Как мы превратили интерфейс Docsvision в портал Госуслуг

В минувший четверг компания «ДоксВижн» провела вебинар «Платформа веб-приложений – спасательный круг для бизнеса и IT», где Алексей Рождественский и Ольга Карачёва демонстрировали возможности кастомизации web-клиента Docsvision. «Вишенкой на торте» стало превращение стандартного интерфейса системы в портал Госуслуг.
🎬 Специально для наших подписчиков мы подготовили минутное видео.
📺 Полную запись вебинара можно посмотреть на нашем YouTube-канале.

Про автоматизацию сквозных бизнес-процессов в контексте импортозамещения Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», расскажет уже в этот четверг, 21 апреля, на вебинаре АРПП. Всё мероприятие в целом посвящено возможностям российских решений в части автоматизации процессов управления производством и бизнесом. Начало в 11:00.
👉 Подключиться к трансляции можно по ссылке.

Чтобы выиграть в лотерею, сначала надо купить лотерейный билет

Сегодня хотим поделиться с вами вырезками из интервью Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн», на телеканале Про Бизнес.

Ведущий (В.) - Как достигать значительных результатов в бизнесе? Например, ваша компания стала победителем премии «Приоритет» в конце 2021 г.
Владимир Андреев (В.А.) - Как говорится, чтобы выиграть в лотерею, сначала надо купить лотерейный билет. Собственно, чтобы выиграть в каком-то конкурсе, сначала надо подать заявку. В целом, мы больше 20 лет занимаемся развитием платформы Docsvision. Мы хорошо знаем предметную область, обладаем видением и продолжаем двигаться в выбранном направлении. Для достижения результатов в долгосрочной перспективе надо быть спокойным и упрямым.

В. - Какие тренды на рынке СЭД?
В.А. - Можно выделить хайповые темы – это ИИ, цифровые двойники, роботизация бизнес-процессов. Реально мы сейчас наблюдаем уход от бумаги. Этот тренд поддерживает государство соответствующими нормативными актами и законами. И мне кажется, что главный тренд, который нас ожидает, - это искоренение бумаги в бизнес-процессах. Бумага же разрывает бизнес-процесс, не даёт отследить в данных ход реального процесса. И второй тренд – это большая связанность систем. Мы видим, как объединились BPM и ECM-системы в новых класс решений – CSP (Content Service Platforms). Когда мы можем проследить бизнес-процесс, то сможем использовать упомянутые выше хайповые технологии.

В. - Как убедить людей работать в новой системе?
В.А. - Внедрение ПО – это организационное изменение. Есть много книг, техник, практик, которые можно применять для управления подобными изменениями. Однако поколение, которое идёт за нами, к цифре готово. Постепенная сменяемость поколений вытеснит бумагу в бизнес-процессах.

В. - Техническое образование является приоритетным для ведения бизнеса?
В.А. - Мне кажется, что техническое образование помогает развиваться в будущем и получать новые знания. Оно закладывает алгоритм обучения, способность воспринимать информацию структурированно, раскладывать её по полочкам.

В. - Какова роль лидера? И как построить команду?
В.А. - Лидер обладает видением – он понимает, как, куда, зачем. Нам важно формировать видение, которое надо передать другим людям, с которыми работаешь. Потому что они работают на развитие себя и компании. Когда человек, приходя в компанию, получает стимулы для собственного роста, карьерный, личностный, творческий, то он растёт вместе с компанией. Об этом стоит думать руководителю. Поэтому важно заразить человека своей идеей, чтобы он захотел участвовать в развитии компании и продукта.

«Российская газета» утверждает, что незаменимых нет, и подготовила в сотрудничестве с АРПП инфографику, в которой представила данные о том, какие отечественные системы могут прийти на смену зарубежным аналогам. 🤓 Заметили в представленной информации Docsvision – как платформу для управления бизнес-процессами взамен SAP, IBM – решили поделиться с вами.

