Мне повезло отвечать за яркие большие проекты на трех олимпиадах: в Ванкувере, в Лондоне и в Сочи. Сегодня я хочу рассказать о первом из них.

О том, что у нас будет проект на олимпиаде в Ванкувере я узнал за 3 месяца до ее открытия. В начале ноября 2009 года, мы с семьей отдыхали в Египте, куда вывезли из холодной Москвы нашу 3-х месячную дочку. Примерно на второй день отпуска мне позвонила мой заместитель и объявила, что РЖД хотят срочно организовать конференц-звонок. На этом звонке наш клиент сообщил нам, что РЖД подписывает партнерское соглашение с оргкомитетом Сочи 2014 и нам надо будет обеспечить участие РЖД в программе Русского дома в Ванкувере. С тех пор, практически все время, которое моя семья проводила у моря или в бассейне, я торчал в лобби отеля — единственном месте, где ловил интернет и занимался координацией подготовки проекта.

Несмотря на позднее решение нам удалось получить отличную площадку для стенда РЖД в «Русском доме». Дизайн стенда мы заказали у немецких дизайнеров, так как у них был опыт работы и с нами, и с канадской продакшн-компанией. Мы придумали много интересных идей для этого проекта. Например, часть стенда представляла интерьер вагона поезда, а вместо окон были экраны. Для них мы подготовили специальные фильмы, и гости Русского дома могли путешествовать на этом виртуальном поезде по самым живописным уголкам России. В баре подавали гостям чай в традиционных для железной дороги подстаканниках. Гости могли сфотографироваться на специальном фоне и получить свою фотографию в одном из известных туристических мест России. Вроде бы все было хорошо и интересно, но мне не хватало какого-то ключевого элемента, который бы стал символом всего проекта.

И вот уже в Москве, почти перед самым Новым Годом меня осенила гениальная идея. Что все иностранные туристы увозят из России в обязательном порядке зимой? Ушанки! На тот момент существовало неписаное правило. Все болельщики на олимпиаде носили форму от Bosco. Эти костюмы с традиционным узором и надписью «Russia» были общепризнанной униформой для российских туристов в Ванкувере. Форма эта была двухцветная красная с белым или белая с красным (эти же цвета составляли фирменный стиль РЖД). Но вот общепринятого головного убора для нее не было.

Тогда мы срочно заказали и отправили в Ванкувер 4 000 ушанок из искусственного меха. Половина из них были красными с белым мехом, а половина чисто белыми с красными завязками. На месте, куда в армии прикрепляют кокарду, мы поставили крупный металлический значок с логотипом РЖД. Этот аксессуар моментально завоевал популярность у всех сотрудников и гостей Русского дома. Например, на фото выше момент, когда вице-премьер Александр Жуков на открытии Русского дома дарит нашу ушанку координатору МОК Жану Клоду Кили.

Вскоре мы поняли, что наши ушанки настолько востребованы, что их можно использовать как местную валюту. Например, нам не хватило выделенной квоты аккредитаций. Делегация РЖД была очень большой. Мы получили дополнительные бейджи за 10 наших ушанок. Но мало этого. Мы «расплачивались» ими за услуги даже вне Русского дома. Пришли большой компанией в ресторан. Нет свободных столиков. Две шапки в подарок и столик нашелся.

В обмен на такую ушанку я даже получил возможность купить один из первых iPhone, которые тогда не продавались в России, а в Канаде стоили около 100$.

К закрытию Олимпийских Игр почти все российские болельщики на улицах Ванкувера ходили в наших ушанках. Это стало таким же написанным правилом, как и форма от Bosco.

#кейс

Для любого профессионала в организации мероприятий так важно уметь справляться с неожиданностями и форс-мажорами. Вот история из моего опыта, на примере которой объясню принципы действий в чрезвычайных ситуациях.

Моя компания организовывала корпоративное мероприятие для крупного финансового холдинга. Местом была выбрана площадка на берегу Химкинского водохранилища — это довольно большой водоем недалеко от центра Москвы. Центром площадки был крытый стационарный шатер, но безусловно главной фишкой этого места была открытая терраса с видом на воду. Так что большая часть мероприятия была запланирована на улице, а внутри, только концертная программа.

Примерно за полтора часа до прибытия гостей ветер усилился и мы увидели как огромная иссиня-черная туча приближается к нам с другой стороны водохранилища. Было очевидно, что нас ждет ливень с грозой огромной силы. У нас оставалось не более 5 минут до катастрофы.

