Руководителя нет — все идет по …

Сотрудники без вас не могут сделать что-то совсем простое: написать письмо или выслать клиенту отчет. В режиме 24x7 вам «прилетают» вопросы, встречи и согласования. Постоянно приходится все перепроверять и доделывать.

Вы бы и рады этим не заниматься, но если этого не делать, сотрудники начинают косячить, и вы рискуете потерять клиентов, которых с таким трудом нашли. В итоге вы разрываетесь, перерабатываете, не отдыхаете, но задачи и проекты все равно реализуются медленно и бесконечно копятся.

И непонятно почему, ведь у вас вроде толковая команда. Почему они стабильно ошибаются или делают что-то не так?

🔹 Знакомо?

Решение вам рассказывают из каждого утюга: надо перестать «замыкать» все на себе, начать систематизировать бизнес и учиться правильно делегировать. Но что конкретно делать?

Два ключевых поинта:

1. Стройте среду, в которой ваша команда будет выдавать крутые результаты. Вы не можете заставить их что-то делать, но изменить среду, в которой они работают вам вполне по силам.

2. Управляйте командой через призму процессов. Невозможно делегировать то, чего нет 🤷 Если вы руководите устно, вам придется по 100 раз объяснять одно и то же — в одно ухо влетело, в другое вылетело. Но если у вас есть описанные и оцифрованные процессы, 90% работы будет происходить без вашего участия.

Кстати, это называется процессный подход к управлению. Я впервые познакомился с ним в Гарварде.

Ставьте 🏆, если слышали о таком.

Кстати, завтра в 19:00 по Москве пройдет воркшоп о процессе в управленческой отчетности.

Если хотите размять мозги, залетайте в группу. Вся информация будет там.

Воркшоп по управленческой отчетности стартует через 30 минут!

Ссылка на Zoom будет в чатике, вступайте 🏄‍♂️

Новая ачивка!

Друзья, хвастаюсь. В моем пуле процессных скиллов пополнение. Получил доступ к Kommo — это amoCRM 2.0 на английском, испанском, португальском и индонезийском языках. Начинаю осваивать инглиш и спэниш рынки, так что релоканты — велком.

Расскажу и покажу, как от построения процессов и цифровизации бустятся продажи. Теперь и в Kommo.

Посмотрите, кстати, какой у них прикольный сайт =)

Руководитель погряз в операционке

10 встреч за день, бесконечные чаты, запросы, согласования, летучки, письма, ночные и обеденные звонки от клиентов и сотрудников, работа вокруг работы, «тушение пожаров» в отделах — это херня, из-за которой вы не зарабатываете деньги и не занимаетесь развитием бизнеса.

🔹 Если у вас так, нужно задуматься о систематизации и построении процессов с помощью современного софта. Хорошо, если у вас есть регламенты и инструкции — это полдела. Но уверен, что вы сталкивались с тем, что их читают только при устройстве на работу, благополучно забывая после.

Поставьте 🐳, если интересно послушать, как сделать из регламентов и инструкций цифровые процессы и освободить время на главное — развитие компании и зарабатывание денег.

Представим. Вы, как руководитель, подобрали подходящий софт, сами начали использовать и полюбили его. Но в компании он не приживается, команда не хочется его использовать. Сотрудники «откатываются» на мануальную работу в мессенджеры, почту, excel, клеят стикеры на монитор и т. д.

Что делать:

1. Для начала нужно основательно подойти к интеграции. Это тоже процесс, про который я писал ранее.

2. Далее организовать онбординг, чтобы все понимали, как и что работает. Вы уже провели сотни часов за выбором софта и разобрались в нем, а ваша команда увидела его впервые.

3. Как итог, встроить рабочие процессы всех команд в этот софт. Это тоже отдельный процесс, про него еще расскажу =) Регламенты, которые пылятся в столе — для староверов. Такой подход не работает. Это тоже самое, что писать «от себя» в инструкции к двери, вместо самой двери.

🔹 Напишите в комментариях, с чем у вас чаще всего возникают проблемы при внедрении софта, и я организую вебинар.

Группа предзаписи здесь 👈

Степени зрелости digital-процессов

Мне всегда говорили, что одна из моих сильных сторон — системность. Я всегда все структурирую и раскладываю на составляющие. Диджитализация процессов тоже не избежала этой участи 🧠

Делюсь с вами фреймворком, который сам использую. Назвал его «степени зрелости digital-процессов». Берете отдельно каждую команду или отдел и оцениваете текущий уровень:

0 уровень
Нет ни регламентов, ни процессов — все в головах руководителя и команды.

