23 марта компания «ДоксВижн» совместно с «ДРТ Консалтинг» провела вебинар о том, как
изменится процесс подписания электронных документов после 1 сентября 2023 года. В центре
внимания были вопросы вокруг машиночитаемых доверенностей: как организовать процессы в
компании? Как адаптировать ИТ-системы? Какие шаги надо сделать уже сегодня, чтобы успеть
плавно адаптироваться под новые правила игры?

Если вы пропустили вебинар, то можете посмотреть его в записи.

Ниже вопросы участников и ответы наших спикеров:

⁉️ Действующие сертификаты будут отозваны 1 сентября?
С 1 сентября перестанут действовать сертификаты старого формата, выданные на
сотрудника с указанием реквизитов организации. Все сертификаты нового формата,
выданные на физических и юридических лиц (сертификат ФНС на руководителя
организации) будут действовать до момента их устаревания.

⁉️ Массовое применение предполагается только для обмена с госорганами. Разве в B2B
сегменте это также станет обязательным?
МЧД потребуется и для B2B-обмена, так как заверение документов от имени организации
подписью физического лица без МЧД не является юридически значимым.
Применение МЧД станет обязательным во всех случаях, когда документы подписываются
КЭП сотрудником, не являющимся генеральным директором.

⁉️ Какой формат МЧД необходимо использовать для внутреннего кадрового
документооборота?
Это нигде не определено, однако вполне можно использовать имеющиеся форматы,
например, B2B формат или ожидаемый универсальный формат МЧД.

История успеха

Мы часто рассказываем об изменениях на рынке и о технологиях, но скоро расскажем про
историю успеха нашего клиента – фармкомпании «Полисан».

Коллеги уже более 10 лет
используют платформу для автоматизации электронного документооборота. В частности, они
автоматизировали работу с документами по СМК с учётом фарм производства, требований
международных стандартов. Система на протяжении всего времени эксплуатации продолжает
развиваться, адаптируясь под требования бизнес-заказчиков. Как сказал Евгений Коноплёв,
заместитель начальника отдела АСУ «Полисан» и руководитель проекта: «Это не мы (ИТ) диктуем,
как работать в системе, а бизнес говорит, как должна работать система, поэтому мы всегда в
развитии».

Больше о том, как развивается проект, историю его запуска можно узнать на вебинаре 6 апреля в 11:00.

В завершении неделю новый дайджест ИТ-новостей с комментариями Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу «ДоксВижн».

🟢 Популярнейший дистрибутив Linux Ubuntu кишит уязвимостями «нулевого дня». Если кто-то думает, что "ванильные" версии продуктов Open Source ничем не отличаются от вендорских сборок, то – именно этим отличаются.

🟢 Cnews подвел итоги своему исследованию экономики облаков по сравнению с локальными системами. В прошлых дайджестах мы давали ссылки на графики стоимости дисковой памяти и процессорной мощности, здесь можно посмотреть их вместе с итоговым анализом стоимости владения.

🟢 Глава российского SAP уволился, чтобы возглавить компанию по техподдержке продуктов SAP в России. Подытожим, что оставшиеся инсталляции SAP будут импортозамещаться ещё годы, иначе инвестиции в его российскую техподдержку не окупались бы.

🟢 Уход из России иностранных разработчиков ПО привёл к росту цен на российский софт всего за год на 20-50%. Как говорят, «невидимая рука рынка» указывает, что цены будут расти. Да, и откуда им снижаться?

🟢 1 июня правительство РФ запустит эксперимент по переходу госсектора на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Можно ожидать изменений в нормативной документации по КЭДО по итогам эксперимента. Рекомендуем почитать тем, кто планирует в ближайшее время переходить на кадровый ЭДО.

Переход на МЧД: вопросы и ответы

🔥На вебинаре про новый формат электронных подписей и переход на машиночитаемые доверенности нам задали порядка 50 вопросов. Мы решили, что они не должны остаться без ответа.

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», и коллеги из «Консалтинг ДРТ» (ранее Deloitte Russia) ответили на все вопросы участников вебинара. Их ответы помогут быстро погрузиться в проблематику перехода на МЧД.

В МЧД нужно включать отпечаток сертификата физлица (работника)?
В МЧД включается сертификат юридического лица (в момент заверения МЧД первым лицом), сертификат физлица в МЧД не включается, он включается в сигнатуру подписи документа, заверяемого физлицом с помощью МЧД.

