В завершении тот пост, который написал я сам.

Как выбрать идеальное место для проведения мероприятия

Для начала давайте назовем основные аспекты, влияющие на этот выбор. Это те моменты, которые необходимо продумать заранее и/или обсудить с заказчиком.

1️⃣ Количество гостей мероприятия.
2️⃣ Концепция.
3️⃣ Транспортная доступность.

Если с первым пунктом все предельно просто (мы его обсуждали 10 дней назад), то другие мне хотелось бы прокомментировать.

Концепция мероприятия. Она должна быть определена с самого начала. Не нужно пытаться провести венецианский бал в ангарном помещении, если только в ваши планы не входит игра на контрастах.

Что касается транспортной доступности, тут нужно ориентироваться на тип аудитории. Если основная масса гостей приедет на автомобилях, понадобится большая парковка; если на метро – желательно, чтобы от станции было легко добраться; если большинство едет из одного офиса (на корпоратив, например), логично искать помещение недалеко от него.

Поскольку речь зашла о локации, давайте сразу оговорим несколько моментов, которые не должны ускользнуть от вашего внимания.

Окружение. Что находится вокруг выбранного места? Неудачное соседство может испортить впечатление от любого, даже самого красивого зала. Это же можно сказать о фасаде здания. Аварийное состояние дома или строительные леса не должны портить настроение гостям мероприятия.

Месторасположение зала в самом здании. Необходимо оценить проход к залу. Что будут видеть гости, подходя непосредственно к месту проведения мероприятия? Нужно ли будет проходить мимо других залов? И так далее.
Помните, что впечатление во многом складывается из нюансов.

Теперь поговорим о концепции. Как я уже писал, Не нужно пытаться провести венецианский карнавал в ангарном помещении. Точно также не стоит выбирать роскошные интерьеры для стиля хай-тэк. Вообще это кажется очевидным, но в реальной жизни даже очень опытные компании совершают подобную ошибку. Например совсем недавно в тендерном предложении одна именитая компания предлагала арендовать дворец, чтобы во внутреннем дворе построить шатер и сделать проекцию на все стены.

Кроме концепции мероприятия нужно помнить и об имидже и ценностях бренда. Например роскошное и престижное место будет отличным выбором для компании Мерседес, но совершенно не подойдет для таких брендов как Авито или Икея

Это только начало работы по выбору идеальной площадки. На "полном курсе освоения профессии event-менеджер" этой теме посвящено более 10 уроков. Проверьте сами. https://oml.pw/1gvm5v5uh

Мы регулярно проводим опросы клиентов.

Для меня очень важно, чтобы все кто заплатил деньги за обучение были довольны результатом.

Вот маленький отрывок из такого интервью. Анастасия сравнивает обучение в ВУЗе с Event University.

Вы тоже можете попасть на обучение по специальной цене по этой ссылке https://eventuniversity.pro/course/base

#отзыв

Мне повезло отвечать за яркие большие проекты на трех олимпиадах: в Ванкувере, в Лондоне и в Сочи. Сегодня я хочу рассказать о первом из них.

О том, что у нас будет проект на олимпиаде в Ванкувере я узнал за 3 месяца до ее открытия. В начале ноября 2009 года, мы с семьей отдыхали в Египте, куда вывезли из холодной Москвы нашу 3-х месячную дочку. Примерно на второй день отпуска мне позвонила мой заместитель и объявила, что РЖД хотят срочно организовать конференц-звонок. На этом звонке наш клиент сообщил нам, что РЖД подписывает партнерское соглашение с оргкомитетом Сочи 2014 и нам надо будет обеспечить участие РЖД в программе Русского дома в Ванкувере. С тех пор, практически все время, которое моя семья проводила у моря или в бассейне, я торчал в лобби отеля — единственном месте, где ловил интернет и занимался координацией подготовки проекта.

Несмотря на позднее решение нам удалось получить отличную площадку для стенда РЖД в «Русском доме». Дизайн стенда мы заказали у немецких дизайнеров, так как у них был опыт работы и с нами, и с канадской продакшн-компанией. Мы придумали много интересных идей для этого проекта. Например, часть стенда представляла интерьер вагона поезда, а вместо окон были экраны. Для них мы подготовили специальные фильмы, и гости Русского дома могли путешествовать на этом виртуальном поезде по самым живописным уголкам России. В баре подавали гостям чай в традиционных для железной дороги подстаканниках. Гости могли сфотографироваться на специальном фоне и получить свою фотографию в одном из известных туристических мест России. Вроде бы все было хорошо и интересно, но мне не хватало какого-то ключевого элемента, который бы стал символом всего проекта.