Выбрав внедрение платформы Docsvision в связке с СУБД Postgres Pro, наш клиент «РСХБ-Страхование жизни» смог заранее избежать острых углов в вопросах импортозамещения. Хотя первостепенным был перечень решённых бизнес-задач: автоматизация договорного документооборота, закупочной деятельности, работа с канцелярией и постановка задач. А в будущем ещё будет реализован архив клиентских дел для роста скорости обслуживания. Порадуемся за коллег и их своевременные решения 😊

‼️Портал технической поддержки Docsvision будет мигрировать до 11 мая на новую платформу – ITSM365. Переход на новую платформу не скажется на качестве оказываемых услуг, но, возможно, интерфейс будет непривычным. Мы всегда открыты к пожеланиям по улучшению - отправить их можно 👉 info@docsvision.com

Перенос учётных записей
осуществляет команда технической поддержки. Каждый получит письмо со ссылкой на новый портал docsvision.itsm365.com и данными для входа. Если вам нужная новая учётная запись – напишите 👉 info@docsvision.com

База знаний и центр загрузки, который содержит техническую документацию, дистрибутивы, утилиты для скачивания - уже перенесены на новый портал.

Создание тикетов
Отправить заявку можно 👉 help@docsvision.com, описав максимально подробно инцидент. Или воспользоваться формой на портале технической поддержки. Поля для заполнения немного изменились 💫

🎙Пообщались с Сергеем Курьяновым, директором по стратегическому маркетингу «ДоксВижн», о том, чем живёт российский ИТ-рынок этой весной. Конечно, основные темы – это импортозамещение и риски кибератак.

🟢В какие сроки возможно заменить иностранный софт? Имеет ли смысл доводить до 100% импортозамещения все продукты?
Заместить 100% продуктов невозможно и не нужно. Скорее, правильно задавать вопросы - какую долю продуктов можно заместить, например, в течение 2 лет? На этот вопрос правительство своим постановлением ответило, что за два года можно заместить 70% западного ПО на значимых объектах отраслей критической инфраструктуры. Надо полагать, что в остальных отраслях уровень замещения будет меньше.

🟢Чем опасно использование иностранного ПО без поддержки со стороны его производителя?
Использование ПО (любого, не только иностранного и не только проприетарного, но и свободного тоже) без поддержки чревато рисками столкнуться с неизвестной ранее ошибкой, которую чаще всего невозможно исправить, не имея обновления, содержащего ремонтную «заплатку». Цена риска зависит от того, как используется эта самая программа. Если это ошибка в игре для смартфона, то цена риска близка к нулю. Если это ошибка в программе управления прокатного станка или самолёта - цена риска может быть гигантской. Поддержка отечественными специалистами импортного ПО до последних событий была самой распространённой формой поддержки. Наши специалисты обучались в западных компаниях, а сервисные организации для поддержки проходили сертификацию услуг. Из-за оттока западных фирм без разрыва действующих контрактов с уже имеющимися клиентами вся инфраструктура поддержки остаётся, но часть объёма услуг поддержки, конечно, уйдёт в «серую зону». Она не будет нарушать авторские права, просто перестанет быть сертифицированной, а, значит, производитель ПО не предоставляет никаких гарантий.

🟢Насколько существенна проблема открытого кода, который используется при создании российского ПО, но при этом может содержать вредоносы?
Ни насколько. Недавние случаи проникновения вредоносов с исходниками открытого кода имеют источники в деятельности мельчайших разработчиков. Серьёзные проекты открытого ПО масштаба Linux никогда таким заниматься не будут. Используя открытый код, надо придерживаться несложных правил «цифровой гигиены», известных примерно каждому профессиональному программисту.

Обновлять или нет – уже не вопрос

Как убедить руководство выделить бюджет на проект обновления системы, которая вроде работает исправно, но морально уже устарела? Алексей Рождественский, эксперт по продукту «ДоксВижн», собрал для коллег из ИТ-департаментов наших заказчиков аргументы для бизнеса – почему нужно выделить бюджет на обновление платформы Docsvision. Кратко - чтобы получить современное решение с возможностью развития. Долго - переходите по ссылке, читайте объяснения про совместимость с PostgreSQL, web-клиент и мобильность, быстродействие.

90% кадрового документооборота можно оцифровать

Согласно последним изменениям в Трудовой кодекс РФ, все документы в части кадрового делопроизводства можно перевести в электронный вид, за исключением:
❌ Приказ об увольнении работника
❌ Акт о несчастном случае на производстве
❌ Документ, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Также обновления в законе существенно упростили требования к использованию электронных подписей для сотрудников. Прощай, затраты на усиленную квалифицированную подпись для всех сотрудников! Да здравствует использование облачной подписи и усиленной неквалифицированной подписи (доступной в платформе Docsvision). Подробнее об этом писал Владимир Андреев в статье «Электронная подпись в кадровом документообороте (КЭДО)».

