Как снизить нагрузку на кадровые службы
Кадровикам приходится обрабатывать кипы бумажных документов. Прием на работу, изменение условий труда, отпуск, увольнение — это все не один час труда!
А можно делать рутинную работу за несколько кликов мышкой. EnDocs позволяет быстро и легитимно перейти на кадровый электронный документооборот.
У нас есть два решения: On-premise и более легкий EnDocs Cloud. Оба позволяют настроить функционал, подходящий именно вашей компании.
В системе HR-специалист может автоматически:
◾️создавать комплекты необходимых документов: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, согласие на обработку персональных данных.
◾️отправлять на согласование и подписание документы на смену должности, изменение режима работы, размера зарплаты или состава обязанностей работника.
◾️формировать электронные обходные листы и запускать процесс с участием всех заинтересованных лиц.
☑️Также для простоты работы в решении можно настроить работу с разными типами заявлений. Например, на отпуск, материальную помощь или смену персональных данных.
Как эффективно внедрить полноценную СЭД в свой бизнес, — расскажем на вебинаре 9 июня. Регистрируйтесь сейчас для бесплатного участия.
Кадровикам приходится обрабатывать кипы бумажных документов. Прием на работу, изменение условий труда, отпуск, увольнение — это все не один час труда!
А можно делать рутинную работу за несколько кликов мышкой. EnDocs позволяет быстро и легитимно перейти на кадровый электронный документооборот.
У нас есть два решения: On-premise и более легкий EnDocs Cloud. Оба позволяют настроить функционал, подходящий именно вашей компании.
В системе HR-специалист может автоматически:
◾️создавать комплекты необходимых документов: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, согласие на обработку персональных данных.
◾️отправлять на согласование и подписание документы на смену должности, изменение режима работы, размера зарплаты или состава обязанностей работника.
◾️формировать электронные обходные листы и запускать процесс с участием всех заинтересованных лиц.
☑️Также для простоты работы в решении можно настроить работу с разными типами заявлений. Например, на отпуск, материальную помощь или смену персональных данных.
Как эффективно внедрить полноценную СЭД в свой бизнес, — расскажем на вебинаре 9 июня. Регистрируйтесь сейчас для бесплатного участия.
Как часто вы говорите фразу: «У меня не хватает времени»?
Система электронного документооборота (СЭД) может:
🔺сэкономить время вам и вашей команде;
🔺выявить неэффективные бизнес-процессы;
🔺ускорить работу всех отделов;
🔺уменьшить финансовые издержки компании.
Уже завтра наш эксперт, который внедрил СЭД в Яндекс, PWC, Royal Canin, TEVA, Bayer поделится с вами опытом!
Уделите час вебинару — сэкономите месяцы переработок и сотни тысяч рублей.
🗓Начало: 9 июня в 12:00 (по мск)
Вы ещё успеваете зарегистрироваться 😉
Система электронного документооборота (СЭД) может:
🔺сэкономить время вам и вашей команде;
🔺выявить неэффективные бизнес-процессы;
🔺ускорить работу всех отделов;
🔺уменьшить финансовые издержки компании.
Уже завтра наш эксперт, который внедрил СЭД в Яндекс, PWC, Royal Canin, TEVA, Bayer поделится с вами опытом!
Уделите час вебинару — сэкономите месяцы переработок и сотни тысяч рублей.