Верно ли, что МЧД надо перевыпускать каждый раз при перевыпуске УКЭП одного из прописанных в МЧД сотрудников?
В МЧД не указываются данные о КЭП физлица, соответственно, ответ — перевыпускать МЧД не нужно.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ
фармацевтической компании

Уже завтра приглашаем вас на вебинар про кейс использования платформы Docsvision в компании «Полисан». Расскажем про автоматизацию процессов работы с документами и обеспечение импортозамещения.

📆 6 апреля (четверг) 2023 г.
⏰ 11:00 - 12:00 (мск), Онлайн

Спикеры:
🟢Евгений Коноплёв, заместитель начальника отдела АСУ, Полисан;
🟢Алексей Рождественский, эксперт по продукту, «ДоксВижн».

На вебинаре узнаете:
• как автоматизировать работу с документами на платформе Docsvision, какие результаты это приносит;
• как организовать работу по сопровождению внедрённого решения;
• как инструменты платформы Docsvision помогают самостоятельно развивать функциональность системы.

Участие бесплатное. Требуется предварительная регистрация.
Принять участие в мероприятии!

Сборник полезной информации про машиночитаемые доверенности МЧД

🔥С 1 сентября 2023 нас ожидает переход на новые виды электронных подписей. Для подтверждения права подписи электронного документа потребуется ссылаться на машиночитаемую доверенность (МЧД), которая содержит информацию о праве сотрудника подписывать тот или иной документ. Времени для адаптации к новым правилам мало – менее полугода. Вопросов много.

Как быстро разобраться в новой теме про МЧД? Кратко в инфографике представили ответы на следующие вопросы:
🔹Как изменится процесс подписания электронных документов после 1 сентября 2023?
🔹Как адаптировать ИТ-системы под новые законодательные требования?
🔹Где получить ЭП для физического лица?
🔹Как компании подготовиться к изменениям?

Новый ИТ-дайджест

🟢 Создатели Astra Linux выпустили первую собственную СУБД. СУБД называется «Aстра база данныx тантор платформа». Такое наименование отсылает нас к российской компании Tantor Labs, в которой в октябре 2022 г. «Астра» приобрела 75% долей. Поглощение независимых разработчиков для выпуска новых продуктов - позитивный тренд. Рынок структурируется, развитие продуктов ускоряется.

🟢 Владимир Путин распорядился перевести госинформсистемы на «Гостех». Платформа «Гостех» окончательно стала неизбежной. На ней должны эксплуатироваться все государственные информационные системы. При этом в рамках платформы они станут OpenSource.

🟢 Полный рейтинг из 27 провайдеров IaaS от Cnews. Красивая инфорграфика. На первом месте Cloud MTC, на втором - Selectel, угадайте на каком месте Ростелеком :)

🟢 И еще один рейтинг - отечественных ОС. На первом месте Alt, на втором - Astra.

Работа с документами по стандартам для фармацевтических компаний

🧬На прошлой неделе мы провели вебинар «История успеха» с нашим заказчиком – фармацевтической компанией «Полисан». На предприятии с 2005 года работают в системе на базе платформы Docsvision. Система решила первоначальную задачу – автоматизировать работу с документами СМК, а затем регулярно накапливает новую функциональность. В результате в компании автоматизировано порядка 15 процессов. Часть из них не была бы оцифрована никогда без платформы Docsvision, как отметил руководитель проекта Евгений Коноплёв.

🧑‍💻 Запись вебинара можно посмотреть 👉 по ссылке. Вебинар прошёл в формате интервью, и время пролетело незаметно.

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision:
✔ грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;
✔ повысилось качество работы сотрудников с документацией;
✔ хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;
✔ экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удалёнными структурными подразделениями, экономия бумаги).

🏛 Каждое обращение клиента в отделение или в колл-центр сопровождается бумажными документами. Как следствие, объём бумажных документов нарастает вместе с ростом клиентской базы.

Минусы хранения документов в бумаге:
❌ Неэффективно используются площади в офисах под хранение документов.
❌ Обслуживание клиентов замедляется.
❌ Высокие риски потери документов с персональными данными и банковской тайной.
❌ Нарушение права доступа к документам.
❌ Трудоёмкость поиска документов по запросу.
❌ Сложный процесс идентификации клиентов в отделении банка, как следствие, необходимость повторного сбора документов.

✅ Чтобы упростить работу с клиентской информацией, снизить риски потери данных, требуется организовать электронный архив, в котором хранятся сведения о клиентах: физических и юридических лицах. Платформа Docsvision позволяет реализовать масштабируемое решение для хранения клиентских данных, встроить его в ИТ-ландшафт и поддержать бесперебойный процесс обслуживания. Пример такого внедрения платформы Docsvision – проект в Ростелеком.

