Знаєте, що найгірше в багові Капітан Очевидність🦸‍♂️ #captainobvious? Те, як себе почувають адресати його месиджів. ❗️

Як і в коміксах, де місія супергероя допомагати знедоленим, слабким та убогим… Такими ж після імейлів Кепа почуваються його адресати. Не найзавидніша роль, погодьтеся.

А всьому виною ось це постійне бажання роз'яснити, підказати, наставити, допомогти, наздогнати й будь-яким способом та ціною вчинити добро. 🐞

📍Але такий підхід скоріше викликає в адресата свідоме чи підсвідоме роздратування і відчуття, що його інтелектуальними (та іншими) здібностями нехтують, не поважають.
🦸‍♂️А сам Капітан виглядає аж ніяк не завбачливим та люб'язним, а нав'язливим, липким та недоречним.

🔸Ось один Капітан скидає мені посилання на інструкцію інсталювання slack після того, як ми домовилися поспілкуватися в цьому месенджері (дякую, я вже зо два роки ним користуюся).

🔺Інший пише клієнту
I remember we agreed to have a meeting this Wednesday (чудово, клієнту дуже важливо знати, що у Кепа все ОК з пам'яттю). I cannot do this on Wednesday (просто суперська форма спілкування з клієнтом?!). Since the issue is urgent and we should quickly find the solution to the problem (масло масляне, було б дивно quickly не вирішувати urgent issue) I suggest having a short call instead of the meeting (головне — одразу повідомити, що short, Капітан же дуже зайнятий). As for me, I’m open for discussion in the second part of Wednesday. Can I call you?

🔹І ще один відповідає клієнту на запит про апдейт — no comment.
The cause you didn’t receive any updates from me is the absence of them in fact.

🔻А ось цей взагалі, мабуть, вважає клієнта тупим — Великий Комбінатор.
It seems that a meeting is the best and the fastest way to find a common solution. But I appreciate your time so much and strive to increase the efficiency of our mutual cooperation so I would like to send you an email instead of the meeting.

А ще їх CTA (call to action) - просто шедевральні.

▫️Please confirm or suggest your acceptable time.

▫️Here is the agenda for our coming meeting. Please write to me if you want to include more points.
Звісно, без вказівки Капітана ніхто б не здогадався, що так можна зробити. Що тут скажеш, просто молодці, спонукають до дії.

❓Отже, як позбутися цього багу?

✅ Викидайте зайве: слова, думки, ідеї. Після кожного речення запитуйте себе: а чи не знає це адресат без мене? Чи можна ще коротше написати?)

✅ Коли відповідаєте, не треба реагувати на кожну репліку.

✅ Пам'ятайте, що Гугл краще вас знає.

✅ Розвивайте повагу до інших (повірте, що всі самі все знають, все можуть і не потрібно розжовувати, рятувати та допомагати, коли не просять).

✅ Удосконалюйте свої навички імелійнгу. Часто цей баг з'являється у невпевнених імейлерів, які хоч і мають високий рівень англійської, бояться, що їх не зрозуміють, що вони не чітко написали. І доповнюють, і доповнюють… Або їх високий рівень англійської просто не дозволяє спинитися на простому формулюванні, треба ж усі свої знання одразу в один імейл запхати.

Простіше, Кеп, просто потрібно простіше!

Для тих, хто хоче дізнатися основні тренди та лайфхаки по імейлінгу без булшіта - 5 квитків на завтрашній івент по промкоду - chas10.

Про нюанси підготовки до співбесіди англійською - https://talks.happymonday.com.ua/spivbesida-anglijskoju/

Пам'ятаєте, я про базові правила sales месиджів писала?

Розберімо ще один приклад того, як не треба. Щоправда, українською. Але англійською зазвичай тільки ще гірше виходить.

Ось так мені часто пишуть:👨🏼‍💻

❌“Продивився твій канал...”, — це я, мабуть, уже вдячна маю бути від самого такого факту. І явно не дивився, бо в себе на каналі я про ✔️reader-focus та ✔️reader-care пишу, про повагу та побудову довготривалих відносин, а такий початок, як і решта повідомлення, свідчать про зворотне.