🗓Начало: 9 июня в 12:00 (по мск)
Вы ещё успеваете зарегистрироваться 😉
Коллеги, всем участникам вебинара мы приготовили подарки:
🎁 Индивидуальная консультация по СЭД
Вы узнаете:
✓ какие способы автоматизации ваших задач существуют на рынке
✓ что делать, чтобы внедрить их быстро и безболезненно
✓ каким будет пошаговый план внедрения
🎁 Тестовый доступ к EnDocs.Cloud
пакет на 200 документов в месяц
Забирайте по ссылке:
https://edu.endocs.cloud/consult
🎁 Индивидуальная консультация по СЭД
Вы узнаете:
✓ какие способы автоматизации ваших задач существуют на рынке
✓ что делать, чтобы внедрить их быстро и безболезненно
✓ каким будет пошаговый план внедрения
🎁 Тестовый доступ к EnDocs.Cloud
пакет на 200 документов в месяц
Забирайте по ссылке:
https://edu.endocs.cloud/consult
Что нужно знать перед внедрением ЭДО, чтобы избежать ошибок и сэкономить бюджет компании?
Пошаговое руководство есть в нашем вебинаре «Эффективное использование СЭД для оптимизации издержек» с со-основателем одной из лидирующих ИТ-компаний в FinTech и LegalTech Дмитрием Никитиным:
☑️Зачем внедрять СЭД
☑️Точки для экономии и оптимизации работы
☑️Тактика перехода на ЭДО: 4 момента, на которые нужно обратить внимание
☑️Бизнес эффект: выгоды от автоматизации ЭДО в цифрах
Посмотреть запись можно по ссылке.
Пошаговое руководство есть в нашем вебинаре «Эффективное использование СЭД для оптимизации издержек» с со-основателем одной из лидирующих ИТ-компаний в FinTech и LegalTech Дмитрием Никитиным:
☑️Зачем внедрять СЭД
☑️Точки для экономии и оптимизации работы
☑️Тактика перехода на ЭДО: 4 момента, на которые нужно обратить внимание
☑️Бизнес эффект: выгоды от автоматизации ЭДО в цифрах
Посмотреть запись можно по ссылке.
YouTube
Электронный документооборот. Что нужно знать перед внедрением?
Запись вебинара от компании EnDocs по эффективному внедрению электронного документооборота для снижения издержек
00:08 Приветствие
01:23 О нас. Наши клиенты
02:58 Какие сферы деятельности компании охватывает СЭД
03:08 Решение, которое автоматизирует взаимодействие…
00:08 Приветствие
01:23 О нас. Наши клиенты
02:58 Какие сферы деятельности компании охватывает СЭД
03:08 Решение, которое автоматизирует взаимодействие…
Как создать регламент?
Полный цикл работы с договором — сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Отсюда высокие риски ошибок и размытые сроки введения документа в силу. К тому же часто все сводится к принципу — кто свободен, тот и ответственный.
Организовать эффективную работу с договорами поможет регламент.
С чего начать?
◾️Проще всего собрать все правила в едином документе, например, в Положении по договорной работе.
В Положении предусмотрите несколько разделов:
◻️Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
◻️Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
◻️Согласование;
◻️Порядок подписи;
◻️Контроль за сделкой;
◻️Хранение и архивирование.
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Не забудьте о деталях:
◻️Определите формат проекта договора.
◻️Рассчитайте ориентировочные сроки согласований.
◻️Проверьте, что текст контракта должен соответствовать действующему законодательству.
◻️Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.
◻️Обговорите четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты.
◻️Опишите порядок действий на случай претензий.
Правильно организованная работа с договорами снижает многие риски, а автоматизация согласования делает процесс абсолютно прозрачным. Подберите идеальное решение для вашей компании с EnDocs.
Полный цикл работы с договором — сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Отсюда высокие риски ошибок и размытые сроки введения документа в силу. К тому же часто все сводится к принципу — кто свободен, тот и ответственный.
Организовать эффективную работу с договорами поможет регламент.
С чего начать?
◾️Проще всего собрать все правила в едином документе, например, в Положении по договорной работе.
В Положении предусмотрите несколько разделов:
◻️Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
◻️Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
◻️Согласование;
◻️Порядок подписи;
◻️Контроль за сделкой;
◻️Хранение и архивирование.
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Не забудьте о деталях:
◻️Определите формат проекта договора.
◻️Рассчитайте ориентировочные сроки согласований.