Вот что произошло в следующие 5 минут:

Минута 1
Все 4 присутствующих на площадке менеджера моего агентства и руководители всех подрядчиков срочно встречаются на террасе. Мы быстро определяем что из оборудования и мебели подвергается риску. Делим все на зоны ответственности по числу имеющихся руководителей (их было 7: 4 менеджера и 3 руководителя служб). Весь персонал, присутствующий на площадке, останавливает работу и делится на группы, поступая в распоряжение руководителей.

Минута 2
Все немедленно начинают работать на максимально возможной скорости. Первая группа сдвигает мебель внутри шатра освобождая ближайшую к террасе зону. Три группы поделив террасу на зоны заносит внутрь всё, что может пострадать от дождя. Техническая служба занимается всем, что необходимо сделать, чтобы обезопасить технику. Менеджер площадки со своими людьми начинает закрывать и закреплять стенки шатра, оставляя 3 открытых прохода по 1 для каждой из групп, убирающих мебель.

Минута 3
Работа продолжается в том же порядке.

Минута 4
Техники закончили работу и помогают с мебелью на террасе.

Минута 5
Все что необходимо убрано в шатер. Все заходят внутрь, и оставленные проходы закрываются виниловыми стенками. Все переводят дух и ждут.

Еще через минуту даже через непрозрачные стенки шатра видно вспышку молнии и страшный удар грома потрясает все вокруг. На шатер обрушивается поток воды, так резко, как будто кто-то наверху перевернул гигантское ведро. Примерно через 15 минут все закончилось. Буря ушла дальше на север Москвы, оставив нам мокрую террасу, заваленную листьями и ветками, и яркое солнце, сияющее в безупречно голубом небе.

Все люди принимаются за работу, разделившись на прежние группы и уже через 15 минут площадка восстановлена в первоначальном виде.

Надеюсь, что Вы увидели в этой истории определенный план действий. Но на всякий случай я его повторю.

План действий в черезвычайной ситуации:
1️⃣ Определение плана действий
2️⃣ Оценка необходимого объема работы
3️⃣ Выделение ответственных и распределение между ними объема работ
4️⃣ Передача всех возможных ресурсов под управление ответственным

У этой истории есть ещё одна деталь, которая заставляет меня улыбаться, когда я её вспоминаю. Дело в том, что в этот момент на площадке уже находилась Наташа — ответственный менеджер от клиента. Когда показал ей приближающуюся тучу, она готова была разрыдаться. Я посадил ее на стул в самый дальний угол шатра где она и просидела полчаса находясь в каком-то нервном ступоре. Когда все закончилось и я показал площадку готовую принять наших гостей, её прорвало. Она принялась звонить своим коллегам и почти кричать в трубку: «Вы не представляете, что тут только что было! Ураган, ливень, гроза!» «Так что, праздник отменяется?» — спрашивали на той стороне. «Нет, — говорила Наташа спокойным голосом. — У нас все в порядке. Ждем вас в 19:00».

Сегодня я рассказал, как справиться с проблемой, когда до мероприятия ещё есть время. Через неделю расскажу, что делать, если ЧП произошло во время мероприятия.

#обучение #кейс

Вот отличная публикация про то, зачем делаются мероприятия. Всем рекомендую прочитать.

Те кто проходил обучение в Event University, заметят общий подход.

Однако тут отлично раскрыт вопрос оценки результатов.

https://eventologia.ru/blog/kak-schitat-effektivnost-meropriyatiya

Все мы знаем, что event-бизнес имеет ярко выраженный сезонный характер. А это значит, что загрузка у специалистов этого бизнеса может очень сильно изменяться в разные периоды времени.

Когда у меня наступают периоды интенсивной работы, я всегда вспоминаю правила, которые усвоил много лет назад: хочешь больше сделать — потрать больше времени на планирование.

Это противоречивое высказывание чаще всего вызывает протест у моих сотрудников. Они все время начинают спорить. Они говорят: «Мы работу не успеваем сделать, а от нас ещё хотят получать планы и отчёты.» Но мой богатый опыт говорит, что планирование не уменьшает время, а увеличивает возможности. А сейчас попробую объяснить, как это происходит.

Дело в том, что в рабочей культуре, начиная с конца XX-го века, существует миф под названием multitasking. В прямом переводе это означает «многозадачность». Все мы интуитивно понимаем это как возможность делать сразу несколько дел, но на самом деле это совсем не так.