КЭДО становится «доступнее» с точки зрения технологий и права. А что бизнес? Руководители, ответственные за кадровое делопроизводство в крупных организациях, получают решение следующих бизнес-задач:
✅ Налаживание и поддержание эффективного взаимодействия с удалёнными работниками
✅ Экономия ресурсов и временных затрат как раз на неэффективную коммуникацию
✅ Предоставление современных сервисов для работы с документами
✅ Выполнение поручений вышестоящего руководства

О том, что кроется внутри этих бизнес-задач, как повысить эффективность службы кадрового делопроизводства и всего HR-блока, мы расскажем с коллегами из «Диджитал Дизайн» на вебинаре 26 мая. Регистрируйтесь!

Импортозамещение и Low-Code – что и как?

Бизнес вынужден быстро и эффективно заменить ряд зарубежных программных решений, чтобы обеспечить стабильность работы компании и безопасность. Сроки важны как никогда, и Low-Code решения становятся более востребованными.
О преимуществах:
🟢 Low-Code ускоряет разработку приложений по сравнению с традиционными методами программирования, предоставляя фреймворк, инфраструктуру и многократно используемые компоненты.
🟢 Совместная работа ИТ и бизнес-пользователей становится эффективнее, благодаря возможности совместной работы с помощью инструментов. Например, бизнес-пользователи могут разрабатывать рабочие процессы и структуру приложения, в то время как разработчики управляют более сложными аспектами цикла DevOps, такими как интеграция и устранение неполадок.
🟢 Сокращение расходов на доработки. Использование Low-Code платформ для разработки приложений могут устранить пробелы в функциональности, например, сделав интерфейс для согласования отпусков для HR.

Как и у всего остального, у платформ Low-Code есть поклонники и противники. Ключевым моментом в определении того, подойдут ли эти платформы для вашей компании, является тщательное определение результата, к которому вы стремитесь, и на основе этого выбор используемых инструментов.

А мы напомним о том, что платформа Docsvision имеет расширенный Low-Code инструментарий. И мы позволим себе напомнить о записи вебинара «Платформа веб-приложений – спасательный круг для бизнеса и IT», где показали, как можно в пару кликов превратить web-клиент Docsvision в подобие портала Госуслуг.

И мы позволим себе повториться и покажем нашу «магию» в следующем сообщении.

Еще раз раз, как превратить web-клиент Docsvision в портал Госуслуги.

Команда Docsvision стремится развивать наш продукт в ответ на требования заказчиков, меняющихся условий на рынке, а также в русле технологических трендов. В своих интервью для корпоративной газеты разработчики часто отмечают радость и гордость создавать именно полезный продукт.

О том, как строится работа над продуктом, рассказал Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн».

Как строилась работа над последним релизом web-клиента? Что было главным стимулом для обновления: технологии или запросы клиентов?

Мы стараемся технологически освежать web-клиент с каждым релизом. Например, использовать новые фреймворки или обновлять уже используемые. Эта работа не видна клиентам и партнёрам, но мы её делаем всегда, чтобы иметь запас для развития.
Стимул для развития функциональности мы всегда получаем от клиентов и партнёров. Мы работаем для них и стараемся приносить им пользу и выгоду, делать наши продукты удобнее в использовании. И спасибо им за обратную связь и пожелания, так как запросов всегда много. Поток не иссякает. Помимо запросов от клиентов, мы ориентируемся на тренды в отрасли. В результате, перед началом проектирования новой версии у нас всегда есть набор актуальных запросов от разных заинтересованных сторон.

Scrum или waterfall — как вы разрабатываете продукт?

Точно уже не waterfall. Это очень медленно, и результат непредсказуемый. У нас несколько scrum-команд и одна команда синхронизации, над всем этим у нас некое подобия nexus фреймворка, но как часто делается, методология адаптирована под наши реалии. Если в общих чертах: у нас есть так называемый глобальный бэклог, куда стекаются потоки требований к разным модулям и компонентам, который регулярно ранжируются по приоритетам. Требования высшего приоритета затем расходятся по релизам и спринтам. Перед стартом работы над новой версией продукта мы собираемся и проводим grooming, чтобы определить, какие требования возьмём в работу — формируется бэклог новой версии одного из продуктов. В этом процессе «причёсывания» задач обычно участвуют ключевые лица команд, и в результате получается список требований, понятных командам. Далее требования спускаются в команды для детализации, оценки и разработки. Команды способны самостоятельно выполнять требования от идеи до конечного вида, т.к. в команде есть все необходимые для этого роли и есть возможность синхронизироваться с другими командами каждый день.

