deSchool Your Emails - bullshit-free email channel
3.58K members
34 photos
2 files
85 links
I believe, уou can email smarter, shorter&faster. And here is how it works!

Local verbalist and emailer: @ivanka_tabachuk
Download Telegram
to view and join the conversation
Прохання від топменеджера:
- Скиньте, пожалуйста, что почитать, чтобы научиться писать хорошие имейлы.

Надсилаю назви трьох книг та декілька статей.

- Ой, нет, это сильно долго читать и вникать, а у меня каждая минута на счету. Мне бы фразочек правильных или готовых шаблонов и основные идеи из книг.

{facepalm}🤦‍♀️

До мене часто приходять вчитися писати “хороші" імейли (хоч я і досі не особливо розумію, що саме мається на увазі, але ОК, зараз не про це) і очікують, що я дам готових “фразочок” і шаблонів на всі випадки життя, які можна буде копіпейстити всім підряд та не паритися. 😰

Ні, так воно не працює, і не тільки з імейлами. Так ніде не працює. Хочете гарно виглядати? Доведеться докласти зусиль. Хочете жити в чистій оселі — доведеться докласти зусиль. А англійською спілкуватися на високому рівні? Те саме.
То чому ж з імейлами має бути інакше?
Докладіть зусиль: подумайте,
▫️ кому ви пишете,
▫️ яка ваша ціль зараз і в довготривалій перспективі.
✔️Знайдіть визначення слів,
✔️ подивіться синоніми,
✔️виберіть оптимальний,
✔️сформулюйте речення,
✔️ переформулюйте ще раз і ще раз,
✔️ а тепер скоротіть і перевірте.
І знову перевірте!
Тепер норм виглядає?
А як буде сприйматися читачем? - Ну, ок, надсилайте.📤

Це аксіома, що писати шаблонними зворотами та занудними кліше набагато простіше. Але якщо ви do care про ваш імейлбренд та відносини з вашими адресатами, то не робіть так. Просто подумайте про те, що його хтось буде читати, і на нього доведеться відповідати. І ви самі насамперед зацікавлені отримати відповідь і швидко. Тому докладіть зусиль, щоб ваші імейли легко читалися і на них швидко відповідалося.📌
Моє ставлення до remote work (і чому така опція повинна бути в КОЖНІЙ компанії) http://blog.talantly.com/do-not-blame-work-from-home-but-start-at-home/

And what about you?

👏🏻 Support every word!
🤩 Lucky me, work remotely already!
🤯 Hell with it! Long live office work!
Do you use "I think..." in your emails?
public poll

😇 Only to show that this is just my opinion. – 126
👍👍👍👍👍👍👍 63%

🤷‍♀️ Nope, what for? – 63
👍👍👍👍 32%

💪 Every day. – 11
👍 6%

👥 200 people voted so far.
“I think…” - ще одна qualifying phrase, що послаблює меседж, а автора виставляє не в найкращому світлі. ❗️

Сюди ж відносяться усі схожі фрази: in my opinion, personally, I feel, it seems to me...🧠

В імейлах часто можна побачити. 📩
“I think you should move forward with this.”
“In my opinion, we should finalize the texts.”
“I think the decision is not that good.”


Але навіщо тут “I think…”?

📌Мало того, що ця фраза в стилі капітана Очевидність (про що думають інші, ви знати не можете, тому логічно, що в імейлі можете писати тільки зі своєї точки зору і висловлювати тільки свої думки. Особливо якщо немає прямого запиту на вашу думку, то це взагалі 🤦‍♀️), то ще її часто сприймають як уособлення небажаної невпевненость та свого роду перекладання відповідальності за рішення. А ще за нею ховаються страх бути викритим та звинуваченим у некомпетентності.

"I think…" практично дорівнює “I’m not sure if this is a good idea, but…”.

🔸ЇЇ використовують так часто, бо це ніби ліцензія на помилку або навіть індульгенція, яка дозволяє залишити шляхи для відступу. Адже використавши "I think…" завжди можна скасувати сказане — Я точно не знав/знала, просто так думав/думала.

🔸Тому "I think…" — це ще й ознака професійної незрілості. Щось на зразок рятівного бортика для новачка в плаванні, який готовий вхопитися за нього, як тільки щось піде не так. Але якщо ви позиціонуєте себе як профі, то вам бортик не потрібен. Профі впевнені у валідності своїх рекомендацій і готові нести за них відповідальність. І я не маю на увазі, що потрібно знати все. Про власну невпевненість чи вагання можна інакше повідомити, але про це іншим разом.