1 уровень
Есть некоторые регламенты, но они не оцифрованы, лежат в столе и их читают только при устройстве на работу. Возможно, часть инструкций доступна онлайн, но их сложно найти в нужный момент.

2 уровень
Регламенты оцифрованы и собраны в базе знаний. Они поделены на короткие инструкции, поэтому их легко найти через поиск и можно быстро сослаться, например, оставить ссылку в описании задачи.

3 уровень
Регламенты объединены в процессы. Есть таблица, в которых отмечены нужные инструкции. Например, подготовка коммерческого предложения новому клиенту включает в себя регламенты: «как определить, что высылать клиенту», «как оформить презентацию», «как подготовиться к защите КП» и т.д.

4 уровень
Процессы интегрированы в софт. Они «живут» не только в базе знаний. Задачи «вшиты» в рабочую среду сотрудников, таск-трекер и пр. Вместо того, чтобы «подглядывать» в базу знаний, сотрудник видит последовательность действий и все необходимые материалы/инструкции в своей digital-рабочей области.

5 уровень
Процессы автоматизированы полностью или частично.

🔹 При этом не надо гнаться за идеалом. Всему свое время, я как-то уже писал об этом. Например, нет смысла плотно заниматься процессами команды маркетинга, если в ней всего 1 человек. При этом, если у вас в отделе 10 менеджеров, и нет ни одного регламента — все плохо.

А вы на каком уровне? Если нужна помощь в оценке — залетайте на бесплатную консультацию.

Почему регламенты читают один раз? Что кладут сотрудники на ваши схемы в Miro? Почему процессы делают команду продуктивнее, а регламенты вгоняют в тоску? Как руководителю быть уверенным, что клиент получит то, что вы ему продали?

🔹 Рассказал резидентам закрытого клуба @dgalera о 5 причинах, почему сотрудники не используют регламенты, а участникам воркшопа подарил шаблончик в Notion, в котором сам веду список повторяющихся процессов. Здесь фрагмент 🙃

Кстати, завел чатик Notion Geeks и канал Notion Geek, где делюсь шаблонами для повседневной жизни и собираю тех, кто любит все систематизировать.

Нас почти 1700 человек, присоединяйтесь!

Когда делать левел ап

Когда-то CEO digital-агентства Миша управлял только самим собой. Изучал конкурентов, делал коммерческие предложения, искал потенциальных клиентов, и сам исправно вел все проекты. Но через год работы у него появились клиентские менеджеры Биба и Боба, сейл Гоша, интернет-маркетолог Кирилл и офис-менеджер Маша. И тут Мишка понял, что как раньше уже не получится.

Он не может на фуллтайм делать то, что раньше и руководить командой, которая постоянно требует внимания и не дает пообедать без очередного «что ответить клиенту»? Еще и Биба уволился, которого Миша полгода учил. После этого наш герой захотел бросить все и повеситься на ближайшей березе 🤪

🔹 Что делать Михаилу, чтобы не унывать? Пора строить процессы. На 0-м уровне больше оставаться нельзя (по уровни зрелости здесь).

Вместо того, чтобы каждый раз объяснять сотрудникам, где что лежит и как уйти в отпуск, Михаил мог бы завести базу знаний. Или чтобы самостоятельно не учить новых менеджеров, он мог бы построить процесс онбординга, который стабильно «выдавал» бы новеньких менеджеров.

Чувствуете себя Мишей, но не знаете с чего начать? Подумайте о самых частых или наиболее «болезненных» процессах, которые сильнее всего отвлекают. Хотите пройти этот этап быстрее, но не знаете, как? Велком ко мне на консультацию.

Зацените, как иногда полезно раскидать время на задачки и понять, что одного дня не хватит на все на свете. Если у задач нет «эстимейтов» (время, нужное на выполнение), то смотришь на них и думаешь: «ну вроде все норм, все успею».

Но когда прикидываешь примерное количество на каждую и видишь сумму, то оказывается, что в реальном мире ты не успеешь закрыть все. А учитывая, что еще есть встречи в календаре и прочая суматоха, то шансы близятся к нулю.

Чтобы в конце дня не грустить, что ничего не успели, рекомендую всегда оценивать время на каждую задачу при планировании дня. Так вы будете видеть, что успеете сегодня, а что нужно перенести на завтра.

🐳 за хак времени, всем хорошего дня 😊

Июньская Asana

О, в моем любимом трекере наконец-то появляются формулы. Они пока лайтовые, но хорошо, что разработчики понимают их необходимость. У конкурентов formula появилась давно, и в этом плане команда Асаны немного отставала.