Опиши спринт команды

У нас 2-недельные спринты. Перед началом каждого спринта команда собирается и обсуждает, что возьмёт в работу. Поскольку мы перестали писать детальные технические задания и чаще ограничиваемся верхнеуровневыми спецификациями и пользовательскими историями, то разработчики работают в связке с аналитиками и тестировщиками.
После окончания спринта команды проводят совместное демо и уходят на ретроспективу спринта. Такие демо помогают команде собрать оперативно обратную связь и понять — верно ли движется разработка. Также мы стали активно работать с прототипами и макетами, и перед стартом разработки показываем их фокус-группе, обсуждаем, что и как лучше сделать. Это позволяет существенно снизить риски того, что будет сделано что-то не так или не то, и, создавая новую функциональность, сделать её максимально удобной и понятной.

Как повысить скорость и прозрачность процесса согласования договоров

Ошибки и неточности в договорах повышают правовые риски организации и могут стать причиной проигрыша в суде. Под угрозой не только репутация, но и прибыль: 80% выручки B2B-компаний регулируется контрактами.

Наши коллеги из «Диджитал Дизайн» автоматизируют процесс согласования договоров внутри компании с помощью платформы Docsvision. По их мнению, без ИТ-системы невозможно построить сквозной процесс согласования, невозможно сохранять все полученные правки и снова сводить в один документ через переписку по email. Автоматизация договорного процесса позволяет увеличить скорость работы с документами и минимизировать риски ошибок. А ещё она делает каждый шаг понятнее и прозрачнее. Вы можете смотреть на процесс как на маршрут на карте, находить узкие места и выбирать другой маршрут, чтобы «объехать пробку». Точнее, оптимизировать процесс так, чтобы действительно качественно расширить «узкое горло».

🎂 Сегодня компания «ДоксВижн» празднует свой день рождения! Мы поздравляем коллег, партнёров и заказчиков и благодарим за поддержку и доверие! Остаёмся верными своим стремлениям делать лучший продукт, меняем мир к лучшему и поддерживаем амбициозные проекты внутри команд и у заказчиков.

Почему в 2022 г. невыгодно вести бумажный кадровый документооборот?

🟢 Из-за невозможности оперативного обмена документами с дистанционными работниками и потребностью осуществлять доставку документов через почту или курьеров
🟢 В бумажном режиме сложно организовать и контролировать массовое ознакомление с документами

🧑‍💻 О том, как решить эти задачи, мы расскажем в этот четверг, 26 мая, на вебинаре «Переход на кадровый электронный документооборот на раз, два, три» - регистрируйтесь!

Новая интеграция Docsvision и платформы для потокового распознавания и автоматической обработки документов Soica

В проектах внедрения и развития Docsvision используется стороннее ПО, расширяющее возможности платформы. И сейчас для многих компаний стало важным использовать в своих проектах продукты из реестра отечественного ПО. В связи с этим компания «ДоксВижн» заключила технологическое партнёрство с Soica.

Платформа Soica входит в реестр российского ПО и позволяет автоматически извлекать данные из любых типов документов (паспорт, счет, договор, письмо…), поступающих в любых форматах (jpg, pdf, docx...) по разным каналам (e-mail, общие папки, API…). Интеграция с Soica позволит на базе Docsvision создавать различные электронные архивы и наполнять их данными: архив бухгалтерских документов, архив клиентских досье, архив конструкторской документации.

Объявляем о новом технологическом партнёрстве с компанией Doczilla

Результатом партнёрства станет поддержка полноценного конструктора для создания юридически грамотных документов на платформе Docsvision.

Платформа Doczilla – это инструмент для подготовки и управления документами. Она состоит из нескольких ключевых модулей: конструктор документов, модуль совместной работы в едином пространстве, библиотека знаний, модуль глубокой аналитики. Ключевая ценность - сокращение сроков подготовки документов и цикла сделки в 10 раз.