📍Тому наступного разу просто перегляньте ваш імейл і викиньте усі “I think…” (і аналоги). Як варіант, перечитайте написане вголос: — чи втратить ваш меседж хоча б щось без “I think…”?
“John, quick question for you”⛔️

На щастя, не так часто, як I think, але на жаль, все-таки достатньо часто, щоб про це писати, в імейлах та й в розмовній мові зустрічається фраза I have a question.👎🏻

Що з нею не так?

По-перше, це капітан Очевидність, бо ви знову навіщось повідомляєте про те, що хочете зробити, а не просто берете і робите. Це те саме по суті, що й I am writing to...

Aле найгірше — це барська замашка I have a question💩.

Адже ви не просите, не питаєте дозволу про можливість поставити питання, а повідомляєте про свою нужду, прямолінійно заявляєте про свою потребу. Причому звисока та зневажливо, виходить типу “мені головне сказати, а ви робіть з цим щось”. 🤦‍♀️

Але це ваша потреба! Що іншим з того, що у вас є питання? І що взагалі на це відповісти?

“Рада за вас. І що з того?”

Чи цікавитися одразу яке запитання?

Якщо ви хочете такої реакції, то поставте ваше запитання одразу. Звільніть і себе, і вашого співрозмовника від необхідності двох безглуздих зайвих реплік.❗️

Варіант Sorry to bother you but I have a question regarding…
Це ще гірше. Бо тут, крім усього вищенаведеного, ще й підлабузництво.

I have a question — це не вступна фраза, якою прийнято пом'якшувати форму прямого запитання. Це зовсім не ввічливість, а її імітація.
Не знаю, як ви, а я недолюблюю телефонні співбесіди. Ні як кандидат, ні як інтерв'юер. Скільки не практикую, а все одно є відчуття, що були косяки з того чи іншого боку. Ось кілька порад, як зробити так, щоб цей “захід” пройшов максимально безболісно.

http://blog.talantly.com/joy-and-pain-of-phone-interview/
SMMники повторюють, як мантру, що контент — це король. В імейлах те саме можна сказати про контекст.🤴❗️

Те, що люди знають (чи думають, що знають) про предмет, кардинально змінює їх сприйняття.

От, наприклад, такий імейл.
📩
Thank you for the detailed email.

Саме по собі формулювання OK👌, але в різних контекстах його сприйняття буде змінюватися.

Це запросто може бути
▫️як і подяка за чітко та детально розписану ситуацію, ▫️так і іронія чи прихована критика, що хтось пише занадто довгі імейли, дає занадто багато інформації, не вміє виділяти головне, обтяжує всіх своїми лонгрідами й уже не вперше.

Адресат, який свято вірить в безгрішність своїх імейлів, досконалість навичок та ігнорить зворотний зв'язок🔔, може сприйняти слова за щиру вдячність та пишатися собою, хоч автор іронізує.

І, навпаки, якщо хтось і слово зайве боїться написати😨, то йому буде здаватися, що над ним глузують чи навіть сарказмують.

📌Тому потрібно навчитися завжди брати до уваги контекст, а не розцінювати явища самі по собі. Вони не існують в якомусь вакуумі, а залежать від багатьох аспектів.

🤴 Context is King — Long Live the King!
🤔 Hm...It's a whole thing.
😨 Why go to all that trouble?
Так, шаблони/темплейти/заготовки 🔖 — це зручно (copy-paste і в дамках). Шаблони — це продуктивно (не потрібно винаходити велосипед кожного разу). Шаблони — це надійно (якщо взяти в авторитету, а не Гугла, то можна довіритися, що так пишуть). Бувають свої плюси.

Єдине, що… шаблони практично НЕ ПРАЦЮЮТЬ!❗️

Хоч я і не радикально проти шаблонів, я проти їх бездумного використання, але щиро вірю, що копіпейст і кліше не додадуть цінності вашому імейлу. Усе потрібно адаптувати з урахуванням контексту.

Особливо тепер, коли стільки ботів розвелося, й інколи складається враження, що вони спілкуються краще за живих людей.😠

Бо останні, коли знайдуть вдалу фразу чи навіть цілий абзац, то давай у свій лист пхати. А чи підходить вона під контекст — пофіг, так же ж класно звучить.🤦‍♀️

📌А одна і та сама фраза в різних контекстах по-різному звучить і сприймається.

А коли ви використовуєте шаблон і не враховуєте цього, то ви як one trick pony.🐴

От, наприклад, для організації зустрічі, часто починають імейл такою фразою:
📩
We need to arrange a time schedule for our next meeting.

Коли цей імейл адресується команді від менеджера, який знає, що у всіх є багато важливих питань для обговорення, зустріч потрібна всій команді й кожному буде там, що сказати, то ОК.👌

Але коли це штатний мітинг, який буде знову ні про що, де кожен буде говорити про апдейти, які й так усі знають, крім менеджера…

То на таку фразу виникає реакція — нам треба? Кому це "нам"? Тобі треба ти й зустрічайся! З
розуміло, що такого не напишуть, але враження залишиться і вплине на ставлення та поведінку в майбутньому.