❌“Досить круто”, — вау, похвалили! І хто – знаний експерт з ділового імейлінгу! Тобто гірше годі й придумати написати незнайомій людині: по-перше, не дуже круто, а тільки досить. От така експертна думка в автора про мою роботу, до дуже не дотягнула. А просто круто написати — теж якось занадто, то краще всю крутість за допомогою досить нівелювати. Насправді, ось ці усі круто/класно/потрясно/цікаво – це все оцінка, “експертна” та зверхня.❗️ Не пишіть так, це ж ні про що.

По друге, про звертання на "ти" до незнайомої людини я взагалі мовчу.

❌“Моїй аудиторії буде цікавий твій контент”, — от найгеніальніша репліка і “вагомий” аргумент, чому я маю погодитися на взаємне розміщення. Бо ЙОГО аудиторії це може бути цікаво.❕ Таке враження, що я тільки сиджу і чекаю, щоб стати корисною чиїйсь невідомій аудиторії та витрачати час на написання контенту для неї.

Повний facepalm🤦‍♀️, одним словом.

У моєму улюбленому саундтреку🎧 Ідіна Мензел співає “the past is in the past”, що є дуже хорошою порадою для ділового імейлу. ❗️

Мова віддзеркалює культуру і так завжди було. Надмірна ввічливість була нормою в 19 столітті, тоді було заведено розкланюватися та писати різні niceties. Але в ті часи письмова комунікація відповідала усній. Тому не було такого дисонансу, як зараз. Остінівська Елізабет Беннет писала з пафосом та купою формальностей, бо так вона і говорила. Такі були норми спілкування.

📌А зараз в епоху хайтеку, коли через слово неологізм та сленг писати фрази типу I was wondering if you could — повна маячня.
Зараз робити це — все одно, що заперечувати смартфони та купити собі дротовий апарат чи надсилати голуба зі звісточкою. Нікому ж не приходить в голову таке?

А писати ось таке — пишуть.

📩Thus, I confirm the receiving of your e-mail. While I have been reading through it, several questions of crucial importance have arisen. I hope you have nothing against ruining through all of them here.
so, the first what interests me is...🤦‍♀️

І далі по тексту в такому ж стилі.

🎯 I am always straight to the point!
🤓I just want to be polite.
🤷‍♀️Gosh, I am new Elizabeth Bennet.

❓Чи є у вас в інбоксі імейли, які застрягають там на тижні, чи відповідати на які ви прокрастинуєте до останнього, а то і взагалі 'забиваєте' на них (якщо можна 'забити')? Готова побитися об заклад, що є.

А може адресати такої думки про ваші імейли?

Тоді вам варто почитати https://uppr.com.ua/articles/very-looong-emails.html

2019 - це рік Cha-Cha-Cha в імелінгу. Чи ви ще й досі вальсуєте? 💃
https://www.linkedin.com/pulse/you-doing-waltz-cha-cha-cha-your-emails-shirley-taylor-csp/

Несекретні секрети ефективних імейлів 💌

https://uppr.com.ua/articles/get-your-emails-read.html

Just a short reminder about...🤦‍♀️

Половина авторів Інтернету, і я в тому числі, коли пишуть про імейли, радять переходити одразу до суті. Не потрібно беззмістовних вступних фраз, не потрібно формалізмів, не потрібно зайвих букв, не починайте імейл з I am writing to….❗️
Але “хитренькі” імейлери дурять самих себе: “ок, щоб не було старомодно, напишу-но я розмовне (сленгове, дружнє) just a short reminder about/ just a short notice about...
Але це те ж саме, що й I am writing to…!!!

А, ні, не те саме, ще гірше.

Бо крім того, що воно “ні до чого”, то ще й панібратське та зі зменшувальним just. І знов ви пишете про те, що ви пишете. 🤷‍♀️

В чому проблема, щоб дійсно перейти відразу до суті?

Ну, а якщо так уже вам потрібен цей reminder чи notice, винесіть його в тему в квадратних дужках. І не забруднюйте свої імейли зайвими символами, їх же ж комусь читати.

📌 Навіяно коментом з Фейсбуку стосовно моєї позиції щодо just a reminder about, де стверджують, що підхід straight to the point✔️ зовсім не підходить до high-context cultures🇯🇵.

Для повного розуміння ситуації: straight to the point ✔️зовсім не значить, що потрібно відкинути всі правила нетикету, знехтувати культурними відмінностями та випендрюватися чи демонструвати, яка ви зайнята бджілка🐝.

