Июньская Asana

О, в моем любимом трекере наконец-то появляются формулы. Они пока лайтовые, но хорошо, что разработчики понимают их необходимость. У конкурентов formula появилась давно, и в этом плане команда Асаны немного отставала.

🔹 Еще фичи в видосике и в этом гайде. В моем канале только smart boys & girls, так что они на английском.

Фича: «загрузка» в Asana

Еще одна удобная фича в копилочку. В этот раз для планирования загрузки вашей команды. Как сделать так, чтобы одни сотрудники не работали по 12 часов, а другие не играли в Доту полдня? У Асаны это реализовано через портфели проектов — можно в одном окне посмотреть пул задачек каждого и за 3 минуты равномерно их распределить.

🔹 Раскидал налево-направо 👈👉 и спокоен 🧘‍♂️

Еще есть гайд на сайте. Юзайте!

Asana, Airtable или Notion? Какой софт подойдет вашему бизнесу?

Написал обширную статью для @rbc_pro. Ее нельзя прочитать без подписки, но есть trial за 1 рубль ☺️

Это будут самые полезные 100 копеек для вашей компании:

https://pro.rbc.ru/news/649172779a7947e913ec41a3

upd: выложили статью в блог на нашем сайте https://digitalgeeks.ru/blog-asana-airtable-notion

Привычно, стандартно

Когда CEO event-агентства Леша идет в уже знакомый магазин «Азбука Вкуса», чтобы купить жене сарделек, макарошек и бейлис, он не задумываясь проходит по отделам и набирает все за 5 минут. Это благодаря тому, что в магазине уже много лет все продукты стоят на привычных полочках по единому стандарту.

Так почему-же ты, Алексей, не делаешь тоже самое для своей команды? Почему твои сотрудники работают, где попало, и кто во что горазд? Часть инструкций лежат в шкафу, часть нарисованы на салфетках. Какие-то занимают 2 предложения, а что-то выглядит, как «Война и мир». Вместо того, чтобы за секунду найти, что нужно и делать свою работу, сотрудникам приходится полчаса втыкать в монитор.

🔹 Люди не должны тратить время на то, чтобы разобраться, как все устроено. Все должно быть привычно, рефлекторно и автоматически, чтобы лишний раз не подгружать сотрудникам «процессор».

Например, вот так видит процесс копирайтер Кирилл. Перед глазами каждый раз одинаковая картина: список по неделям, каждый текст — отдельная карточка, внутри фактура и ссылка на гугл док, где он пишет сам пост 😎

18+

Друзья, не забывайте, автоматизация digital-процессов сохраняет не только время, но и огромное количество нервов.

Закрытый док, неправильно оформленный отчет, ошибка в бухгалтерии и прочая рутина может стоить вам здоровья и счастливых минут.

🔹 Всех с пятницей!

Партнерство в бизнесе

Еду в машине и задумался, что практически все бизнесы я строил один. Первые проекты пробовал делать с партнерами в институтские годы, но во всех остальных я был единственным фаундером.

Плюсы: не надо ни с кем договариваться, уговаривать и объяснять — мысленно поговорил сам с собой и быстро принял решения без вопросов и лишних моментов.

Минусы: не с кем посоветоваться, никто не подстрахует, не на кого положиться. А главное, что любой человек не обладает всеми качествами, нужными для бизнеса. Классно, когда два-три основателя дополняют скиллы друг друга: один крутой в продажах, другой в продукте, третий просто любит веселиться и смотреть в окно, например.

🔹 Я всегда был больше про продукт. Хоть люблю и умею выступать, но тусовки и нетворкинг не самая моя сильная сторона.

Как вы считаете, лучше заниматься бизнесом одному или в партнерстве?

Я всегда держу в голове «а нужно ли»? Могу ли я сделать тоже самое не партнерясь, а просто кого-то наняв? Если можно — в таком партнерстве нет смысла.

👍 — одному
🐳 — в партнерстве

Все в одном — или разные сервисы для разных задач?

Давайте разберемся для каких категорий процессов нужен софт. Я выделяю 4 основных направления в работе:

— управление проектами и коммуникация команды
— операционка
— база знаний
— взаимоотношения с клиентами (CRM)

Под каждое направление нужно подобрать подходящий инструмент и «подружить» все между собой. Конечно, можно использовать комплексные инструменты со «всеми возможностями под все процессы» — Bitrix24 или ClickUp.

Но специализированные сервисы всегда будут эффективнее. Каждый из них заточен под один основной функционал и 100% ресурсов инвестирует только в его улучшение.

Плюс комплексных сервисов — все задачи в одном окне. Но это же и минус, так как сотрудники видят много лишнего.