📌І взагалі в такому випадку менеджеру краще не зустріч організовувати, а запросити апдейти імейлом.

Чи, наприклад, у клієнта запитують таким чином про conference call, коли команда налажала і потрібно обговорити наступні кроки усно. У багатьох одразу виникне супротив типу "мені треба?" Це вам треба, щоб ви могли пояснити фігню, яка відбулася. А ще краще — її самі й розгребли. Про що тут говорити?

Клієнта варто було б запитати, а не констатувати факт.
📩
Do you have any time on [day] when we could sit down for [time frame] and talk through the details about [fuck up]?
Так, агресія може нікуди й не подінеться, але конструктиву точно буде більше.
#casestudy based on real events :)

Ще один приклад #failemail. Цього разу не від PMа Паші, але від того не легше.

Так-от, пише моїй колезі Delivery Director (прикро, але факт, що і на таких посадах фейлять з комунікацією):
📩
It would be great if your recruiters ask some tech questions during the phone interview.

The suggested list is attached.

Розберімо ситуацію. Хоч ті, хто давно читають, напевно, вже бачать кричущу неповагу, а з ним і нахабство, і непрофесіоналізм, і ще один яскравий приклад "неввічливої ввічливості" (поряд із thanks in advance).

1️⃣ It would be great if… Так, було б класно... мабуть... вам… 👈🏻

По-перше, що це за прохання?
Це зараз в такій формі заведено просити?

📌В обов'язки рекрутерів не входить ставити тех. питання на співбесіді. Хоч і бажано, але вони не зобов'язані розумітися на технічних речах. А якщо і вирішать/погодяться в них розібратися, витративши на це свій час та доклавши зусиль, то це тільки з власної доброї волі. А щоб мотивувати цю волю, то принаймні попросити потрібно, а не диктувати, кому і що робити. А в проханні класично зустрічаються такі слова, як could/would you, appreciation, favour, help, grateful тощо

Прохання в даному випадку — це і хороший тон, й ідеальна ввічливість. 👑

Подумайте🧠, ви ж іншим людям хочете нав'язати додаткові обов'язки, додаткову складну нудну роботу. І коли ви фомулюєте не у вигляді прохання те, що насправді тільки вам потрібно, то ви тільки викликаєте агресію в адресата.
❗️"А не пішов би ти зі своїми списками?", — подумають, а то і скажуть вони.
І думаю, що всі прекрасно розуміють, що рекрутерам малого коштує саботувати усю цю ініціативу з тех. питаннями, й вона таки провалиться з тріском. Бо що їм зроблять? На хвіст солі насиплють?

📍А коли це прохання (а в ідеалі ще + і пропозиція допомогти, роз'яснити в разі необхідності), то є шанс, що можуть виконати навіть охоче. І що виконуючи його, люди отримають задоволення від процесу, навчаться чомусь новому, перейдуть на інший рівень, виділяться на фоні тих, хто такого не практикує.
І тут справа зовсім не в статусах чи посадах, а у відносинах, які напряму впливають на результат. Бо все, що стосується інших людей, щоб воно було ефективним, потрібно робити з їх попередньої згоди.

❗️❗️Спілкування на рівних — це найпривабливіше та найефективніше спілкування. Це максимальний ступінь поваги.

2️⃣ The suggested list is attached.

А другий рядок?
Що вже хтось згоду давав? Побігли робити, аби ти тільки сказав.

Ніяких пропозицій про допомогу, питань про згоду, про те, чи зрозумілі запитання та відповіді, чи потрібно пояснити щось? Нічого. ⭕️ Тільки фокус на собі. То такі й результати будуть.

Ну от, як два елементарні рядки імейлу і так можна запороти?🤦‍♀️
Завтра в Chasopys EduSpace розповідаю про основні тренди та лайфхаки імейлінгу без булшіта. Для підписників каналу 15% знижка по промкоду - english15.
так десь воно і є ;)
Найпопулярніша стаття в моєму блозі - KISS Emails (що радує, бо це основа основ) тепері і англійською на Medium.

🇬🇧 - thanks, will read in Eng
🇺🇦 - hmph, choose to go with Ua
Я не просто так почала писати, що контекст — король👑. Сама по собі якась фраза може бути OK, але її сприйняття буде змінюватися залежно від контексту.

Судячи з коментарів у приват та в соцмережах на ось цей пост видно, що звертати увагу й враховувати контекст далеко не всі звикли. Проте, якщо хочете імейлити ефективно — це must.

Давайте ще раз розглянемо важливість контексту на прикладі it would be great if you… (критика якої так обурила багатьох).