Давайте для начала разберёмся, откуда появился этот термин. Впервые его придумали для описания работы компьютерных процессоров. И как раз в своем оригинальном значении он говорил о возможности процессора очень быстро переключаться с одной задачи на другую. Любой, кто хоть немного знаком с компьютерами, понимает, что они не выполняют одновременно несколько задач, а просто очень быстро делают работу и успевают в период ожидания новых данных сделать ещё что-нибудь.

Так вот, у человека все происходит совсем по-другому: для того, чтобы переключиться с одной задачи на другую, человек тратит большее количество энергии, а заодно, при переключении теряет часть информации, которая находилась до этого в подсознательный части памяти.

Таким образом, многозадачность, по меткому выражению одного из американских учёных, — это «возможность завалить сразу несколько дел». На самом деле, решая несколько задач одновременно, человек физически не может уделить свое полное внимание каждый из них.

Именно поэтому, когда у меня очень много работы и я понимаю, что вряд ли смогу все это сделать в обычном ритме, я сажусь за планирование. Я чётко распределяю задачи и выделяю для каждой из них необходимый промежуток времени. После чего я включаю режим «не беспокоить» на своем компьютере и телефоне и полностью посвящаю себя выполнению конкретной задачи.

Мой опыт показывает, что я успеваю сделать гораздо меньше ошибок, делая гораздо больше, чем те мои сотрудники, которые пытаются спорить с моими установками о системе планирования.

Как вы считаете multitasking это достоинство или слабость?

#обучение #фишки

Однажды к нам, на тот момент известному московскому event-агентству, обратился клиент с просьбой организовать открытие дилерского центра BMW в Санкт-Петербурге. Приехав на встречу, мы сразу задали вопрос: понимает ли заказчик, что работать с московской компанией будет дороже, чем нанять местную? Понимаем, говорят, вот и докажите, что мы делаем это не зря.

Когда мы осматривали почти готовый дилерский центр, заказчики пояснили, что в первую очередь им нужно показать гостям не магазин, а ремонтную зону. Дело в том, что клиенты компании покупают новую машину примерно раз в 3–5 лет, а вот обслуживаются пару раз в год. Поэтому нужно сделать акцент на ремонтной зоне, чтобы, приезжая на мероприятие, люди попадали сразу туда.

Мы задумались. Что такое ремонтная зона? Это автосервис с подъемниками, инструментами, вытяжкой. Что там можно придумать? Осматривая помещение, мы поняли: его надо превратить в ночной клуб. Стандартно формат подобного мероприятия предполагает такую последовательность: торжественная часть, а затем вечеринка. Но это не соответствовало поставленной задаче. Ведь после официальной части многие гости могли уйти.

Тогда мы перевернули привычный ход мероприятия. Приезжая на открытие центра, гости заходили через предназначенные для въезда машин ворота в ремонтную зону, где был настоящий клуб с танцовщицами гоу-гоу, поднятыми над толпой на платформах автомобильных подъемников, огромным круглым баром, занимающим центр зала, ди-джеем в кузове пикапа, ультрафиолетовыми граффити на стенах и, конечно, самой заводной танцевальной музыкой. Проведя примерно час на такой яркой вечеринке, невозможно было не заразиться общим весельем. Затем мы приглашали гостей в элегантно оформленную зону, где их ждали изысканные закуски, презентация автомобиля, выступление руководства центра (руководители—большие любители хоккея, они были одеты в одинаковые свитера, как настоящая команда), а в завершении вечера — эффектный огнепад по всему периметру огромной стеклянной стены фасада дилерского центра. Так осознанное изменение формата помогло реализовать поставленную задачу и точно передать сообщение гостям.

Питерские клиенты потом сказали, что ни на секунду не пожалели, обратившись к москвичам, а потраченные на мероприятие деньги очень быстро
вернулись с прибылью.

Поделитесь в комментариях идеями и проектами, где вы сознательно нарушали привычные рамки.

#кейс

Когда-то я с большим удовольствием прочитал книгу основателя компании Zappos Тони Шея «Доставляя счастье». Основное содержание этой книги, не столько история становления Zappos, сколько рассказ о том, какую большую роль в успехе этой компании играют общие для всех ценности.

Прочитав эту книгу, я осознал, что для меня самое важное в работе Event University.

Я сам много учусь online. Я покупаю много курсов, большинство из которых приносят мне огромную пользу. Но иногда я сталкиваюсь и с разочарованием. Покупаю курс, в котором обещаны глубокие знания и важные закономерности, а на поверку получаешь несколько часов видеозаписи «капитана очевидности». Мне становиться неловко за авторов этого курса. Как-то даже стыдно, что я «купился» на их талантливую упаковку продукта и своими деньгами поддержал этот не совсем честный бизнес.