Зовсім ні! 

Та й high-context culture🇯🇵, як і low-context cultures🇱🇷, тут ні до чого. Просто для кожного типу культури буде свій стиль комунікації, свій набір лексики, свій варіант straight to the point✔️. І це зовсім не скасовує small talk чи social opening, подяки та ввічливості🙏🏻. Насправді, жоден з цих різновидів культур в бізнесовому варіанті не схвалює написання нісенітниць та беззмістовщини.

Навпаки, в high-context culture, де цінуються interpersonal relationship, багато уваги приділяється побудові відносин. А ніщо так не показує повагу й турботу про читача, як вшанування їх часу та ментальних зусиль.

📌Пам'ятайте, якщо ваш імейл буде straight to the point✔️, то набагато більше шансів, що читач зрозуміє той point. Words matter❗️

👌 - sign on the dotted line!
🤔 - agree, up to the point...
🗑 - sheer nonsense!

Досі ми в основному говорили, як зробити так, щоб імейли було1️⃣ легко читати. Але насправді — це тільки половина роботи. Імейли ще потрібно писати так, щоб на них було 1️⃣легко відповідати.📌
А для того, щоб так писати, повинна бути максимальна
⭐️ емпатія
⭐️ відсутність ліні та
⭐️ фокус на читача.

От, наприклад, не знаєте, як краще повідомити клієнта про затримку на проєкті та хочете отримати пораду від менеджера?

❗️Спочатку самі запропонуйте варіанти, як це можна зробити.

Таким чином:
🧩 Ви виглядатимете більш професійно в очах менеджера (доклали зусиль + маєте свою думку).

🧩Позбавляєте його/її потреби коучити вас (“А як би ти повівся/повелася в даній ситуації, якби не було можливості запитати мене?”)

🧩Не змушуєте писати новелу, як вам краще поводитися і що відповідати (менеджер може написати просто цифру, вибравши одну з ваших опцій, і лише додати кілька правок, якщо буде необхідність)

🧩Росте самоповага, впевненість та власний професійний рівень.

📩 А імейл можна сформулювати так:

Hi, [Name],

I feel stuck identifying the best way forward from [situation description]. And not sure how to put this for the [client].

As for me, the best option seems [option 1]
Will this sound ok?

Or alternatively, I could [option 2]

I’d really appreciate your help in figuring out the best way to respond to this client.

Thanks!

Ну, от, нарешті дійшли руки написати більш детально про це таємниче і таке важливе для імейлінгу KISS💋 - https://uppr.com.ua/articles/kiss-emails.html

❤️ KISSing all my emails already.
🙏🏻 Thanks, will get the ball rolling.
⚫️ It's all Greek to me.

▫️Thanks for any help.
▫️I would be grateful for/will appreciate any help (from your side).🤦‍♀️

Про thanks in advance - як прояв пасивної агресії в імейлах я уже писала, хоча цей мій меседж і неоднозначно сприйняли. Але насправді річ у тім, що ця фраза не єдина.

Пасивно-агресивних фраз, які використовуються нами, нашими колегами та друзями щодня і мало чи не в кожному імейлі — безліч.❗️ І вони настільки завуальовані, настільки прижилися, що навіть стали кліше. Її уже не помічають і не рефлексують. Лише зазвичай після таких імейлів залишається післясмак — солодкувато-нудотний.🤢

Наприклад, до таких фраз належить ще одна форма псевдо-подяки
I would be grateful for/will appreciate any help (from your side). І усі її варіації.

Вдумайтеся 🤔 — "Буду вдячна/ий за будь-яку допомогу",
що по суті означає:

1️⃣ Допомагайте, не хвилюйтеся, я оціню. А якщо випадково мені ваша допомога не сподобається чи здасться некомпетентною, я однаково буду вдячна. Бо я — людина ввічлива і зглянуся, подякую. Тому робіть, як вважаєте за потрібне. Тобто виходить така собі егоїстично-зверхня вдячність.

2️⃣ Допоможіть хоч якось. Сам(а) не можу. І одночасно жалюгідне невпевнене ниття про допомогу.

📍От як це звучить, виглядає, а головне — зчитується адресатом. Краще замініть.