📌Ні, я не рекомендую повністю викидати цю фразу з мовлення, але вживати її в такому контексті, як у пості. тобто такому автору, в такій ситуації, з такими читачами (при таких відносинах між ними), був фейл❗️

А загалом нормальна така собі фраза👌
(правда, дещо unconfident).

І якщо її написати в іншій ситуації, то звучатиме і сприйматиметься вона зовсім по-іншому.

Наприклад, ви попросили когось подивитися, скажімо, правильність фінансових розрахунків за місяць.
Вас запитують, на коли потрібно.
Ви відповідаєте:
📩
It would be great if you check EBD tomorrow.

В такому імейл-діалозі до It would be great if you... не прискіпаєшся, навіть як би хотілося. Бо є контекст, домовленості, попереднє листування, яке виправдовує вживання It would be great if you... . А без них було б те саме, що і в ситуації з рекрутерами.

📍Тому, якщо ви не знаєте конкретного контектсу, про чіпляння до фраз чи слів навіть не може йти мова.
У суботу в Дніпрі буду проводити воркшоп. Я буду розповідати про основні тренди та лайфхаки імейлінгу без булшіта, а ви - писати, багато писати;). Для підписників каналу 15% знижка по промкоду - сhannel15.
I understand you are overloaded, meanwhile, I need to clarify the following information...

Чи

I'm sorry to bother, but do you happen to have the time for...?

Ось ще один класичний приклад “неввічливої ввічіливості” на противагу справжній щирій ввічливості. Тобто коли всі слова ніби й ввічливі, але все одно щось не те.

📌Не те, тому що це лише імітація ввічливості. Коли пишуть ввічливі формулювання, бо так вимагає етикет, корпоративні правила або заради свого іміджу, але в них немає делікатності, такту, емпатії, позитивного наміру щодо іншої людини. Немає фокуса на читачеві.

▫️I understand you are overloaded, meanwhile, I need… — автор ніби й визнає, що він/вона створює певний тягар, перешкоду, додаткове навантаження для іншої людини (I'm sorry to bother — чи що турбує, відволікає читача), але це нічого, байдуже, бо своя потреба важливіша.

▫️У другому випадку, аби компенсувати/завуалювати чи загладити свій егоцентризм, то ще й до пафосних розкланювань вдаються надмірним "do you happen to". Просто do you have time було б доречніше.

📍А взагалі цього краще не писати. Якщо ви знаєте, що турбуєте когось чи що людина перевантажена завданнями, то:
1. Не пишіть, а зробіть самі
2. Попросіть когось іншого
3. Якщо 1 і 2 неможливо виконати, попросіть про допомогу, ❗️але без зайвих безглуздих вступів. Бо це все одно, що писати "знаю, але мені пофіг, я важливіший і мені треба, а як там ти, то таке вже".

💡Розвивайте справжню ввічливість as polite behavior has big payoffs.
І навздогін до попереднього поста.

Погляньмо, чи існує такий контекст, коли, наприклад, I understand you are overloaded, meanwhile, I need to clarify the following information...:норм буде звучати?

📌Так, є. Наприклад, якщо продовжити речення так:
I understand you are overloaded, meanwhile, I need to clarify the following information from your last e-mail to be able to help you fast and efficiently:
1….

❗️Звертайте увагу на контекст, like always.
Якщо вам випадало задоволення 😻 спостерігати за 3-річними дітьми, то ви, напевно, помітили особливості їх мовлення.
В процесі гри, не змінюючи місцеположення, не підіймаючи голови, навіть особливо не змінюючи інтонації та не звертаючись ні до кого конкретно (спілкуючись сама з собою), дитина може сказати: “я хочу таку-то іграшку, дай”, ”мені треба нову машинку з великими колесами” 🚒 тощо.

І її зовсім не хвилює, що її не розуміють. Чи що без звертання до когось конкретного прохання можуть пропустити повз вуха чи просто не вичленити з процесу розміреного монотонного бубніння. Але дітей це мало хвилює, вони відправили запит “у космос”🚀 і чекають на результат. Це егоцентричне мовлення, феномен якого був детально описаний Жаном Піаже, — норма для дитини.

А от коли відкриваєш свій інбокс і у кожному другому імейлі:😱

I would like to set up a management meeting on Friday.
I would like to take some vacation.
I need your input on the design samples by the end of the week.
I want to interview him.

Це вже не мило і не зворушливо, як у випадку з дітьми, а егоцентрично, непрофесійно і ще багато чого. Тому, якщо тільки не хочете заробити репутацію егоцентрика, mind your wording.❗️

😇 Ego-trip is not about me.
🤫 My reader-focus is still uneven.
😈 I need/would like are my favourite email-phrases.
Відмовитися від job offer та не спалити мости - не так просто. Як робити це професійно та ефективно, читайте у новій статті для Talantly.