Переход на кадровый ЭДО за 5 минут

⚖ Законодательные изменения ещё в 2022 году позволили компаниям переводить в электронный вид все кадровые документы, кроме трёх. Чтобы перейти на безбумажный документооборот с сотрудниками, компания должна получить от них соответствующее согласие, подписанное собственноручно. И, конечно, требуется выбрать ИТ-решение, которое автоматизирует работу с кадровыми документами. При выборе между облачными сервисами и настраиваемыми платформами, такими как Docsvision, стоит учитывать число сотрудников, сложность иерархии и бизнес-процессов. Платформа настраивается под компанию в отличие от облачного сервиса.

🔭 Перед началом автоматизации эксперты рекомендуют провести аудит процессов и документов, чтобы избавиться от дублирования и задваивания. И выстроить процессы в цифровом пространстве в соответствии с нормативными требованиями, безопасно и в интересах сотрудников и организации. Подробнее о том, как это сделать, написали в статье.

Авторский надзор Docsvision

Если предстоит сложный и ответственный проект, а в компании ещё недостаточно опыта внедрения Docsvision и взаимодействия с партнёром-подрядчиком, не хватает уверенности в том, что всё будет сделано оптимально с точки зрения использования возможностей платформы. Компания «ДоксВижн» предлагает услугу авторского надзора.

Авторский надзор обеспечит квалифицированные консультации и контроль со стороны вендора, максимально раскрывающие потенциал платформы, позволит повысить качество создаваемой информационной системы.

Какие задачи мы решаем как вендор?
1⃣ Обеспечиваем оптимальное использование возможностей платформы в проекте.
2⃣ Снижаем риски несовместимости проектного решения с новыми версиями платформы, дополнительными модулями и типовыми решениями, зависимости от партнёра-подрядчика или вендора.
3⃣ Повышаем качество создаваемой на нашей платформе информационной системы.

📬 Если вам требуется услуга авторского надзора - напишите нам на sales@docsvision.com

Что требуется для работы с МЧД⁉

Для работы с МЧД требуется:
🔹 их создание, согласование и подписание (в том числе МЧД, выдаваемых в порядке передоверия);
🔹 хранение таковых;
🔹 передача данных по ним во внешние системы и хранилища;
🔹 отслеживание сроков их действия и выпуск новых до окончания срока действия предыдущих;
🔹 процедура отзыва;
🔹 выпуск таковых в расчёте на несколько сотрудников, фиксация различных полномочий.

‼ Ограничения при работе с операторами ЭДО
Операторы ЭДО оперативно поддержали новые правила, но их законченное решение сложно интегрировать в структуру холдингов и крупных предприятий.

С учётом этого корпорациям со сложной организационной структурой лучше поддержать работу с МЧД в корпоративной СЭД, настроить интеграции с сервисами, которые обеспечивают взаимодействие с Единым реестром МЧД и ЕСНСИ. А поскольку эти работы требуют времени, лучше не откладывать переход на новые правила работы с ЭП на крайний срок.

Как организовать работу с МЧД?

🕚 Если вы ищете практические кейсы, как другие компании организовали работу по новым правилам, чтобы опереться на чужой опыт и реализовать свой, приглашаем обсудить практику и методологию перехода на МЧД на онлайн-встрече 5 октября 2023 года.

🖍 В онлайн-дискуссии примут участие представители четырех компаний:

🔵 ДРТ Тех — один из лидеров в области аудита, консалтинга, управления рисками, финансового, налогового и юридического консультирования. Ответят на вопросы нормативной базы, процедур проверки, требований к МЧД.
🔵 Docsvision – платформа для управления документами и процессами по вашим правилам. Расскажут об ИТ-системе для работы с МЧД.
🔵 Руководители проектов двух наших клиентов крупного бизнеса поделятся опытом запуска проектов МЧД, построения соответствующей архитектуры решения, формирования команды и распределения ролей.

Требуется предварительная регистрация.

Мониторинг системы на базе платформы Docsvision

Когда и как мониторинг системы на базе Docsvision и её окружения помогает ИТ? Практические кейсы.

✅ Система стабильно работала и находилась в эксплуатации, но подключение собственного серверного расширения спровоцировало утечку памяти, наличие мониторинга смогло сигнализировать об уменьшении количества свободной оперативной памяти и предупредить проблему снижения производительности и остановку системы.

