба умерла зря и ее придется выбросить, я злюсь за зря потраченные деньги и время людей, за обманутые ожидания и не родившееся счастье. Плохое мероприятие как аборт. Убивают то, что могло бы родиться, расти и приносить счастье.

Чтобы этого было как можно меньше, я хочу заразить всех коллег своим отношением к профессии, хочу чтобы они ее поняли и полюбили. Хочу дать им ключи ко всем секретам и путь к успеху.

Но это не 1 замок на секретной двери, это скорее как ларец в сундуке. Нужно сначала открыть 1 замок, чтобы найти следующий и так далее.

Все студенты идут к одной главной ценности. К гусыне с золотыми яйцами. Она - свой успешно работающий и масштабируемый бизнес. Но не все до нее доходят. Большинство останавливаются в зале со скатертью самобранкой, которая обеспечивает им комфортную жизнь, получив уверенную квалификацию и стабильную зарплату на event-рынке. Другие останавливаются на складе золотых яиц и становятся их верными хранителями и распорядителями. В реальной жизни они становятся супер специалистами со способностью вести клиента и управлять проектами. Они получают долю прибыли от проектов без рисков, которые есть у владельцев бизнеса.

Но путь всегда один - от крепостных ворот к гнезду гусыни по темному и запутанному лабиринту. Пройти его нужно весь, либо от начала, либо из той точки, где сейчас находится заблудившийся в лабиринте ученик.

#обучение #мысли

Кто хотел попасть на крутое мероприятие для event-профессионалов, торопитесь. Одной категории билетов уже нет.

Я буду оба дня и готов разбирать конкретные Ваши вопросы.
Напоминаю, что у Вас есть 15% скидки по промо-коду EVENTUNIVERSITY

Ну что друзья соскучились?

Билеты с ночевкой на EVENT ТУСУ закончились. Все продано.

Остались только на дневную программу на один день и на два дня! - Не пропусти 6 и 7 июня 🏄‍♂️

https://в-банкет.рф/event_tusa

Однажды мне поручили мероприятие по торжественному открытию флагманского бутика дорогой швейцарской марки Montblanc. Основная проблема при планировании проекта возникла из-за нехватки пространства.

Дело в том, что сам бутик был очень маленький, всего 68 квадратных метров, а список гостей насчитывал 2500 человек.

Было очевидно, что нам необходимо построить временное сооружение. Я стал искать варианты. Перед входом в бутик ничего построить было нельзя: вокруг практически на расстоянии вытянутой руки были другие магазины. Тогда я пошел в ближайшую подворотню.

Несмотря на то, что дело происходило в Столешниковом переулке, в самом центре Москвы, вид, который мне открылся, был ужасен. Двор был достаточно большой, примерно 25 метров в ширину и 80 в длину, но половина этого пространства было свалкой строительного мусора. С трех сторон двор ограничивали дома, а с четвертой — чудовищный ржавый забор, из-за которого выглядывали горы другого мусора.

Но и это уже было кое-что. Теперь надо было найти путь из бутика во двор. К счастью, такой путь был. Правда, проходил он через окно, но для профессионала это уже не проблема.

На следующий день мы уже изучали двор с менеджером стейджинговой компании (они занимаются прокатом и строительством сценических конструкций).

Через 2 дня у меня был проект. Во двор влезал шатер 20×60 метров, то есть 1200 квадратных метров. Вроде бы, неплохо, однако только на сцену мне требовалось 200 квадратов и еще столько же на технические зоны, буфеты и бары. Оставалось 800 квадратных метров, на которых мы могли разместить лишь полторы тысячи гостей. Тогда я позвонил нашему менеджеру и попросил придумать второй этаж. Это дало нам еще 600 квадратных метров. Теперь места хватало.

Дальше все пространство нужно было осветить и обеспечить электричество для работы кейтеринга. Безусловно, весь объем необходимого электропитания розетки бутика дать не могли. Мы заказали генератор. Но и тут возникла проблема: шатер перекрывал въезд во двор, а значит нам нужно было до начала его строительства завезти во двор и генератор, и запас солярки на все дни работы.

Когда шатер был построен, мы вынули раму из окна и со стороны бутика построили ступени и пологий пандус. Внутри шатра были поставлены ледяные бары, буфетные линии и большая сцена. Собиравшихся у входа гостей встречала пирамида розового шампанского. Затем они проходили внутрь и незаметно попадали к нашему оконному «порталу», за которым открывался огромный фантастический зал.

После мероприятия многие вспоминали булгаковскую «нехорошую квартиру» из «Мастера и Маргариты»: как в романе одна небольшая квартира превратилась в длинную анфиладу залов, так и на нашем event-е словно по волшебству более двух тысяч человек поместились за дверью маленького магазина.

У нас есть очень полезный документ, который помогает быстро рассчитать необходимую площадь и многое другое. Скачать его можно тут 👇 https://oml.pw/1h1c8a994

#обучение #кейс

В 2015 году я написал одну шутку, которой хочу сегодня с Вами поделиться. Тогда в интернет ходил популярный текст про «понты разного порядка». Его ошибочно приписывали Пелевину. Вот именно на этот текст я написал небольшую пародию.

ПОНТЫ EVENT’ОРА

Понты 1-го порядка
🔴 Купить большую машину и возить в ней реквизит на мероприятие.
🔴 Заказывать пиццу на ночной монтаж и презирать тех, кто принес с собой бутерброды.
🔴 Хвастаться телефонами артистов в записной книжке и тайно завидовать «звездам» event-бизнеса.

Понты 2-го порядка
🟡 Купить маленькую стильную машинку и заказывать транспортные услуги на мероприятие.
🟡 Ездить ночью с монтажа в ресторан. Презирать тех кто заказывает пиццу.
🟡 Хвастаться знакомством с Князевым и тайно мечтать поработать на Олимпиаде.

Понты 3-го порядка
🟢 Ездить на метро и такси, потому что так быстрее и дешевле.
🟢 Не приезжать на ночной монтаж, а звонить менеджеру по Skype и смотреть через камеру.
🟢 Никого не презирать, так как это разрушает карму.
🟢 Ни о чем не мечтать, так как пока не выбрал свой путь.

Понты 4-го порядка
🔵 Бросить все проекты и уехать на Олимпиаду волонтером.

Понты высшего порядка
🟣 Вернуться с Олимпиады, купить большую машину и возить на ней детей на дачу.
🟣 Делать хорошо любые проекты.
🟣 Осознавать, что любой чудик с бутербродами может завтра стать продюсером Олимпиады.

А какие понты у Вас?