Про то, как Кирилл Airtable полюбил

Раньше мой копирайтер Кирилл привык писать все посты в одном Google доке и юзал телегу для согласований. Но потом он встретил меня и почувствовал всю прелесть использования Airtable. Вот лишь часть плюшек, которые его покорили:

— теперь наши согласования выглядят так: Кирилл пишет, ставит статус «На проверке», Вова проверяет и меняет на «Готово к публикации». Никакого чатик-менеджмента и ничего не теряется;
— для копирайтеров это контент-план мечты: рубрики, темы и площадки размечены по цветам и наглядны (см. видео);
— у всех всегда есть доступ к нужному Google доку, потому-что он создается автоматически (почему это боль, писал тут);
— не нужно скроллить чат 100 лет, чтобы найти нужный пост, если вдруг из него понадобится какая-нибудь мысль.

🔹 Хотите управлять контентом like a pro — записывайтесь на консультацию. Расскажу, покажу.

Сегодня воркшоп!

Через час залетайте на мой открытый воркшоп, где я расскажу как создавать в Airtable отдельные интерфейсы для ваших сотрудников и покажу новый — для бухгалтера. Сегодня вы узнаете:

— как менеджер заводит счета на оплату;
— что видит бухгалтер и как узнает о платежном поручении в банк;
— как фин. директор оплачивает счета;
— как строить взаимодействие между несколькими отделами на примере процесс оплат.

И другие фичи цифровизации.

🔹 Заходите в группу, где я раз в 2 недели провожу онлайн-встречи по операционке. Поболтаем.

Начало через 5 минут! Здесь.

Бухгалтер Света и ее процессы

Настраивайте среду так, чтобы сотрудники не были перегружены тем, что уже давно может делать софт. Количество «оперативной памяти» у условной бухгалтерши Светы не бесконечное. Она легко может делать несколько процессов параллельно: заводить счет на оплату, готовить отчет или вносить акт в 1C. Но что, если Свете нужно сделать тоже самое для 10 клиентов, и параллельных задачек становится 30? Она не должна держать это в голове. Все нужно «отдать» системе.

Если руководитель хочет упростить себе и ей жизнь, он должен как можно больше вещей уводить «в автомат», разгружая операционку.

🔹 Как помочь бухгалтерам в их непростом деле рассказываю в записи со вчерашнего воркшопа.

Сотрудник вышел из чата

Буквально сейчас мой копирайтер Кирилл летает где-то между Мумбаем и Нью-Дели, что печально. Если вдруг он решит остаться в Индии и стирать белье палкой, у меня есть все, чтобы моментально его заменить.

Инструкции по ведению соцсетей я собрал в Notion. Новый копирайтер одним кликом может посмотреть tone of voice, рубрики, ключевые сообщения и даже порядок согласования. Контент-план и сами посты, как вы уже знаете, я фиксирую в Airtable. И это все, что мне нужно дать новому сотруднику.

Это я к чему. Процесс, который «живет» только в голове человека — опасен. Как только работник заболел, выгорел, уволился или улетел на край света, исчезают все его знания и компетенции. Приходится все начинать заново: вводить нового в курс дела, давать одинаковые комментарии, исправлять те же ошибки и т.д. Но если процесс отстроен, то и с уходом сотрудника знания сохраняются.

🔹 Хотите развивать бизнес, а не объяснять одно и тоже по 100 раз, избавляйтесь от плохой зависимости — человеческого фактора. В данном случае от тяги к приключениям копирайтера Кирилла.

Каким таском пользуетесь и почему?

Не устану повторять: один из ключевых элементов системы управления —­ таск-трекер — все хорошее начинается с него. За годы работы я перепробовал Monday, Wrike, Trello, ClickUp и и пр., но, как вы знаете, в итоге остановился на Asana.

🔹 Asana — это полноценная площадка для коммуникации, главное ее преимущество — это наличие контекста. Это не просто тайм-трекер, в его основе лежит идея «пирамиды ясности», которая связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими целями компании. Этот инструмент настоящее спасение для загруженных руководителей «многоруких многоногов» и т.д. и т.п.

Сегодня не буду писать дифирамбы, а хочу узнать, какой таск-трекер используете вы? Внизу опрос.

Почему вам не обойтись только таск-трекером

Вчера на воркшопе один из участников рассказывал, как он работает только в тасках, и ему норм. Это ошибка. Такого вида софт не подходит под некоторые процессы.

Представьте, у вас есть клиент, и по нему есть большой объем данных: цифры, документы, маржа, расходы, доходы. Если вы все это воткнете, например, в Асану — будет каша, огромное полотно несвязанной друг с другом информации и чрезмерный инфопоток для сотрудников.