✅ В связи с неправильно установленным режимом кэширования на сервере управления бизнес-процессами происходило кэширование большого количества объектов, что привело к уменьшению свободного места на диске. Система мониторинга проинформировала администратора об этом, что позволило понять причины, не допустить остановку системы по причине отсутствия места на диске.

Более подробно познакомиться с услугой можно на нашем сайте!

ФНС России запустила новый портал для работы с единой МЧД

Портал содержит информацию о том, что такое МЧД, как её отозвать, отправить в распределённый реестр. Возможно, в скором времени портал станет информационным хабом по теме. А пока…

✔️ Пользователи смогут создавать МЧД в едином формате для обмена.

✔️ Есть функции для создания, проверки и загрузки МЧД версии 003 с сайта ФНС России.

✔️ Функция проверки усиленной квалифицированной электронной подписи: была ли она действительна в момент подписания документа.

Docsvision Day 2023

⌛21 сентября 2023 г. состоялась конференция Docsvision Day. В этом году мы поменяли формат мероприятия. В центре программы опыт клиентов «ДоксВижн»:

🔹СУЭК в результате миграции с зарубежного ПО получил платформу для автоматизации бизнес-процессов. Постоянно расширяет функциональность: в 2022 поддержали претензионно-исковую работу, в 2023 – МЧД и настраиваемые веб-интерфейсы.
🔹РКЦ «Прогресс» также развивает систему собственными силами и с поддержкой вендора уже более 10 лет.
🔹«НИТИ им. Александрова» (Росатом) следует тренду на импортозамещение и реализовал проект перехода на соответствующий стек технологий.

Обобщая, выделили актуальные вопросы бизнеса по развитию ЭДО в России в 2023 году:

• Переход на стек импортонезависимых технологий.
• Поддержка законодательных изменений в части развития ЭДО в России.
• Развитие функциональности корпоративных систем в соответствии с новыми трендами и запросами со стороны бизнеса.

Обновлены правила выпуска, хранения и передачи машиночитаемых доверенностей

Правительство обновило правила в части работы с МЧД – они усиливают роль ЕСИА.

• Если доверенность хранится в ФИС ЕСИА, отменить её можно через заявление в ЛК на портале «Госуслуги» или посредством подачи доверителем заявления об отмене доверенности с использованием своей информационной системы, присоединённой к ЕСИА (до 1 марта 2024 года требование действует при наличии технической возможности у компании);
• С 1 марта 2024 года операторы информационных систем по новым нормам должны передавать в электронном виде сведения о полученных на хранение МЧД в ЕСИА;
• Заявление об отмене МЧД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подробнее тут.

⏰ Нормативную базу, ИТ-поддержку, опыт крупнейших компаний обсудим на вебинаре 5 октября.

📍Начало в 11:00.

🖍️Участие бесплатное, после регистрации.

Миграция на Postgre

Компания «ДоксВижн» предлагает поддержку в миграции на БД Postgre. Мы проводим миграцию данных в 2 этапа, чтобы минимизировать ошибки и потери данных: вначале – тестовая миграция, затем – промышленный перенос данных.

Шаги для миграции на Postgre:
• Разработка и согласование плана работ.
• Перевод необходимых процедур решения на Postgre.
• Подготовка базы данных к миграции.
• Тестовая миграция данных.
• Миграция промышленной базы данных.
• Настройка обслуживания базы данных в соответствии с рекомендациями вендора платформы Docsvision или в соответствии с регламентами вашей компании.
• Сопровождение ИТ-системы с целью стабилизации работы после миграции данных.

🤝 Если перед ИТ-командой стоит задача миграции БД на Postgre, то мы готовы поддержать компании в этом проекте.

Демонстрация работы с МЧД

Пока мы готовим видеозапись вебинара «Переход на МЧД: методология и практические кейсы», спешим поделиться видео, где мы демонстрируем процесс работы с МЧД на платформе Docsvision.

Видео показывает:
• создание МЧД
• действия с карточкой МЧД
• проверку МЧД в реестре ФНС
• подготовку документа для подписания
• подписание документа
• работу контрагента
• просмотр журнала обмена

​​Мы рассказываем про инструменты, которые помогают в работе юридического департамента: как автоматизировать претензионно-исковую деятельность, подготовку и согласование договоров. Но сегодня поговорим глобально про LegalTech c Артёмом Кондрашовым, Sales Product Manager в Doczilla.