🔹 Еще фичи в видосике и в этом гайде. В моем канале только smart boys & girls, так что они на английском.

Фича: «загрузка» в Asana

Еще одна удобная фича в копилочку. В этот раз для планирования загрузки вашей команды. Как сделать так, чтобы одни сотрудники не работали по 12 часов, а другие не играли в Доту полдня? У Асаны это реализовано через портфели проектов — можно в одном окне посмотреть пул задачек каждого и за 3 минуты равномерно их распределить.

🔹 Раскидал налево-направо 👈👉 и спокоен 🧘‍♂️

Еще есть гайд на сайте. Юзайте!

Asana, Airtable или Notion? Какой софт подойдет вашему бизнесу?

Написал обширную статью для @rbc_pro. Ее нельзя прочитать без подписки, но есть trial за 1 рубль ☺️

Это будут самые полезные 100 копеек для вашей компании:

https://pro.rbc.ru/news/649172779a7947e913ec41a3

upd: выложили статью в блог на нашем сайте https://digitalgeeks.ru/blog-asana-airtable-notion

Привычно, стандартно

Когда CEO event-агентства Леша идет в уже знакомый магазин «Азбука Вкуса», чтобы купить жене сарделек, макарошек и бейлис, он не задумываясь проходит по отделам и набирает все за 5 минут. Это благодаря тому, что в магазине уже много лет все продукты стоят на привычных полочках по единому стандарту.

Так почему-же ты, Алексей, не делаешь тоже самое для своей команды? Почему твои сотрудники работают, где попало, и кто во что горазд? Часть инструкций лежат в шкафу, часть нарисованы на салфетках. Какие-то занимают 2 предложения, а что-то выглядит, как «Война и мир». Вместо того, чтобы за секунду найти, что нужно и делать свою работу, сотрудникам приходится полчаса втыкать в монитор.

🔹 Люди не должны тратить время на то, чтобы разобраться, как все устроено. Все должно быть привычно, рефлекторно и автоматически, чтобы лишний раз не подгружать сотрудникам «процессор».

Например, вот так видит процесс копирайтер Кирилл. Перед глазами каждый раз одинаковая картина: список по неделям, каждый текст — отдельная карточка, внутри фактура и ссылка на гугл док, где он пишет сам пост 😎

18+

Друзья, не забывайте, автоматизация digital-процессов сохраняет не только время, но и огромное количество нервов.

Закрытый док, неправильно оформленный отчет, ошибка в бухгалтерии и прочая рутина может стоить вам здоровья и счастливых минут.

🔹 Всех с пятницей!

Партнерство в бизнесе

Еду в машине и задумался, что практически все бизнесы я строил один. Первые проекты пробовал делать с партнерами в институтские годы, но во всех остальных я был единственным фаундером.

Плюсы: не надо ни с кем договариваться, уговаривать и объяснять — мысленно поговорил сам с собой и быстро принял решения без вопросов и лишних моментов.

Минусы: не с кем посоветоваться, никто не подстрахует, не на кого положиться. А главное, что любой человек не обладает всеми качествами, нужными для бизнеса. Классно, когда два-три основателя дополняют скиллы друг друга: один крутой в продажах, другой в продукте, третий просто любит веселиться и смотреть в окно, например.

🔹 Я всегда был больше про продукт. Хоть люблю и умею выступать, но тусовки и нетворкинг не самая моя сильная сторона.

Как вы считаете, лучше заниматься бизнесом одному или в партнерстве?

Я всегда держу в голове «а нужно ли»? Могу ли я сделать тоже самое не партнерясь, а просто кого-то наняв? Если можно — в таком партнерстве нет смысла.

👍 — одному
🐳 — в партнерстве

Все в одном — или разные сервисы для разных задач?

Давайте разберемся для каких категорий процессов нужен софт. Я выделяю 4 основных направления в работе:

— управление проектами и коммуникация команды
— операционка
— база знаний
— взаимоотношения с клиентами (CRM)

Под каждое направление нужно подобрать подходящий инструмент и «подружить» все между собой. Конечно, можно использовать комплексные инструменты со «всеми возможностями под все процессы» — Bitrix24 или ClickUp.

Но специализированные сервисы всегда будут эффективнее. Каждый из них заточен под один основной функционал и 100% ресурсов инвестирует только в его улучшение.

Плюс комплексных сервисов — все задачи в одном окне. Но это же и минус, так как сотрудники видят много лишнего.

🔹 Мой опыт подсказывает, что специализированные сервисы под управление проектами, коммуникацию и работу с операционкой эффективнее. Главное уметь их правильно «подружить» между собой. Но это уже другая история.