Процессы, в которых много данных и вычислений, где есть конфиденциальная «чувствительная» инфа с большим количеством характеристик и доп. полей, где нужны вычисления, связи одного с другим — не для таск-трекера. Для этого подходит экселеподобный софт.

Если вы маленький стартап, вам подойдет Google Sheets или Excel в связке с Google Drive. Но если вы такие же гики, как я или ваша компания выросла, то я рекомендую юзать Airtable и Smartsuit — туда суперклассно залетают такие процессы.

До понедельника, друзья!

Не знал, в Trello можно добавить 🎉 / 🎊 / 🎇 / 🎆 / ✨ / 👖 в колонку и получить конфетти.

Правило двух пицц

Командой до 7 человек управлять не сложно и можно успевать все: развивать бизнес, встречаться с клиентами, вовлекаться в другие проекты и пр. Но как только вас становится 9 и более, начинаются проблемы. Я когда-то столкнулся с этим, развивая свое performance-агентство.

Если это про вас, берите на вооружение правило «команды на две пиццы» от Джефа Безоса на заре Amazon, оно гласило: команда должна быть достаточно маленькой, чтобы ее можно было накормить двумя пиццами (8 человек — 8 кусочков 🍕).

Если двух пицц не хватает, вам нужен еще один руководитель, которому можно делегировать часть задач. А следовательно его надо нанимать или растить внутри. Проще и эффективнее обучить старого сотрудника, но как правильно это сделать, если ты сам далеко не самый опытный руководитель? Вспоминаю, что для меня это было большой проблемой.

Решил спросить, что вы делаете в этом случае? Учите коллег сами или отправляете на курсы? Если курсы, то какие? Поделитесь в комментариях, пожалуйста.

Помните, я рассказывал, что прокачал еженедельное планирование команды? Публикую подробную статью, в которой показываю, как все настроил, чтобы ничего не забывать.

Поставьте 👍, если в своих процессах используете бэклог. А если работаете по наитию, через пень-колоду, тяп-ляп и кое-как — приходите на консультацию: @vova_geeks 😊

🔹 https://vc.ru/u/722317-malyugin-geeks/703660-shkola-digital-produktivnosti-kak-planirovat-ezhenedelnye-sprinty-chtoby-nichego-ne-zabyvat-na-primere-asana

2 первых шага к продуктивности и победе над телеграм-менеджментом

Из каждого утюга говорят — систематизируй, выйди из операционки, войди обратно и снова выйди. Но что конкретно делать и как быть? Где взять время на систематизацию, когда его нет даже на то, чтобы позавтракать? Все просто, двигайтесь «step by step» или, как говорят испанцы «poco a poco».

Первое — поставьте повторяющуюся встречу в календаре на кофе и задачи (минимум одну в неделю). В это время вы будете планировать: ставить дедлайны, определять приоритеты и т.д. Главное правило — только планируете. Делать задачи в этот период СТРОГО запрещено. Всё потом.

Начните с малого — запланируйте 25% рабочего времени. Почему не больше? Систематизация — это тоже процесс, и он не быстрый. Чтобы поменялись привычки и mindset, нужно каждый день делать маленькие шаги для этого. Выберете комфортную скорость для изменений и действуйте не забивая.

Второе, забронируйте время в календаре, повторяющееся каждую неделю (можно на 10 лет вперед 😊), в которое вы будете выполнять то, что запланировали. Полчаса-час в день, и постепенно вы начнете привыкать к процессу. Это и будет старт, от которого можно отталкиваться.

🔹 Главное, что нужно понять — систематизация и планирование не отнимают у вас время, а освобождают выходные и вечера в будни. Чтобы не работать 24x7, нужно постепенно выстраивать работу и повышать продуктивность.

Хорошего уикенда, друзья!

Собираетесь домой в 17:59?

Как понять, что пора отдыхать, если вы не из тех, кто молча встает и уходит ровно в 18:00? Нужен знак судьбы. Точнее 2, сегодня расскажу про первый.

🔹 Это подход под названием Inbox Zero. Те кто знает про него — красавчики, но все равно напомню. Этот метод управления электронной почтой, суть которого проста — прочитал письмо и отправил в архив, а не оставил в «прочитанных». Само собой непрочитанные тоже нельзя оставлять .

В чем фишка? Если во входящих пусто (буквально пусто, белый экран), вы на 100% уверены, что все готово и ничего не надо делать. Перед вашими глазами очень простой и отчетливый знак «тут все ок 👌».