Подробнее о том, как оцифровать архив клиентских дел, написали 👉 тут.

Новый дайджест ИТ-новостей от Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу «ДоксВижн»

🟢 Компания ДРТ (бывший Делойт в РФ) опубликовала статью об организации перехода предприятия на налоговый мониторинг. Полезно тем, кто собирается сам переходить или переводить своих заказчиков. Ёмко и со ссылками на нормативные документы

🟢 Ужесточились требования к реестру российской электроники Минпрома. Минпром принял балльный подход к оценке "российскости" железа. В результате из реестра ушла примерно половина продуктов. Хороший формат для управления импортозамещением.

🟢 Raspberry Pi выпустила упрощенный "детский" вариант облачной среды для разработки и отладки кода на Python. Интересно тем, кто хочет освоить азы программирования или готовит к профессии своих детей.

🟢 Разработана «первая» отечественная базовая станция для сетей 5G. "Сколтех" разработал базовую станцию 5G и провёл испытания с участием крупнейших сотовых провайдеров РФ.

Успех в проектах зависит от эффективного и оперативного обмена информации внутри компании. Как в ГК Петон на базе платформы Docsvision реализовали решение по документационному обеспечению проектной деятельности компании, расскажем на вебинаре 20 апреля 2023 г. в 11:00 (мск).

На вебинаре выступят:
🙎‍♀️ Олеся Гвоздик, руководитель отдела документационного обеспечения ГК ПЕТОН
🙎‍♂️ Ранис Давлетшин, начальник отдела цифровых продуктов АО «Диджитал Инжиниринг Технолоджи».

Из первых уст от лица заказчика и партнёра-интегратора получим ответы на такие вопросы:
🟢 Как оцифровать делопроизводство и увеличить прозрачность и скорость процессов?
🟢 Как организовать маршрутизацию документов в организации со сложной организационной структурой: на что обратить внимание в проекте?
🟢 Как обеспечить подписание документов электронной подписью?
🟢 Как провести обучение пользователей и реализовать поэтапное развитие проекта?
🟢 Как реализовать интеграцию с 1С?

Дополнительные вопросы по КЭДО

Из практики перехода на КЭДО нашими клиентами видим, что самое сложное в начале использования системы – это адаптировать процессы с бумаги на цифру. Несмотря на знание и следование букве закона, сотрудникам отделов кадров сложно переключиться на прозрачный документооборот с сотрудниками. В электронном формате документы не могут быть подписаны «задним числом». Они могут быть отозваны и перевыпущены позже, если не были подписаны в срок. Об этом часто не задумываются перед стартом проекта внедрения.

🤔 Про какие особенности перехода на КЭДО требуется подумать заранее?

⁉ Как организовать доступ к системе сотрудникам вне офиса? Как сделать это безопасно?
⁉ Если в организации есть сотрудники, работающие по совместительству на разных должностях или даже не в одном юридическом лице, как отразить это в системе?

Гибкая в настройках система позволяет решить эти и другие бизнес-задачи. Подробнее о нюансах, которые надо учесть перед началом проекта по переходу на КЭДО, написали 👉 в этой статье.

Коннектор к ЕСИА

В рамках релиза платформы Docsvision 5.5.5 и web-клиента 17 компания «ДоксВижн» анонсировала поддержку OpenID Connect для подключения различных способов аутентификации пользователей. Новый виток развития – это поддержка входа в систему через Единую Систему Идентификации и Аутентификации (ЕСИА) или, как её ещё называют, вход по «электронному паспорту» гражданина РФ.

Если у вас стоит задача организовать доступ к системе для работы с документами тем сотрудникам или контрагентам, у которых нет своих рабочих ПК и учётной записи в AD, то эта функциональность решит задачу.

❕Использование аутентификации через ЕСИА доступно в Docsvision начиная с версии web-клиент 17 и версии «платформа 5.5.5».

🧐 В настройках модуля есть возможность указать, по каким данным пользователя будет происходить аутентификация через ЕСИА: СНИЛС, телефон или электронную почту.

Подробнее про «Коннектор к ЕСИА» тут.

Документационное обеспечение проектной деятельности – кейс ГК Петон

⏰ Уже завтра на вебинаре с ГК Петон (начало в 11:00 (мск)) наши заказчики и партнёры расскажут о проекте использования платформы Docsvision в ГК Петон. Особенность проекта в том, что платформа помогла маршрутизировать документы в зависимости от проекта, поддержала вертикальное и горизонтальное информирование.