Что такое LegalTech, и какие задачи решает это направление?

LegalTech — это цифровые инструменты автоматизации бизнес-задач в рамках юридических процессов. Иначе говоря, инструменты, которые помогают юристу и бизнесу в работе.

В первую очередь, LegalTech-инструменты позволяют исключить юристов из цепочки перепроверки одних и тех же документов, а также снимают с них рутинную работу. Это позволяет сосредоточиться на интересных задачах и ощутимо снижает риск выгорания.

Для бизнеса это кратное ускорение подготовки и согласования документов (в среднем в 10 раз) и сокращение срока закрытия сделки — а значит, компания быстрее получает деньги. Кроме того, LegalTech-инструменты снижают риски, вызванные ошибками и человеческим фактором, и повышают эффективность сотрудников.
Руководителям юридических департаментов и Head of legal помогает кратно выполнять KPI.

Какие сервисы и технологии меняют юридическую практику сейчас?

Всё, что помогает автоматизировать работу: конструкторы документов, системы согласования, справочно-правовые системы, системы учёта времени и комплексные решения, которые включают в себя все эти продукты.

Сейчас в этот список можно включить искусственный интеллект. Ещё пару лет назад никто не мог предположить, что ИИ внедрится в такое количество сервисов, а теперь он даёт большое пространство для новых возможностей привычных инструментов.

Кому в работе полезны LegalTech-решения?

LegalTech-решения доступны как инхаус-юристам, так и большим корпорациям. Частному специалисту можно начать с продукта, заточенного под конкретную задачу, крупные компании могут автоматизировать вообще все процессы. Всё зависит от потребностей и объёма задач. Достаточно посчитать эффективность и понять, что выгода будет ощущаться даже с одним инструментом.

Внедрение LegalTech-решений — неизбежный процесс. Это вопрос времени и преимуществ, которые получат компании, сделавшие это раньше остальных. Те, кто уже их применяет, понимают, что не вернутся к прежнему формату работы, потому что такие решения в корне меняют их работу — упрощают и делают эффективнее. Кроме того, влияют на качественные и количественные метрики.

🚩 Вы можете попробовать возможности Doczilla на своих документах бесплатно в течение месяца.

5 октября мы проводили онлайн-встречу с экспертами по теме перехода российского бизнеса на новые форматы ЭП и работу с МЧД.

Участники:
🔹Елизавета Овчинникова, менеджер «ДРТ Консалтинг», сделала обзор нормативной базы по переходу на МЧД.
🔹 Алексей Рождественский, эксперт по продукту «ДоксВижн», и Ольга Карачёва, владелец продукта «ДоксВижн», рассказали про поддержку новых требований в Docsvision.
🔹 Денис Бикинин, руководитель проектов ЭДО «Цифровые Технологии и Платформы», рассказал, какие задачи решал ИТ-департамент и какие были сложности в поддержке работы с МЧД
🔹 Елена Соколовская, руководитель проектов компании крупного бизнеса, поделилась опытом реализации проекта перехода.

🚩 Запись встречи уже доступна для просмотра. В продолжение мы приглашаем на онлайн-дискуссию, где вы сможете задать свои вопросы участникам вебинара.

В продолжении вебинара, который мы проводили 5 октября, мы приглашаем на онлайн-дискуссию о практике перехода на МЧД в крупных распределённых российских компаниях. 📆 Встреча пройдёт 13 октября в 13:00.

Обсудим вопросы:
• Можно ли автоматически подбирать МЧД при подписании электронных документов?
• Как передавать МЧД – файлами или только номер МЧД?
• Что и как проверяет в МЧД?
• Как проверять полномочия в МЧД?
• Как правильно хранить МЧД — во внутренней информационной системе или в Реестре ФНС?
• Какие есть особенности в архитектуре решения для работы с МЧД в компании крупного бизнеса?
• Как на основе практики формировать команды и распределять роли в проекте по переходу на МЧД?

📍Если вы ранее участвовали в вебинаре 5 октября, то мы отправим вам ссылку на подключение автоматически – повторная регистрация не требуется.
📍Если вы пропустили вебинар 5 октября, то регистрируйтесь!

Как изменились ИТ-бюджеты и горизонт планирования в 2023?

В рамках подготовки конференции Docsvision Day мы опросили ИТ-руководителей ведущих российских компаний. Делимся результатами.

