🔥 Как подписывать электронные документы в 2023 году?

Российские компании должны пересмотреть процесс подписания электронных документов. Сотрудники смогут пользоваться привычным сертификатами юрлиц до конца их срока действия, но не позже, чем до 31 августа 2024 года. В скором будущем сотрудник будет подписывать документ подписью физического лица и подтверждать своё право доверенностью – МЧД.

❓Как изменится процесс подписания электронных документов после 1 сентября 2023
❓Как адаптировать ИТ-системы под новые законодательные требования?
❓Где получить ЭП для физического лица?
❓Как компании подготовиться к изменениям?

❗️Ответили в гайде.

⏰ С 1 сентября 2023 года УЦ прекратят выдавать старый формат электронной подписи. Перейти на новые форматы ЭП и машиночитаемые доверенности (МЧД) придётся.

Претензионно-исковая работа, как и договорный процесс, встроена в организацию и объединяет несколько подразделений: юристов, закупки, бухгалтерию и финансы, бизнес-юниты. Часто возникает ситуация, когда специалисты перегружены, тогда инструменты для автоматизации могут упростить работу.

Кто выиграет от автоматизации претензионно-исковой работы?

🏫 Бизнес-подразделения, которые инициируют исходящие претензии и обращения в суд. Они заинтересованы получить деньги с должников или защитить собственные финансовые потери/издержки. Как авторы претензий, они заинтересованы в получении отчётности по своим делам.
Корпоративные юристы, ответственные за претензионно-исполнительскую работу, нуждаются минимум в системе, в которой хранятся все документы, необходимые для предоставления в суд, из бухгалтерии, финансовой службы и канцелярии. Но лучше, если система упрощает ежедневную работу.

🏬 Руководители юридических подразделений могут видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки по важным делам и событиям. А в интересах юридического департамента выстраивать диалог с другими бизнес-подразделениями. Хотя за результат претензионно-исковой работы отвечают юристы, но они не являются владельцами процессов и информации, из-за которых происходит разбирательства. ИТ-система должна позволить упорядочить коммуникацию с бизнес-подразделениями, чьи интересы защищают юристы.

🏛️ Топ-менеджмент концентрирует внимание на деньгах и репутации компании. Их не интересует предмет каждого спора, но им требуется картина в целом: наличие текущих споров и их перспективы, финансовые последствия, какие необходимы платежи и в каком размере, статус разбирательств. Эта отчётность должна быть наглядной, простой и содержательной — то есть помогать принимать управленческие решения. Подробнее 👉 в новой статье.

Мы рассказывали о проекте автоматизации претензионно-исковой работы в СУЭК, крупнейшей угледобывающей компании России и одной из ведущих компаний отрасли в мире. В результате модернизации системы для ПИР корпоративные юристы смогли оперативно строить отчёты, консолидировать данные, а также хранить все документы по делу в системе. В результате в случае отпуска или больничного упрощена процедура передачи дел, а отчётный период требует меньше времени и сил. Подробнее о проекте.

Как электронный архив влияет на бизнес компании

Электронный архив позволяет повысить эффективность рабочих процессов. Он предоставляет всем сотрудникам организации доступ к информации по нужным параметрам. Если раньше сотруднику на поиск документа могло потребоваться от 10 минут, чтобы найти нужную папку, а в ней требуемую бумагу, то в электронном виде поиск занимает меньше минуты и не требует переключения между задачами.

🧐 Какие документы можно перевести в электронный архив? И как бизнес выигрывает от цифровизации данных? На эти и другие вопросы ответим на вебинаре 29 августа 2023 г. (четверг) в 11:00. Практический кейс оцифровки архива технических документов представит компания ТГК-1, ведущий производитель электрической и тепловой энергии в Северо-Западном регионе России.

⏰ 29 августа в 11:00
🌐 Онлайн
📍 Кейс оцифровки архива в ТГК-1

Зарегистрироваться!

​​Новый дайджест ИТ-новостей.

🔵 Усложняются требования для попадания в реестр отечественного ПО. До конца года может быть принято постановление, по которому для включения в реестр нужна совместимость с двумя отечественными ОС и с одним из процессоров из реестра Минпрома.

🔵 Astra Linux хорошо заплатит за свой успешный взлом. Это первая в России программа Bug Bounty для операционных систем. Премии «белым хакерам» составят до 250 тыс. руб. за проверку ОС Astra Linux Special Edition

Пути в ИТ

А как вы пришли в ИТ? Наши коллеги из компании Konica Minolta, поставщик решений для печати и ИТ интегратор полного цикла, в видеоподкасте задают этот вопрос коллегам из мира корпоративного ИТ. Рекомендуем к просмотру.