В результате интеграции продукта Doczilla в платформу Docsvision заказчики получат дополнительные преимущества от использования инструмента конструктора документов:
🟢 кратное ускорение подготовки документов
🟢 исключение ошибок при их подготовке
🟢 существенное снижение трудовых затрат и рутинных процессов
🟢 гарантировано высокое качество проработки каждого документа

Чтобы выиграть в лотерею, нужно сначала купить лотерейный билет

Именно так в прошлом году мы стали лауреатами национальной премии «Приоритет» за наш web-клиент, который позволяет настраивать различные бизнес-приложения с помощью инструментов Low-Code. Чтобы победить, мы сделали важный шаг – подали заявку и приняли участие. А в этом году Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», вошёл в состав рейтинга «Топ-100 ИТ-лидеров» 2022 от GlobalCIO.

Мы тоже подали заявку и даже просили вас поддержать Владимира. Благодарим за поддержку 💐 И рады видеть Владимира в числе лучших лидеров ИТ 🥇

Платформа Docsvision для многих заказчиков становится фундаментом для автоматизации различных процессов. То есть сначала она закрывает какую-то одну бизнес-задачу, а затем обрастает новой функциональностью или новыми пользователями, тиражируется на новые филиалы. В таких проектах получается построить долгосрочные партнёрские отношения между заказчиком, вендором, интегратором. Результат такой работы - не просто сумма усилий от каждой команды, результат – это новая ценность для каждой отдельной компании заказчика, вендора и интегратора.

Так получилось с проектом построения ОЦО в производственной компании Sucden, о котором рассказал Владимир Поляков, менеджер проектов, в статье «Внедрение ECM-системы для взаимодействия ОЦО с фронт-офисами». А ещё мы записывали с Владимиром видео-интервью.

Что мы понимаем под кадровым ЭДО?

ИТ-система, которая должна закрыть задачи по автоматизации КЭДО в организации, должна отвечать нормативным требованиям, в том числе 377-ФЗ. То есть в системе работодатель может подписать документ, отправить его сотруднику. Сотрудник может подписать в ответ документ, а также обратиться к работодателю. И система должна маршрутизировать эти обращения. Традиционно часто решаемая нами задача – это ознакомление с ЛНА, когда приказ готовится и отправляется на ознакомление сотрудникам с ЭДО, где также можно контролировать процесс ознакомления. Примерно так начался наш вебинар по КЭДО неделю назад, который теперь можно посмотреть в записи, если вы пропустили прямой эфир.

Вспомним про налоговый мониторинг

Вступление в налоговый мониторинг ставит перед ИТ вопрос: как предоставить доступ к внутренней информационной системе, бухгалтерской и налоговой отчётностям согласно регламентам ФНС, не нарушая политику предприятия?

Казалось бы, самое простое решение в данной ситуации — дать инспектору ФНС логин и пароль от учётной системы предприятия и тем самым обеспечить необходимый ему доступ. Однако при таком подходе обнаруживаются следующие подводные камни:
❌ Неготовность внутренних IT-систем и процессов к «вторжению» извне. Как правило, в компаниях используется несколько систем с разным доступом и сложностью архитектуры. Стороннему пользователю будет сложно разобраться. Представление данных окажется неполным, разрозненным. А это напрямую противоречит требованиям открытого доступа обмена данными с ФНС.
❌ Дополнительная нагрузка на IT-специалистов компании. Им придётся обучать налоговиков, обеспечивать поддержку, дорабатывать систему под возникающие потребности.
❌ Неструктурированное хранение данных в электронном архиве. Если архив не имеет чёткой структуры, не связан проводками с учётными системами, обеспечить сотрудников ФНС необходимой информацией будет невозможно.

✅ Самый безопасный способ предоставления доступа к налоговой и бухгалтерской отчётностям — создание налоговой витрины. Она будет собирать всю необходимую информацию о деятельности предприятия для ФНС в рамках обычных функций бухгалтеров.

Вспомнили про актуальность темы налогового мониторинга в контексте следующей новости. На прошлой неделе VK объявили о запуске партнёрской программы по налоговому мониторингу. Она объединяет 12 компаний поставщиков продуктов и услуг, в том числе Docsvision, наших партнёров Ramax Group, и помогает подготовить и согласовать с налоговым ведомством необходимые документы.