В большинстве опрошенных компаний ИТ-бюджет изменился незначительно или не изменился, так отметило 76% респондентов. При этом в каждой пятой компании бюджет вырос – так ответила 19%. И только в редких случаях ИТ-бюджет снизился – 5%.

При этом почти у половины компаний – 47%, горизонт планирования развития ИТ на 2-3 года. Ещё 24% компаний горизонт развития ИТ от 3 лет. И только треть, точнее, 28% компаний отмечают, что планируют развитие ИТ-архитектуры ежегодно. В совокупности сохранения и роста бюджетов на ИТ, планирования проектов развития более чем на год можно констатировать – роль в ИТ-сопровождения бизнеса значительно выросла в России.

Цифровизация бухгалтерских процессов

❓Какие актуальные тренды цифровизации бухгалтерских процессов можно назвать?
❓Какие бухгалтерские процессы на сегодняшний день, можно сказать, практически полностью ушли в цифру? Каким компаниям это особенно важно, удобно?
❓Какие технологии и сервисы особенно важны сейчас в работе бухгалтерии?
❓Каким вам видится направление дальнейшего цифрового развития бухгалтерских процессов?

Ответы на эти вопросы собрала редакция ICT-ONLINE. Мнение Владимира Андреева, президента компании «ДоксВижн»:

Отказ от бумаги в бизнес-процессах даст существенный экономический эффект и ускоряет процессы. И государство поддерживает переход на безбумажное взаимодействие, формирует соответствующую нормативную базу. Первые изменения были связаны с отчётностью в части бухгалтерского документооборота. Затем бизнес смог отказаться от бухгалтерской первички – работа с актами, счетами-фактурами перешла в диджитал пространство, включая обмен с контрагентами через операторов ЭДО. Параллельно организации автоматизировали договорной процесс.

Тренды 2023 года:

▪️Переход на новый формат Электронной подписи с использованием МЧД.
▪️Расширение номенклатуры формализованных документов, которые сильно упрощают работу в сравнении с неформализованными электронными документами. Расширение списка безбумажных процессов, например, обеспечение процесса перевозок, маркировки и пр.
▪️Создание централизованных архивов финансовых документов, востребованных при создании ОЦО и при реализации задач налогового мониторинга.
▪️Применение технологий Искусственного интеллекта, который позволит ликвидировать некоторые формальные этапы процессов обработки документов, например, согласования и пр.

Приоритеты в ИТ в 2023

Продолжаем делиться результатами опроса ИТ-руководителей.

📊 Наибольший приоритет в задачах в 2023 году отдан работе над бизнес-приложениями и развитию ИТ-систем – в сумме 54% руководителей отмечают своим приоритетом внедрение и развитие систем, поддержание работоспособности и импортозамещение их в случае необходимости. Импортозамещение ОС и СУБД остаётся в работе в 34% компаниях, включает в себя переход на импортонезависимое серверное и клиентское ПО, оборудование для офисов и сервера. Можно сделать вывод, что импортозамещение инфраструктурного ПО завершается.

⚡Последний релиз платформы Docsvision отвечает запросам российских компаний и органов власти на то, как поддержать безбумажный документооборот при переходе на импортонезависимый стек технологий. Среди важных изменений — установка на ОС Astra Linux, поддержка полноценной работы Р7 и усовершенствованный web-клиент. Новый релиз доступен с 17 июля 2023 г. клиентам и партнёрам компании «ДоксВижн». Подробнее.

26 октября 2023 (четверг) мы приглашаем на вебинар «Импортозамещение СЭД/ECM-систем: продукт, методология, опыт», где подробно рассмотрим каждый аспект.

🔹Продукт. Насколько платформа Docsvision является альтернативой крупным зарубежным системам, таким как Lotus, Documentum, OpetText, Alfresco и Sharepoint. Не будем обсуждать Реестр отечественного ПО, сертификаты ФСТЭК. Оценим технологический стек и возможности.

🔹Методология. Какие инструменты есть для миграции данных на новую платформу? Поговорим о том, как подойти системно к задаче перевода системы на новый стек технологий, как планировать подобный проект, какие сроки закладывать.

🔹Опыт. Поделимся практическим опытом миграции с зарубежных ECM/BPM-платформ. Как был осуществлён перенос данных, какие были отличия по архитектуре и администрированию, как происходил перевод пользователей на новую систему.