Гость нового выпуска – Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», рассказал о том, как перешёл из науки в ИТ, как стал заниматься электронным документооборотом и дал советы, как достигнуть успехов в ИТ:

🧭 Быть верным и пытливым в одной теме, чтобы наращивать экспертизу и развивать карьеру.
🧭 Выбирая партнёра для ИТ-проекта, посмотреть, как устроена компания и какой есть опыт в проектной практике, насколько она устойчива на рынке. Второе – компания должна быть экспертом в предметной области, чтобы понимать функционального заказчика, а её сотрудники и члены проектной команды также должны обладать необходимыми навыками и знаниями в технологиях, которые будут внедрены.

🧐 Посмотреть интервью!

Как ускорить работу с внутренними документами в компании?

📈 «Востокцемент» ускорил работу с внутренними документами, служебными записками в 10 раз! После того как компания RKIT настроила шаблоны документов в системе Docsvision, сотрудники компании смогли формировать документы автоматически и подписывать их с помощью ЭП.

🤖 Следующий этап развития функциональности – это самостоятельная разработка и редактирование шаблонов силами команды «Востокцемент». Для этого специалисты RKIT разработали конструктор шаблонов. Теперь администраторы системы добавляют поля, определяют правила их заполнения и источники данных. На практике, когда сотрудник вносит один параметр в карточке служебной записки, автоматически заполняются связанные поля: например, при заполнении Ф.И.О специалиста автоматически подставляются его должность, компания, подразделение и т.д. Подстановка значений из справочников по трём первым буквам и другие механизмы автозаполнения облегчают работу сотрудников и избавляют от ошибок. В зависимости от шаблона (например, служебка на выдачу денежных средств или о покупке материальных ценностей) система направит документ по заранее сформированному маршруту, сотруднику достаточно нажать на кнопку «Направить на согласование».

🚀 Результат – сотрудники «Востокцемент» быстрее создают документы по единому стандарту компании и получают согласование.

Подробнее про проект 👉 тут!

📆 5 сентября. Екатеринбург.

Задача поддержать непрерывность бизнес-процессов на производстве и перейти на импортонезависимые решения не теряет своей актуальности. Чтобы ответить на вопросы бизнеса о переходе на российские ИТ-системы, выбрать лучшее, ассоциация АРПП 5 сентября проводит закрытое мероприятие-конференцию «Отечественный софт: путь к технологическому лидерству».

Компания «ДоксВижн» примет участие в конференции вместе с партнёром «Парадок». Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», расскажет про то, как платформа Docsvision помогает предприятиям организовать хранение электронных документов, автоматизировать бизнес-процессы, как настраивать и развивать решение с помощью low-code инструментов. А коллеги из «Парадок» продемонстрируют работу платформы на стенде. Будем рады встретить коллег и партнёров в Екатеринбурге 5 сентября! ☀️

Подробнее про мероприятие.

🍂Сегодня, 1 сентября – лучший день, чтобы напомнить про курс Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн» — «Что такое СЭД и как её внедрять?».
Владимир уже 25 лет занимается автоматизацией документооборота в России. Свой опыт он собрал в серию видеороликов, которые помогут вам подготовиться к автоматизации документооборота в организации.

🍁 15 уроков по 15 минут
🍁 Онлайн
🍁 Проходите курс в удобном темпе
🍁 Материалы остаются доступными
🍁 Обучение бесплатное

Вы найдёте ответы на вопросы:
🔘 какие задачи можно решить с помощью СЭД?
🔘 как выбрать оптимальное решение?
🔘 как развивать систему в организации?
🔘 почему поступательный подход лучше?

🧐 Наши коллеги из компании ДРТ в конце каждого месяца делают очень полезные обзоры про изменения и нововведения в законодательстве в части ЭДО. Хотим поделиться сегодня их последним обзором, так как уверены, что он будет многим интересен и полезен.

Какие инструменты помогают развивать систему Docsvision вдолгую?

А вы знали, что Docsvision не просто разработчик платформы, а ещё и поставщик комплексных услуг для наших клиентов и партнёров? Мы всегда готовы поддержать развитие проекта, чтобы сделать ИТ-решение более удобным для бизнес-пользователей и ответить на их новые запросы.

Среди наших услуг:
🌐 Высококлассная техническая поддержка
🌐 Авторский надзор, чтобы убедиться, что возможности системы используются оптимально
🌐 Аудит и мониторинг системы для определения уязвимостей и стабильности работы системы
🌐 Услуги по обновлению системы и консалтингу в части настройки нестандартной функциональности
🌐 Миграция на Postgre — это работа со специалистами, имеющим необходимые компетенции и практический опыт переноса данных на новую СУБД.

На следующей неделе мы расскажем вам более подробно про каждую услугу! Следите за обновлениями! А если вам требуется консультация по одной из услуг уже сейчас, напишите нам запрос на sales@docsvision.com

#сервисы_dv

Как оцифровать архив технических документов

На прошлой неделе мы проводили вебинар «Монетизирую это: как электронный архив влияет на бизнес компании». О практическом кейсе оцифровки архива технической документации рассказала Инна Леонидовна Пасека, руководитель инженерного центра ПАО «ТГК-1». Организация объединяет в себе 52 станции в четырёх субъектах РФ. И по каждому объекту требуется организовать хранение и работу с документами, которые сопровождают процессы обслуживания электростанций. «ТГК-1» требовалась система, чтобы поддержать жизненный цикл работы с техническими документами: создание, согласование, хранение, переход со стадии проектирования к эксплуатации.