И вот уже в Москве, почти перед самым Новым Годом меня осенила гениальная идея. Что все иностранные туристы увозят из России в обязательном порядке зимой? Ушанки! На тот момент существовало неписаное правило. Все болельщики на олимпиаде носили форму от Bosco. Эти костюмы с традиционным узором и надписью «Russia» были общепризнанной униформой для российских туристов в Ванкувере. Форма эта была двухцветная красная с белым или белая с красным (эти же цвета составляли фирменный стиль РЖД). Но вот общепринятого головного убора для нее не было.

Тогда мы срочно заказали и отправили в Ванкувер 4 000 ушанок из искусственного меха. Половина из них были красными с белым мехом, а половина чисто белыми с красными завязками. На месте, куда в армии прикрепляют кокарду, мы поставили крупный металлический значок с логотипом РЖД. Этот аксессуар моментально завоевал популярность у всех сотрудников и гостей Русского дома. Например, на фото выше момент, когда вице-премьер Александр Жуков на открытии Русского дома дарит нашу ушанку координатору МОК Жану Клоду Кили.

Вскоре мы поняли, что наши ушанки настолько востребованы, что их можно использовать как местную валюту. Например, нам не хватило выделенной квоты аккредитаций. Делегация РЖД была очень большой. Мы получили дополнительные бейджи за 10 наших ушанок. Но мало этого. Мы «расплачивались» ими за услуги даже вне Русского дома. Пришли большой компанией в ресторан. Нет свободных столиков. Две шапки в подарок и столик нашелся.

В обмен на такую ушанку я даже получил возможность купить один из первых iPhone, которые тогда не продавались в России, а в Канаде стоили около 100$.

К закрытию Олимпийских Игр почти все российские болельщики на улицах Ванкувера ходили в наших ушанках. Это стало таким же написанным правилом, как и форма от Bosco.

#кейс

Для любого профессионала в организации мероприятий так важно уметь справляться с неожиданностями и форс-мажорами. Вот история из моего опыта, на примере которой объясню принципы действий в чрезвычайных ситуациях.

Моя компания организовывала корпоративное мероприятие для крупного финансового холдинга. Местом была выбрана площадка на берегу Химкинского водохранилища — это довольно большой водоем недалеко от центра Москвы. Центром площадки был крытый стационарный шатер, но безусловно главной фишкой этого места была открытая терраса с видом на воду. Так что большая часть мероприятия была запланирована на улице, а внутри, только концертная программа.

Примерно за полтора часа до прибытия гостей ветер усилился и мы увидели как огромная иссиня-черная туча приближается к нам с другой стороны водохранилища. Было очевидно, что нас ждет ливень с грозой огромной силы. У нас оставалось не более 5 минут до катастрофы.

Вот что произошло в следующие 5 минут:

Минута 1
Все 4 присутствующих на площадке менеджера моего агентства и руководители всех подрядчиков срочно встречаются на террасе. Мы быстро определяем что из оборудования и мебели подвергается риску. Делим все на зоны ответственности по числу имеющихся руководителей (их было 7: 4 менеджера и 3 руководителя служб). Весь персонал, присутствующий на площадке, останавливает работу и делится на группы, поступая в распоряжение руководителей.

Минута 2
Все немедленно начинают работать на максимально возможной скорости. Первая группа сдвигает мебель внутри шатра освобождая ближайшую к террасе зону. Три группы поделив террасу на зоны заносит внутрь всё, что может пострадать от дождя. Техническая служба занимается всем, что необходимо сделать, чтобы обезопасить технику. Менеджер площадки со своими людьми начинает закрывать и закреплять стенки шатра, оставляя 3 открытых прохода по 1 для каждой из групп, убирающих мебель.

Минута 3
Работа продолжается в том же порядке.

Минута 4
Техники закончили работу и помогают с мебелью на террасе.

Минута 5
Все что необходимо убрано в шатер. Все заходят внутрь, и оставленные проходы закрываются виниловыми стенками. Все переводят дух и ждут.

Еще через минуту даже через непрозрачные стенки шатра видно вспышку молнии и страшный удар грома потрясает все вокруг. На шатер обрушивается поток воды, так резко, как будто кто-то наверху перевернул гигантское ведро. Примерно через 15 минут все закончилось. Буря ушла дальше на север Москвы, оставив нам мокрую террасу, заваленную листьями и ветками, и яркое солнце, сияющее в безупречно голубом небе.