◻️Проверьте, что текст контракта должен соответствовать действующему законодательству.
◻️Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.
◻️Обговорите четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты.
◻️Опишите порядок действий на случай претензий.
Правильно организованная работа с договорами снижает многие риски, а автоматизация согласования делает процесс абсолютно прозрачным. Подберите идеальное решение для вашей компании с EnDocs.
5 мифов об облачном распознавании документов
Сегодня разберем 5 мифов, связанных с автоматическим распознаванием документов в облачных сервисах.
Миф № 1. Распознавание в облаке — это небезопасно
Все данные пользователей хранятся в защищённом виде в соответствии с требованиями 152-ФЗ, GDPR, индустриальных стандартов ISO и PCI DSS.
Миф № 2. Облачное распознавание – это долго
В системе работают многопоточные приложения, которые могут одновременно распознавать десятки документов или страниц.
Это в разы ускоряет процесс работы:
◻️равная скорость движения документов всех заказчиков без каких-либо очередей;
◻️в моменты пиковой загрузки динамическое выделение ресурсов на поток позволяет увеличить пропускную способность и ускоряет обработку очереди;
◻️искусственный интеллект в облаке работает с документами сотен разных компаний, благодаря чему постоянно растет скорость и качество распознавания.
Миф № 3. Распознавать документы в облаке дороже, чем обрабатывать их вручную
Мы посчитали: ручной ввод обходится компании примерно от 21 руб за документ и занимает от 5 минут. С облачным решением человек потратит только 1 минуту на верификацию, а стоимость распознавания — от 4 руб.
Миф №4. Если произойдет сбой – все документы удалятся из системы
Документы пользователей EnDocs хранятся на Yandex Cloud. Сервис автоматически создаёт несколько копий каждого объекта и размещает их в разных зонах доступности. В случае сбоя в одной из них, объекты будут восстановлены из копий других зон.
Миф №5. Система распознает документы неточно
Качество распознавания документов может достигать 100%. Все зависит от исходных данных: чем больше шрифт, лучше качество печати и верно подобраны параметры сканирования — тем выше будет процент распознавания.
Убедитесь на практике: попробуйте автоматическое распознавание документов в облачном сервисе EnDocs.Cloud
Сегодня разберем 5 мифов, связанных с автоматическим распознаванием документов в облачных сервисах.
Миф № 1. Распознавание в облаке — это небезопасно
Все данные пользователей хранятся в защищённом виде в соответствии с требованиями 152-ФЗ, GDPR, индустриальных стандартов ISO и PCI DSS.
Миф № 2. Облачное распознавание – это долго
В системе работают многопоточные приложения, которые могут одновременно распознавать десятки документов или страниц.
Это в разы ускоряет процесс работы:
◻️равная скорость движения документов всех заказчиков без каких-либо очередей;
◻️в моменты пиковой загрузки динамическое выделение ресурсов на поток позволяет увеличить пропускную способность и ускоряет обработку очереди;
◻️искусственный интеллект в облаке работает с документами сотен разных компаний, благодаря чему постоянно растет скорость и качество распознавания.
Миф № 3. Распознавать документы в облаке дороже, чем обрабатывать их вручную
Мы посчитали: ручной ввод обходится компании примерно от 21 руб за документ и занимает от 5 минут. С облачным решением человек потратит только 1 минуту на верификацию, а стоимость распознавания — от 4 руб.
Миф №4. Если произойдет сбой – все документы удалятся из системы
Документы пользователей EnDocs хранятся на Yandex Cloud. Сервис автоматически создаёт несколько копий каждого объекта и размещает их в разных зонах доступности. В случае сбоя в одной из них, объекты будут восстановлены из копий других зон.
Миф №5. Система распознает документы неточно
Качество распознавания документов может достигать 100%. Все зависит от исходных данных: чем больше шрифт, лучше качество печати и верно подобраны параметры сканирования — тем выше будет процент распознавания.
