5 советов, как выбрать ипортонезависимое ПО
Сейчас бизнес вынужден быстро искать аналоги зарубежному софту из-за санкций.
❔Какое отечественное ПО внедрить и не ошибиться? На слайдах — чек-лист, что нужно учитывать при выборе российского оператора.
Сейчас бизнес вынужден быстро искать аналоги зарубежному софту из-за санкций.
❔Какое отечественное ПО внедрить и не ошибиться? На слайдах — чек-лист, что нужно учитывать при выборе российского оператора.
Как меняется процесс обработки документов с СЭД
Если кратко, суть ЭДО: избавиться от бумажного документа и не гонять его по всей компании. Сегодня разберем подробнее, как это происходит.
Один день из жизни бумажного документа в компании, в которой ввели ЭДО:
◾️На первом этапе он вместе с остальной корреспонденцией попадает на сортировку в канцелярию.
◾️Далее документ сканируется, верифицируется и переводится в электронный вид.
◾️Цифровой экземпляр подписывается и отправляется контрагенту. Если с документом что-то не так – он утилизируется.
◾️Дальнейшая работа с документом в PDF-формате происходит в автоматизированной системе. Здесь он надежно защищен от потери или пролитого офисного кофе. А авторизованные сотрудники, не отходя от рабочего места, могут с ним работать.
Получаем:
✔️Исключение физических перемещений документа.
✔️Утверждение в системе в «один клик».
✔️Автоматизации рутинных контрольных операций.
✔️Автоматизация ввода документов в учётную систему.
Если кратко, суть ЭДО: избавиться от бумажного документа и не гонять его по всей компании. Сегодня разберем подробнее, как это происходит.
Один день из жизни бумажного документа в компании, в которой ввели ЭДО:
◾️На первом этапе он вместе с остальной корреспонденцией попадает на сортировку в канцелярию.
◾️Далее документ сканируется, верифицируется и переводится в электронный вид.
◾️Цифровой экземпляр подписывается и отправляется контрагенту. Если с документом что-то не так – он утилизируется.
◾️Дальнейшая работа с документом в PDF-формате происходит в автоматизированной системе. Здесь он надежно защищен от потери или пролитого офисного кофе. А авторизованные сотрудники, не отходя от рабочего места, могут с ним работать.
Получаем:
✔️Исключение физических перемещений документа.
✔️Утверждение в системе в «один клик».
✔️Автоматизации рутинных контрольных операций.
✔️Автоматизация ввода документов в учётную систему.
Как уведомить работников о ведении электронного кадрового документооборота
ЭДО упрочняет свои позиции на государственном уровне. Пройдет чуть больше месяца, и мы сможем обмениваться кадровыми документами через Госуслуги.
Как работодателю уведомлять новых работников о ведении ЭКДО?
В Роструде отмечают, что статья 22.2 ТК РФ обязывает работодателя информировать каждого принимаемого на работу сотрудника, имеющего трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021, о возможности ведения в отношении него ЭКДО.
◾️О том, как именно это делать, в законе не указано. Поэтому работодатель вправе использовать любой способ информирования. Как вариант - ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами.
Важно: руководитель должен иметь подпись нового сотрудника о получении информации о ведении в организации ЭКДО.
Когда можно применять ЭКДО автоматически и не брать согласие с сотрудника?
В случаях, если работодатель принимает на работу нового сотрудника, у которого по состоянию на 31.12.2021 не было трудового стажа.
ЭДО упрочняет свои позиции на государственном уровне. Пройдет чуть больше месяца, и мы сможем обмениваться кадровыми документами через Госуслуги.
Как работодателю уведомлять новых работников о ведении ЭКДО?
В Роструде отмечают, что статья 22.2 ТК РФ обязывает работодателя информировать каждого принимаемого на работу сотрудника, имеющего трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021, о возможности ведения в отношении него ЭКДО.
◾️О том, как именно это делать, в законе не указано. Поэтому работодатель вправе использовать любой способ информирования. Как вариант - ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами.
Важно: руководитель должен иметь подпись нового сотрудника о получении информации о ведении в организации ЭКДО.
Когда можно применять ЭКДО автоматически и не брать согласие с сотрудника?
В случаях, если работодатель принимает на работу нового сотрудника, у которого по состоянию на 31.12.2021 не было трудового стажа.
А вы знали, что на отказе от бумажных документов можно сэкономить 17 млрд рублей?!
Об этом и других интересных фактах читайте в нашей подборке из мира цифровизации в России.
◾️ЗАГСы России с 2023 года перейдут на электронный документооборот – свидетельства можно будет получить в электронном виде.
◾️37% россиян пользуются облачными сервисами в повседневной жизни.
◾️В ФССП за год сэкономили 17 млрд руб, заменив бумажные документы электронными.
◾️Москва и Санкт-Петербург сэкономят приблизительно 9 млрд рублей благодаря цифровизации строительной документации.