Все эти задачи были поддержаны в системе на базе платформы Docsvision. Представляем результаты автоматизации 📊
Сокращение затрат на работу с бумажными документами
🔵 Сокращение издержек на хранение (помещения, оборудование и т.д.) за счёт переноса части документов в электронный формат
🔵 Сокращение времени сотрудников на поиск документов за счёт фиксации местонахождения документа в архиве (кабинет, стеллаж, полка)
🔵 Сокращение времени сотрудников на подготовку пакетов документов к ремонтам или проверкам надзорных органов, которая раньше была организована в ручном режиме
🔵 Обеспечение синхронизации версий документов, хранимых в разных подразделениях
🔵 Автоматизация контроля сроков актуальности технической документации

Снижение рисков при работе с бумажными документами
🔵 Устранение многократного дублирования информации
🔵 Использование актуальных версий документов и полных комплектов
🔵 Отсутствие ошибок при использовании ветхих/нечитаемых документов

Подробнее про проект можно узнать 👉 в записи вебинара.

Актуально про МЧД в одном материале

📆 Привычные форматы электронных подписей сотрудников с привязкой к юридическому лицу можно будет использовать до конца срока действия их сертификатов, но не позже 1 сентября 2024 года. Таким образом, компании могут плавно переходить на новые форматы ЭП и настраивать работу с машиночитаемыми доверенностями поэтапно.

📨 С переходом на МЧД меняется пакет документов, которым обмениваются контрагенты, и включает не только документы и подписи к ним, но и данные об МЧД. Получающая сторона должна убедиться в том, что МЧД действует и не была отозвана на момент подписания документов, иначе подпись утратит юридическую силу. Закон обязывает организации передавать данные МЧД в базу соответствующих ведомств для контроля отзыва. Собрали всю информацию по теме в статье.

Техническая поддержка и Абонемент

Начинаем рассказывать про услуги «ДоксВижн» с самой востребованной. Техническая поддержка Docsvision предоставляет качественный сервис, помощь в решении инцидентов и изучении системы для самостоятельного решения бизнес-задач. Наша команда технической поддержки всегда оказывает высокий уровень сервиса:

🧑‍💻 92% индекс удовлетворённости заказчиков по результатам опросов.
🧑‍💻 94% индекс — оценка ответственности и экспертности сотрудников технической поддержки.
🧑‍💻 92,7% — средний уровень показателя SLA в течение года.

Расширить спектр вопросов, в которых могут помочь специалисты «ДокВижн», можно с помощью Абонемента – предоплаченных часов на обновление системы или получения консалтинговых услуг по развитию функциональности.

📬 А если вам требуется консультация по одной из услуг уже сейчас, напишите нам запрос на sales@docsvision.com

#сервисы_dv

🔥 Какие преимущества даёт бизнесу переход на электронный кадровый документооборот?
✅ ускорение процессов согласования и утверждения кадровых документов.
✅ контроль движения документов.
✅ снижение риска утраты документов.
✅ ускорение поиска документов по параметрам.

Однако, чтобы перевести кадровые документы в цифру, требуется решить три задачи:
1️⃣ определить, какие документы и какие процессы будут автоматизированы.
2️⃣ соотнести законодательные требования к автоматизации кадровым процессам и сложившейся практике в компании.
3️⃣ выбрать ИТ-решение, которое поддержит перевод решения в цифру.

Разобраться в этих задачах поможет наш гайд «6 шагов к успешному переходу на КЭДО».

Сентябрь – насыщенный месяц в части деловых событий. И мы всегда стараемся поддержать самые интересные и актуальные конференции по нашей теме.

На этой неделе наша компания будет представлена сразу на двух конференциях, посвященных рынку СЭД/ECM-систем.

✅ Уже завтра, 19 сентября, президент «ДоксВижн» Владимир Андреев примет участие в дискуссии в рамках 11-го ежегодного Russian Enterprise Content Summit 2023 (RECS’2023). На саммите будут обсуждаться наиболее актуальные вопросы, посвященные современным технологиям управления корпоративным контентом организации (ЕСМ), внутреннего и внешнего электронного документооборота, а также практика их реализации в российских организациях. Дискуссия обещает быть полезной и интересной. Для участия необходима предварительная регистрация, мероприятие пройдет в онлайн формате. Присоединяйтесь!

✅ А в среду 20 сентября совместно с нашим партнёром компанией Ricoh мы представим наш продукт на выставке TAdviser «СЭД И ECM DAY». Вы сможете задать все интересующие вас вопросы по продукту коллегам и посмотреть демонстрацию Docsvision. Ждем вас на нашем стенде!

Делимся полезным контентом от наших коллег из компании Doczilla. Если в вашей компании стоит задача автоматизировать работу с юридически значимыми документами, то этот материал вам будет особенно полезен.