Убедитесь на практике: попробуйте автоматическое распознавание документов в облачном сервисе EnDocs.Cloud
*Когда посчитал, сколько можно сэкономить с помощью ЭДО
Пройдите бесплатную консультацию у разработчиков EnDocs и узнайте, как эффективно внедрить СЭД в ваш бизнес.
Пройдите бесплатную консультацию у разработчиков EnDocs и узнайте, как эффективно внедрить СЭД в ваш бизнес.
Сканцентр: пример и антипример организации
Сканцентр играет ключевую роль во внедрении ЭДО. Всего несколько сотрудников могут снять существенную нагрузку с более квалифицированных специалистов, освободив время для решения важных задач.
Однако на практике мы часто встречаем неэффективную организацию работы.
❌Антипример: 5-6 столов, заваленные бумагами. У каждого из сотрудников несколько лотков: “для сканирования, “готовые” и т.д. Сканировщику легко запутаться, а эффективность работы падает.
✅Пример оптимизации процесса:
◾️Если компания большая — создается отдельный участок, где документы сканируются, верифицируются и поступают в электронную систему.
*Чтобы избежать путаницы в документах, рекомендуем установить стеллаж, в котором будут пронумерованы ячейки по дням. Если сканировщиков несколько, можно создать папки по именам операторов.
◾️Выделяется человек, который подписывает согласованные и утвержденные в системе документов.
◾️Создается участок финализации, где утвержденные и подписанные документы отправляются контрагенту, а вторые экземпляры архивируются.
Сканцентр играет ключевую роль во внедрении ЭДО. Всего несколько сотрудников могут снять существенную нагрузку с более квалифицированных специалистов, освободив время для решения важных задач.
Однако на практике мы часто встречаем неэффективную организацию работы.
❌Антипример: 5-6 столов, заваленные бумагами. У каждого из сотрудников несколько лотков: “для сканирования, “готовые” и т.д. Сканировщику легко запутаться, а эффективность работы падает.
✅Пример оптимизации процесса:
◾️Если компания большая — создается отдельный участок, где документы сканируются, верифицируются и поступают в электронную систему.
*Чтобы избежать путаницы в документах, рекомендуем установить стеллаж, в котором будут пронумерованы ячейки по дням. Если сканировщиков несколько, можно создать папки по именам операторов.
◾️Выделяется человек, который подписывает согласованные и утвержденные в системе документов.
◾️Создается участок финализации, где утвержденные и подписанные документы отправляются контрагенту, а вторые экземпляры архивируются.
Тактика перехода на ЭДО: на что обратить внимание
На картинках — 4 момента, которые мы всегда прорабатываем со своими клиентами при внедрении электронного документооборота.
Ещё больше советов, как эффективно внедрить ЭДО, мы рассказали на вебинаре. Запись можно посмотреть по ссылке.
На картинках — 4 момента, которые мы всегда прорабатываем со своими клиентами при внедрении электронного документооборота.
Ещё больше советов, как эффективно внедрить ЭДО, мы рассказали на вебинаре. Запись можно посмотреть по ссылке.
Система полетела и все документы пропали! 🤯
Вот она. Страшилка №1 для тех, кто боится переходить на ЭДО.
Так ли надежны бумаги, которые лежат на вашем столе?
Например, электронные документы пользователей EnDocs Cloud хранятся на Yandex Cloud. Если произойдет какой-то сбой, все объекты восстановятся из множества автоматически созданных копий.
А вот реанимировать помятые, потерянные, залитые кофе бумажные документы куда сложнее 🤔
Какие ещё страшилки об ЭДО знаете вы?
Вот она. Страшилка №1 для тех, кто боится переходить на ЭДО.
Так ли надежны бумаги, которые лежат на вашем столе?