Чтобы принять участие в вебинаре, нужно зарегистрироваться!

🎉 Сергей Пуцин, заместитель генерального директора «ДоксВижн», чьи вебинары и материалы наша аудитория ценит всегда за понятную структуру, в апреле принимает участие в проекте «ТОП-100 ИТ-лидеров». Проект организован сообществом GlobalCIO.

Если у вас есть профиль на это портале, то приглашаем вас поддержать Сергея в рейтинге 💪 Желаем ему успехов в этом проекте, как и во всех других!

ИТ-дайджест за неделю.

🟢 Весной 2023 в России планируют запустить открытое тестирование цифрового рубля. Но чем он отличается от безналичных денег на банковских счетах? Полезно ознакомиться накануне запуска этой инициативы ЦБ.

🟢 Работодатели разочаровались в образованных ИТ-шниках и стали искать опытных. ИТ меняется настолько быстро, что даже полученная основа устаревает за несколько лет, если не поддерживать форму практикой.

🟢 Рейтинг поставщиков решений по налоговому мониторингу. И тут же есть очень интересная и полезная статья от ДРТ про методологию участия в проекте.

🟢 В России разрешат «пиратить» ПО сбежавших из страны разработчиков. Но платить за него все равно придется. Минцифры нашло компромиссное решение - работать на нелицензионных копиях западного ПО бесплатно не получится. Придется платить государству.

В «Сколково» оценили поставщиков BPM-решений

🧐 BPM-системы берут на себя управление бизнес-процессами, маршрутизируют поток документов, контролируют исполнение поручений. Эта функциональность появилась в платформе Docsvision примерно уже в 2005 г.

🏆 В 2023 году в «Сколково» составили рейтинг поставщиков решений для управления бизнес-процессами. Платформа Docsvision вошла в тройку лучших решений, так как отвечает высоким требованиям к гибкости настроек и интеграции.

Рейтинг составлен на основе открытых источников информации, заполненных анкет и интервью, проведена экспертная оценка текущих возможностей и стратегических инициатив отечественных поставщиков BPM. Каждая компания получала две оценки — по текущим возможностям и плану развития. Итоговый показатель рассчитывался как произведение этих баллов.

Подробнее и рейтинг доступны 👉 по ссылке.

Запись вебинара про документационное обеспечение проектов

🧑‍💻 На прошлой неделе прошёл вебинар с участием компании «Петон». Коллеги со стороны заказчика и партнёра-интегратора поделились опытом перехода на безбумажные процессы в ГК «Петон». За 10 лет автоматизации были переведены в электронный вид десяток документов. Это позволило работать с документом одновременно сотрудникам из любого офиса компании и даже на строительной площадке и перейти на ЭДО с контрагентами.

Предпосылки внедрения Docsvision:
✅ Необходимость повысить скорость работы распределённых офисов.
✅ Создать единое информационное пространство, чтобы повысить исполнительскую дисциплину.
✅ Обеспечить безопасность данных и гибкость доступа.

Если вы пропустили вебинар, то посмотреть запись можно 👉 тут

Как организовать работу с МЧД

Что такое МЧД, какие новые требования к использованию КЭП вступают в силу с 1 сентября 2023 года, мы недавно разбирали на вебинаре. Следующий шаг — предлагаем разобраться, как поддержать нововведения в корпоративных СЭД.

Необходимая функциональность для работы с МЧД в СЭД:
🔹Создание, согласование и подписание МЧД.
🔹Хранение МЧД.
🔹Передача данных по МЧД во внешние системы и хранилища.
🔹Отслеживание сроков действия МЧД и выпуск новой до окончания срока действия предыдущей.
🔹Процедура передоверия и отзыва.
🔹Выпуск МЧД на несколько сотрудников, фиксация различных полномочий.

В усечённом виде необходимая функциональность доступна у операторов ЭДО:
✔Создание и управление доверенностей.
✔Ведение локального справочника кодов полномочий.
✔Механизмы нанесения и верификации подписи в новом формате.
✔Передача информации о выпущенных доверенностях в единый реестр.
✔Проверка валидности получаемых МЧД.

Что выбрать и почему, читайте 👉 в статье Владимира Андреева.

В продолжение темы перехода на новые форматы работы с КЭП и МЧД мы приглашаем клиентов «ДоксВижн» на вебинар. Ответим на вопрос: как поддержать новые правила работы с МЧД в системах на базе Docsvision. Каким образом мы как компания-вендор можем вам помочь в сохранении юридической значимости электронного документооборота.

📆 25 май (четверг)
⏰ 11:00 (мск)
📍 Онлайн