Я вообще не понимаю, как вы живете, когда в вашей почте горы неотвеченных писем =) Во-первых, мозг неосознанно тратит на это энергию, как на что-то начавшееся, но незаконченное. Во-вторых, вы не можете быть уверены не скрывается ли за этими непрочитанными важное письмо, которое вы пропустили. В третьих, при беглом взгляде на иконку почтового клиента не видно новых месседжей. Вряд ли вы фиксируете сколько пропущенных писем было час назад — 5327 или 5326. Не кайф.

Этот метод создал писатель и блогер Мерлин Манн, когда его «Входящие» от многочисленных поклонников вызывали панику. Но этот хак работает не только с почтой.

Я использую его и в таск-трекере, чтобы сразу было видно нужно ли что-то делать или нет. Если уведомления есть — то нужно. Пусто — кайф и можно расслабиться. Я в курсе всего, всем ответил и готов заниматься любимым делом — пить кофе с мороженкой.

И на сладенькое, главные преимущества Inbox Zero:

— Вы не пропустите новые вопросы, задачи и комментарии;
— коллеги не будут ждать, пока вы им ответите;
— будете в курсе всего, что происходит с проектами, в которых участвуете.

🧠 Бонусом к тому, что это удобно, такой принцип дает спокойствие и ощущение завершенности работы. Хотите научиться, пишите @vova_geeks

«Разреши мне пошерить экран» — говорю эту фразу в 9 из 10 созвонах в Zoom, и стабильно в ответ получаю: «как это сделать?».

🔹 Психанул и записал короткую инструкцию, как это делается в 2 клика:

1. Перейти в «Безопасность» на главной
2. В разделе «Разрешить участникам» клацнуть по «Демонстрации экрана»
3. Вуаля, все готово!

Забирайте себе, пользуйтесь и скидывайте коллегам 🤷‍♂️

6 июня в 19:00 по Москве проведу воркшоп, на котором покажу, как с нуля собрать простую версию управленческой отчетности в Airtable.

Расскажу, что является основным процессом, а что второстепенным, и как они с друг с другом связаны. Например, как документы мэтчатся с медиапланами, а счета с актами.

Покажу, как настраивать напоминалки и автоматизации для упрощения работы и пр. Вы узнаете, что с чем связано и почему все так, а не иначе.

После воркшопа сможете собрать первую рабочую версию, чтобы протестировать на себе и своей компании. Тем кто присоединится, отдам шаблон, который соберу в прямом эфире.

🔹 Переходите в отдельный чатик, если хотите попасть на воркшоп.

«Утром деньги, вечером стулья»

Использую классический метод монтёра Мечникова из «Двенадцати стульев» для систематизации своих задач. Что я имею в виду.

Кто-то начинает утро с медитаций, йоги или дороги, а мой день стартует с ежедневного ритуала «Кофе и мои задачи». В эти 5-10 минут я разгребаю то, что должен сделать «сегодня»: расставляю приоритеты, раскидываю по календарю и т.д. Главное правило этого момента — не делать задачки, а только планировать.

🔹 Подробнее в видео. Полная версия здесь.

Руководителя нет — все идет по …

Сотрудники без вас не могут сделать что-то совсем простое: написать письмо или выслать клиенту отчет. В режиме 24x7 вам «прилетают» вопросы, встречи и согласования. Постоянно приходится все перепроверять и доделывать.

Вы бы и рады этим не заниматься, но если этого не делать, сотрудники начинают косячить, и вы рискуете потерять клиентов, которых с таким трудом нашли. В итоге вы разрываетесь, перерабатываете, не отдыхаете, но задачи и проекты все равно реализуются медленно и бесконечно копятся.

И непонятно почему, ведь у вас вроде толковая команда. Почему они стабильно ошибаются или делают что-то не так?

🔹 Знакомо?

Решение вам рассказывают из каждого утюга: надо перестать «замыкать» все на себе, начать систематизировать бизнес и учиться правильно делегировать. Но что конкретно делать?

Два ключевых поинта:

1. Стройте среду, в которой ваша команда будет выдавать крутые результаты. Вы не можете заставить их что-то делать, но изменить среду, в которой они работают вам вполне по силам.

2. Управляйте командой через призму процессов. Невозможно делегировать то, чего нет 🤷 Если вы руководите устно, вам придется по 100 раз объяснять одно и то же — в одно ухо влетело, в другое вылетело. Но если у вас есть описанные и оцифрованные процессы, 90% работы будет происходить без вашего участия.

Кстати, это называется процессный подход к управлению. Я впервые познакомился с ним в Гарварде.

Ставьте 🏆, если слышали о таком.