❓Використовуєте в своїх імелах Thanks for any help?

✔️Yes
⛔️ No

❓Що запитувати після фрази рекрутера: "Чи є у вас до мене запитання?"

Співбесіда 👥- це завжди бесіда, діалог. І щоб зробити її такою використовуйте reverse-interview approach.

Ще один lifehack підготовки до співбесіди та приклади ефективних запитаньу статті для Talantly.com

Змусь дурня Богу молитися, то він і лоба розіб’є.🧠 😒

От якось так і з KISS-імейлами виходить.

Написали імейл клієнту, який передбачався як переговори стосовно термінів виконання важливого завдання з проєкту ось так:
📤
Hi [Name]
Here are some objections from my side.
...
Please confirm. After your agreement, I will prepare the new schedule for the project milestones.

Ну, як вам такі переговори? Ну, коротко ж? Коротко, що тут скажеш.🙄

А ось так зустріч переносять:
📤
Sorry, but I cannot meet this week. But you can email me issues of your interest now. Though if you insist on meeting, I am available on ...?

Чомусь не хочуть думати, 🤦‍♀️ заглиблюватися в контекст і ситуацію. Сказали скорочувати й спрощувати — так вони і скорочують, і спрощують. Одразу пішли виконувати!

І виходить, що надсилають у наказовому тоні вимогливі напів хамуваті імейли з претензією, ніби хтось їм 10 гривень винен і не віддає.

📍А писати потрібно з точністю до навпаки — KISS зовсім про інше.

❓Але що значить короткий імейл? Що означає ваш короткий? Це скільки?

Гай Кавасакі стверджує — 5 речень. Інші джерела наполягають на 450 символах.

📌Я б не рекомендувала взагалі кількісними показниками заморочуватися. Імейл повинен бути настільки довгим, щоб повністю передати суть усього, що потрібно сказати, не перевантажуючи читача зайвою інформацією/деталями.
Тобто, як би не заїжджено та банально, але depends.
Залежить від того,
▫️кому ви пишете,
▫️яка мета і
▫️тема імейлу,
▫️хто в копії,
▫️які відносини між автором та адресатом(-ами),
▫️якою мовою
тощо.

Будь-який лист повинен відповідати своїй меті та контексту. ❗️
Деякі імейли повинні бути довгими, щоб автор досягнув своїх цілей. І зрештою, інколи важливо пожартувати чи подякувати більш багатослівно. Завжди є винятки й ніколи не потрібно жертвувати якістю задля кількості.

Пишіть ОПТИМАЛЬНІ імейли.🧘🏼‍♀️

Прохання від топменеджера:
- Скиньте, пожалуйста, что почитать, чтобы научиться писать хорошие имейлы.

Надсилаю назви трьох книг та декілька статей.

- Ой, нет, это сильно долго читать и вникать, а у меня каждая минута на счету. Мне бы фразочек правильных или готовых шаблонов и основные идеи из книг.

{facepalm}🤦‍♀️

До мене часто приходять вчитися писати “хороші" імейли (хоч я і досі не особливо розумію, що саме мається на увазі, але ОК, зараз не про це) і очікують, що я дам готових “фразочок” і шаблонів на всі випадки життя, які можна буде копіпейстити всім підряд та не паритися. 😰

Ні, так воно не працює, і не тільки з імейлами. Так ніде не працює. Хочете гарно виглядати? Доведеться докласти зусиль. Хочете жити в чистій оселі — доведеться докласти зусиль. А англійською спілкуватися на високому рівні? Те саме.
То чому ж з імейлами має бути інакше?
Докладіть зусиль: подумайте,
▫️ кому ви пишете,
▫️ яка ваша ціль зараз і в довготривалій перспективі.
✔️Знайдіть визначення слів,
✔️ подивіться синоніми,
✔️виберіть оптимальний,
✔️сформулюйте речення,
✔️ переформулюйте ще раз і ще раз,
✔️ а тепер скоротіть і перевірте.
І знову перевірте!
❓Тепер норм виглядає?
А як буде сприйматися читачем? - Ну, ок, надсилайте.📤

Це аксіома, що писати шаблонними зворотами та занудними кліше набагато простіше. Але якщо ви do care про ваш імейлбренд та відносини з вашими адресатами, то не робіть так. Просто подумайте про те, що його хтось буде читати, і на нього доведеться відповідати. І ви самі насамперед зацікавлені отримати відповідь і швидко. Тому докладіть зусиль, щоб ваші імейли легко читалися і на них швидко відповідалося.📌

Моє ставлення до remote work (і чому така опція повинна бути в КОЖНІЙ компанії) http://blog.talantly.com/do-not-blame-work-from-home-but-start-at-home/

And what about you?