🔹 Мой опыт подсказывает, что специализированные сервисы под управление проектами, коммуникацию и работу с операционкой эффективнее. Главное уметь их правильно «подружить» между собой. Но это уже другая история.

👹 Адовый телеграм-менеджмент

У меня много знакомых диджитальщиков, главная боль которых — бесконечный поток рабочих переписок, от которых кипит «внутренний процессор». Что они только не придумывают, чтобы убрать лишний инфошум: скидывают в архив все новостные каналы, регистрируют «чистый аккаунт» для работы, но ничего не помогает. А еще бывает так, что им не допишешься, потому-что твое сообщение теряется среди огромного потока рабочего спама. Чем им помочь? Н̶и̶ч̶е̶м̶. Предложить task-трекер.

Общение в чатах, совещания, коллы, вспомогательная информация — эта та категория процессов, которая порождает больше всего хаоса, особенно если в диджитальной компании нет единого подхода, и все делается с помощью телеги. И это относится к компаниям любого размера, даже если вас в команде только 2-е, вам все равно придется взаимодействовать и ставить задачи.

Важно, чтобы большая часть коммуникации была связана с конкретными проектами и задачами и шла в task-трекерах, а не в мессенджерах. В чате оставляйте только то, что не уместилось в тасках.

🔹 А лучший таск, конечно, Асана. Здесь рассказываю азы ее использования. Те, кто не смотрел, приглашаю перейти по ссылке, тем, кто уже видел — закрепите:

https://www.youtube.com/watch?v=BmDdYzFpqPo&t=2s

Гарвардские инсайды: process perspective

Первый раз о процессном подходе я узнал на курсе по менеджменту в Гарварде. Школа учит смотреть на управление через призму процессов, называя это process perspective (процессная перспектива). Вкратце:

Менеджмент — это искусство добиваться результатов с помощью других. Менеджер управляет людьми, но через процессы. Процессы — это все, что происходит в компании. Есть длинные, есть короткие. Что-то есть на входе и что-то на выходе (A —> B). Вот 4 основных категории:

— Принятие решений: процесс выявления проблем или возможностей и выбора из них различных вариантов действий;

— реализация: процесс выполнение стратегий, планов и других решений эффективно и результативно;

— организационное обучение: процесс получения, интерпретации и применения новой информации и идей для эффективной работы и внедрения инноваций;

— управление изменениями: процесс лидирования бизнеса через внутренние или внешние изменения.

Обычно все занимаются только реализацией, не понимая, что 3 остальных — тоже процессы, которыми нужно управлять, чтобы добиваться результатов.

В итоге, эти знания я «подружил» со своим диджитальным опытом и получил свой подход. Про который расскажу в курсе «Процессный майндсет».

Подробности позже 🙂

Всем привет! Давно не виделись. Мы наконец-то выкатили новый сайт 🔥

Пока готова только главная страница, но она настолько крутая, что хочется ее показать.

Зацените: digitalgeeks.ru

У всех руководителей возникает такой вопрос. Классный пост про восстановление на выходных от Никиты Михенкова — CEO digital-агентства Nimax.

Про восстановление на выходных

Я планирую рабочую неделю, вечера и выходные, распределяя по ним рабочие, личные, образовательные и спортивные дела. Делаю это без фанатизма — не забиваю все время, легко отклоняюсь от плана если меняются приоритеты, мои интересы или состояние. 

Сегодня хочу поговорить про состояние. Потому что способность концентрироваться и делать большие объемы работы с возрастом падает. Когда у тебя какого-то ресурса становится меньше, приходится думать, на что его тратить и как восстанавливать. 

Выходные были придуманы как раз для восстановления. Но с ними всегда что-то не так.

Если полностью отключаться и все выходные заполнять событиями и отдыхом — начинают страдать личные задачи и обучение. А у меня именно сейчас очень много личных организационных дел, которые я только при крайней необходимости ставлю на рабочее время. Обучение тоже останавливать нельзя, можно очень быстро оказаться за бортом индустрии.

Если же в выходные выделить время на обучение и личные задачи, то вваливаешься в неделю уставший, как будто неделя слилась с предыдущей. По наблюдениям, хуже всего получается когда на выходные попадают несколько часов обучения, избыточная и нетипичная тренировка, ну и конечно любой алкоголь нарушает продуктивность. 

Расскажите о своих наблюдениях за восстановлением на выходных. Как вы компонуете разные виды активности в эти дни?

Внедрение на минималках

Вчера была консультация с ребятами из довольно крупной компании (400+ человек). Обсуждали как улучшить ведение проектов и задач (в их случае в Битрикс24) для нескольких отделов.