Все люди принимаются за работу, разделившись на прежние группы и уже через 15 минут площадка восстановлена в первоначальном виде.

Надеюсь, что Вы увидели в этой истории определенный план действий. Но на всякий случай я его повторю.

План действий в черезвычайной ситуации:
1️⃣ Определение плана действий
2️⃣ Оценка необходимого объема работы
3️⃣ Выделение ответственных и распределение между ними объема работ
4️⃣ Передача всех возможных ресурсов под управление ответственным

У этой истории есть ещё одна деталь, которая заставляет меня улыбаться, когда я её вспоминаю. Дело в том, что в этот момент на площадке уже находилась Наташа — ответственный менеджер от клиента. Когда показал ей приближающуюся тучу, она готова была разрыдаться. Я посадил ее на стул в самый дальний угол шатра где она и просидела полчаса находясь в каком-то нервном ступоре. Когда все закончилось и я показал площадку готовую принять наших гостей, её прорвало. Она принялась звонить своим коллегам и почти кричать в трубку: «Вы не представляете, что тут только что было! Ураган, ливень, гроза!» «Так что, праздник отменяется?» — спрашивали на той стороне. «Нет, — говорила Наташа спокойным голосом. — У нас все в порядке. Ждем вас в 19:00».

Сегодня я рассказал, как справиться с проблемой, когда до мероприятия ещё есть время. Через неделю расскажу, что делать, если ЧП произошло во время мероприятия.

#обучение #кейс

Вот отличная публикация про то, зачем делаются мероприятия. Всем рекомендую прочитать.

Те кто проходил обучение в Event University, заметят общий подход.

Однако тут отлично раскрыт вопрос оценки результатов.

https://eventologia.ru/blog/kak-schitat-effektivnost-meropriyatiya

Все мы знаем, что event-бизнес имеет ярко выраженный сезонный характер. А это значит, что загрузка у специалистов этого бизнеса может очень сильно изменяться в разные периоды времени.

Когда у меня наступают периоды интенсивной работы, я всегда вспоминаю правила, которые усвоил много лет назад: хочешь больше сделать — потрать больше времени на планирование.

Это противоречивое высказывание чаще всего вызывает протест у моих сотрудников. Они все время начинают спорить. Они говорят: «Мы работу не успеваем сделать, а от нас ещё хотят получать планы и отчёты.» Но мой богатый опыт говорит, что планирование не уменьшает время, а увеличивает возможности. А сейчас попробую объяснить, как это происходит.

Дело в том, что в рабочей культуре, начиная с конца XX-го века, существует миф под названием multitasking. В прямом переводе это означает «многозадачность». Все мы интуитивно понимаем это как возможность делать сразу несколько дел, но на самом деле это совсем не так.

Давайте для начала разберёмся, откуда появился этот термин. Впервые его придумали для описания работы компьютерных процессоров. И как раз в своем оригинальном значении он говорил о возможности процессора очень быстро переключаться с одной задачи на другую. Любой, кто хоть немного знаком с компьютерами, понимает, что они не выполняют одновременно несколько задач, а просто очень быстро делают работу и успевают в период ожидания новых данных сделать ещё что-нибудь.

Так вот, у человека все происходит совсем по-другому: для того, чтобы переключиться с одной задачи на другую, человек тратит большее количество энергии, а заодно, при переключении теряет часть информации, которая находилась до этого в подсознательный части памяти.

Таким образом, многозадачность, по меткому выражению одного из американских учёных, — это «возможность завалить сразу несколько дел». На самом деле, решая несколько задач одновременно, человек физически не может уделить свое полное внимание каждый из них.

Именно поэтому, когда у меня очень много работы и я понимаю, что вряд ли смогу все это сделать в обычном ритме, я сажусь за планирование. Я чётко распределяю задачи и выделяю для каждой из них необходимый промежуток времени. После чего я включаю режим «не беспокоить» на своем компьютере и телефоне и полностью посвящаю себя выполнению конкретной задачи.

Мой опыт показывает, что я успеваю сделать гораздо меньше ошибок, делая гораздо больше, чем те мои сотрудники, которые пытаются спорить с моими установками о системе планирования.

Как вы считаете multitasking это достоинство или слабость?

#обучение #фишки