👏🏻 Support every word!
🤩 Lucky me, work remotely already!
🤯 Hell with it! Long live office work!

Do you use "I think..." in your emails?
public poll

😇 Only to show that this is just my opinion. – 126
👍👍👍👍👍👍👍 63%

🤷‍♀️ Nope, what for? – 64
👍👍👍👍 32%

💪 Every day. – 11
👍 5%

👥 201 people voted so far. Poll closed.

“I think…” - ще одна qualifying phrase, що послаблює меседж, а автора виставляє не в найкращому світлі. ❗️

Сюди ж відносяться усі схожі фрази: in my opinion, personally, I feel, it seems to me...🧠

В імейлах часто можна побачити. 📩
“I think you should move forward with this.”
“In my opinion, we should finalize the texts.”
“I think the decision is not that good.”

❓Але навіщо тут “I think…”?

📌Мало того, що ця фраза в стилі капітана Очевидність (про що думають інші, ви знати не можете, тому логічно, що в імейлі можете писати тільки зі своєї точки зору і висловлювати тільки свої думки. Особливо якщо немає прямого запиту на вашу думку, то це взагалі 🤦‍♀️), то ще її часто сприймають як уособлення небажаної невпевненость та свого роду перекладання відповідальності за рішення. А ще за нею ховаються страх бути викритим та звинуваченим у некомпетентності.

"I think…" практично дорівнює “I’m not sure if this is a good idea, but…”.

🔸ЇЇ використовують так часто, бо це ніби ліцензія на помилку або навіть індульгенція, яка дозволяє залишити шляхи для відступу. Адже використавши "I think…" завжди можна скасувати сказане — Я точно не знав/знала, просто так думав/думала.

🔸Тому "I think…" — це ще й ознака професійної незрілості. Щось на зразок рятівного бортика для новачка в плаванні, який готовий вхопитися за нього, як тільки щось піде не так. Але якщо ви позиціонуєте себе як профі, то вам бортик не потрібен. Профі впевнені у валідності своїх рекомендацій і готові нести за них відповідальність. І я не маю на увазі, що потрібно знати все. Про власну невпевненість чи вагання можна інакше повідомити, але про це іншим разом.

📍Тому наступного разу просто перегляньте ваш імейл і викиньте усі “I think…” (і аналоги). Як варіант, перечитайте написане вголос: — чи втратить ваш меседж хоча б щось без “I think…”?

“John, quick question for you”⛔️

На щастя, не так часто, як I think, але на жаль, все-таки достатньо часто, щоб про це писати, в імейлах та й в розмовній мові зустрічається фраза I have a question.👎🏻

❓Що з нею не так?

По-перше, це капітан Очевидність, бо ви знову навіщось повідомляєте про те, що хочете зробити, а не просто берете і робите. Це те саме по суті, що й I am writing to...

Aле найгірше — це барська замашка I have a question💩.

Адже ви не просите, не питаєте дозволу про можливість поставити питання, а повідомляєте про свою нужду, прямолінійно заявляєте про свою потребу. Причому звисока та зневажливо, виходить типу “мені головне сказати, а ви робіть з цим щось”. 🤦‍♀️

Але це ваша потреба! Що іншим з того, що у вас є питання? І що взагалі на це відповісти?

“Рада за вас. І що з того?”

Чи цікавитися одразу яке запитання?

Якщо ви хочете такої реакції, то поставте ваше запитання одразу. Звільніть і себе, і вашого співрозмовника від необхідності двох безглуздих зайвих реплік.❗️

Варіант Sorry to bother you but I have a question regarding…
Це ще гірше. Бо тут, крім усього вищенаведеного, ще й підлабузництво.

I have a question — це не вступна фраза, якою прийнято пом'якшувати форму прямого запитання. Це зовсім не ввічливість, а її імітація.