Подобные случаи всегда напоминают мне, насколько важны для меня ключевые ценности университета. То, что мы делаем здесь, совершенно точно, не ради высокой прибыли. Для меня самое важное, что университет помогает людям добиваться успеха в профессии. И не только это. Я надеюсь, что для студентов этот канал и его комментарии станут центром сообщества единомышленников, где можно спросить совета, поделиться своими мыслями или получить поддержку.

Кроме этого, после прочтения книги Тони Шея, я решил начать вырабатывать корпоративные ценности Event University. Вот первая из них.

Будь честным и обещай только то, во что сам веришь.


Как говорил герой Сергея Бодрова (младшего): — «В чём сила, брат? Я вот думаю, что сила в правде...»

PS
Студенты и выпускники Event University поделитесь здесь своими впечатлениями о честности и полезности обучения.

#обучение #мысли

Сегодня провел эфир на тему продаж в event-бизнесе.
Много хороших вопросов было. Тут запись.

Мы приглашаем вас на INTERN'S DAY - cобытие, которое поможет Вам найти свою первую работу в крупнейших маркетинговых и event-агентствах ассоциации REMA.

INTERN’S DAY состоится 1 июня, посетить мероприятие можно в двух форматах:

1. Поучаствовать в конкурсе на стажировку (для получения приглашения необходимо заполнить форму по ссылке https://forms.gle/KpCSemtQavDvUxPx7 до 21 мая )

2. Просто прийти на мероприятие и познакомиться с агентствами ассоциации поближе 🤝

Ждем креаторов, сммщиков, пиарщиков, менеджеров проектов и продюсеров!

До встречи на INTERN’S DAY 🖤

P.S. Новости мероприятия и всю необходимую информацию публикуем здесь 👈🏼

Криминальное чтиво.

В моей практике работы организатора мероприятий случались самые разные истории, которые учили меня новым важным навыкам в нашей профессии. Расскажу одну почти криминальную историю, которая показывает, как ваши знания и профессионализм могут влиять на бюджет мероприятия.

Примерно в 2009 году мы делали новогоднее мероприятие для одной очень крупной компании. Это было наше второе мероприятие для нее. Право провести первое, небольшое, мероприятие мы выиграли в тендере, предложив оригинальную идею, которая не только выполняла задачу, но и экономила бюджет. После первого проекта у нас с клиентом установились очень хорошие партнерские отношения, и он предложил нам взяться за организацию главного мероприятия компании новогоднего праздника на 2000 сотрудников.

Далеко не каждая площадка способна вместить такое количество людей банкетом. Кроме того, новогодние даты разлетаются моментально. Поэтому клиент забронировал площадку заранее, еще не зная, кто будет мероприятие делать. Соответственно, мы составляли бюджет уже без учета стоимости площадки, которая, к слову, составляла несколько миллионов рублей.

Когда концепция и бюджет были утверждены и все договора подписаны, мы приступили к планированию работы. При первой же технической встрече на площадке мероприятия выяснилось, что клиент заключил договор и арендовал площадку только на сутки. Пришлось срочно договариваться и оплачивать дополнительные двое суток монтажа и репетиций. Уже на этих переговорах стало ясно, что администрация намеренно ввела клиента в заблуждение по многим вопросам, и теперь, получив деньги, стала выставлять все новые и новые счета: за охрану во время монтажа, за дополнительный обогрев, за въезд на территорию и так далее.

Так как, подписывая договор и переводя первую сумму, клиент не предусмотрел подобные проблемы, оставалось только два варианта: либо терять уже оплаченные деньги и начинать поиск новой площадки, либо платить вымогателям. Клиент решил платить. Таким образом, первоначальная сумма, запланированная на аренду помещения, выросла в 4 раза. Надо сказать, что и это не спасало нас от проблем. Во время монтажа администрация постоянно мешала нам, то закрывая на замок ворота, то отключая на несколько часов электричество, пытаясь получить еще денег. Тем не менее мероприятие состоялось. Это был грандиозный успех!

Руководитель компании назвал его лучшим в истории. С тех пор этот клиент никогда не заключает контрактов без предварительного согласования с агентством.