Ситуация такая: когда-то начали пользоваться, но все отделы работают по-разному, кто-то ведет свои задачи, а кто-то нет, задачи без дедлайнов и пр. В общем, знакомая картина. В итоге вместо инструмента коллаборации, Битрикс24 превратился в статичную записную книжку. Это уже лучше, чем ничего, но хочется большего =) При этом из всей команды самый организованный директор, стабильно ведет задачи, правда в отдельном таск-менеджере 🙈

Что можно быстро поправить?

План-минимум, чтобы «уже завтра» что-то заработало — сделать короткий онбординг и попросить всех его пройти.

Что в нем:

1) Ответ на вопрос «зачем этот софт компании» и «как софт упрощает всем работу и помогает больше зарабатывать» — здесь важно «продать» софт команде
2) Основные правила работы: ставим дедлайны, закрываем задачи, у каждой задачи один ответственный и т.д.
3) Пару видео о том, как «должно быть» — можете записать сами в формате воркшопа или найти на Youtube, если такое есть. По Asana можете взять на моем канале.

Я делаю под онбординг отдельный проект, чтобы его можно было копировать и давать пройти каждому сотруднику. Плюсы такого формата:

— я вижу, прошли они его или нет;
— сотрудники всегда могут подсмотреть в этот проект, если что-то забыли;
— отмечая выполнение задач, все условно расписываются в том, что они в теме и не смогут сказать «я не знал».

Предыдущие посты по теме: раз и два

Ставьте 🔥, если хотите вебинар по этой теме, ❤️ — мини-курс.

🔹 Мини-курс: 5 причин, по которым сотрудники не используют регламенты

Кипа бумаг лежит в столе, но ее игнорируют сотрудники. И даже если регламенты лежат у вас на Google диске, времена олдскульных папок с инструкциями закончились. Если вы не старовер, нужно менять подход и смотреть на операционку через призму digital. Для моих подписчиков курс пока бесплатный, успейте запустить бота!

👉 Пройти курс бесплатно

Курс будет полезен руководителям, которые хотят, чтобы рутина занимала не 65% времени, а 20. В курсе я «подсвечу» 5 причин, по которым сотрудники не используют регламенты и поделюсь 18-ю решениями, как это исправить.

Внутри видеокурса:

— Почему сотрудники «забивают» на регламенты, и кто должен их писать;
— почему регламенты читают один раз, и как сделать так, чтобы инструкции не пылились в столе;
— чем отличается современный digital-подход к систематизации от устаревшего;
— почему процессы делаю команду продуктивнее, а регламенты вгоняют в тоску?

Неподходящий софт = потерянные деньги, время, нервы

Перед тем как принимать решение о том, какой софт использовать или как наладить процессы, нужно выделить время на подготовительный этап, а не «кидаться на амбразуру». Иначе вы рискуете вляпаться в то, что выберете не тот инструмент. При этом деньги за интеграцию и время вам никто не вернет.

Из личного: когда-то я выбрал софт для документов. Изучил топ-10 и выбрал подходящий по цене и задачи компании. Мы его юзали 3-4 месяца: написали кучу инструкций и все настроили. Но в итоге я понял, что меня от него тошнит. Я потерял кучу времени/денег и остался в той же точке, в которой был изначально 🤷

Мораль: лучше потратить месяц на доскональное понимание собственных процессов и выбор подходящего софта и не терять ресурсы на то, что изначально не подходит.

🔹 Вкратце, что нужно сделать перед внедрением софта:

— выписать процессы в отделах;
— подобрать подходящий софт, в котором эти процессы можно сделать;
— определиться, какой микс софта нужен, чтобы поместились все процессы;
— дополнительно подумать на предмет взаимодействий между отделами. Например, как маркетинг поставит задачу бухгалтерии на оплату участия в конференции.

И только потом финально принимать решение. Желательно это делать с кем-то вроде меня. Сэкономите полгода-год и 💰💰💰

Если нужен хелп, залейте в мой Calendly и бронируйте слот. Подскажу.

После четырех недель ударного хардворкинга, включая 30+ занятий по испанскому, решил написать о том, что для меня хороший отдых. Скорее для себя самого, чтобы напомнить, что он существует.

Весь день лежать на пляже — не вариант, становится скучно. Сходил несколько раз и быстро надоело. Для меня хороший релакс состоит из 3-х компонентов:

— Цель. Не могу слоняться без дела. Даже если идти гулять, то обязательно куда-то дойти, а не ходить по кругу. А лучше доехать;
— действие. Кататься на велике, ходить в зал, путешествовать, играть в теннис (закончил после травмы колена);
— свежий воздух. No comments.

🔹 А еще очень помогает менять картинку, поэтому сегодня я собираю вещи, прыгаю в машину и еду в Португалию! Если кто там — маякните, понетворкаем. Решил разбавить телегу личными штуками, поэтому ждите фотки 🙂