Например, электронные документы пользователей EnDocs Cloud хранятся на Yandex Cloud. Если произойдет какой-то сбой, все объекты восстановятся из множества автоматически созданных копий.
А вот реанимировать помятые, потерянные, залитые кофе бумажные документы куда сложнее 🤔
Какие ещё страшилки об ЭДО знаете вы?
🇷🇴 В Румынии госдокументы переводят на блокчейн
Проект получил название «Румынская национальная система эмитентов и активов», в ней процесс получения, хранения и обработки важных официальных документов будет происходить на базе блокчейн-сети Elrond.
Теперь свидетельства о рождении, водительские права, а также имущественные и земельные бумаги примут форму невзаимозаменяемых цифровых активов (NFT), а получать их можно будет дистанционно.
Пока что виртуальные свидетельства будут использоваться наравне с бумажной формой, но в будущем в стране планируют полностью избавиться от аналоговых документов и упразднить офисы по их выдаче.
Проект получил название «Румынская национальная система эмитентов и активов», в ней процесс получения, хранения и обработки важных официальных документов будет происходить на базе блокчейн-сети Elrond.
Теперь свидетельства о рождении, водительские права, а также имущественные и земельные бумаги примут форму невзаимозаменяемых цифровых активов (NFT), а получать их можно будет дистанционно.
Пока что виртуальные свидетельства будут использоваться наравне с бумажной формой, но в будущем в стране планируют полностью избавиться от аналоговых документов и упразднить офисы по их выдаче.
С 21 июля ФНС вводит электронный акт сверки
Ещё одна хорошая новость на пути к полному переходу на ЭДО в стране: федеральная налоговая служба вводит цифровой акт для сверки расчетов между контрагентами.
Теперь обе стороны торгово-хозяйственных взаимоотношений смогут сопоставлять данные, находить несоответствия при отгрузке и оплате товаров.
Как сделать процесс взаимодействия с налоговой еще удобнее? У EnDocs есть решение – сервис Экстерн, который позволяет обмениваться документами с госорганами по электронным каналам связи.
Ещё одна хорошая новость на пути к полному переходу на ЭДО в стране: федеральная налоговая служба вводит цифровой акт для сверки расчетов между контрагентами.
Теперь обе стороны торгово-хозяйственных взаимоотношений смогут сопоставлять данные, находить несоответствия при отгрузке и оплате товаров.
Как сделать процесс взаимодействия с налоговой еще удобнее? У EnDocs есть решение – сервис Экстерн, который позволяет обмениваться документами с госорганами по электронным каналам связи.
Кадровый ЭДО скоро будет доступен на Госуслугах
Как мы и предполагали, государство уверенными шагами движется в сторону цифрового документооборота.
Уже с 1 сентября можно будет обмениваться кадровыми документами через Госуслуги.
◾️Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2022 года № 1192 утверждены правила взаимодействия внутренней системы документооборота работодателя с порталом Госуслуги.
Новый порядок распространится на работодателей, которые приняли решение о ведении в организации электронного документооборота, установили перечень таких документов и категории работников, которые смогут перейти на новый формат.
Если вы задумывались о переводе компании на ЭДО — самое время сделать это до осени. Пройдите индивидуальную консультацию, где мы поможем подобрать идеальный вариант для вашей компании.
Как мы и предполагали, государство уверенными шагами движется в сторону цифрового документооборота.
Уже с 1 сентября можно будет обмениваться кадровыми документами через Госуслуги.
◾️Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2022 года № 1192 утверждены правила взаимодействия внутренней системы документооборота работодателя с порталом Госуслуги.
Новый порядок распространится на работодателей, которые приняли решение о ведении в организации электронного документооборота, установили перечень таких документов и категории работников, которые смогут перейти на новый формат.
Если вы задумывались о переводе компании на ЭДО — самое время сделать это до осени. Пройдите индивидуальную консультацию, где мы поможем подобрать идеальный вариант для вашей компании.