А непомерно жадных менеджеров площадки нам все-таки удалось немного проучить. Вот как это произошло. Ночью после завершения мероприятия, когда технические подрядчики собрали все оборудование и готовы были его вывезти, менеджер опять закрыл ворота и потребовал дополнительной оплаты. Тогда я вызвал полицию, сообщив, что нас взяли в заложники и требуют выкуп. Прибывшая на место опергруппа убедилась, что так оно и есть: двери закрыты, а менеджер ссылается на какой-то договор и просит денег. Одно дело не пускать кого-то, а совсем другое не выпускать. Разумеется, это уголовное преступление. Так что горе — менеджер провел несколько нервных часов в следственном изоляторе.

Несмотря на несправедливое к нам отношение, мы посчитали правильным закрыть дело, и Новый Год управляющий встретил дома.

#кейс

Как я и обещал неделю назад, сегодня будет ещё один случай из моей практики. Как и в прошлой истории, виной всему стала погода. А именно необычный для московского климата мощный ливень.

Дело было так. Мероприятие на 400 человек проходило в одной из загородных усадеб. Зал усадебного дома был не слишком велик, поэтому мы решили использовать его для сбора гостей. Местом, ради которого была выбрана эта площадка, был внутренний двор, обрамленный с двух сторон великолепной колоннадой. Именно тут и была установлена сцена, построены подиум и крыша для размещения гостей.

Так как вокруг нас располагался прекрасный сад и классическая архитектура, мы решили сделать нашу конструкцию максимально незаметной. Для этого крышу специально изготовили из прозрачного винила.

Площадка выглядела потрясающе. Мероприятие началось четко по расписанию и всё работало как часы. Но через 15 минут после начала сбора гостей на нас обрушился настоящий тропический ливень.

Поток гостей тут же прекратился. Никто не рисковал выйти из машины в такой дождь и все гости, которые не успели зайти внутрь, пережидали непогоду в машинах.

Но это была не единственная и далеко не главная проблема. Под напором дождя один участок нашей новой и абсолютно прозрачной крыши слегка прогнулся, и в нём образовалась небольшая лужица. Дождевая вода, которая до этого спокойно стекала по скату крыши начала задерживаться и накапливаться в этом месте. К тому моменту как дождь закончился у нас на крыше образовался здоровенный провис в котором собрал небольшой бассейн примерно на 800 литров воды.

Качество материала и изготовления крыши были очень хорошими, Поэтому потолок удерживал этот огромный дополнительный груз, но не могло быть и речи о том. чтобы привести гостей в это потенциально опасное место.

План действий в черезвычайной ситуации

Мы собрали короткое совещание своей рабочей команды. Ситуация была такова: У нас на основной площадке есть серьёзная проблема решения которой мы пока не знаем. Но и гости у нас задерживаются. Погодный катаклизм внес коррективы в наше расписание и у нас есть примерно час на решение проблемы. Для решения были выделены технический директор проекта и самый опытный менеджер нашей команды. Их зоны ответственности временно стали контролировать другие сотрудники.

Я сообщил о проблеме клиенту и сказал, что нам нужен примерно час на ее решение. Что мы откорректируем работу welcome-зоны таким образом, что гости ничего не заметят.

Команда техников под руководством выделенных нами коллег начала предпринимать различные попытки исправить ситуацию. Проблема была в том, что стандартный метод, который используют продавши в палатках на рынке — выгнуть крышу вверх чтобы вода слилась здесь был неприменим. Вес собравшиеся воды был около тонны и никто не смог бы поднять этот участок крыши без специальной техники. Рабочее решение было найдено примерно через 10 минут. Наш опытный менеджер вспомнил процесс, которым пользуются водители, чтобы перелить бензин из бензобака в канистру. Техники нашли достаточно длинный шланг. Один конец опустили в воду, а другой спустили вниз. Чтобы вода начала вытекать по шлангу ей необходимо было преодолеть верхнюю точку где шланг перегибался через край крыши. Технику пришлось ртом высасывать из шланга воздух, пока он не почувствовал движение воды. Затем вода ушла самотеком по принципу сообщающихся сосудов.

Решение было найдено и исполнено, но на это требовалось время: вылить 800 литров через шланг дело долгое. Так что мы продолжали ждать результата. К моменту назначенному нами для входа гостей в зал, воды на крыше почти не было. Осталось слить не более 10%. Мы были уверены в безопасности этой ситуации и пригласили гостей. Пока они походили, осваивались и занимали места за столами проблема была решена окончательно.

Вывод. Когда что-то неожиданное происходит во время мероприятия, необходимо как можно быстрее оценить ситуацию и выделить на ее решение компетентного сотрудника. Соответственно, его зону ответственности перепоручить другому члену команды.

#обучение #случилось #кейс