Об этом и других интересных фактах читайте в нашей подборке из мира цифровизации в России.
◾️ЗАГСы России с 2023 года перейдут на электронный документооборот – свидетельства можно будет получить в электронном виде.
◾️37% россиян пользуются облачными сервисами в повседневной жизни.
◾️В ФССП за год сэкономили 17 млрд руб, заменив бумажные документы электронными.
◾️Москва и Санкт-Петербург сэкономят приблизительно 9 млрд рублей благодаря цифровизации строительной документации.
Миф об ЭДО, в который до сих пор верят 🤔
Некоторые считают, что если бизнес имеет дело с несколькими документами в неделю, то внедрять ЭДО нет смысла. Достаточно распечатывать бумажные документы и отправлять их контрагенту по почте.
Однако это один из самых распространённых мифов об ЭДО.
На деле электронный документооборот охватывает сразу несколько сфер бизнеса и делает его ведение экономнее, проще и безопаснее. Как – рассказываем на слайдах.
Некоторые считают, что если бизнес имеет дело с несколькими документами в неделю, то внедрять ЭДО нет смысла. Достаточно распечатывать бумажные документы и отправлять их контрагенту по почте.
Однако это один из самых распространённых мифов об ЭДО.
На деле электронный документооборот охватывает сразу несколько сфер бизнеса и делает его ведение экономнее, проще и безопаснее. Как – рассказываем на слайдах.
До конца года компании обязаны перейти на МЧД: разбираемся, что это и зачем нужно
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя юридического лица или ИП.
Как это работает?
1. Руководитель или работник вносит информацию в МЧД.
2. Руководитель подписывает этот документ своей квалифицированной цифровой подписью.
3. Теперь, когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
🗓Когда переходить?
До 31 декабря 2022 года использовать МЧД можно по желанию. А вот уже 1 января 2023 машиночитаемые доверенности станут обязательными. В ином случае сотрудник больше не сможет подписывать документы от лица компании.
Для чего вводят МЧД?
Для безопасности компании. Руководителю проще управлять полномочиями сотрудников. Например, можно оперативно отозвать доверенность у уволившегося работника.
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя юридического лица или ИП.
Как это работает?
1. Руководитель или работник вносит информацию в МЧД.
2. Руководитель подписывает этот документ своей квалифицированной цифровой подписью.
3. Теперь, когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
🗓Когда переходить?
До 31 декабря 2022 года использовать МЧД можно по желанию. А вот уже 1 января 2023 машиночитаемые доверенности станут обязательными. В ином случае сотрудник больше не сможет подписывать документы от лица компании.
Для чего вводят МЧД?
Для безопасности компании. Руководителю проще управлять полномочиями сотрудников. Например, можно оперативно отозвать доверенность у уволившегося работника.
Как объединить несколько информационных систем в компании: интеграция с ERP
IT-системы помогают выстраивать и поддерживать бизнес-процессы в компании на эффективном уровне.
Но на крупных предприятиях много разных информационных систем. Как их все объединить? 🤯Чтобы не заниматься двойным вводом данных и не покупать дорогие лицензии.
Пользователи EnDocs могут решить эту проблему с помощью интеграции с ERP-системой.
Имея распознанный документ с выделенными реквизитами, можно автоматически создавать соответствующий документ в учетной системе.
Для этого EnDocs позволяет использовать любой удобный интеграции:
◾️Шина обмена
◾️Файлообмен
◾️API система
Возник вопрос? Задайте его нам в @EnDocsBot
IT-системы помогают выстраивать и поддерживать бизнес-процессы в компании на эффективном уровне.
Но на крупных предприятиях много разных информационных систем. Как их все объединить? 🤯Чтобы не заниматься двойным вводом данных и не покупать дорогие лицензии.
Пользователи EnDocs могут решить эту проблему с помощью интеграции с ERP-системой.
Имея распознанный документ с выделенными реквизитами, можно автоматически создавать соответствующий документ в учетной системе.
Для этого EnDocs позволяет использовать любой удобный интеграции:
◾️Шина обмена
◾️Файлообмен
◾️API система
Возник вопрос? Задайте его нам в @EnDocsBot
2 вопроса, на которые должен ответить руководитель перед внедрением СЭД
Деньги, которые зарабатывает компания могут расходоваться эффективно – идти на разработку новых проектов, улучшение товаров и услуг, или утекать «в трубу» на организацию внутренних процессов.
Если понимаете, что в вашей компании второй вариант – пора задуматься о СЭД.
Но вначале стоит ответить на два вопроса. Какие – рассказали на слайдах.
Деньги, которые зарабатывает компания могут расходоваться эффективно – идти на разработку новых проектов, улучшение товаров и услуг, или утекать «в трубу» на организацию внутренних процессов.
Если понимаете, что в вашей компании второй вариант – пора задуматься о СЭД.
Но вначале стоит ответить на два вопроса. Какие – рассказали на слайдах.